สอบถามเพิ่มเติม โทร 062-295−6588 studist@studist.co.th

ทำไม KAIZEN จึงสำคัญ 

หลักการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) หรือไคเซ็น (KAIZEN) เป็นหลักบริหารหนึ่งที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย ส่วนหนึ่งเพราะเป็นหลักบริหารที่สามารถสร้างความยั่งยืนให้กับองค์กรได้ เพราะเน้นที่การปรับปรุงและพัฒนาที่ “กระบวนการ” อย่างต่อเนื่อง แต่ปัจจัยหลักที่ทำให้การไคเซ็น หรือการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเป็นหลักการที่ผู้บริหารทั่วโลกนิยมใช้ประกอบไปด้วย 4 ปัจจัยหลักดังนี้

  1. สร้างมายเซ็ทที่ดีให้กับพนักงาน “ทุกระดับ” ว่าทุกกระบวนการและขั้นตอนต่างก็สามารถพัฒนาได้ 
  2. เพิ่ม “ประสิทธิภาพ” ในทุกกระบวนการของการทำงาน
  3. ยกระดับ “มาตรฐาน” ของกระบวนการทำงาน
  4. ลดการใช้ทรัพยากรทั้งด้านเวลา แรงงาน และทรัพยากรที่จับต้องได้ ส่งผลให้สามารถลดค่าใช้จ่ายได้

(คลิก Kaizen เพื่อเตรียมความพร้อมองค์กรในระดับรากฐานและการรับมือกับคนที่ไม่อยากเปลี่ยนแปลง)

ขั้นตอนของการไคเซ็น (KAIZEN) อย่างเป็นระบบ

วันนี้ TeachmeBiz พามาดูกันว่าไคเซ็น (KAIZEN) มีขั้นตอนอย่างเป็นระบบอย่างไร

1. เข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันด้วย “Visual Management” หรือ “MIERUKA”

ก่อนที่จะเริ่มไคเซ็น (KAIZEN) หรือปรับปรุงสิ่งใดก็ตามให้ดีขึ้นนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจถึงสถานการณ์ปัจจุบันเสียก่อน เพื่อจะได้รู้ว่าระบบหรือสิ่งที่เราต้องปรับปรุงนั้นอยู่ในสภาพแบบไหน ถือเป็นขั้นตอนแรกในการเริ่มต้น โดยการทำความเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันแบบ “Visual Management” หรือ “MIERUKA” นั้นนับเป็นหลักการสำคัญประการหนึ่งที่ทำให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องในงานนั้น ๆ เข้าใจภาพรวม และสภาพการณ์ปัจจุบันได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ซึ่งเมื่อเข้าใจแล้วขั้นตอนต่อไปก็จะสามารถมองหาจุดอ่อน หรือข้อด้อยในแต่ละกระบวนการที่จำเป็นจะต้องปรับปรุงหรือไคเซ็น (KAIZEN) ได้ (คลิก เพื่ออ่านรายละเอียดของ Mieruka)

2. สร้างมาตรฐาน (Standardization)

เมื่อเข้าใจถึงสถานการณ์ปัจจุบันและรู้แล้วว่าส่วนที่จำเป็นจะต้องปรับปรุงหรือไคเซ็น (Kaizen) คือส่วนไหนแล้วนั้น ขั้นตอนต่อไปคือการปรับปรุงขั้นตอนหรือรูปแบบของสิ่งนั้นๆ ให้ดีขึ้นกว่าเดิม ซึ่งนั่นก็คือการสร้างมาตรฐานใหม่ (Standardization) นั่นเอง โดยการสร้างมาตรฐานในขั้นตอนนี้จะรวมการสร้างมาตรฐานทั้งในแง่ของประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพของผลลัพธ์ และทรัพยากร

2.1 ประสิทธิภาพการทำงาน: ปรับปรุง แก้ไข กระบวนการทำงานปัจจุบันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัดกระบวนการที่ไม่สำคัญออก เปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานให้กระชับขึ้น เป็นต้น

2.2 คุณภาพของผลลัพธ์: นอกจากขั้นตอนการปฏิบัติงานที่กระชับแล้ว ผลลัพธ์ของการทำงาน (Output) ที่ดีขึ้นก็เป็นการไคเซ็น (KAIZEN) เช่นกัน ตัวอย่างเช่น คนอื่นนำผลลัพธ์นี้ไปใช้ต่อได้ง่าย ผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการมากขึ้น ลูกค้าพึงพอใจในการบริการมากยิ่งขึ้น

2.3 ทรัพยากร: นอกจากขั้นตอนการปฏิบัติงานและคุณภาพของผลลัพธ์ที่ดีขึ้นแล้ว ไคเซ็น (KAIZEN) ที่ดียังทำให้การบริหารทรัพยากรมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย ทั้งทรัพยากรเวลา เงิน หรือบุคคล

ทั้งหมดนี้ เมื่อได้วิธีการที่แน่นอนแล้วก็ตั้งเป็นมาตรฐานของการทำงานใหม่ และประกาศให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดรับรู้ ไม่เพียงแต่การลดเวลาการทำงานได้เท่านั้น การทำให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจการทำงานได้ง่ายก็นับเป็นหนึ่งในการไคเซ็น (KAIZEN) เช่นกัน

ขั้นตอนการ Kaizen แบบ Teachme Biz

 

3. ถ่ายทอดมาตรฐานใหม่ด้วยการทำคู่มือ (Manualize)

หลังจากได้วิธีการหรือรูปแบบการทำงานที่น่าจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นจากการปรับปรุง หรือไคเซ็น (Kaizen) จนกลายมาเป็นมาตรฐานใหม่แล้วนั้น หากไม่มีการนำมาตรฐานใหม่นี้ไปใช้ให้เกิดผลภายในองค์กรก็จะเป็นไปไม่ได้เลยที่การไคเซ็นจะสัมฤทธิ์ผล การถ่ายทอดมาตรฐานใหม่ที่กำหนดขึ้นมาให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับรู้และปฏิบัติตามจึงจำเป็นอย่างมาก ซึ่งวิธีการที่จะทำให้คนจำนวนมากเข้าใจ และนำมาตรฐานใหม่ไปปฏิบัติตามต่อได้ดีจริงๆ นั้นอาจจะมีอยู่ไม่มาก แต่หนึ่งในนั้นพวกเราเชื่อว่าการมีคู่มือการทำงานที่มีประสิทธิภาพน่าจะเป็นตัวช่วยที่จะสามารถถ่ายทอดสิ่งที่องค์กรกำหนดให้พนักงานทุกคนเข้าใจได้มีประสิทธิภาพที่สุด 

นอกจากนี้ หากไม่ได้มีการรวบรวมไอเดีย มาตรฐานใหม่ ไว้เป็นเอกสาร หรือระบบที่แน่นอน ไอเดียใหม่หรือมาตรฐานใหม่นั้นจะค่อย ๆ เลือนหายไปตามกาลเวลา อีกสิบปีข้างหน้าก็อาจจะไม่เหลือโครงเลยด้วยซ้ำไป ไอเดียที่เริ่มกันมาตั้งแต่ศูนย์ คงเป็นเรื่องน่าเสียดายมากที่นานวันจะค่อย ๆ เลือนหายไป และจะยิ่งเสียดายมากกว่าถ้าต้องหายไปเพราะพนักงานต้องเกษียณหรือลาออก

4. เลือกใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ (Tool)

หากต้องทำตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1-3 โดยไม่มีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพแล้วนั้น การไคเซ็นหรือปรับปรุงองค์กรคงจะสามารถประสบความสำเร็จได้ยาก การจะเลือกเครื่องมือที่สามารถครอบคลุมการใช้งานทุกขั้นตอนของการไคเซ็นได้ก็คงไม่ใช่เรื่องง่ายนัก ขั้นตอนนี้จึงเป็นอีกขั้นตอนนึงที่ต้องดำเนินการอย่างละเอียดเพื่อให้เกิดความคุ้มค่าที่สุด

เหตุผลที่การเลือกใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเป็นขั้นตอนสำคัญหนึ่งของการไคเซ็น (KAIZEN) สามารถแบ่งออกเป็น 2 มุมมองได้ดังนี้

4.1 เพื่อรักษามาตรฐานของการทำงานใหม่เอาไว้

ไอเดียและผลจากการระดมสมองค้นหาช่องว่างที่ทำให้มาตรฐานการทำงานใหม่ดีขึ้นกว่าเดิม ลดเวลาการทำงาน และลดทรัพยากรต่าง ๆ ได้ คงไม่มีความหมายถ้าไม่สามารถเก็บรักษาไอเดียหรือมาตรฐานใหม่เหล่านั้นไว้ได้ วิธีแก้ไขที่เป็นที่ยอมรับในปัจจุบันคือ “การสร้างคู่มือการทำงาน” ยิ่งไปกว่านั้น มันควรถูกนำมาใช้และอัปเดตได้ง่ายด้วย เพราะหากการเข้าถึงทำได้ยาก ต่อให้เป็นสุดยอดคู่มือการทำงาน พนักงานส่วนใหญ่ก็คงไม่อยากฝ่าฟันขั้นตอนแสนยากลำบากไปเปิดดูคู่มือนั้นเป็นแน่

เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในแง่ของ “คู่มือ” ทุกวันนี้ไม่ใช่ในรูปแบบของกระดาษที่มีประโยคเข้าใจง่ายเขียนไว้เท่านั้น แต่ตัวมันเองก็ถูกไคเซ็น (KAIZEN) แปลงสภาพเป็นระบบดิจิทัล ส่งผ่านให้อยู่ในระบบคลาวด์ เป็นคู่มือมาตรฐานผ่านระบบออนไลน์เต็มรูปแบบ ทั้งยังสามารถใส่และแก้ไขข้อความ ภาพนิ่ง เสียง ภาพเคลื่อนไหว และเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาอีกด้วย โดยเครื่องมือที่เป็นที่นิยมไปทั่วโลกเครื่องมือหนึ่งสำหรับโลกแห่งคู่มือคือ “Teachme Biz” เป็นระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่ทรงประสิทธิภาพอันหนึ่งในปัจจุบัน (Visual SOP Management Platform)

4.2 เพื่อเป็นเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน:

ประโยคสุดคลาสสิคหนึ่งของ อาร์คิมิดีส (Archimedes) นักฟิสิกส์ชื่อดังของโลกที่ว่า

“Give me a place on which to stand, and I will move the earth.” ขอพื้นที่มั่นคงที่จะยืนและฉันสามารถที่จะเคลื่อนโลกได้เลย

ก็เพราะจากเครื่องมือที่เรียงว่า “คาน” ที่มีเพียงไม้อันเดียวกับจุดหมุนเหมาะ ๆ  ก็ทุ่นแรงมนุษย์ได้มากโข สิ่งนี้เองที่ทำให้มนุษย์เหนือกว่าสัตว์ชนิดอื่น ๆ ในโลก เพราะสามารถหาหรือสร้างเครื่องมือขึ้นมาทุ่นแรงได้ ในโลกแห่งการบริหารองค์กรก็เช่นกัน การไคเซ็น (KAIZEN) จะทำได้ง่ายขึ้นเมื่อมีเครื่องมือการทำงานที่เหมาะสม เช่น เปลี่ยนเครื่องตอกบัตรเป็น เครื่องแสกนนิ้วมือพนักงาน นอกจากจะลดการใช้กระดาษไปได้ตลอดกาลแล้วยังทำให้ข้อมูลการเข้างานของพนักงานแต่ละคนถูกต้องแม่นยำมากขึ้น จากนั้นยังสามารถเอาข้อมูลมาวิเคราะห์ต่อได้อีกด้วย

คานงัด หนึ่งในอุปกรณ์ทุ่นแรงของมนุษย์ นับเป็นการไคเซ็น (KAIZEN) อย่างหนึ่ง

ตัวอย่างของเครื่องมือที่เหมาะสมในการทำงานยังมีอีกมาก เช่น การใช้ระบบฐานข้อมูล (Database) เปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เคยอยู่ในระบบกระดาษเดิม ๆ เข้าสู่ระบบดิจิทัล หรือที่เรียกกันว่าดิจิไทเซชั่น (Digitization) ซึ่งทำให้การค้นหาข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น (ทำความเข้าใจเรื่องดิจิไทเซชั่นมากขึ้นได้จากบท ดิจิไทเซชั่น (Digitization) คืออะไร มีข้อดีข้อเสียอย่างไร”)

ไคเซ็น (KAIZEN) แนวคิดสู่ความสำเร็จ 

ทั้งหมดนี้เป็นขั้นตอนของการไคเซ็น (KAIZEN) ที่ทุกองค์กรสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ เพื่อการพัฒนาทีละเล็กทีละน้อย ในทุก ๆ วันของการขับเคลื่อนองค์กร แล้วเมื่อเวลาผ่านไปผลลัพธ์ที่ได้ต่อสายตาคนทั่วไปจะทำให้เราสร้างความพึงพอใจอย่างก้าวกระโดดต่อผู้เกี่ยวข้องทุกคน ทั้งองค์กร พนักงาน และลูกค้าของเรานั่นเอง

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!  

เรื่องอื่นๆที่น่าสนใจ

【User Interview】SANWA METAL(THAILAND) CO., LTD

【User Interview】SANWA METAL(THAILAND) CO., LTD

เปลี่ยนหน้างานผลิตด้วย Teachme Biz! เพิ่มประสิทธิภาพการผลิต และยกระดับมาตรฐานด้วยคู่มือการทำงานที่ “แค่ดูก็เข้าใจ”■ จากฐานผลิตไทยสู่ระดับโลก! บริษัทชั้นนำด้านหัวอัดจารบี   ―—ปีที่ 10 ของบริษัทไทย บริษัทเราเริ่มก่อตั้งที่ประเทศไทยเมื่อปี 2021 ภายใต้ชื่อ “Sanwa Metal...

ลดต้นทุนการอบรมพนักงานด้วย Flipped Classroom

ลดต้นทุนการอบรมพนักงานด้วย Flipped Classroom

"Flipped Classroom" เป็นอีกทางเลือกหนึ่งของแนวทางการศึกษาในปัจจุบัน และใช้แทนที่การนั่งเรียนแบบเดิม ๆ ในห้องเรียน  วันนี้ Teachme Biz จะพามาดูกันว่า Flipped Classroom ช่วยองค์กรได้อย่างไร  1. Flipped Classroom คืออะไร  ในอดีตวิธีการเรียนรู้ผ่านการสอนที่เรียกว่า...

86% ของงานทั้งหมดให้คนอื่นทำแทนได้!! สร้างคู่มือให้ง่ายด้วยการเข้าใจประเภทงานแบบ A B C

86% ของงานทั้งหมดให้คนอื่นทำแทนได้!! สร้างคู่มือให้ง่ายด้วยการเข้าใจประเภทงานแบบ A B C

“อยากทำคู่มือการทำงาน แต่ไม่รู้จะเริ่มอย่างไร” “งานเยอะและหลากหลายประเภทจนปนกันไปหมด ไม่รู้จะสร้างคู่มือจากอะไรก่อน” คงเป็นประโยคต้นๆ ที่ทุกคนพูดออกมาเมื่อรู้ว่าต้องทำคู่มือการทำงาน ปัญหาสำคัญคือการสร้างคู่มือขององค์กรในแต่ละครั้งคือ...

ตัวอย่างผู้ใช้งาน Teachme Biz

Toyota Tsusho (Thailand) Co.,Ltd.

Toyota Tsusho (Thailand) Co.,Ltd.

ยกระดับคุณภาพการทำงานด้วย Learning Organization เปลี่ยนความเชี่ยวชาญส่วนบุคคล ให้เป็นความเชี่ยวชาญของบริษัท วัตถุประสงค์ ยกระดับคุณภาพการทำงานด้วย Learning Organization เปลี่ยนความเชี่ยวชาญส่วนบุคคล ให้เป็นความเชี่ยวชาญของบริษัท ปัญหา...

Ichinoyu group

Ichinoyu group

เปลี่ยนสู่ Teachme Biz แก้ไข SOP ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว วัตถุประสงค์ เลิกใช้ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ปัญหา ความรวดเร็วและการจัดหาทรัพยากรที่ต้องใช้ทำ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ผล อัปเดต SOP หรือคู่มือการทำงานได้เร็วขึ้น...

Nakagawa Cooking Art College

Nakagawa Cooking Art College

ใช้ฟังก์ชัน VDO เพื่อเน้นให้เห็นขั้นตอนการปรุงอาหาร ตั้งเป้าใช้ Teachme Biz เพื่อทบทวนและฝึกทำอาหารอย่างถูกต้อง วัตถุประสงค์ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการสร้างมาตรฐานให้กับการฝึกภาคปฏิบัติของการทำอาหาร ปัญหา การเรียนเทคนิคการปรุงอาหารและการบริการอย่างถูกต้อง ผล...

Pin It on Pinterest

Share This