การอบรมพนักงานใหม่นับเป็นบันไดก้าวแรกๆ ของการบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กรให้สำเร็จตามเป้าหมาย แต่การจะอบรมพนักงานให้สำเร็จลุล่วงได้ด้วยดีมีหลายสิ่งที่ต้องคำนึง วันนี้ Teachme Biz จะพาไปพบกับเนื้อหาเข้มข้นของการเตรียมการอบรมพนักงานใหม่ มาดูกันเลย!

รวม 5 วิธีการอบรมพนักงานใหม่ ปรับใช้งานได้กับทุกธุรกิจ

1. แบ่งเป็นกลุ่ม ให้ทุกคนได้ร่วมแชร์ไอเดีย

แบ่งพนักงานใหม่ออกเป็นกลุ่ม และมอบหมายภารกิจให้ ให้พวกเขาได้พูดคุยแชร์ไอเดีย แลกเปลี่ยนความเห็นและนำเสนอเป็นผลงานของทีมในการแก้ปัญหาเพื่อบรรลุภารกิจ วิธีนี้จะทำให้พนักงานได้พัฒนาทักษะการสื่อสารและการนำเสนอ

2. ใช้การเล่นเกมเพื่อช่วยสร้างความสัมพันธ์ใหม่ๆ

เมื่อมีการแบ่งพนักงานออกเป็นกลุ่มเป็นทีมแล้ว อาจมีการจัดเกมสันทนาการต่างๆ เช่น เกมแก้ปัญหา, เกมออกท่าทาง, เกมที่เล่นกันในที่โล่ง, จุดประสงค์ก็เพื่อให้พนักงานได้มีเป้าหมายเดียวกันและร่วมกันสร้างสรรค์ผลลัพธ์เพื่อชนะคู่แข่ง วิธีนี้จะเน้นการสร้างความสัมพันธ์ของทีม (Teamwork) และจะได้ผลดียิ่งขึ้นเมื่อเลือกวิธีนี้ในช่วงต้นหรือกลางของการอบรม 

3. สร้างบทบาทสมมติ

การสร้างบทบาทสมมติจะใช้จำลองสถานการณ์ของการปฏิบัติงานจริง เช่น การสวมบทบาทเป็นพนักงาน Call Center และเป็นลูกค้า วิธีนี้เป็นจุดกึ่งกลางระหว่างทฤษฎีที่เขียนลงในหลักสูตรกับหน้างานจริง แถมยังมีข้อดีคือทำให้ได้ลองลงมือทำจริงและไม่กระทบต่อลูกค้าจริงกรณีที่ไม่เป็นไปตามคาดหวังด้วย ทำให้พนักงานได้ท้าทายตัวเองลองแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นชนิดที่ไม่ได้มีเขียนไว้ในบทเรียน การผิดพลาดในช่วงอบรมนี้เป็นบันไดสู่ความสำเร็จตอนได้ทำงานจริงนั่นเอง

4. OJT หรือ On The Job Training

วิธีการฝึกอบรมพนักงานเพื่อเพิ่มทักษะความรู้ผ่านการทำงานในหน้างานจริง  โดยอาจเป็นการที่ให้หัวหน้างานหรือพนักงานรุ่นพี่ที่มีประสบการณ์สอนงานพนักงานใหม่ โดยอาศัย “หน้างานจริง” เป็นปัจจัยหลักในการฝึกอบรม ข้อดีที่เห็นชัดคือได้ผลลัพธ์ของงานไปด้วยและทำให้พนักงานได้เรียนรู้การทำงานไปด้วยเช่นกัน  แถมยังทำให้หัวหน้างานและพนักงานใหม่ได้สร้างมิตรภาพที่ดีเป็นรุ่นพี่ดูแลรุ่นน้องอีกด้วย

5. Off-JT หรือ Off The Job Training

วิธีการฝึกอบรมพนักงานแบบ Off-JT คือให้พนักงานได้เรียนรู้เกี่ยวกับการทำงานในสถานที่ที่ไม่ใช่ที่ทำงานจริง เช่น การไปอบรมนอกสถานที่ การเข้าสัมนาต่างสถานที่ เป็นต้น ข้อดีของวิธีนี้คือการเพิ่มทักษะของพนักงาน, ความรู้ หรือมุมมองทางธุรกิจนอกกรอบการทำงานของหน้างาน ซึ่งต่างจาก OJT ที่เน้นงานตรงหน้าที่สถานที่ทำงานตัวเองเป็นหลัก

5 สิ่งสำคัญที่ควรคำนึงถึงเมื่อมีการจัดหลักสูตรอบรมพนักงานใหม่

1. ระบุจุดประสงค์ของการอบรมแบบ “เฉพาะเจาะจง”

การเข้าใจจุดประสงค์การอบรมหรือตั้งเป้าหมายการอบรมยังคงเป็นหัวใจสำคัญ ข้อแนะนำแรกคือสัมภาษณ์พูดคุยกับพนักงานปัจจุบัน เช่น หัวหน้างาน, พนักงานในแผนกต่างๆ ที่พนักงานใหม่จะไปร่วมงานด้วย เพื่อตั้งเป้าหมายและจุดประสงค์ร่วมกัน เช่น เมื่อสิ้นสุดการอบรมพนักงานใหม่จะต้องเรียนรู้มารยาทในทางธุรกิจและเข้าใจเกี่ยวกับสินค้าขององค์กร เป็นต้น

