หลายคนอาจไม่รู้ว่าก่อนว่า คู่มือการทำงาน SOP WI ที่ใช้กันอยู่ทุกวันนี้ สามารถเพิ่ม Employee Engagement ของบริษัทได้ด้วย หากพลิกแพลง ปรับรูปแบบให้ทันสมัยสักหน่อย โดยการ Digitalize ให้มันเป็นออนไลน์ (คู่มือการทำงาน SOP WI ออนไลน์คืออะไร) หากบริษัทใดใช้คู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์กันเป็นล่ำเป็นสันแล้ว ก็นับว่ากำลังมาในทางที่ถูกต้องบนสงครามธุรกิจในยุคดิจิทัล หากองค์กรใดยังใช้คู่มือการทำงาน SOP WI แบบกระดาษอยู่ วันนี้ก็ยังไม่สายเช่นกัน ในขณะเดียวกันบางองค์กรก็แทบไม่ได้ให้ความสำคัญกับ Employee Engagement เลยด้วยซ้ำไป วันนี้ Teachme Biz จะพามาดูเรื่องราวง่าย ๆ ของ “คู่มือการทำงาน SOP WI ออนไลน์ เพิ่ม Employee Engagement ได้อย่างไร”
1. ประโยชน์แบบตรงจุด 3 ข้อของคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์
หลายคนคงพอเข้าใจแล้วว่า คู่มือการทำงานแบบออนไลน์นั้นมีประโยชน์แน่ ๆ ในยุคดิจิทัลนี้ หากจะให้พูดกันตรงประเด็นว่าประโยชน์จริง ๆ ของคู่มือการทำงานแบบออนไลน์ที่มีคุณค่าต่อองค์กร ต่อธุรกิจคืออะไร คงหนีไม่พ้น 3 ข้อเหล่านี้ คือ
1.1 ลดค่าใช้จ่ายองค์กร :
ไม่ใช่ทุกคนในองค์กรที่จะทำทุกหน้าที่หรือทุกกระบวนการขององค์กรได้ทั้งหมด โดยเฉพาะพนักงานใหม่ จึงจำเป็นต้องมีการจัดอบรมพนักงาน ซึ่งเป็นต้นทุนตั้งต้นขององค์กรที่เลี่ยงได้ยาก ตั้งแต่สอนงานพนักงานจนกระทั่งถึงวันที่พนักงานสร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้ เกิดทั้งต้นทุนแรงงานการอบรม ต้นทุนด้านค่าใช้จ่ายอุปกรณ์ ต้นทุนการเสียโอกาสต่างๆ ทั้งหมดนี้หากสามารถนำเนื้อหาทั้งหมดรวมอยู่ในคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ได้ จะสามารถลดค่าใช้จ่ายด้านการอบรมพนักงานได้อย่างมีนัยสำคัญ และพนักงานเริ่มงานได้เร็วขึ้นด้วย
อย่างไรก็ตามแม้จะมีคู่มือการทำงาน SOP WI แล้ว แต่อยู่ในรูปแบบกระดาษ สมุดเป็นเล่ม หรือไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน ก็ย่อมต้องมีค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและบำรุงรักษาเมื่อชำรุดอีกด้วย ทั้งยังยากต่อการจัดการให้เป็นหมวดหมู่ การนำเอกสารทั้งหมดเข้าสู่ระบบคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ ทำให้การจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กรในเรื่องคู่มือและการอบรมเป็นไปได้ง่ายขึ้นและมีต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ต่ำลง
1.2 เพิ่มศักยภาพของบุคคลากร:
เมื่อองค์ความรู้หรือ Know-How ขององค์กรถูกทำให้อยู่เป็นระบบและถูกแชร์อย่างเข้าใจง่ายบนออนไลน์แพลตฟอร์ม รวมถึงการผลักดันจากทุกฝ่ายให้เกิดการใช้งานคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์จนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร จะทำให้พนักงานมีศักยภาพมากขึ้นจากการเรียนรู้ขั้นตอนการทำงานของงานอื่นๆที่ไม่ใช่เฉพาะของตนเอง เรียกว่าสามารถทดแทนแรงงานกันได้หมดทั่วทั้งองค์กร นี่เองคือการยกระดับศักยภาพของบุคคลากรอย่างแท้จริง
ตัวอย่างคู่มือออนไลน์ที่ดี มีภาพประกอบชัดเจน เข้าใจง่าย เข้าถึงง่ายได้ทุกที่
1.3 เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน:
หลังจากที่ Know-How ขององค์กรทั้งหมดถูกแชร์ได้ง่ายแล้ว ก็ทำให้โอกาสในการเกิดความผิดพลาดของการทำงานลดลง (เพราะทุกคนรู้วิธีการทำงาน) ไม่ใช่เพียงแค่การเข้าถึงคู่มือการทำงานได้ง่ายเท่านั้น การแก้ไขงาน, Reworkงานที่อาจเกิดขึ้นเพราะการสื่อสารที่ผิดพลาดก็จะน้อยลงด้วย เพราะ Know-How ทั้งหมดขององค์กรถูกรวมอยู่ที่ศูนย์กลาง
ทั้ง 3 ข้อนี้เรียกได้ว่าเป็นประโยชน์หลักที่สุดชนิดที่ปฏิเสธไม่ได้ของคู่มือออนไลน์ที่เริ่มแสดงบทบาทสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ ในปัจจุบัน
2. Employee Engagement สำคัญกับบริษัทจริง ๆ หรือ
หากจะเปรียบเทียบความสำคัญของทรัพยากรต่าง ๆ ของบริษัท ทรัพยากรที่สำคัญที่สุดคุณคิดว่าคืออะไร… ไม่ใช่เงินลงทุน ไม่ใช่ข้อมูล แต่เป็น “ทรัพยากรบุคคล” ด้วยเหตุผลที่ว่า หากมีทรัพยากรบุคคลที่มีคุณภาพเพียงพอ รายได้ก็จะไหลเข้าบริษัทต่อยอดเป็นเงินลงทุนใหม่ ๆ ได้ต่อไป ข้อมูลที่ยังไม่มีก็จะถูกสร้างขึ้นมาได้อีกเรื่อย ๆ ดังนี้เอง Employee Engagement หรือ ความผูกพันที่พนักงานมีต่อองค์กร จึงเป็นตัวชี้วัดหนึ่งที่สำคัญต่อ “ทรัพยากรบุคคล”
ถ้าองค์กรมี Employee Engagement ที่ดี พนักงานก็มีแรงผลักดันต่องานและธุรกิจ
ในขณะเดียวกัน ทรัพยากรบุคคล หรือ พนักงาน ล้วนมีความเชื่อมโยงโดยตรงต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ เช่น ประสิทธิภาพในการทำกำไรของบริษัท, ความพึงพอใจที่ลูกค้าได้รับ, ความทุ่มเทให้กับหน้าที่ของพนักงานแต่ละคนแต่ละแผนก, ความจูงใจในการสร้างสรรสิ่งใหม่ ๆ , ปรับปรุงหรือ “ไคเซ็น” ทุกกระบวนการอยู่เสมอ และจะดียิ่งขึ้นหากพนักงานทำด้วยความเต็มใจราวกับว่าองค์กรก็คือบ้านอีกหลังหนึ่งของตนเช่นกัน หากมีพนักงานเหล่านี้มากขึ้นในองค์กร สิ่งแวดล้อม, ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานด้วยกันจะเป็นไปในทางที่ดี จนอาจจะเรียกได้ว่า พนักงานที่ทำงานอยู่ทุกคนเป็น “พรีเซนเตอร์” ให้กับบริษัทด้วยตัวเองเลยก็ว่าได้ ชื่อเสียงขององค์กรที่ออกสู่สาธารณะชน ก็ย่อมดีและนำมาซึ่งการใช้บริการซื้อสินค้าที่แปรเปลี่ยนเป็นยอดขายของบริษัทต่อไป แต่หากพนักงานทั้งหมดไม่คิดดังที่กล่าวมาแล้ว ก็แทบไม่อยากจะนึกภาพเลยว่าผู้บริหารจะนำพาองค์กรสู่ความสำเร็จได้อย่างไร
