เหตุผลที่อุตสาหกรรมการผลิตควรจัดทำคู่มือการทำงาน พร้อมขั้นตอนในการสร้าง

เศรษฐกิจที่ขับเคลื่อนไปในทุกอุตสาหกรรม มีอุตสาหกรรมหนึ่งที่เป็นแหล่งกำเนิดของสินค้าต่างๆที่มนุษย์ทุกคนใช้กันในชีวิตประจำวันหรือแม้แต่ใช้ในธุรกิจ ดังนั้น ความแม่นยำ ความปลอดภัย ไปจนถึงคุณภาพสินค้าเหล่านั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ธุรกิจยั่งยืนได้ วันนี้ Teachme Biz จะมาพูดถึงอุตสาหกรรมการผลิต หรือที่เรียกกันว่า Manufacturing Industry ที่ทำสินค้าขายให้คนทั้งโลกได้เป็นล้านๆชิ้นมีจุดกำเนิดจากเรื่องเล็กๆที่เรียกว่า “คู่มือการทำงาน” นี่เอง

ทำไมอุตสาหกรรมการผลิตจึงควรสร้างคู่มือการทำงาน

นี่คือ 4 เหตุผลที่อุตสาหกรรมการผลิตควรสร้างคู่มือการทำงาน

     1. เพื่อคงไว้ซึ่งคุณภาพ

เหตุผลแรกที่เห็นชัดที่สุดคือเรื่องคุณภาพสินค้า เมื่อมีคู่มือการทำงานแล้ว จะทำให้ ไม่ว่าใครก็ตามหากทำได้ตามขั้นตอนของคู่มือการทำงานก็จะได้ผลลัพธ์ของงานออกมาตามคุณภาพที่คาดหวังไว้ แม้จะเปลี่ยนผู้ปฏิบัติงานก็ยังคงสร้างงาน ผลิตสินค้าได้คุณภาพเช่นเดิม และเรายังแนะนำให้ระบุในคู่มือด้วยว่า “คุณภาพตามมาตรฐานจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการสร้างงานทุกชิ้น” จะช่วยสร้าง Mindset ให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนมั่นใจว่าการทำงานตามคู่มือนี้ได้ก็จะทำให้มาตรฐานของงานเกิดขึ้นนั่นเอง

     2. เพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจ

ส่วนใหญ่แล้วกระบวนการผลิตจะส่งต่อกันเป็นทอดๆ มีหลายกระบวนการประกอบกันจนกลายเป็นสินค้าหนึ่งชิ้น สินค้าบางชนิดอาจมีกระบวนการซับซ้อน การสร้างคู่มือการทำงาน นอกจากจะได้ขั้นตอนการทำงานแล้ว ยังทำให้เห็นภาพรวมของกระบวนการผลิตด้วย (หรือที่เรียกกันว่า MIERUKA) ว่ามีลำดับขั้นตอนอย่างไร เมื่อทุกคนเห็น ผู้บริหารเห็น พนักงานเห็น พนักงานจะเข้าใจหน้าที่ของกระบวนการตัวเอง และก็รู้ด้วยว่ากระบวนการอื่นนั้นมีไว้เพื่ออะไร เห็นภาพใหญ่ของการทำงานทั้งหมด 

    3. เป็นแหล่งรวบรวมความรู้ขององค์กร

เหตุผลนี้เป็นเหตุผลแห่งความยั่งยืนที่หลายองค์กรมองข้ามไป กระบวนการผลิตในรูปแบบต่างๆ, เครื่องจักร, วิธีการ รวมถึงองค์ความรู้ที่ถูกสร้างมาเพื่อทำให้พนักงานทำงานได้จนสร้างผลลัพธ์เป็นชิ้นงาน สิ่งเหล่านี้เป็นองค์ความรู้เฉพาะขององค์กร ที่สามารถเก็บรวบรวมไว้ได้ในรูปแบบ “คู่มือการทำงาน” หรือบางส่วนอาจจะเป็นในรูปแบบทรัพย์สินทางปัญญาได้เลยทีเดียว

อีกหนึ่งประเด็นคือ คู่มือต่างๆเหล่านี้สามารถใช้ในการอบรมพนักงานก่อนเริ่มงานจริงได้ด้วย เพื่อให้พนักงานเข้าใจภาพรวมและขั้นตอนการทำงานก่อนลงมือปฏิบัติงานจริงในรูปแบบ OJT จะลดความเสี่ยงข้อผิดพลาดของไลน์การผลิตได้

    4. ลดความผิดพลาดและปัญหาในการทำงาน

คู่มือการทำงานไม่ว่าจะออกแบบมาได้ดีเพียงใดในตอนแรก เมื่อพนักงานนำไปปฏิบัติงานจริง อาจมีข้อผิดพลาดหรือปัญหา การมีคู่มือการทำงานทำให้ระบุได้ง่ายว่าเป็นขั้นตอนใดในคู่มือ ยิ่งในปัจจุบันแพลตฟอร์มคู่มือการทำงานออกแบบมาให้ Feedback ถึงปัญหาได้ง่าย ว่าอยู่ที่ขั้นตอนใด ส่งให้หัวหน้างานรีวิว สิ่งเหล่านี้เมื่อสร้างเป็นวัฒนธรรมในองค์กร ก็จะลดความผิดพลาดในครั้งต่อๆไปได้ นอกจากนั้น ในคู่มือควรระบุวิธีแก้ปัญหาเบื้องต้นไว้ด้วย เพื่อให้หัวหน้างานหรือผู้มีอำนาจแก้ไขปัญหาของไลน์การผลิตได้ในเบื้องต้น

7 ขั้นตอนสำคัญในการเริ่มจัดทำคู่มือในอุตสาหกรรมการผลิต

     1. กำหนดวัตถุประสงค์ของการสร้างคู่มือ

การกำหนดวัตถุประสงค์ของการสร้างคู่มือ นับเป็นกุญแจดอกที่หนึ่งสู่การสร้างคู่มือไปถึงการปฏิบัติงานอย่างราบรื่น โดยเริ่มจากปัญหาที่มี เช่น “คุณภาพแต่ละชิ้นงานไม่เท่ากัน”, “มีข้อบกพร่องในชิ้นงาน”, “บางขั้นตอนมีแต่ผู้มีประสบการณ์เท่านั้นที่ทำได้”, ฯลฯ เมื่อรู้ปัญหาแล้วจึงกำหนดวัตถุประสงค์ว่าจะสร้างคู่มือมาเพื่อแก้ปัญหาใด เราจะได้เห็นว่าควรสร้างคู่มือประเภทไหนมาตอบโจทย์เหล่านั้น ข้อแรกนี้เป็นสิ่งสำคัญที่สุดก็ว่าได้ เพราะเราไม่ได้สร้างคู่มือเพียงเพราะบริษัทอื่นๆเขาสร้างกัน แต่สร้างคู่มือเพื่อมาตอบโจทย์แก้ปัญหาบางอย่างขององค์กร

     2. กำหนดตารางเวลา

กำหนดตารางเวลาที่จะสร้างคู่มือ เช่น จะพูดคุยกับผู้ที่เกี่ยวข้องเมื่อไร, จะรวบรวมข้อมูลเวลาใด, จะเริ่มสร้างคู่มือเมื่อใด, มีกรอบเวลาเป็นอย่างไร เป็นต้น

     3. ตรวจสอบและระบุงานที่ต้องการ

กำหนดงานที่ต้องการสร้างคู่มือ จากนั้นระบุขั้นตอนหรือกระบวนการทำงานทั้งหมดของงานนั้นๆ กระบวนการทำงานที่ว่านี้ คือชุดขั้นตอนการทำงานที่เปลี่ยนวัสดุให้กลายเป็นชิ้นงาน หรือเปลี่ยนชิ้นงานเป็นชิ้นงานที่สมบูรณ์ขึ้น ก่อนส่งไปยังกระบวนการถัดไป ในบางบริบทขั้นตอนนี้อาจรวมถึงการเตรียมวัสดุ อุปกรณ์ในการทำงาน หรือวิธีส่งมอบด้วยก็ได้

     4. รวบรวมสื่อต่างๆ เช่น ภาพ หรือวิดีโอ

ปัจจุบันคู่มือการทำงานไม่เพียงแต่เป็นคำบรรยาย ข้อ1, 2, 3 อีกต่อไปแล้ว กรณีที่งานมีความซับซ้อนขึ้นสักหน่อย การใช้ภาพ หรือวิดีโอประกอบคำบรรยายเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างคู่มือที่มีประสิทธิภาพ เพราะทำให้เข้าใจได้ง่ายสำหรับทุกคน นอกจากนั้นยังสามารถเน้นย้ำส่วนสำคัญลงบนภาพ, วิดีโอ ด้วยสีหรือคำบรรยายได้อีกด้วย ข้อนี้มีเทคนิคเล็กๆน้อยๆคือ ขณะรวบรวมภาพหรือวิดีโอ ควรถ่ายไว้หลายภาพ หลายมุม เพื่อนำมาเลือกใช้ในภายหลังแต่ไม่มากเกินไปจนเสียเวลาเลือก เพื่อให้ได้ภาพหรือวิดีโอที่ตรงกับขั้นตอนการทำงานที่จะสื่อในคู่มือมากที่สุด

     5. สร้างองค์ประกอบหรือโครงสร้างของคู่มือ

ก่อนลงมือสร้างคู่มือการทำงาน จำเป็นต้องพูดคุยกับผู้เกี่ยวข้องของงานนั้นๆก่อน เพื่อหาจุดที่ดีที่สุด การสร้างคู่มือด้วยความเห็นของคนคนเดียวอาจไม่ตอบโจทย์คนอื่นๆ เมื่อตกลงร่วมกันกับผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้ว จึงสรุปออกมาเป็นโครงสร้างของคู่มือ (คล้ายสารบัญของงานนั้นๆ) โครงสร้างที่ตกลงร่วมกันนี้เองทำให้คนอื่นๆเมื่ออ่านแล้วก็เข้าใจภาพรวมของงานได้