2. ตั้งกรอบเวลาการอบรมให้เหมาะสม

ช่วงเวลาการอบรมมักแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ถ้าช่วงเวลาสั้นเกินไปก็อาจทำให้พนักงานใหม่ไม่ได้รับความรู้ที่เพียงพอ ถ้ายาวเกินไปก็อาจทำให้เกิดความตึงเครียด ส่งผลต่อคุณภาพการอบรม ดังนั้น ช่วงเวลาการอบรมจะขึ้นกับ ความสามารถ, ทักษะปัจจุบันของพนักงานใหม่ประกอบกับเป้าหมายของการอบรมและโหลดการทำงานของแผนกต่างๆ ข้อแนะนำคือเข้าใจภาพรวมของสิ่งเหล่านี้ 

• พนักงานใหม่ 
• พนักงานปัจจุบันที่พนักงานใหม่จะร่วมงานด้วย
• ช่วงเวลาที่โหลดการทำงานมีมากหรือน้อยของแต่ละแผนก 

จากนั้นตัดสินใจถึงช่วงเวลาการอบรมที่เหมาะสมต่อทุกฝ่าย อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปมีกรอบเวลาการอบรมในองค์กรต่างๆประมาณ 1 ถึง 3เดือน

3. เลือกวิธีการบอรมที่เหมาะสม

หลังจากผ่านมา 2 ข้อแล้ว จะเข้าใจทั้งเป้าหมาย, เนื้อหาการอบรมและช่วงเวลาที่มี เราจะเลือกวิธีการที่เหมาะสมได้ เช่น 

• ถ้าจุดประสงค์คือพนักงานจำเป็นต้องรู้มารยาททางธุรกิจ การใช้วิธีการแสดงบทบาทสมมติจะทำให้ได้ประสิทธิภาพการอบรมที่สูงขึ้นกว่าการเรียนเพียงทฤษฎีอย่างเดียว  
• ถ้าจุดประสงค์คือพนักงานต้องเริ่มงานเพราะโหลดงานของแผนกที่มีมาก การอบรมชนิด OJT ก็จะตอบโจทย์ทันที 
• ส่วนการบอรมในห้องเรียนเป็นวิธีที่จะทำให้พนักงานได้พื้นฐานของความรู้ทั่วไปที่พนักงานใหม่ควรรู้ได้เร็วที่สุด

4. สร้างแวดล้อมให้สามารถตั้งคำถามได้ง่าย

การสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเอง ผ่อนคลาย และสภาพแวดล้อมการอบรมให้พนักงานใหม่หรือผู้อบรมสามารถตั้งคำถามหรือคอมเมนต์ได้ง่ายจากพนักงานจะทำให้พนักงานลบข้อสงสัยในใจออกไป และได้แสดงออกถึงความคิดของตนเอง ผู้สอนก็สามารถนำไปพัฒนาหลักสูตรได้อีก 

5. ติดตามผลงานหลังการอบรม

การติดตามผลงานการอบรมของพนักงานใหม่โดยการรีวิวเป็นช่วงเวลาจะทำให้พนักงานรู้สึกว่าเขาไม่ถูกทอดทิ้ง ยังคงได้รับการปฏิบัติเช่นเดียวกันตอนเข้าทำงานใหม่ๆ เช่น 3 เดือนหลังการอบรมมีการสอบถามพูดคุยกับพนักงานใหม่อีกครั้ง จะทำให้รู้ว่าการทำงานหลังการอบรมมีข้อติดขัดอย่างไร หรือ 6 เดือนถึง 1 ปีหลังการอบรมเมื่อได้พูดคุยกับพนักงานจะทำให้รู้ถึงแรงจูงใจในการทำงานปัจจุบัน และทีมอบรมนำข้อมูลมาปรับหลักสูตรต่อไป

เพิ่มประสิทธิภาพการอบรมได้มากยิ่งขึ้น ด้วยการอบรมพนักงานแบบออนไลน์

การอบรมมีไว้ก็เพื่อให้พนักงานใหม่ได้เข้าใจพื้นฐานการทำงาน และแผนกต่างๆก็มีทรัพยากรบุคคลที่มีคุณภาพไปร่วมงานด้วย มีวิธีต่างๆที่สามารถเลือกใช้ได้เหมาะสม ทั้งหมดนี้สามารถนำมาใช้ร่วมกับ Teachme Biz แพลตฟอร์มการสร้างคู่มือออนไลน์ที่มี “เทรนนิ่งฟังก์ชัน” ฟังก์ชันที่ถูกออกแบบมาเพื่อการอบรมโดยเฉพาะ สามารถสร้างหลักสูตรอบรมได้จากคู่มือการทำงานโดยตรง, มอบหมายหลักสูตรให้พนักงานได้เทรนนิ่ง, ผู้อบรมสามารถอบรมได้ทันที และยังสามารถตรวจสอบสถานะการอบรมได้ด้วย คุณเองก็เริ่มใช้แพลตฟอร์มนี้เพื่ออบรมพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพได้ทันทีวันนี้กับ Teachme Biz

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !