MIERUKA การบริหารแบบมองเห็นได้ ?! กลยุทธ์พาองค์กรให้ถึงฝั่งแบบญี่ปุ่น

ปัญหาหนึ่งของการใช้เงินพลาสติกหรือที่เรียกกันติดปากว่า “บัตรเครดิต” คือ ทำให้มนุษย์มีหนี้สินมากขึ้นกว่าเดิม และลามไปถึงการไม่มีกำลังพอในการจัดการปัญหา ดอกเบี้ยจากหนี้บัตรเครดิตจึงทับถมลงมาเรื่อย ๆ จนยากที่จะสะสางได้ สาเหตุที่เป็นแบบนั้นเพราะว่าในทุกครั้งที่บัตรถูกรูด เราจำไม่ได้ และมองไม่เห็นว่าจำนวนเงินที่เราต้องจ่ายมันมีจำนวนมากมายขนาดไหนแล้ว

วิธีการแก้ไขง่าย ๆ วิธีหนึ่งคือ จดบันทึกให้เห็นตัวเลขค่าใช้จ่าย สร้างกราฟดูแนวโน้มในแต่ละเดือนว่าใช้จ่ายมากขึ้น น้อยลง คงที่ หรือ ณ ปัจจุบันนี้ค่าใช้จ่ายมีจำนวนหนี้เท่าไรแล้ว ยิ่งเห็นมันมีจำนวนมูลค่ามากเท่าไร แนวโน้มของกราฟสูงขึ้นเพียงใด  โอกาสที่เราจะยับยั้งใจตัวเองให้ใช้จ่ายน้อยลงก็มีมากขึ้นเท่านั้น การนำข้อมูลที่มองเห็นได้ยากออกมาให้เห็นได้ง่ายนี้เองที่เรียกกันว่า “MIERUKA” หรือแปลเป็นภาษาไทยได้ว่า “การทำให้เห็นได้”

ในบรรดาเทคนิคการบริหารแบบญี่ปุ่น “MIERUKA” เป็นเทคนิคการบริหารพื้นฐานที่สามารถเชื่อมโยงกับหลักการพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (ไคเซ็น) ได้ เพราะเป็นหลักการพื้นฐานในการแจกแจงข้อมูลปัจจุบันก่อนจะเริ่มการแก้ไขหรือปรับปรุงใดๆ ก็ตาม จึงสามารถนำ “MIERUKA” มาใช้ได้ไม่ว่าจะเป็นด้านการวางแผนกลยุทธ์ การผลิต การจัดซื้อ การบริการ การบริหารรายจ่าย การพัฒนาทรัพยากรบุคคล ก็สามารถใช้เทคนิคการบริหารนี้ได้ในทุกส่วน เรียกได้ว่าเป็นหลักการที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้เพื่อขับเคลื่อนองค์กรได้ในทุกมิติ หากข้อมูลที่มีทั้งหมดถูกทำให้มองเห็นได้แล้ว การตัดสินใจต่อกลยุทธ์ต่าง ๆ จะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

รู้จักกับ “MIERUKA” 

หากมองกันในระดับนานาชาติ ชนชาติระดับแนวหน้าของโลกที่ใช้ “MIERUKA” เป็นเครื่องมือในการบริหารธุรกิจคงหนีไม่พ้นชาวญี่ปุ่น เพราะคำว่า “MIERUKA” เองก็เป็นคำในภาษาญี่ปุ่น โดยสามารถแปลความหมายได้ตรงตัวเลยก็คือ “การทำให้เห็นได้” ซึ่งตรงกับหลักการบริหารแบบสากลที่มักเรียกกันว่า “Visual Management” นั่นเอง

หากมองผ่าน ๆ นิยายจากตัวอักษรคงเข้าใจยากกว่าภาพการ์ตูนที่เป็นช่อง ๆ

“MIERUKA” ดีอย่างไร

หากคุณอ่านถึงบรรทัดนี้แล้วผมบอกกับคุณว่า คุณพยายามอย่า…”นึกถึงช้างสีชมพู” ไม่ว่าคุณจะหลับตา ปิดหูอย่างไร ในสมองคุณก็คงเห็นภาพของช้างสีชมพูอยู่เป็นแน่ เพราะประโยคที่ว่า “นึกถึงช้างสีชมพู” ทำให้ภาพช้างนั้นลอยขึ้นมาในหัว (แม้จะบอกว่า “อย่า”) 

