ทำไม ไคเซ็น (KAIZEN) อย่างเป็นระบบแบบจึงสำคัญ
หลักการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) หรือ ไคเซ็น (KAIZEN) เป็นหลักบริหารหนึ่งที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย ส่วนหนึ่งเพราะเป็นหลักบริหารที่สามารถสร้างความยั่งยืนให้กับองค์กรได้ เพราะเน้นที่การปรับปรุงและพัฒนาที่ “กระบวนการ” อย่างต่อเนื่อง แต่ปัจจัยหลักที่ทำให้การไคเซ็น หรือการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเป็นหลักการที่ผู้บริหารทั่วโลกนิยมใช้ประกอบไปด้วย 4 ปัจจัยหลักดังนี้
- สร้างมายเซ็ทที่ดีให้กับพนักงาน “ทุกระดับ” ว่าทุกกระบวนการและขั้นตอนต่างก็สามารถพัฒนาได้
- เพิ่ม “ประสิทธิภาพ” ในทุกกระบวนการของการทำงาน
- ยกระดับ “มาตรฐาน” ของกระบวนการทำงาน
- ลดการใช้ทรัพยากรทั้งด้านเวลา แรงงาน และทรัพยากรที่จับต้องได้ ส่งผลให้สามารถลดค่าใช้จ่ายได้
(คลิก Kaizen เพื่อเตรียมความพร้อมองค์กรในระดับรากฐานและการรับมือกับคนที่ไม่อยากเปลี่ยนแปลง)
ขั้นตอนของการไคเซ็น (KAIZEN) อย่างเป็นระบบ
ขั้นตอนการไคเซ็น (Kaizen) พื้นฐานของผู้บริหารชาวญี่ปุ่นที่มักใช้กันมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. เข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันด้วย “Visual Management” หรือ “MIERUKA”
ก่อนที่จะเริ่มไคเซ็น (KAIZEN) หรือปรับปรุงสิ่งใดก็ตามให้ดีขึ้นนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจถึงสถานการณ์ปัจจุบันเสียก่อน เพื่อจะได้รู้ว่าระบบหรือสิ่งที่เราต้องปรับปรุงนั้นอยู่ในสภาพแบบไหน ถือเป็นขั้นตอนแรกในการเริ่มต้น โดยการทำความเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันแบบ “Visual Management” หรือ “MIERUKA” นั้นนับเป็นหลักการสำคัญประการหนึ่งที่ทำให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องในงานนั้น ๆ เข้าใจภาพรวม และสภาพการณ์ปัจจุบันได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ซึ่งเมื่อเข้าใจแล้วขั้นตอนต่อไปก็จะสามารถมองหาจุดอ่อน หรือข้อด้อยในแต่ละกระบวนการที่จำเป็นจะต้องปรับปรุงหรือ ไคเซ็น ได้ (คลิก เพื่ออ่านรายละเอียดของ Mieruka)
2. สร้างมาตรฐาน (Standardization)
เมื่อเข้าใจถึงสถานการณ์ปัจจุบันและรู้แล้วว่าส่วนที่จำเป็นจะต้องปรับปรุงหรือ ไคเซ็น (KAIZEN) คือส่วนไหนแล้วนั้น ขั้นตอนต่อไปคือการปรับปรุงขั้นตอนหรือรูปแบบของสิ่งนั้นๆ ให้ดีขึ้นกว่าเดิม ซึ่งนั่นก็คือการสร้างมาตรฐานใหม่ (Standardization) นั่นเอง โดยการสร้างมาตรฐานในขั้นตอนนี้จะรวมการสร้างมาตรฐานทั้งในแง่ของประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพของผลลัพธ์ และทรัพยากร
2.1 ประสิทธิภาพการทำงาน: ปรับปรุง แก้ไข กระบวนการทำงานปัจจุบันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัดกระบวนการที่ไม่สำคัญออก เปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานให้กระชับขึ้น เป็นต้น
2.2 คุณภาพของผลลัพธ์: นอกจากขั้นตอนการปฏิบัติงานที่กระชับแล้ว ผลลัพธ์ของการทำงาน (Output) ที่ดีขึ้นก็เป็นการ ไคเซ็น (KAIZEN) เช่นกัน ตัวอย่างเช่น คนอื่นนำผลลัพธ์นี้ไปใช้ต่อได้ง่าย ผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการมากขึ้น ลูกค้าพึงพอใจในการบริการมากยิ่งขึ้น
2.3 ทรัพยากร: นอกจากขั้นตอนการปฏิบัติงานและคุณภาพของผลลัพธ์ที่ดีขึ้นแล้ว ไคเซ็น (KAIZEN) ที่ดียังทำให้การบริหารทรัพยากรมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย ทั้งทรัพยากรเวลา เงิน หรือบุคคล
ทั้งหมดนี้ เมื่อได้วิธีการที่แน่นอนแล้วก็ตั้งเป็นมาตรฐานของการทำงานใหม่ และประกาศให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดรับรู้ ไม่เพียงแต่การลดเวลาการทำงานได้เท่านั้น การทำให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจการทำงานได้ง่ายก็นับเป็นหนึ่งในการไคเซ็น (KAIZEN) เช่นกัน
ขั้นตอนการ Kaizen แบบ Teachme Biz
3. ถ่ายทอดมาตรฐานใหม่ด้วยการทำคู่มือ (Manualize)
หลังจากได้วิธีการหรือรูปแบบการทำงานที่น่าจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นจากการปรับปรุง หรือ ไคเซ็น (KAIZEN) จนกลายมาเป็นมาตรฐานใหม่แล้วนั้น หากไม่มีการนำมาตรฐานใหม่นี้ไปใช้ให้เกิดผลภายในองค์กรก็จะเป็นไปไม่ได้เลยที่การไคเซ็นจะสัมฤทธิ์ผล การถ่ายทอดมาตรฐานใหม่ที่กำหนดขึ้นมาให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับรู้และปฏิบัติตามจึงจำเป็นอย่างมาก ซึ่งวิธีการที่จะทำให้คนจำนวนมากเข้าใจ และนำมาตรฐานใหม่ไปปฏิบัติตามต่อได้ดีจริงๆ นั้นอาจจะมีอยู่ไม่มาก แต่หนึ่งในนั้นพวกเราเชื่อว่าการมีคู่มือการทำงานที่มีประสิทธิภาพน่าจะเป็นตัวช่วยที่จะสามารถถ่ายทอดสิ่งที่องค์กรกำหนดให้พนักงานทุกคนเข้าใจได้มีประสิทธิภาพที่สุด
นอกจากนี้ หากไม่ได้มีการรวบรวมไอเดีย มาตรฐานใหม่ ไว้เป็นเอกสาร หรือระบบที่แน่นอน ไอเดียใหม่หรือมาตรฐานใหม่นั้นจะค่อย ๆ เลือนหายไปตามกาลเวลา อีกสิบปีข้างหน้าก็อาจจะไม่เหลือโครงเลยด้วยซ้ำไป ไอเดียที่เริ่มกันมาตั้งแต่ศูนย์ คงเป็นเรื่องน่าเสียดายมากที่นานวันจะค่อย ๆ เลือนหายไป และจะยิ่งเสียดายมากกว่าถ้าต้องหายไปเพราะพนักงานต้องเกษียณหรือลาออก
4. เลือกใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ (Tool)
หากต้องทำตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1-3 โดยไม่มีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพแล้วนั้น การไคเซ็นหรือปรับปรุงองค์กรคงจะสามารถประสบความสำเร็จได้ยาก การจะเลือกเครื่องมือที่สามารถครอบคลุมการใช้งานทุกขั้นตอนของการไคเซ็นได้ก็คงไม่ใช่เรื่องง่ายนัก ขั้นตอนนี้จึงเป็นอีกขั้นตอนนึงที่ต้องดำเนินการอย่างละเอียดเพื่อให้เกิดความคุ้มค่าที่สุด
เหตุผลที่การเลือกใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเป็นขั้นตอนสำคัญหนึ่งของการไคเซ็น (KAIZEN) สามารถแบ่งออกเป็น 2 มุมมองได้ดังนี้
4.1 เพื่อรักษามาตรฐานของการทำงานใหม่เอาไว้
ไอเดียและผลจากการระดมสมองค้นหาช่องว่างที่ทำให้มาตรฐานการทำงานใหม่ดีขึ้นกว่าเดิม ลดเวลาการทำงาน และลดทรัพยากรต่าง ๆ ได้ คงไม่มีความหมายถ้าไม่สามารถเก็บรักษาไอเดียหรือมาตรฐานใหม่เหล่านั้นไว้ได้ วิธีแก้ไขที่เป็นที่ยอมรับในปัจจุบันคือ “การสร้างคู่มือการทำงาน” ยิ่งไปกว่านั้น มันควรถูกนำมาใช้และอัปเดตได้ง่ายด้วย เพราะหากการเข้าถึงทำได้ยาก ต่อให้เป็นสุดยอดคู่มือการทำงาน พนักงานส่วนใหญ่ก็คงไม่อยากฝ่าฟันขั้นตอนแสนยากลำบากไปเปิดดูคู่มือนั้นเป็นแน่
เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในแง่ของ “คู่มือ” ทุกวันนี้ไม่ใช่ในรูปแบบของกระดาษที่มีประโยคเข้าใจง่ายเขียนไว้เท่านั้น แต่ตัวมันเองก็ถูกไคเซ็น (KAIZEN) แปลงสภาพเป็นระบบดิจิทัล ส่งผ่านให้อยู่ในระบบคลาวด์ เป็นคู่มือมาตรฐานผ่านระบบออนไลน์เต็มรูปแบบ ทั้งยังสามารถใส่และแก้ไขข้อความ ภาพนิ่ง เสียง ภาพเคลื่อนไหว และเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาอีกด้วย โดยเครื่องมือที่เป็นที่นิยมไปทั่วโลกเครื่องมือหนึ่งสำหรับโลกแห่งคู่มือคือ “Teachme Biz” เป็นระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่ทรงประสิทธิภาพอันหนึ่งในปัจจุบัน (Visual SOP Management Platform)
4.2 เพื่อเป็นเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน:
ประโยคสุดคลาสสิคหนึ่งของ อาร์คิมิดีส (Archimedes) นักฟิสิกส์ชื่อดังของโลกที่ว่า
“Give me a place on which to stand, and I will move the earth.” ขอพื้นที่มั่นคงที่จะยืนและฉันสามารถที่จะเคลื่อนโลกได้เลย
ก็เพราะจากเครื่องมือที่เรียงว่า “คาน” ที่มีเพียงไม้อันเดียวกับจุดหมุนเหมาะ ๆ ก็ทุ่นแรงมนุษย์ได้มากโข สิ่งนี้เองที่ทำให้มนุษย์เหนือกว่าสัตว์ชนิดอื่น ๆ ในโลก เพราะสามารถหาหรือสร้างเครื่องมือขึ้นมาทุ่นแรงได้ ในโลกแห่งการบริหารองค์กรก็เช่นกัน การไคเซ็น (KAIZEN) จะทำได้ง่ายขึ้นเมื่อมีเครื่องมือการทำงานที่เหมาะสม เช่น เปลี่ยนเครื่องตอกบัตรเป็น เครื่องแสกนนิ้วมือพนักงาน นอกจากจะลดการใช้กระดาษไปได้ตลอดกาลแล้วยังทำให้ข้อมูลการเข้างานของพนักงานแต่ละคนถูกต้องแม่นยำมากขึ้น จากนั้นยังสามารถเอาข้อมูลมาวิเคราะห์ต่อได้อีกด้วย
คานงัด หนึ่งในอุปกรณ์ทุ่นแรงของมนุษย์ นับเป็นการไคเซ็น (KAIZEN) อย่างหนึ่ง
ตัวอย่างของเครื่องมือที่เหมาะสมในการทำงานยังมีอีกมาก เช่น การใช้ระบบฐานข้อมูล (Database) เปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เคยอยู่ในระบบกระดาษเดิม ๆ เข้าสู่ระบบดิจิทัล หรือที่เรียกกันว่าดิจิไทเซชั่น (Digitization) ซึ่งทำให้การค้นหาข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น (ทำความเข้าใจเรื่องดิจิไทเซชั่นมากขึ้นได้จากบท “ดิจิไทเซชั่น (Digitization) คืออะไร มีข้อดีข้อเสียอย่างไร”)
ไคเซ็น (KAIZEN) แนวคิดสู่ความสำเร็จ
ทั้งหมดนี้เป็นขั้นตอนของการไคเซ็น (KAIZEN) ที่ทุกองค์กรสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ เพื่อการพัฒนาทีละเล็กทีละน้อย ในทุก ๆ วันของการขับเคลื่อนองค์กร แล้วเมื่อเวลาผ่านไปผลลัพธ์ที่ได้ต่อสายตาคนทั่วไปจะทำให้เราสร้างความพึงพอใจอย่างก้าวกระโดดต่อผู้เกี่ยวข้องทุกคน ทั้งองค์กร พนักงาน และลูกค้าของเรานั่นเอง
บทความดีๆ ที่เกี่ยวข้อง
Kaizen เพื่อเตรียมความพร้อมองค์กรในระดับรากฐานและการรับมือกับคนที่ไม่อยากเปลี่ยนแปลง
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
