ผู้ที่ชอบเล่นกีฬาและฝึกฝนตั้งแต่เด็กจนกระทั่งมีความสามารถโดดเด่น แต่เมื่อครั้งได้ลงเล่นในสนามอาชีพกลับเล่นไม่ออก มันเป็นเพราะเหตุใด ในวงการธุรกิจและการทำงานก็เช่นเดียวกัน นักศึกษาเพิ่งจบหรือพนักงานใหม่ที่มีรางวัลติดตัวมาจากองค์กรเก่า ก็ไม่สามารถทำงานทุกอย่างในสภาพแวดล้อมใหม่ได้อย่างคล่องแคล่วตั้งแต่เข้าทำงานในวันแรกเช่นกัน แต่วันหนึ่งเขาจะเก่งขึ้นจากประสบการณ์จากการทำงานจริงที่ได้และพื้นฐานทักษะที่มีอยู่เดิม หนึ่งในวิธีที่ทำให้เขาเก่งขึ้นที่ใช้กันแพร่หลายทั่วโลก คือ การฝึกอบรมพร้อมปฏิบัติงานจริง หรือที่เรียกกันว่า On the Job Training (OJT) อย่างไรก็ตามการ OJT ก็ไม่ได้มีแต่ข้อดี แต่ก็เหมือนกับทุกสิ่งทุกอย่างบนโลกใบนี้ที่ต่างก็มีข้อด้อย วันนี้ Teachme Biz จะพาไปดูว่า “OJT คืออะไร พร้อมข้อดีข้อเสียที่คุณอาจไม่เคยรู้มาก่อน”
1. OJT คืออะไร
OJT คือ วิธีการฝึกอบรมพนักงานเพื่อเพิ่มทักษะความรู้ผ่านการทำงานในหน้างานจริง โดยอาจเป็นการที่ให้หัวหน้างานหรือพนักงานรุ่นพี่ที่มีประสบการณ์สอนงานพนักงานใหม่ โดยอาศัย “หน้างานงานจริง” เป็นปัจจัยหลักในการฝึกอบรม
ประเทศญี่ปุ่นที่เป็นต้นกำเนิดของบริษัทระดับโลกมากมายได้เก็บสถิติเกี่ยวกับ OJT ที่น่าสนใจ โดยสถิตินี้เป็นข้อมูลก่อนที่จะเกิดสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 เพียงเล็กน้อย ข้อมูลจากกระทรวงสาธารณสุขและสวัสดิการแรงงานแห่งชาติของประเทศญี่ปุ่น ระบุว่า บริษัทในประเทศญี่ปุ่นประมาณ 60% ใช้วิธีการฝึกอบรมพนักงานแบบ OJT
2. OJT กับข้อดีที่คุณอาจมองข้ามไป
การที่บริษัทในประเทศญี่ปุ่นที่ได้ชื่อว่าเป็นชาติที่ให้ความสำคัญกับการทำงานใช้วิธีอบรมพนักงานแบบ OJT มากกว่าครึ่งของประเทศนั้น ทำให้เราพอจะอนุมานได้ว่า วิธีการฝึกอบรมแบบ OJT เป็นวิธีหนึ่งที่บริษัทในประเทศไทยน่าจะนำไปใช้อย่างเป็นระบบแบบแผน และสร้างประโยชน์ให้กับองค์กรได้มากที่สุด โดยข้อที่เห็นได้ชัดคือ
2.1 ปรับการสอนให้เหมาะกับทักษะของพนักงานแต่ละคน
ข้อดีแรกของการอบรมแบบ OJT คือการสามารถปรับการสอนให้เหมาะกับทักษะของพนักงานแต่ละคนได้ แน่นอนว่าพนักงานแต่ละคนย่อมมีทักษะที่ติดตัวมาไม่เท่ากัน หากจะปรับรูปแบบการสอนให้สอดคล้องกับทักษะที่แตกต่างกันของพนักงานโดยใช้รูปแบบการอบรมแบบสัมมนา หรือเลคเชอร์นั้นคงทำได้ยาก แต่การสอนงานแบบ OJT ที่ส่วนมากจะเป็นการสอนในหน้างานจริงแบบ 1 ต่อ 1 จะทำให้ผู้สอนสามารถปรับวิธีการอธิบายให้พนักงานคนนั้นๆ เข้าใจได้ง่ายได้
OJT ผู้เรียนได้ความรู้เต็มเม็ดเต็มหน่วย
2.2 เป็นวิธีการอบรมที่ทำให้เกิด “พนักงานพร้อมใช้”
OJT เป็นการฝึกอบรมพนักงานบนหน้างานจริง นอกจากเรียนรู้และจดจำขั้นตอนการทำงานแล้ว ในช่วงฝึกอบรมพนักงานยังจะได้ทำความเคยชินกับหน้างาน เมื่ออบรมเสร็จจึงพร้อมปฏิบัติงานได้ทันทีเพราะชินกับหน้างานแล้ว และขั้นตอนก็จำได้แล้ว เรียกได้ว่ารวมการอบรมแบบทั้งทฤษฎีและปฏิบัติเอาไว้ในคราวเดียว
2.3 นอกจากได้งานยังได้ความสัมพันธ์อันดีระหว่างกัน
เนื่องจาก OJT ต้องมีผู้สอนงานและผู้อบรม การสื่อสาร พูดคุย หรือการถามตอบระหว่างการอบรมจึงเกิดขึ้นได้บ่อยกว่าการสอนแบบเลคเชอร์หรือแบบห้องเรียน ซึ่งการสื่อสารที่เกิดขึ้นบ่อยๆ นี้เองจะเป็นตัวแปรสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างรุ่นพี่และรุ่นน้องในการทำงาน เหมือนที่เคยมีคนบอกว่า แม้งานหนักแค่ไหนพนักงานก็พร้อมสู้ เพราะสภาพแวดล้อมการทำงานดีนั่นเอง
2.4 เพิ่มทักษะผู้สอนไปด้วยในตัว
การอบรมแบบ OJT เป็นการอบรมที่รุ่นพี่ หรือหัวหน้างานเป็นผู้สอนงาน นั่นหมายถึงว่าผู้สอนจะต้องทำการทบทวนเนื้อหาและขั้นตอนการทำงานนั้นๆ จากนั้นจึงถ่ายทอดออกมาเป็น Output ให้พนักงานเข้าใจง่าย ในขั้นตอนของการทบทวน และคิดว่าจะถ่ายทอดอย่างไรนั่นเองที่จะทำให้ผู้สอนได้พัฒนาทักษะของตัวเองให้เพิ่มขึ้นไปอีก
3. จุดอ่อนของ OJT ที่รู้ไว้ ก็นำไปปรับตัวได้
จริงอยู่ที่ว่า OJT นั้นมีข้อดีแบบชัดเจน แต่ก็มีจุดด้อยที่หากประยุกต์ OJT โดยไม่ระวังจุดด้อยเหล่านี้ อาจทำให้แก้ไขไม่ทันกาล
3.1 เนื้อหาและประสิทธิภาพการอบรม OJT ขึ้นกับผู้สอนเป็นสำคัญ
ผลการฝึกอบรมแบบ OJT นอกจากอยู่ที่ตัวพนักงานแล้ว ตัวผู้สอนก็เป็นปัจจัยที่สำคัญมากประการหนึ่ง เพราะการฝึกอบรมแบบ OJT เป็นการฝึกอบรมโดยการสอนงานจากรุ่นพี่หรือหัวหน้างาน ผู้สอนงานมีทัศนคติหรือความเคยชินในแบบใด ก็จะถ่ายทอดการทำงานให้กับพนักงานใหม่ไปแบบนั้น นั่นหมายความว่ามันอาจจะไม่ตรงตามมาตรฐานที่ระบุก็ได้ ยิ่งไปกว่านั้น หากทักษะการสอนของผู้สอน หรือทักษะในการทำความเข้าใจของตัวผู้เรียนไม่ดีพอ อาจทำให้ผลลัพธ์ของการ OJT ในแต่ละรอบแตกต่างกันไป พนักงานที่ผ่านการ OJT จากผู้สอนคนอื่นอาจมีวิธีการและความเข้าใจที่แตกต่างกัน
3.2 ยากที่จะเรียนรู้อย่างเป็นระบบแบบแผน
เนื่องจาก OJT เป็นการเรียนผ่านการทำงานจริงที่หน้างานจริง การจะให้รู้แบบแผนตามทฤษฎี หรือความเป็นมาของกระบวนการจึงเป็นไปได้ยาก หรือสำหรับผู้สอนบางคนอาจคิดว่าไม่จำเป็นเลย เน้นสอนเพื่อให้ทำงานได้เป็นหลัก ก็อาจจะไม่ได้พูดถึงความเป็นมาเหล่านั้นเลยก็ได้ ดังนั้นพนักงานใหม่อาจจะขาดอิมเมจของภาพใหญ่ (Big Picture) ของธุรกิจหรือระบวนการทำงานขององค์กรในภาพรวม
การฝึกอบรมในคลาสจะมีรายละเอียดแบบแผนทฤษฎี แต่ OJT จะมีเนื้อหาเหล่านี้น้อยกว่า
3.3 ฝึกอบรมจบแล้วจบเลย
บางคนอาจคิดว่าได้ทำงานจริงจากหน้างานจริงแล้วต้องเป็นมาสเตอร์เลย ทำงานได้อย่างถูกต้องเพอร์เฟกต์ในทันที แต่การ OJT เพียงครั้งเดียว คงคาดหวังว่าพนักงานใหม่จะทำกระบวนการทุกอย่างได้ทั้งหมดนั้นแทบเป็นไปไม่ได้ และ OJT ส่วนใหญ่ที่เน้นหน้างานเป็นหลัก จึงไม่มีเอกสารการเรียนการสอนที่เป็นแบบแผน บอกเล่าหลักการ ที่มาและเหตุผล เมื่อพนักงานใหม่ไม่ได้เข้าใจตัวงานอย่างลึกซึ้ง การหลงลืมขั้นตอนบางอย่างจึงเกิดขึ้นได้ง่าย
3.4 ต้นทุนแฝงเร้นของการฝึกอบรมแบบ OJT
การเรียนในคลาสเรียนปกติ ผู้สอนหนึ่งคนเสียเวลาสอน 1 แรง ( 1 man-power ) แต่สามารถถ่ายทอดความรู้ให้พนักงานใหม่ได้หลายสิบชีวิต เช่น ผู้สอน 1 คน ต่อพนักงานใหม่ 20 คน ใน 1 คลาส เท่ากับมีผู้เกี่ยวข้องจำนวน 21 คน ในขณะที่ OJT นั้น ผู้สอนและผู้เรียนมักเป็นแบบ 1 ต่อ 1 นั่นหมายความว่า ทรัพยากรที่ใช้ในการอบรมจะไม่ใช่แบบ 1 ต่อ 20 แล้ว แต่กลายเป็น 1 ต่อ 1 (คือ 2คน) คูณด้วย 20 หรือเป็นจำนวน 40 คนนั่นเอง จะเห็นว่า แรงงานที่ใช้ไปกับการฝึกอบรมเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ
นอกจากนั้น ต้นทุนด้านกระบวนการทำงานก็อาจจะมีด้วย ขึ้นกับเนื้อหาของการฝึกอบรม OJT เช่น หากต้องสอนให้พนักงานใหม่ ประกอบชิ้นงานแบบ OJT ช่วงเวลาที่ใช้ในไลน์การประกอบอาจจะนานขึ้น หรือหากประกอบชิ้นงานผิดก็ต้องหยุดไลน์ชั่วคราวเพื่อแก้ไขชิ้นงานพร้อมกับแนะนำวิธีการทำงานให้ถูกต้อง สิ่งเหล่านี้ล้วนส่งผลต่อไลน์การประกอบชิ้นงานจริงซึ่งก็คือต้นทุนทางต่างๆนั่นเอง
4. Teachme Biz เครื่องมือลบจุดอ่อนของ OJT
หากเรามองดูปัญหาให้ลึก ๆ จะเห็นว่า ปัญหาเกิดขึ้นกับทุกฝ่าย คือ
- องค์กร คือ ด้านต้นทุนทรัพยากรแรงงานที่สูงขึ้น
- พนักงานผู้สอน OJT คือ หัวหน้าทีมหรือหัวหน้างานคนละคนกัน ก็อาจสอนได้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน
- พนักงานผู้รับการฝึกอบรม OJT คือ เรียนรู้หน้างาน ถ้าลืมขั้นตอนหรือเนื้อหา ต้องถามผู้สอนเป็นเรื่อง ๆ ไป
ใช้ Teachme Biz เป็นเครื่องมือช่วยทั้งรุ่นพี่และพนักงานใหม่
สิ่งเหล่านี้สามารถถูกแก้ปัญหาได้ และยังคงคอนเซ็ปท์ของ OJT เอาไว้ได้ด้วย โดยการประยุกต์ใช้เครื่องมือที่เรียก Teachme Biz แพลตฟอร์มการสร้างคู่มือการทำงานออนไลน์ รวมถึงฟังก์ชันในการเทรนนิ่ง เพื่อที่จะลบจุดอ่อนข้างต้นของ OJT เราสามารถใช้ Teachme Biz ได้ดังนี้
1. อัพเกรดคุณภาพการ OJT
ก่อนเริ่ม OJT ผู้สอนสามารถตรวจเช็คความเข้าใจของตัวเองผ่านการเช็คคู่มือการทำงานบน Teachme Biz ได้ จะได้มั่นใจว่าสิ่งที่จะสอนพนักงานใหม่นั้นถูกต้องตรงตามมาตรฐานการทำงาน
2. บันทึก OJT เอาไว้ดูภายหลัง
ใช้ Teachme Biz บันทึกเนื้อหาของการ OJT เอาไว้ทั้งในรูปแบบภาพ และวิดีโอ เพื่อให้
a) ผู้เรียนมาดูย้อนหลังเพื่อทบทวน เพราะการ OJT แค่ครั้งเดียวไม่สามารถทำให้พนักงานจำขั้นตอนการทำงานได้ทั้งหมด แต่หากพนักงานคอยสอบถามขั้นตอนการทำงานจากผู้สอนเรื่อยๆ ก็จะเป็นการรบกวนการทำงานของผู้สอน ทำให้งานหยุดชะงัก ทางแก้คือการสร้างสภาพแวดล้อมให้พนักงานสามารถทบทวนขึ้นตอนการทำงานที่ถูกต้องได้ด้วยตัวเอง
b) ผู้สอนใช้เพื่ออบรมพนักงานรุ่นต่อไปในอนาคต เพราะแทนที่ผู้สอนจะคอยพูดและสอนเรื่องเดิมๆ ซ้ำๆ กัน แต่หากให้พนักงานเรียนรู้จาก VDO ที่มีอยู่แล้วก็จะเป็นการประหยัด Man-hour ของผู้สอนได้อีก
3. รวบรวมทุกองค์ความรู้เอาไว้เป็นหนึ่งเดียว
พนักงานแต่ละคนย่อมมีทักษะ ความเชี่ยวชาญ หรือความชำนาญที่แตกต่างกัน แต่สิ่งที่เหมือนกันอย่างแน่นอนคือทุกทักษะล้วนเป็นทักษะที่ต้องมีประโยชน์กับองค์กรไม่ว่าทางใดก็ทางหนึ่งแน่ๆ หากมีการรวบรวมองค์ความรู้เหล่านั้นเอาไว้ในส่วนกลางที่ค้นหาง่ายแล้วนั่นหมายความว่าองค์กรจะสามารถเพิ่มพูนสินทรัพย์ที่เป็นความรู้จากพนักงานเอาไว้ได้ในทุกๆ วัน
เพียงเท่านี้ก็จะได้รูปแบบการสอนงาน ชนิดที่เหมือนกับ OJT โดยมีเครื่องมือ Teachme Biz เป็นตัวกลาง แต่เนื้อหายังคงเป็นหัวหน้างานที่คอยมาสอนให้อย่างละเอียด หากพนักงานผู้รับการฝึกอบรมหลงลืม หรือตามไม่ทัน ก็ย้อนวิดีโอกลับไปดูได้ทุกที่ ทุกเวลา เพราะ Teachme Biz สามารถใช้งานได้กับหลายอุปกรณ์ไม่ว่าจะพีซี โน้ตบุค สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต ขอแค่มีอินเทอร์เน็ตให้เข้าถึง พนักงานใหม่ทุกคนก็จะมีรุ่นพี่เสมือน เชื่อมต่อถึงกันได้ทันที
5. สร้างพนักงานคุณภาพดีคุณก็ทำได้
ถึงตอนนี้คุณคงเห็นแล้วว่า การปรับใช้ OJT นั้นเป็นเรื่องดีที่เมื่อนำไปใช้จะสร้างสิ่งดี ๆ ไม่เพียงแต่องค์กรเท่านั้นแต่ยังรวมถึงความสัมพันธ์ของพนักงานเองด้วย ส่วนจุดด้อยต่าง ๆ ของ OJT เราก็สามารถนำเครื่องมือที่เรียกว่า Teachme Biz มาช่วยลบจุดอ่อนเหล่านั้นแต่ยังคงไว้ซึ่งประสิทธิภาพของการ OJT หากทำได้เช่นนี้ ทั้งงานหลัก ทั้งการฝึกอบรมก็ลื่นไหลได้สบาย
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