ในทางกลับกัน ตัวอักษรคำว่า “ช้าง” กลับไม่ลอยขึ้นมาในหัวเลย นี่เป็นจุดเด่นของ “การทำให้เห็นได้” เพราะไม่ว่าจะด้วยดวงตาหรือสมอง มนุษย์เราคุ้นเคยกับภาพมากกว่าตัวอักษร (เพราะภาพมองเห็นได้ง่ายกว่า) ด้วยพื้นฐานนี้เอง MIERUKA จึงทำให้ผู้รับสารรับรู้ได้ไม่ยาก เป็นเสมือนเครื่องมือในการสื่อสารที่ยากจะถูกขัดขวาง เราจึงนำเทคนิคนี้มาจัดการสิ่งต่าง ๆ ให้มองเห็นได้ (Visual Management) เพื่อให้เข้าใจ วิเคราะห์ ตัดสินใจ และบริหารจัดการองค์กรได้ง่ายขึ้น 

การใช้เทคนิค “MIERUKA” ในการบริหารองค์กรที่ซึ่งผู้คนมากมายมารวมตัวกัน จะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะทุกคนจะเข้าใจความหมายเป็นภาพที่ตรงกัน ณ เวลาเดียวกัน บางครั้งไม่จำเป็นต้องใช้การบรรยายเป็นประโยคเลย ทำให้ลดทรัพยากรแรงงานและเวลาในการสื่อสารได้ 

เราจะนำ “MIERUKA” ไปใช้งานอย่างไร 

“MIERUKA (การทำให้เห็นได้)” ไม่ได้มีใช้ในเรื่องการทำรายงาน หรือการสร้างเป็นภาพเท่านั้น มันสามารถนำมาประยุกต์กับส่วนต่าง ๆ ขององค์กรโดยเฉพาะการจัดการ (Visual Management) ได้อีกด้วย วันนี้ Teachme Biz ได้สรุปแนวทางการใช้ประโยชน์จาก “MIERUKA (การทำให้เห็นได้)” เป็นข้อ ๆ ไว้ดังนี้ 

1.ให้ข้อมูล (Information)

การให้ข้อมูลแบบ “MIERUKA” เป็นสิ่งที่คนในยุคนี้เริ่มคุ้นเคยกันมากขึ้น โดยเฉพาะฝั่งรับสารจะคุ้นเคยกับคำที่ว่า Info Graphic การใช้รูปภาพประกอบการให้ข้อมูล นอกจากจะน่าอ่านแล้ว ผู้สร้างสารหรือส่งสารจำเป็นต้องทำให้สารนั้นย่อยง่ายเข้าใจได้ในรูปภาพที่กระชับ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ตัวการ์ตูน รูปภาพ หรือกราฟชนิดต่าง ๆ  

สำหรับในองค์กรเราจะเห็นสิ่งเหล่านี้กันบ่อยเช่นกัน เช่น ประกาศบริษัท คำแนะนำการใช้งานเครื่องมือต่าง ๆ  การรายงานผลประกอบการ เป็นต้น แต่ละประเภทของข้อมูลที่จะสื่อสารก็ควรใช้ “MIERUKA” ที่เหมาะสม ดังตัวอย่างข้างล่างนี้ 

• คำแนะนำการใช้เครื่องมือ: มีรูปภาพของเครื่องมือเป็นขั้นตอนชัดเจน 
• การรายงานผลประกอบการ: เป็นกราฟแท่งที่เห็นการเปลี่ยนแปลงผลประกอบการเทียบกับไตรมาสก่อนหรือปีก่อน ๆ  
• สัดส่วนของค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในองค์กร: เป็นกราฟวงกลมเพื่อให้เห็นว่าค่าใช้จ่ายเรื่องใดมีมากที่สุด 

การทำภาพประกอบคู่มือการทำงานก็เป็น “การทำให้เห็นได้” (MIERUKA) อย่างหนึ่ง

2. การวางแผน (Planning)

ไม่มีการรบใดที่ชนะได้ง่ายโดยปราศจากการวางแผน การทำงานต่าง ๆ ในชีวิตคนเราก็เช่นกัน เพียงแค่เราเสียเวลาวางแผนสักหน่อยในช่วงแรกจะทำให้ประสิทธิภาพทำงานตอนทำจริงดียิ่งขึ้น การวางแผนให้มีประสิทธิภาพจึงมีการนำเอา “MIERUKA”เข้ามาเป็นเครื่องมือในการวางแผน 

ตารางงานแบบ “MIERUKA” จะทำให้ทุกคนที่อยู่ในโครงการนั้น ๆ  เห็นภาพรวมของโครงการทั้งหมดว่า ปัจจุบันสถานการณ์เป็นอย่างไร มีการล่าช้าจากเรื่องใด และต้องรีบปรับปรุงส่วนไหน เพื่อให้โครงการจบลงได้โดยสมบูรณ์ 

