หากพูดถึงการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพหรือที่เรียกกันว่าระบบลีน (Lean) จะมีวัฎจักรที่ใช้กันอย่างจริงจังอยู่ทั้งหมด 3 วัฎจักร คือ PDCA, SDCA และ EDCA ในบทก่อน ๆ เราเคยกล่าวถึงวัฎจักร PDCA กันไปแล้ว และคงมีน้อยคนนักที่ไม่รู้จักวัฎจักรแห่ง PDCA แล้วถ้าเป็นวัฎจักรแห่ง SDCA ล่ะ จะมีกี่คนที่รู้จัก และนำไปใช้เสริมทัพให้องค์กรจนทำให้องค์กรก้าวไปไกลเกินคู่แข่ง วันนี้ TeachmeBiz จะพาคุณไปเสริมทัพด้วยแนวคิดของ SDCA พร้อมดูความแตกต่างระหว่าง SDCA กับ PDCA (Plan, Do, Check, Act) ด้วย
SDCA คืออะไร
SDCA คือ การบริหารจัดการองค์กรรูปแบบหนึ่งที่มุ่งเน้นการสร้างมาตรฐานและพัฒนากระบวนการ เป็นวัฎจักรที่ซับซ้อนขึ้นกว่า PDCA โดยมากแล้ว SDCA มีไว้เพื่อให้ผู้บริหารใช้สร้างกระบวนการต่าง ๆ ให้มีมาตรฐานก่อนที่จะเริ่มงานย่อย ๆ ในวัฎจักร PDCA ต่อไป โดย SDCA เป็นตัวย่อมาจากคำเต็มคือ S = Standardize, D = Do, C = Check, A = Act
เมื่อไรที่ต้องใช้ SDCA
หากองค์กรของคุณ ไม่มีกระบวนการที่เป็นมาตรฐาน วิธีการทำงานแตกต่างกันไปในแต่ละคน และพนักงานแต่ละคนก็ไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ออกมาได้เสมอต้นเสมอปลายในสายตาของผู้บริหารและลูกค้า ถ้าองค์กรมีสถานการณ์แบบนี้ ถึงเวลาแล้วที่ควรนำแนวคิด SDCA เข้ามาจัดการ เพื่อสร้างมาตรฐาน (Standard) ของกระบวนการทำงานต่าง ๆ ก่อน เพื่อให้พนักงานทุกคนสร้างผลลัพธ์ได้ทัดเทียมกัน
ขั้นตอนของวัฎจักร SDCA
-
การสร้างมาตรฐาน (S – Standardize):
ขั้นตอนนี้เริ่มขึ้นเมื่อเราคิดว่าถึงเวลาแล้วที่จะต้องสร้างมาตรฐานการทำงานหรือกระบวนการขององค์กร และเพื่อที่จะสร้างมาตรฐานผู้สร้างจะต้องรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น เช่น องค์ความรู้ของการทำงานในกระบวนการนั้น ๆ ผลจากการทำงานของกระบวนการปัจจุบัน ผลการปรับปรุงในครั้งก่อน ๆ ตัวเลขทางสถิติที่สำคัญ เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ช่วยให้เรากำหนด “มาตรฐานการทำงาน” ได้ง่ายขึ้น โดย “เป้าหมาย” สำคัญที่จะลืมไม่ได้คือ การสร้างสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพที่สุด แต่ยังสามารถรักษาต้นทุนต่ำที่สุดไว้ได้ ทั้งยังส่งมอบให้แก่ลูกค้าได้รวดเร็ว (ตามหลักของ QCD) เมื่อได้กรอบการทำงานของการสร้างมาตรฐานแล้ว ก็สร้างมันขึ้นมา มาตรฐานนั้นจะต้องชัดเจน ครอบคลุม เข้าใจง่าย มีแนวทางที่ชัดเจนว่า อะไรต้องทำ และทำงานนั้น ๆ อย่างไร เพื่อที่ว่าไม่ว่าจะเป็นพนักงานระดับไหนก็สามารถเข้าใจและปฏิบัติหน้าที่ในกระบวนการนั้นได้
วัฎจักร SDCA ที่เน้นการสร้างมาตรฐาน
-
ปฏิบัติ (D – Do):
เมื่อมาตรฐานใหม่ถูกสร้างขึ้นมาเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือให้พนักงานปฏิบัติตามมาตรฐานการทำงานที่สร้างขึ้นมาในขั้นตอนแรก ตัวอย่างที่เห็นชัด คือ การปฏิบัติตาม SOP (Standard Operating Procedure) หรือ WI (Work Instruction) เป็นต้น
-
ตรวจสอบ (C – Check):
หลังจากปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดขึ้นมาในงานต่าง ๆ แล้ว มันจะต้องสร้างผลลัพธ์ให้ได้ตามที่คาดหวังไว้ไม่ว่าใครจะเป็นผู้ปฏิบัติ ซึ่งขั้นตอนนี้มีไว้เพื่อตรวจสอบ (Check) ว่ามาตรฐานที่เราสร้างขึ้นมา และปฏิบัติไปแล้วนั้น เป็นไปตามความคาดหวังของเราหรือไม่
-
ปรับปรุงแก้ไข ( A – Act ):
หากผลการตรวจสอบการใช้ “มาตรฐาน” ที่สร้างขึ้นมายังไม่เป็นที่น่าพอใจ ก็ย้อนกลับไปสู่กระบวนการสร้างมาตรฐานใหม่ เพื่อปรับปรุงและแก้ไขให้มาตรฐานใหม่นี้สร้างผลลัพธ์ได้ดีที่สุดตามที่คาดหวัง หากแก้ไข และได้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวังแล้ว ก็นำมาตรฐานนี้ไปใช้งานจริงอย่างเป็นทางการกับทั้งองค์กรได้! ผู้ที่รับมาตรฐานไปใช้ก็จะนำไปใช้กับวัฎจักร PDCA คือวางแผนและทำงานของตนต่อไปนั่นเอง
เพราะอะไรจึงได้ยิน SDCA น้อยกว่า PDCA
หลังจากเราเข้าใจแล้วว่า SDCA คืออะไร อาจมีคำถามเกิดขึ้นว่าเหตุใดจึงไม่ค่อยได้ยินวัฎจักร SDCA เท่าไรนัก คำตอบของคำถามนี้มีด้วยกันหลัก ๆ 2 ข้อคือ
-
ขั้นตอนมาตรฐานถูกสร้างขึ้นมาก่อนแล้วขณะปฏิบัติงาน
พนักงานส่วนใหญ่ขององค์กร โดยเฉพาะองค์กรระดับชาติ เมื่อเข้ามาในองค์กรก็มักจะต้องทำตามกระบวนการเดิมขององค์กรที่วางเอาไว้ก่อนหน้าแล้ว พนักงานเหล่านี้ส่วนใหญ่จึงสามารถเริ่มปฏิบัติตามวัฎจักร PDCA ได้ทันที โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อทำงานตรงหน้าให้สำเร็จเป็นสำคัญ วางแผนงานในแต่ละวัน ปฏิบัติหน้าที่ตาม SOP หรือ WI ที่ได้รับ (ซึ่งอาจจะปรับปรุงได้อีก) และหากจะปรับปรุงอะไรก็ไปรวมอยู่ในขั้นตอน Act อีกด้วย จึงดูเหมือนว่าขั้นตอนการสร้างมาตรฐานไม่มีออกมาให้เห็นเด่นชัด
-
กระบวนการต่าง ๆ ของงานเป็นกลุ่มเล็กที่ไม่ต้องสร้างมาตรฐานการทำงาน
ในบางองค์กรที่กระบวนการทำงานต่าง ๆ มีผู้เกี่ยวข้องน้อยรายหรือคนเดียว ดังนั้นกระบวนการทำงานจึงถูกกำหนดโดยพนักงานคนนั้นเป็นหลัก การจะสร้างมาตรฐานใหม่จึงถูกมองข้ามไป เนื่องจากสร้างแล้วก็ไม่มีสมาชิกให้แชร์มาตรฐานการทำงานของกระบวนการนั้น ๆ ไปใช้ อย่างไรก็ตามวันหนึ่งก็จะถึงวันที่พนักงานผู้นี้เกษียณหรือลาออก ความสำคัญของ “มาตรฐานการทำงาน” จะมาเห็นผลตรงนี้เอง เพราะผู้ที่มาทำงานแทนอาจต้องเริ่มศึกษาขั้นตอนการทำงานใหม่หมด ทำให้ใช้เวลาการทำงานนานขึ้น หรืออาจจะทำไม่ได้เลย เข้าทำนอง พี่ไม่อยู่หนูไปต่อไม่ได้
งานที่ทำได้เฉพาะคนคนเดียวยิ่งต้องสร้างมาตรฐานเก็บไว้
-
ความแตกต่างระหว่าง SDCA และ PDCA
ทั้ง SDCA และ PDCA ต่างก็เป็นวัฎจักรการทำงานอย่างหนึ่ง ที่มีความเหมือนกันคือ เริ่มต้น ปฏิบัติ ตรวจสอบ และนำกลับมาแก้ไข ตามแนวคิดไคเซ็น (Kaizen: การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง) ส่วนรายละเอียดปลีกย่อยที่ต่างกันคือ วัฎจักร PDCA เน้นการแก้ปัญหาตรงหน้าให้ได้มากที่สุด ก็คือการทำงานให้สำเร็จลุล่วงไปให้ได้นั่นเอง ในขณะที่วัฎจักร SDCA จะเน้นการรักษากระบวนการให้มีประสิทธิภาพเป็นมาตรฐานและทำให้มั่นใจได้ว่าผลลัพธ์ออกมาได้คุณภาพและไม่เกิดปัญหาระหว่างการทำงาน ถ้าลองเขียนเป็นแผนภาพจะออกมาดังรูปข้างล่างนี้
ความสัมพันธ์ของ SDCA, PDCA ต่อการพัฒนาองค์กร
บนบันไดขั้นที่ 1 สร้างมาตรฐานของกระบวนการทำงานด้วย SDCA และทำงานนั้น ๆ ให้ลุล่วงด้วย PDCA เมื่อสำเร็จแล้วสามารถให้พนักงานคนอื่นหรือพนักงานใหม่รับช่วงทำงานต่อได้ พนักงานที่เชี่ยวชาญแล้วก็นำไปสร้างผลงานที่พัฒนาต่อยอดองค์กรได้บนบันไดขั้นที่2ต่อไป
บนบันได้ขั้นที่ 2 ก็สร้างมาตรฐานการทำงานของงานใหม่ ประยุกต์ใช้ PDCA เมื่อชำนาญก็ต่อยอดไปยังบันไดขั้นที่3ต่อ เป็นเช่นนี้เรื่อยไป นี่เองที่ทำให้บันไดแต่ละขั้นขององค์กรสามารถหาคนมาเสริมทัพได้เรื่อยๆ คุณค่าขององค์กรเกิดขึ้นใหม่ได้ต่อเนื่อง ไม่หยุดอยู่ที่บันไดขั้นใดขั้นหนึ่ง
Teachme Biz กุญแจหนึ่งของการทำ SDCA
การสร้างมาตรฐานใหม่ ๆ ที่ง่ายที่สุดคือการเริ่มสร้างขั้นตอนการทำงานที่สามารถทำให้พนักงานทุกคน ปฏิบัติงานได้ผลลัพธ์เดียวกันมากที่สุด เครื่องมือที่ง่ายที่สุดคือ การสร้างคู่มือการทำงาน ปัจจุบันแพลตฟอร์มคู่มือการทำงานยอดนิยมในรูปแบบดิจิทัลที่เรียกว่า Teachme Biz ก็ตอบโจทย์เหล่านี้ได้ตรงจุด สามารถเข้าถึงได้ง่าย ขอเพียงมีอินเทอร์เน็ตและสมาร์ทโฟน ทั้งยังสามารถอัปเดตเนื้อหาได้ตรงจุด พร้อมรับการทำงานที่ต้องการการพัฒนาไม่หยุดยั้ง คุณสามารถเริ่มได้ทันทีวันนี้ด้วย Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่พร้อมเดินเคียงข้างคุณ
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
