สำหรับธุรกิจที่ต้องการฟื้นตัวจากภาวะธุรกิจติดขัด #คู่มือออนไลน์ อาจเป็นเครื่องมือที่คู่ควรอย่างหนึ่งด้วยความสามารถที่ใช้ส่งเสริมการทำงานได้ทั้งองค์กรในงบประมาณที่จำกัด และยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นออกไปได้อีกด้วย
ช่วงการแพร่ระบาดของไวรัส Covid-19 ที่ทำให้หลายธุรกิจต้องหยุดให้บริการไปชั่วคราว ทำให้ขาดรายได้และอาจจำเป็นต้องเสียบุคลากรไปบางส่วนเพื่อประคองตัวให้อยู่รอด และโจทย์ก้อนใหญ่ที่ต้องเผชิญหลังผ่านวิกฤตก็คือการฟื้นตัวให้ได้ดังเดิม
แน่นอนว่าภาวะเช่นนี้คงไม่มีใครอยากจะเสียเม็ดเงินออกไปมากกว่านี้อีกแล้วแต่จะทำอย่างไรเพื่อขับเคลื่อนธุรกิจให้กลับไปเป็นภาวะปกติภายในงบจำกัดล่ะ? ใช่แล้ว.. คู่มือออนไลน์นี่ล่ะที่เป็นฮีโร่ในยามนี้ได้ ลองมาดูประสิทธิภาพจากการใช้คู่มือออนไลน์ที่ช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายภายในธุรกิจกันเถอะ
1. ลดค่าใช้จ่ายในการจัดทำคู่มือ
แน่นอนว่าหลังวิกฤตครั้งนี้ธุรกิจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนการทำงานใหม่และเพื่อให้พนักงานสามารถปฏิบัติได้การจัดทำคู่มือหรืออธิบายการทำงานใหม่อีกครั้งจึงจำเป็น ซึ่งการทำคู่มือแบบที่คุ้นเคยมักต้องอาศัยทั้งเวลา และทักษะในการใช้โปรแกรมต่างๆ อีกทั้งยังเป็นเอกสารที่เมื่อจะใช้ทีหนึ่งก็จะต้องจัดพิมพ์ออกมาแจกจ่ายออกไป และหากผู้รับไปบางทีก็ทำเสียหายหรือสูญหายไป ก็ต้องกลับมาจัดพิมพ์ใหม่ หรือแม้กระทั่งหากมีการแก้ไขบางจุดก็ทำให้ต้องจัดพิมพ์ใหม่อีกเหมือนกัน
แต่หากสามารถย้ายคู่มือเหล่านี้มาจัดทำเป็นคู่มือออนไลน์ให้เปิดดูได้ผ่านสมาร์ทโฟนส่วนตัวของแต่ละคนได้เลย และยังไม่จำเป็นต้องจัดทำรูปเล่มให้สิ้นเปลืองช่วยลดค่าใช้จ่ายบริษัทได้ รวมถึงสามารถแก้ไขเนื้อหาและแชร์เวอร์ชั่นอัปเดตให้คนอื่นดูได้ทันทีแบบ Real Time
2. ลดเวลาในการทำงานของบุคลากรได้
การทำคู่มือโดยปกติแล้วแฝงไปด้วยความเสียเวลาอยู่ไม่น้อย ตัวอย่างเช่น หากต้องการทำคู่มือเพื่อใช้ในการถ่ายทอดขั้นตอนหรือวิธีการดำเนินการอะไรสักอย่างให้คนอื่นเข้าใจให้ได้ จำเป็นจะต้องใช้ขั้นตอนต่างๆ มากมาย ทั้งถ่ายรูป สร้างโฟลเดอร์ ถ่ายโอนรูปเข้าคอมพิวเตอร์ สร้างรูปแบบเอกสาร ไม่เข้าใจการใช้งานโปรแกรม ถามคนอื่น ตกแต่ง คิดเนื้อหา แจ้งทางอีเมล ฯลฯ พูดเพียงแค่นี้ก็เห็นได้เลยว่าต้องมีผู้เสียเวลางานอย่างอื่นมาทำคู่มือถึง 2 คนแล้ว แต่หากเปลี่ยนเป็นคู่มือออนไลน์ Teachme Biz จะช่วยลดเวลาตรงนี้ไปได้
ระบบการจัดทำคู่มือของ Teachme Biz ช่วยให้ผู้สร้างสามารถสร้างคู่มือได้ด้วยขั้นตอนเพียง 4 ขั้นตอน ไม่ต้องเสียเวลาจัดหน้าหรือเรียบเรียงข้อมูลเพราะใช้แพลตฟอร์มแบบ Step by step คือสามารถอธิบายไล่ตามขั้นตอนได้เลย ทั้งยังแปลงเป็นสไลด์โชว์ได้ในตัว นอกจากนี้ยังสามารถเปิดให้พนักงานเข้าถึง know-how หรือขั้นตอนการทำงานของแต่ละงานได้ทันทีด้วยตัวเอง ไม่จำเป็นต้องเสียเวลารอให้หัวหน้างานมาสอนทำให้ประหยัดเวลาทั้งสองฝ่าย
3. เพิ่มงานแต่ไม่เพิ่มต้นทุน
คู่มือออนไลน์สนับสนุนให้ใช้งานง่ายทั้งกับผู้ส่งและผู้รับ ซึ่งจะทำให้ยิ่งเสริมประสิทธิภาพการเรียนรู้ของทั้งองค์กร ดังนั้นหากจัดทำคู่มือการทำงานที่จำเป็นเอาไว้ในระบบออนไลน์แล้ว พนักงานสามารถเข้ามาดูเมื่อต้องการได้ จึงเป็นการส่งเสริมการทำงานแบบ Multiple skill ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานส่วนอื่นๆ นอกเหนือจากหน้าที่ที่เคยทำได้นั่นเอง ตรงนี้อาจรวมถึงอาจช่วยลดต้นทุนที่ต้องจ้างงานเพิ่มในบางส่วนได้ด้วย
4. ลดความจำเป็นในการอบรม
ถึงแม้ว่าจะไม่มีการจ้างงานพนักงานใหม่แต่การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานก็ทำให้อาจจำเป็นต้องเทรนนิ่งอบรมขั้นตอนการทำงานต่างๆ แต่ว่าการจัดอบรมนั้นก็มีค่าใช้จ่ายรวมอยู่ เช่น ค่าใช้จ่ายเรื่องสถานที่ การเดินทาง ที่พักที่ใช้ในการอบรม ค่าใช้จ่ายและภาระด้านเวลาของทั้งผู้อบรมและผู้เรียน ซึ่งหากใช้คู่มืออนไลน์ที่พนักงานสามารถเปิดดูแล้วเข้าใจได้เองอยู่แล้ว อาจเปลี่ยนจากการอบรมเป็นการประชุมสั้นๆ และให้พนักงานเข้ามาดูคู่มือเองอีกทีภายหลัง
5. ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
การปฏิบัติงานที่ผิดพลาดหมายถึงต้นทุนที่เพิ่มมากขึ้น เช่น เวลาการทำงานที่พนักงานต้องแก้ไขงานใหม่ให้ถูก หรือถ้าเป็นหน้างานที่ต้องเผชิญกับลูกค้าแล้วเกิดผิดพลาดกลายเป็นลูกค้าได้รับ Bad Experience ซึ่งไม่ดีต่อธุรกิจอย่างแน่นอน ดังนั้นคู่มือออนไลน์จึงเป็นตัวช่วยที่ให้พนักงานสามารถเข้ามาดูเข้ามาเช็คความถูกต้องในการปฏิบัติงานได้ตลอดเวลาเพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ทันทวงที
คู่มือออนไลน์ Teachme Biz เป็นระบบที่ให้พนักงานสามารถดูคู่มือได้ทันทีและเข้าใจง่าย เพราะมีฟีเจอร์ที่เน้นการสื่อสารด้วยภาพและวิดีโอ ทำให้เข้าใจง่าย พร้อมกับรูปแบบที่ชัดเจนเป็น Step by step ทำให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหมด ช่วยลดการผิดพลาดในการทำงานและช่วยเพิ่มโอกาสทางธุรกิจได้อีกทางหนึ่ง
การจัดการทำงานให้เป็นระบบและสอดคล้องกันทั้งองค์กรถือเป็นฟันเฟืองสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจในทุกช่วงเวลาและจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อมีตัวช่วยอย่าง #คู่มือออนไลน์ เข้ามาล่อลื่นเสริมความคล่องตัว และที่สำคัญยังช่วยให้ควบคุมค่าใช้จ่ายได้ทั้งด้านอุปกรณ์สำนักงานและทรัพยากรบุคคล ดังนั้นคู่มือออนไลน์ Teachme Biz จึงเป็นผู้ช่วยที่น่าสนใจสำหรับใช้แก้ไขสถานการณ์ธุรกิจสะดุดเช่นตอนนี้
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