ไม่เพียงแต่เรื่องของตารางการทำงานเท่านั้น กระบวนการต่าง ๆ ของโครงการนั้นก็เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กัน เพราะบางกระบวนการสามารถทำขนานกันไปได้ ในขณะที่บางกระบวนการต้องรอผลลัพธ์จากกระบวนการก่อนหน้า ดังนั้นการทำให้สมาชิกทุกคนในทีมเข้าใจกระบวนการในภาพเดียวกันเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง 

“MIERUKA” ที่นิยมในองค์กรคือเขียนออกมาบนกระดาน ยิ่งถ้าเป็นพื้นที่ที่คนต้องเข้าถึงเป็นประจำ บางองค์กรก็จะไม่ลบข้อมูลจากกระดานออกเลยจนกว่าโครงการจะจบ และสามารถปรับเปลี่ยน อัปเดตได้ในทุก ๆ วัน บางครั้งก็เรียกกันติดปากว่า Visual Management

สิ่งสำคัญของการวางแผนแบบ “MIERUKA” คือการสร้างข้อมูลที่ทำให้ทุกคนในทีมเข้าใจตรงกันและกำหนดเวลาของแต่ละกระบวนการให้ชัดเจน เมื่อทุกคนมองได้รับสารเดียวกัน เข้าใจตรงกัน ก็ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพแล้ว

3. ทำให้รู้ว่าอะไรเป็นอะไร (Identification)

บรรดาสินค้าทั้งหมดที่องค์กรต่าง ๆ มีในโกดัง หรือจะเป็นส่วนประกอบต่าง ๆ ของสินค้าที่ต้องรับเข้ามา ส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบของบรรจุภัณฑ์ จะรู้ว่าสิ่งของในบรรจุภัณฑ์เป็นอย่างไรนั้นไม่ยาก ถ้าได้เห็นบรรจุภัณฑ์อย่างชัดเจน แต่การระบุว่าสิ่งของในแต่ละบรรจุภัณฑ์คืออะไรจะยากขึ้นทันที ถ้ามันมีปริมาณมาก ๆ  เช่น มีระดับพันชิ้นในกล่องที่วางเรียงรายกันอยู่ในโกดังสินค้า 

เมื่อมีส่วนประกอบมาก ๆ  การค้นหายิ่งทำได้ยาก

การแยกแยะหมวดหมู่ของบรรจุภัณฑ์ต่าง ๆ จะทำได้ง่ายขึ้นด้วย “MIERUKA” แทนที่จะต้องมาอ่านตัวหนังสือข้างกล่องว่ามันคืออะไรอยู่หมวดหมู่ไหน เราสามารถใช้สีหรือสัญลักษณ์มาทำเป็นสติ๊กเกอร์หรือป้ายติดที่บรรจุภัณฑ์เพื่อให้เข้าใจได้ทันทีที่มองเห็น เช่น ติดแถบสติ๊กเกอร์สีเขียวบนบรรจุภัณฑ์ในหมวดหมู่ที่ใช้แล้วหมดไป ติดแถบสติ๊กเกอร์สีแดงบนบรรจุภัณฑ์ที่เป็นสารเคมี เป็นต้น จากนั้นเราสามารถใช้ QR code หรือ Barcode เป็นตัวระบุตัวตนของสินค้าแต่ละชิ้นได้ แถมยังสามารถอ่านจากเครื่องมือได้อัตโนมัติอีกด้วย การจัดการสิ่งของจำนวนมาก ๆ แบบนี้ทำให้เข้าใจง่าย ลดเวลาการทำงานได้อย่างมีนัยสำคัญ ยิ่งทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เปลี่ยนวิธีเพียงนิดก็เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรได้

จะเห็นว่าแนวคิดของ “MIERUKA” หรือที่รู้จักกันในระดับสากลว่า Visual Management เป็นการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานเพียงเล็กน้อยแต่กลับได้ผลลัพธ์ต่อคนรอบข้างในวงกว้าง เป็นหนึ่งวิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดทรัพยากรที่ไม่จำเป็นได้ในระยะยาวเมื่อนำมาใช้ให้ถูกวิธีอย่างเหมาะสมในแต่ละกระบวนการขององค์กร

“MIERUKA” (การทำให้เห็นได้ หรือ Visual Management) ที่นิยมใช้กันในระดับสากลนี้เองเป็นอีกแนวคิดหนึ่งที่เป็นหลักในการใช้พัฒนา Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ คือให้ความสำคัญกับการสื่อสาร เพราะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะเป็นต้นกำเนิดของการบริหารที่ประสบความสำเร็จได้ ถ้าอยากรู้จักกับเครื่องมือที่สามารถสร้าง “MIERUKA” ในนาม Teachme Biz กด “ที่นี่” ได้เลยครับ

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !