สอบถามเพิ่มเติม โทร 062-295−6588 studist@studist.co.th

“พี่แตงไม่อยู่เดินเครื่องไม่ได้” 

“คุณโมลาป่วย ไม่รู้ดำเนินการต่ออย่างไร” 

“ต้องรอน้องจินกลับมาจากลาพักร้อนก่อนถึงทำต่อได้” 

วลีเหล่านี้น่าจะเคยได้ยินกันบ่อย ๆ จากการทำงานในองค์กร โดยเฉพาะองค์กรที่มีการจัดการด้านมาตรฐานการทำงานที่ไม่ดี ซึ่งเป็นวิธีการทำงานที่ไม่ควรนำมาใช้เพราะการต้องหยุดดำเนินการของงานใดงานนึงเพื่อรอคนใดคนนึงมาทำต่อนั้นนอกจากจะส่งผลด้านประสิทธิภาพของการทำงานที่นำไปสู่คุณภาพการบริหารองค์กรแล้ว ยังส่งผลต่อโอกาสในการเรียนรู้เพื่อการพัฒนาศักยภาพของพนักงานรายบุคคลด้วย

ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานที่อาศัยคนใดคนนึงมากไป

1. เกิด Bottleneck และความรวดเร็วในการทำงานตกลง

การต้องรอคนใดคนนึงเท่านั้นมาทำงานชิ้นใดชิ้นนึงนั้นทำให้ความรวดเร็วในการทำงานลดลง และงานอาจกระจุกตัวอยู่ที่คนใดคนนึงมากเกินไปจนทำให้การบริหารจัดการภาพรวมเกิดการสะดุด

2. คุณภาพลดลง

โดยทั่วไปการแบ่งงานที่ดีคือถ้ามีบุคคลใดบุคคลหนึ่งทำงานไม่ทัน หรือไม่สามารถซัพพอร์ตงานนั้น ๆ ได้ก็จะมีพนักงานคนอื่นที่มาเสริมทัพ ช่วยซัพพอร์ตให้แทน แต่กรณีของวิธีการทำงานที่ต้องพึ่งพิงบุคคลใดบุคคลหนึ่งนั้น อาจจะไม่มีใครทราบแม้แต่ขั้นตอนในการทำงานกระบวนการนั้น ๆ เลยก็เป็นได้ หรือต่อให้ทราบขั้นตอนแต่ถ้าไม่ชินกับการดำเนินงานก็แน่นอนว่าคุณภาพในการทำงานจะต้องลดลงจากปกติ

3. ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง

หากพึ่งพิงคนใดคนนึงในการทำงานมากจนเกินไป เวลาจะทำขั้นตอนใดก็ต้องคอยถามคน ๆ นั้น ถ้าคนนั้นไม่อยู่ก็ทำงานต่อไม่ได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงอย่างเห็นได้ชัด โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าบริษัทมีพนักงานจำนวนไม่มาก จะทำให้พนักงานต้องใช้เวลาในการทำงานมากขึ้น

4. อาจทำให้มองไม่เห็นความผิดพลาด

โดยปกติแล้วเมื่อเกิดความผิดพลาดในการทำงานจะต้องรีบรายงาน แชร์สถานการณ์ และหาทางแก้ไขให้เร็วที่สุด แต่กรณีของวิธีการทำงานที่อาศัยบุคคลใดบุคคลนึงมากเกินไปนั้น อาจทำให้มองเห็นข้อผิดพลาดของการทำงานได้ยาก หรือไม่มีโอกาสที่จะแชร์สถานการณ์ที่เกิดขึ้นให้เพื่อนร่วมงานได้รับทราบ จนต้องเสียเวลามากมายกว่าจะรู้ว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น

สาเหตุของภาวะการพึ่งพิงบุคคล

1. เพราะไม่ได้จัดเตรียมเวลาสำหรับการแชร์ข้อมูลให้เพื่อนร่วมงานเอาไว้

การเตรียมเวลาไว้สำหรับประชุมสั้นๆ หรือแชร์ข้อมูลสำคัญด้านการดำเนินงานให้เพื่อนร่วมงานรับทราบก็เป็นหนึ่งในวิธีที่จะช่วยทำให้ข้อมูลต่าง ๆ ถูกส่งต่อไปยังผู้เกี่ยวข้องให้รับรู้ และตรวจตราร่วมกันเพื่อลดโอกาสของความผิดพลาดของการทำงานได้

2. เพราะเป็นงานเฉพาะทาง (งานด้านเทคนิค)

งานบางประเภทก็เป็นงานที่ “ต้องเป็นคนนี้เท่านั้น” ถึงจะทำได้เพราะใช้ทักษะเฉพาะทาง หรือเพราะลูกค้าให้การยอมรับ ซึ่งหากต้องแชร์ หรือฝึกทักษะให้คนอื่นทำได้เหมือนตนก็คงต้องเสียเวลามาก

3. เพราะอยากเพิ่มคุณค่าให้ตนเอง

บ่อยครั้งที่ตัวพนักงานเองไม่ยอมแชร์ขั้นตอนการทำงานให้ใคร เพราะกลัวว่าถ้าคนอื่นทำงานแทนได้จะทำให้ความสำคัญของตนลดลงไป จึงหวงแหนงานนั้นไว้ให้มีแต่ตนเองเท่านั้นที่รู้ จะได้รู้สึกว่าตนเอง “มีคุณค่า” ต่อองค์กรเพราะเป็นบุคคลที่ขาดไม่ได้ ซึ่งนั่นเป็นการเข้าใจผิด

ประโยชน์ของการทำงานที่พึ่งพิงตัวบุคคล

ลักษณะของการทำงานที่พึ่งพิงตัวบุคคลนั้นเป็นการทำงานที่พนักงานเคยชินกับสภาพแวดล้อมในการทำงานใดงานนึงอย่างอย่างที่สุด จึงสามารถดำเนินงานนั้น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว หรือถ้าเป็นกรณีของงานที่เกี่ยวข้องกับการขายทึ่ผลลัพธ์มักเชื่อมโยงกับผู้รับผิดชอบเป็นส่วนใหญ่ก็อาจจะเป็นประโยชน์ได้ ซึ่งประโยชน์ที่เห็นได้ชัดที่สุดคือถ้าทำงานที่คุ้นชินมากๆ ก็จะทำให้บุคคลที่รับผิดชอบงานนั้น ๆ ได้รับการประเมินที่ดี แต่นั่นก็เป็นประโยชน์เฉพาะกับบุคคลนั้นเท่านั้น ไม่ใช่ประโยชน์ในระดับองค์กร

ประโยชน์ของการสร้างมาตรฐานให้งานที่พึ่งพิงตัวบุคคล

วิธีเลิกใช้วิธีการทำงานที่ต้องพึ่งพิงตัวบุคคลให้ได้คือการสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานคนอื่นก็สามารถทำงานนั้น ๆ แทนผู้รับผิดชอบหลักได้ ซึ่งนั่นก็คือการสร้างมาตรฐานของการทำงาน เพื่อให้พนักงานคนอื่นสามารถทำแทนให้ได้มาตรฐานเท่ากับที่กำหนดเอาไว้ และสิ่งที่ถูกยกขึ้นมาใช้ในขั้นตอนนี้บ่อย ๆ ก็คือคู่มือการทำงาน และประโยชน์ของการสร้างมาตรฐานให้กับการทำงานก็คือ

1. สามารถรักษามาตรฐานได้

ถ้าพนักงานคนอื่นต้องมารับผิดชอบทำงานที่เคยเป็นของบุคคลใดบุคคลนึงมาตลอด อาจเกิดความผิดพลาดได้ง่าย หลงลืมได้ง่าย หรือใช้เวลาในการแก้ปัญหามากกว่าปกติ แต่การสร้างมาตรฐาน โดยทำให้ทุกคนสามารถ “มองเห็นภาพรวม” ของกระบวนการทำงานทั้งหมดได้ ก็จะทำให้พนักงานทุกคนไม่ว่าใครก็สามารถทำงานนั้น ๆ ได้ตรงตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ ไม่ต้องรอหรืออาศัยบุคคลใดบุคคลนึงเสมอไป และยังสามารถหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้อีกด้วย

2. สามารถเพิ่มทักษะได้

การสร้างมาตรฐานให้กับการทำงานเป็นการเพิ่มทักษะให้กับพนักงานด้วยอีกทางหนึ่ง เพราะเป็นการเพิ่มโอกาสให้พนักงานได้สัมผัสกับกระบวนการทำงานที่มีมาตรฐานมากขึ้น ทำให้สามารถเพิ่มทักษะของตัวเองได้ ถ้าเป็นวิธีการทำงานที่พึ่งพิงบุคคลใดบุคคลนึงมากเกินไปนั้น จะปิดโอกาสไม่ให้พนักงานคนอื่นสามารถเรียนรู้กระบวนการทำงานอื่นได้เลย

3. งานยังเดินต่อได้แม้ว่าเจ้าของงานจะไม่อยู่

การสร้างมาตรฐานไม่ได้เกิดประโยชน์แค่กับองค์กรเท่านั้นแต่ยังเป็นประโยชน์กับผู้รับผิดชอบงานนั้น ๆ ด้วย ตัวอย่างเช่นหากผู้รับผิดชอบป่วยหนัก หรือต้องการลาหยุดยาว ถ้างานนั้นๆ มีการสร้างมาตรฐานเอาไว้แบบให้ทุกคนสามารถทำแทนกันได้แล้ว ก็จะทำให้ผู้รับผิดชอบสามารถลาได้อย่างไม่กังวล

4. สะสม know-how เพื่อสามารถส่งต่อเทคนิคหรือทักษะได้

การสร้างและแชร์มาตรฐานในการทำงานให้พนักงานคนอื่นในองค์กรได้รับทราบจะทำให้มีผู้เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ มากขึ้น สามารถหาปัญหา หรือหนทางแก้ไขเจอได้ง่ายขึ้นกว่าการรับผิดชอบคนเดียว

หากมองในระยะยาว การสร้างและแชร์มาตรฐานการทำงานในองค์กรจะทำให้เกิดระบบการเก็บสั่งสม know-how ขององค์กรขึ้นโดยอัตโนมัติ สามารถแชร หรือส่งต่อทักษะ เทคนิค หรือขั้นตอนในการทำงานต่างๆ ให้กับพนักงานใหม่ พนักงานที่ย้ายมาจากแผนกอื่น หรือพนักงานที่ต้องการเลื่อนขั้นได้เรียนรู้ได้เป็นอย่างดี หลีกเลี่ยงการหลงลืม ผิดพลาด หรือการไม่สามารถทำงานตามมาตรฐานที่วางไว้ได้

ลักษณะเด่นของการทำงานที่พึ่งพิงบุคคลใดบุคคลนึงมากเกินไปคือ สมดุลของปริมาณงานของคนในองค์กร เช่นมีคนใดคนนึงงานเยอะอยู่คนเดียว หรือผู้รับผิดชอบงานๆ นั้นมีน้อย

การจัดทำคู่มือการทำงานสามารถสร้างประโยชน์ให้กับการสร้างมาตรฐานของการทำงานได้ก็จริง แต่ก็เป็นการยากที่จะสร้างคู่มือการทำงานที่ทำให้ทุกคนเข้าใจได้ง่ายๆ แล้วยิ่งหากปกติงานยุ่งอยู่อยู่แล้วก็ยากที่จะหาเวลามาทำคู่มือการทำงาน จึงควรหาวิธีในการเลือกอุปกรณ์ หรือทูลที่จะช่วยสร้างคู่มือให้ดี

วิธีหรือเคล็ดลับในการสร้างมาตรฐานให้กระบวนการทำงาน

ประโยชน์ของการเลิกทำงานด้วยวิธีที่พึ่งพิงบุคคลใดบุคคลนึงมากเกินไปนั้นมีมากมายก็จริง แต่ก็อาจจะยังมีคนไม่รู้ว่าจะสามารถเลิกทำงานด้วยวิธีแบบนั้นได้อย่างไรบ้าง พวกเรา Teachme Biz จึงขอนำเสนอวิธีหรือเคล็ดลับในการสร้างมาตรฐานให้กระบวนการทำงานเพื่อแก้ปัญหาการพึ่งพิงบุคคลใดบุคคลนึงมากเกินไปในการทำงานดังนี้

1. สร้างระบบให้กระบวนการทำงาน

สร้างระบบให้กับกระบวนการทำงานเพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถทำงานทดแทนกันได้ และเมื่อสร้างระบบแล้วก็จึงสร้างมาตรฐาน เพื่อให้พนักงานคนอื่นสามารถทำงานนั้นๆ อย่างมีมาตรฐานเท่ากัน ขอแนะนำให้สร้างระบบและสร้างมาตรฐานให้กับงานทุกประเภท ยกเว้นงานที่ต้องอาศัยทักษะ หรือความสามารถระดับสูง

2. ทำคู่มือการทำงาน เพื่อให้พนักงานคนอื่นสามารถทำงานนั้นๆ ได้เหมือนกัน

หากมีคู่มือในการทำงาน ไม่ว่าพนักงานคนไหนก็จะสามารถทำงานนั้นๆ แทนกันได้อย่างถูกต้อง และในขั้นตอนการทำคู่มือการทำงานนั้นก็จะทำให้เรา “มองเห็นภาพรวม” ของกระบวนการทำงานทั้งหมด ซึ่งจะทำให้เราสามารถปรับปรุงและพัฒนากระบวนการทำงานนั้นๆ ได้ด้วย

ไม่จำเป็นต้องพยายามสร้างคู่มือที่เพอร์เฟกต์ตั้งแต่แรก เริ่มจากการเขียนขั้นตอนการดำเนินการคร่าวๆ ออกมาก่อน แล้วค่อย ๆ ปรับเปลี่ยนแก้ไขไปทีละจุดก็ได้

3. ดำเนินการร่วมกับ PDCA

เมื่อสร้างระบบการทำงานแล้วก็ไม่ได้จบอยู่แค่นั้น แต่หากสร้างมาตรฐานของงานใดๆ เสร็จแล้วให้ทดลองดำเนินการจริงตามที่กำหนดเอาไว้ เพราะส่วนใหญ่แล้วหลังจากกำหนดมาตรฐานและทดลองทำจริงแล้ว เราจะพบปัญหาหรือจุดที่ต้องแก้ไขได้อีก

และหลังจากที่สร้างระบบและมาตรฐานของกระบวนการทำงานแล้วควรทบทวนเนื้อหาหรือขอความคิดเห็นเกี่ยวกับมาตรฐานและระบบการทำงานนั้นๆ เป็นระยะ เพราะการปรับปรุง หรืออัปเดตมาตรฐานหรือกฎเกณฑ์ที่กำหนดไปแล้วอยู่เสมอนั้นก็เป็นขั้นตอนนึงที่สำคัญสำหรับการสร้างมาตรฐานให้กระบวนการทำงาน

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!  

เรื่องอื่นๆที่น่าสนใจ

สิ่งที่ต้องเจอและวิธีแก้ไขเมื่อต้องลดต้นทุนแรงงาน

สิ่งที่ต้องเจอและวิธีแก้ไขเมื่อต้องลดต้นทุนแรงงาน

ในสนามการค้า “การลดต้นทุน” โดยไม่กระทบต่อความพึงพอใจของลูกค้า นับเป็นกุญแจสำคัญหนึ่งที่ทำให้องค์กร ๆ หนึ่งยืนหยัดอยู่ในสนามรบแห่งธุรกิจได้ หากมีองค์กรหนึ่งที่สามารถผลิตสินค้าออกมาได้โดยมีคุณภาพเทียบเท่าหรือดีกว่าคู่แข่งคนอื่น ๆ ในตลาด แต่มีต้นทุนการผลิตที่ถูกกว่าถึง...

รวมไอเดีย การลดต้นทุน ลดค่าใช้จ่าย สำหรับทุกองค์กรในทุกช่วงเศรษฐกิจ

รวมไอเดีย การลดต้นทุน ลดค่าใช้จ่าย สำหรับทุกองค์กรในทุกช่วงเศรษฐกิจ

หลาย ๆ คนอาจจะเคยได้ยินคำพูดที่ว่า “เศรษฐกิจแบบนี้” แม้ไม่มีคำที่สื่อความหมายในเชิงลบเลยก็ตาม แต่เมื่อได้ยินวลีนี้ส่วนใหญ่มักเป็นไปในทางไม่ค่อยดี แปลง่าย ๆ ว่าเศรษฐกิจไม่ดีนั่นเอง ไม่ว่าเราจะเด็ก วัยรุ่น หรือผู้ใหญ่...

MIERUKA การบริหารแบบมองเห็นได้ ?! กลยุทธ์พาองค์กรให้ถึงฝั่งแบบญี่ปุ่น

MIERUKA การบริหารแบบมองเห็นได้ ?! กลยุทธ์พาองค์กรให้ถึงฝั่งแบบญี่ปุ่น

ปัญหาหนึ่งของการใช้เงินพลาสติกหรือที่เรียกกันติดปากว่า “บัตรเครดิต” คือ ทำให้มนุษย์มีหนี้สินมากขึ้นกว่าเดิม และลามไปถึงการไม่มีกำลังพอในการจัดการปัญหา ดอกเบี้ยจากหนี้บัตรเครดิตจึงทับถมลงมาเรื่อย ๆ จนยากที่จะสะสางได้...

ตัวอย่างผู้ใช้งาน Teachme Biz

Ichinoyu group

Ichinoyu group

เปลี่ยนสู่ Teachme Biz แก้ไข SOP ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว วัตถุประสงค์ เลิกใช้ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ปัญหา ความรวดเร็วและการจัดหาทรัพยากรที่ต้องใช้ทำ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ผล อัปเดต SOP หรือคู่มือการทำงานได้เร็วขึ้น...

Nakagawa Cooking Art College

Nakagawa Cooking Art College

ใช้ฟังก์ชัน VDO เพื่อเน้นให้เห็นขั้นตอนการปรุงอาหาร ตั้งเป้าใช้ Teachme Biz เพื่อทบทวนและฝึกทำอาหารอย่างถูกต้อง วัตถุประสงค์ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการสร้างมาตรฐานให้กับการฝึกภาคปฏิบัติของการทำอาหาร ปัญหา การเรียนเทคนิคการปรุงอาหารและการบริการอย่างถูกต้อง ผล...

Studist (Thailand) Co., Ltd.

Studist (Thailand) Co., Ltd.

วัตถุประสงค์ เพื่ออบรม / ส่งต่องาน GA / เพิ่มประสิทธิภาพการสอนพนักงานใหม่ ปัญหา ต้องอบรมพนักงานที่เพิ่งเข้าใหม่ในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าที่บริษัทมีนโยบาย Work from Home ผล ลดเวลาการอมรมพนักงานใหม่ /พนักงานใหม่สามารถทำงานได้ด้วยตนเองและผ่านช่วงทดลองงานก่อนกำหนด...

Pin It on Pinterest

Share This