     6. เพิ่มรายละเอียดของขั้นตอนการทำงาน

ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนต่อเนื่องจากข้อที่แล้ว เราจะเพิ่มรายละเอียดของการทำงานลงบนแต่ละข้อของโครงสร้างที่ตกลงร่วมกันไว้แล้ว ซึ่งส่วนใหญ่อาจใช้ซอฟต์แวร์ เช่น ซอฟต์แวร์ออฟฟิศในการเขียนคำบรรยาย หรือแทรกภาพลงไป ให้กลายเป็นคู่มือ ปัจจุบันมีวิธีที่ง่ายกว่านั้นมาก คือ บนแพลตฟอร์มการสร้างคู่มือการทำงาน ที่เป็นซอฟต์แวร์ให้พิมพ์ข้อความ หรือกดถ่ายรูปแทรกภาพหรือวิดีโอ เพิ่มคำบรรยาย ข้อความได้จากการถ่ายภาพที่หน้างานเลย

     7. พิมพ์หรือทำให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

การเลือกพิมพ์คู่มือการทำงานที่เสร็จสมบูรณ์หรือแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของหน้างาน ปกติแล้วหน้างานนั้นยากที่จะตั้งคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องสำหรับพนักงานทุกคน แต่การใช้คู่มือแบบดิจิทัลจะง่ายขึ้นเมื่ออยู่ในรูปแบบสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตที่พกพาง่ายกว่า และยังสื่อให้เห็นได้ทั้งคำบรรยาย รูปภาพ หรือแม้แต่วิดีโอ

ทริกเพิ่มเติมสำหรับการสร้างคู่มือการทำงานในอุตสาหกรรมการผลิต

หากคุณได้ลองสร้างคู่มือเพื่อใช้ในอุตสาหกรรมการผลิตแล้ว ด้านล่างนี้เป็นทริกที่จะทำให้คู่มือมีผลลัพธ์ที่ดีมากยิ่งขึ้น

1) กำหนดกรอบของ 5W1H

5W1H ทำให้แน่ใจว่าข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุในคู่มือนั้นไม่ตกหล่น ประกอบด้วย 

• WHO: ใครที่เป็นผู้ปฎิบัติงานนั้นๆ จำนวนกี่คน และต้องมีทักษะใดมากก่อน ฯลฯ
• WHAT: วัสดุ อุปกรณ์, เครื่องมือ ที่จำเป็นในการทำงานนี้ ฯลฯ
• WHEN: เวลาและช่วงเวลาที่ใช้ในการทำงาน ฯลฯ
• WHERE: สถานที่ทำงานนั้นๆ, สถานที่รับและส่งมอบชิ้นงาน ฯลฯ 
• WHY: เพราะอะไรขั้นตอนการปฎิบัติงานนี้จึงสำคัญ การระบุในคู่มือจะทำให้พนักงานตระหนักในหน้าที่และเห็นคุณค่าของงาน 
• HOW: ขั้นตอนการทำงาน ว่าต้องปฎิบัติงานอย่างไร

2) ระบุข้อควรระวังที่อาจส่งผลต่อไลน์การผลิต

หลายกรณีที่มีการระบุเฉพาะขั้นตอนการทำงานโดยละเลยข้อควรระวังไป ซึ่งในอุตสาหกรรมการผลิต ความปลอดภัย (Safety) นับเป็นความสำคัญอันดับแรกของวงการ เพื่อป้องกันอุบัติเหตุและดำเนินกิจการตามกฎหมายอย่างถูกต้อง การระบุ “ข้อควรระวังในการปฎิบัติงาน” หรือ “ตัวอย่างอุบัติเหตุที่เคยเกิดขี้น” ทำให้พนักงานตระหนักในความปลอดภัยพร้อมกับปฏิบัติงานได้อย่างราบรื่น

3) ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เปิดโอกาสให้พนักงานหน้างานได้ Feedback ถึงข้อดีหรือข้อเสียของคู่มือการทำงานที่สร้างขึ้น หากมีจุดปรับปรุงก็รับฟังจากพนักงานหน้างานและนำมาแก้ไขให้คู่มือใช้งานง่ายหรือถูกต้องยิ่งขึ้น

คู่มือการทำงาน องค์ประกอบสำคัญที่คุณก็เริ่มต้นได้

ถึงบรรทัดนี้เราจะเข้าใจแล้วว่า อุตสาหกรรมการผลิตนั้นนิยมคู่มือการทำงานด้วยเหตุผลใด สินค้าต่างๆที่เราเห็นในท้องตลาดได้มาตรฐานเช่นทุกวันนี้ได้อย่างไร รวมไปถึงวิธีสร้างคู่มือที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย หากคุณต้องการเริ่มสร้างคู่มือการทำงาน Teachme Biz แพลตฟอร์มการสร้างคู่มือออนไลน์พร้อมให้คุณได้ลองใช้แล้ววันนี้

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !