คุณกำลังดำเนินธุรกิจไปได้ด้วยดีแล้ววันหนึ่งก็มีเสียงติจากลูกค้าถึงคุณภาพของสินค้าที่แย่ลง หลังจากที่พิจารณาถึงรายละเอียดจากเสียงลูกค้าแล้ว พบว่าสินค้าเกิดการชำรุดเล็กน้อยและไม่ได้เป็นมาตั้งแต่โรงงานหากแต่เป็นช่วงก่อนถึงมือลูกค้า คุณตัดสินใจวางแผนและสร้างทีมเล็กๆ ขึ้นมาโดยนำสินค้าบางส่วนใช้บริการบริษัทขนส่งที่คัดสรรมาใหม่ และไม่มีเสียงบ่นจากลูกค้าอีกเลยตลอด 1 เดือน ต่อมาคุณจึงเปลี่ยนมาใช้บริการขนส่งของบริษัทใหม่กับสินค้าที่มีทั้งหมด คุณรู้ไหมว่าถึงจุดนี้สิ่งที่คุณได้ทำนั้นครบ 1 รอบของวัฎจักรที่เรียกว่า PDCA เรียบร้อยแล้ว
PDCA คืออะไร
PDCA คือ วิธีการบริหารจัดการรูปแบบหนึ่งที่ถูกนิยมใช้ในทางธุรกิจเพื่อควบคุมและพัฒนากระบวนการทำงานต่างๆตั้งแต่ต้นจนกลายเป็นสินค้าและบริการ หรือเรียกกันเต็มๆว่า Plan – Do – Check – Act รู้จักกันในอีกชื่อหนึ่งว่าวงล้อของเด็มมิ่ง ซึ่งแนวคิดนี้ถูกคิดค้นขึ้นโดย ดร. วิลเลียม เอ็ดเวิดส์ เดมมิ่ง ที่ปรึกษาด้านการบริหารจัดการ วิศวกร และอาจารย์ด้านสถิติศาสตร์
PDCA สำคัญอย่างไรต่อองค์กร
วัฎจักร PDCA ถูกออกแบบมาให้เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำเป็นวงรอบ ตั้งอยู่บนแนวคิดพื้นฐานของการพัฒนาอย่างต่อเนื่องที่เรียกว่า “Continuous Improvement” หรือ “ไคเซ็น (KAIZEN)” นั่นเอง
การพัฒนาอย่างต่อเนื่องผนวกรวมเข้ากับแนวคิดPCDAนี้จะทำให้องค์กรสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจที่ชัดเจนขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผลขององค์กร เนื่องจากการใช้วัฎจักร PCDA จะช่วยกลั่นกรองสิ่งที่ต้องทำจากปัญหาจริงที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงานทั้ง Back Office และ Front Office รวมถึงทุกคำติชมจากลูกค้า เอามาวางแผนและแก้ไขอย่างต่อเนื่องไม่จบสิ้น ปัญหาจึงถูกแก้ตรงจุดและได้รับการแก้ไขอย่างยั่งยืน
อีกหนึ่งความสำคัญของวัฏจักร PDCA คือ การบริหารจัดการความเสี่ยง เนื่องจากแนวคิด PDCA ถูกออกแบบมาให้ค้นหาจุดบกพร่องและจุดผิดพลาดของกระบวนการ (ที่แม้จะวางแผนไว้แล้ว) เพื่อนำมาวิเคราะห์และตรวจสอบก่อนจะนำไปแก้ไขในรอบต่อไป ปัญหาที่เกิดขึ้นแล้วจึงมีแนวโน้มสูงที่ไม่จะเกิดซ้ำอีก
องค์ประกอบหลักของ PDCA
องค์กรประกอบสำคัญของ PDCA บ่งบอกอยู่ในชื่อของมันเอง เรามาดูรายละเอียดกันว่ามันถูกนำมาใช้งานอย่างไรในทางปฏิบัติ
1. Plan: การวางแผน ระบุปัญหา
การวางแผนในขั้นตอนนี้ คือการกำหนดว่าสิ่งใดเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จ ส่วนมากเริ่มต้นกันที่ภาพใหญ่ของโครงการและแบ่งแผนงานต่างๆ ออกเป็นส่วนย่อยๆ โดยอาจจะแบ่งตามส่วนประกอบของโปรเจ็ค หรือแบ่งไปตามทีมงานก็ได้ ในขั้นตอนการวางแผนนี้จำเป็นที่จะต้องตอบคำถามต่างๆเหล่านี้ให้ได้ก่อนที่จะไปสู่ขั้นตอนต่อไป
-
- ปัญหาทีต้องแก้ไขหลักคืออะไร
- ทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จคืออะไร
- ตอนนี้มีทรัพยากรอะไรบ้าง
- อะไรคือทางแก้ปัญหาที่ดีที่สุดด้วยทรัพยากรที่มีอยู่
- ตัวชี้วัดความสำเร็จของโปรเจ็ค
สิ่งเหล่านี้คือคำถามเบื้องต้นในการวางแผนก่อนจะนำพาทีมไปสู่กระบวนการถัดไป
วางแผน ระบุปัญหา จุดเริ่มต้นของ PDCA
3. Do: ลงมือปฏิบัติ ค้นหาวิธีแก้ไข
หลังจากที่แผนการต่างๆ ถูกกำหนดเรียบร้อยแล้ว ถึงเวลาลงมือปฏิบัติ ขั้นตอนนี้นับเป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กันกับการวางแผน เพราะต่อให้สุดยอดแผนที่แยบยลเช่นไรก็ไม่มีทางสำเร็จลงได้หากมันไม่ถูกนำมาปฏิบัติ สิ่งสำคัญของขั้นตอนนี้คือ อาจมีปัญหาที่ไม่คาดคิด หรือสิ่งที่ไม่เคยถูกกล่าวถึงในขั้นตอนวางแผนเกิดขึ้นได้ เราจึงควรทำขั้นตอน “Do” โดยเริ่มจากการทำในโครงการหรือทีมเล็กๆ ก่อน แล้วจึงนำไปใช้จริงกับทั้งองค์กร
อีกหนึ่งสิ่งสำคัญในขั้นตอนนี้ที่หลายคนมองข้ามไปก็คือ การแบ่งหน้าที่และบทบาทการลงมือปฏิบัติของแต่ละบุคคลว่าใครมีหน้าที่ทำอะไร เพื่อให้ไม่เกิดการก้าวก่ายและหลงลืมว่ามีงานที่ขาดผู้ปฏิบัติ
4. Check: ตรวจสอบ ประเมินผล
ขั้นตอน CHECK หรือ ตรวจสอบและประเมินผลในวัฎจักร PDCA เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ปัญหาเดิมไม่เกิดขึ้นซ้ำอีก เพราะคือการตรวจสอบและประเมินผลตั้งแต่การวางแผน และปฏิบัติจริง ว่าแผนดังกล่าวดีเพียงพอหรือไม่ เมื่อนำไปปฏิบัติแล้วได้ผลลัพธ์ที่ดีตามที่วางแผนไว้หรือไม่ ทำให้เราเห็นผลการทำงานตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้าย เมื่อตรวจสอบและประเมินผลแล้วจะเห็นปัญหา แล้วจึงวิเคราะห์และค้นหาสาเหตุของปัญหาต่อไป
5. Act: ปรับปรุงแก้ไขจากผลการประเมิน
ในขั้นตอน ACT นี้คือการนำผลที่ได้จากการตรวจสอบและประเมินผลในขั้นตอน ACT มาดำเนินการต่อ
- หากผลการประเมินจากขั้นตอน Check = ดี สามารถทำทุกอย่างได้ตามแผน และสร้างเป็นมาตรฐานใหม่ขององค์กรได้
- หากผลการประเมินจากขั้นตอน Check = ยังพบปัญหาอยู่ เบื้องต้นเราสามารถแก้ไขปัญหาโดยวิเคราะห์ข้อมูลจากขั้นตอน Check และนำมาแก้ไขในขั้นตอน Act ซึ่งอาจจะเป็นการแก้ปัญหาแบบชั่วคราวก่อนเพื่อให้โครงการเดินหน้าต่อไปได้ จากนั้นนำข้อมูลภาพรวมทั้งหมดที่มีส่งไปยังขั้นตอนเริ่มต้นคือ Plan เพื่อวางแผนใหม่ตั้งแต่ต้น และเข้าสู่วัฎจักร PDCA ต่อไป
การนำ PDCA ไปใช้ในองค์กรให้มีประสิทธิผลด้วย Teachme Biz
Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่ถูกออกแบบมาให้เหมาะสมกับวัฎจักร PDCA อย่างลงตัว เราจึงสามารถนำเครื่องมือนี้ไปใช้ในแต่ละกระบวนการของ PDCA ได้
1. Plan: วางแผน ระบุปัญหาด้วย Teachme Biz
การวางแผนโครงการต่างๆ นั้นแน่นอนว่าไม่สามารถทำได้ด้วยคนๆ เดียว จะต้องมีการเก็บข้อมูลและแชร์ข้อมูลกับทีมงานเพื่อวางแผนรวมกัน ในกรณีนี้ Teachme Biz สามารถเป็น 1 ในเครื่องมือสื่อสารที่สามารถสื่อสารขั้นตอนการทำงาน หรือแผนที่กำลังจัดการอยู่ได้เป็นอย่างดี เพราะมีฟีเจอร์ในการเน้นการสื่อสารแบบ Visual-based หรือการสื่อสารด้วยภาพ จึงสามารถเข้าใจได้ง่ายกว่าการอ่านตัวอักษร ทำให้การวางแผนทำได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม
2. Do: ลงมือปฏิบัติ ค้นหาวิธีแก้ไขด้วย Teachme Biz
ก่อนที่จะเริ่มปฏิบัติจริงในขั้นตอน “Do” จำเป็นจะต้องสื่อสารทั้งขั้นตอนการทำงานที่กำหนดไว้ หรือแผนที่วางไว้ให้คนที่เกี่ยวข้องได้รับทราบเพื่อจะได้ปฏิบัติให้ตรงตามแผน Teachme Biz สามารถใช้สื่อสารในขั้นตอนนี้ได้เพราะสามารถจัดการสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้หลากหลายรูปแบบตามต้องการ เช่น อาจจะตั้งค่าให้พนักงานระดับปฏิบัติการเข้าถึงข้อมูลได้บางส่วนเท่านั้น ก็สามารถทำได้ ให้เข้าถึงข้อมูลได้โดยไม่ต้องโหลดแอปเพิ่มเติม ก็สามารถทำได้
อยู่ที่ไหนก็สามารถเปิดคู่มือปฏิบัติตามได้ทันที
3. Check: ตรวจสอบ ประเมินผลด้วย Teachme Biz
Teachme Biz มีจุดเด่นที่สำคัญในเรื่องการใช้งานง่าย เพราะสามารถบันทึกขั้นตอนการทำงานเป็น Step by Step ได้เพียงแค่ใช้สมาร์ทโฟนถ่ายภาพหรือวิดีโอเท่านั้น นั่นหมายความว่าไม่ว่าจะเป็นพนักงานระดับใด จะถนัดใช้เทคโนโลยีหรือแพลตฟอร์มดิจิตัลหรือไม่ หากเคยใช้งานสมาร์ทโฟนก็จะสามารถบันทึกขึ้นตอนการทำงานของตัวเองได้ จึงนำมาใช้ในขั้นตอน “Check” เพื่อตรวจสอบกระบวนการทำงานของพนักงานได้โดยไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมอื่นให้ยุ่งยาก
4. Act: ปรับปรุงแก้ไขจากผลการประเมินด้วย Teachme Biz
หลังจากตรวจสอบผลงานแล้ว ย่อมพบจุดที่จำเป็นต้องปรับแก้ไข Teachme Biz สามารถจัดการแก้ไขได้อย่างง่ายดาย เพราะสามารถทำได้ด้วยอุปกรณ์อะไรก็ได้ จากที่ไหนก็ได้ เมื่อแก้ไขเสร็จก็สามารถเผยแพร่ให้บุคคลที่เกี่ยวข้องได้อย่างแน่นอนด้วย Task Function ที่เมื่อเผยแพร่ไปแล้วก็สามารถเช็คได้ว่าพนักงานคนนั้นอ่านสิ่งที่สั่งไปแล้วหรือยัง
PDCA เป็นกระบวนการที่ออกแบบมาเพื่อการทำซ้ำไปเรื่อยๆ ด้วยหลักคิดของการบริหารแบบ Kaizen จึงตั้งเป้าที่จะพัฒนากระบวนการทำงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ การทำ PDCA แค่ครั้งเดียวจึงอาจจะไม่ได้ผลดีมากนัก แต่จะได้ผลดีก็ต่อเมื่อทำซ้ำๆ ไปเรื่อยๆ เพื่อพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง หากมี Teachme Biz ที่สามารถใช้งานได้ง่าย ยืดหยุ่น และเป็นมิตรกับสถานการณ์ที่หลากหลายน่าจะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับการวางแผนองค์กรในระยะยาวที่ไม่รู้ว่าจะมีอะไรเกิดขึ้นในอนาคตอีกบ้าง
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