3. คู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ที่ว่าดี ช่วยเพิ่ม Employee Engagement ได้อย่างไร
หากมองเผิน ๆ คู่มือออนไลน์ก็เพียงแค่เปลี่ยนจากกระดาษมาลงคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน เพียงเท่านี้จะเชื่อมโยงถึง Employee Engagement ได้อย่างไร
3.1 เพิ่มความโปร่งใสในการสื่อสาร:
คู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ที่ดีจะถูกทำให้เป็นศูนย์กลางของทั้งองค์กร หรือเรียกได้ว่าเป็นคัมภีร์ขององค์กร หากมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน เปลี่ยนแปลงแบบฟอร์มที่ใช้ เปลี่ยนลำดับขั้นตอน ฯลฯ แต่พนักงานไม่ได้อ้างอิงหรือบอกกล่าวถึงการเปลี่ยนแปลงอะไรจะเกิดขึ้น พนักงานหลาย ๆ คนจะคิดว่าสิ่งที่ตนทำอยู่นั้นถูกต้องแล้วเพราะปฏิบัติแบบนี้มาช้านาน เกิดการโต้เถียงจนต้องหาผู้ที่มีอำนาจมาตัดสินว่าใครถูกหรือผิด แต่คู่มือออนไลน์ที่เป็นระบบศูนย์กลาง จะลดความขัดแย้งเหล่านี้โดยให้พนักงานทุกคนอ้างอิงจากคู่มือออนไลน์แบบเรียลไทม์เสมอ หากมีการเปลี่ยนแปลงยังมีแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติอีกด้วย ถึงจุดนี้การโต้เถียงที่กล่าวมาจะหายไปทันที
3.2 ลดต้นทุนการสรรหาบุคคลากร:
คุณคงเคยได้ยินกรณีเสียงบ่นจากผู้บริหารทีมที่ว่า “พนักงานไม่พอ”, “พนักงานลาออก” ทางฝ่ายทรัพยากรบุคคลกำลังรับสมัครพนักงานใหม่อยู่ ผู้บริหารทีมเข้าใจว่า การรับสมัคร, สัมภาษณ์ผู้ที่จะมาเป็นพนักงานใหม่ต้องใช้เวลา แต่2-3เดือนผ่านไปก็แล้ว ยังไร้วี่แววพนักงานใหม่ หากองค์กรสามารถหมุนเวียนพนักงานจากทีมหรือแผนกอื่นที่ไม่มีโหลดการทำงานมากนักมาช่วยงานในทีมที่พนักงานไม่พอ ก็คงจะดีไม่น้อย
การหมุนเวียนพนักงานและสอนงานให้ปฏิบัติตามคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ โดยที่พื้นฐานความเข้าใจในธุรกิจของบริษัทมีอยู่แล้ว ก็ย่อมทำให้พนักงานเห็นคุณค่าของคู่มือการทำงานออนไลน์ได้ เห็นคุณค่าของตนเองว่า เขาเป็นส่วนสำคัญของบริษัทและมีทักษะพื้นฐานมากพอที่สามารถทำงานด้านอื่นของทีมอื่นได้ขอแค่มีคู่มือที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ รูปแบบคู่มือระหว่างทีม ระหว่างแผนก ไม่ได้แตกต่างอย่างมีนัยสำคัญจนทำให้เข้าใจยาก พนักงานผู้ได้ทำงานใหม่ ๆ ก็ได้ประโยชน์จากประสบการณ์ที่เพิ่มขึ้น ผู้บริหารทีมก็ได้ทรัพยากรมาช่วยบรรเทาโหลดของทีม องค์กรก็ได้ผลลัพธ์ของงาน สร้าง Employee Engagement ได้โดยปริยาย เรียกว่า Win-Win-Win กันทั้ง3ฝ่าย
Employee Engagement ดีก็ลดต้นทุนองค์กรในการสรรหาพนักงานใหม่ได้
3.3 พนักงานทุกคนคือเฟืองเล็ก ๆ ที่สำคัญในการขับเคลื่อนบริษัทจากคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ :
คู่มือการออนไลน์ที่ดี เช่น มีแพลตฟอร์มการใช้งานที่ดีมีเสถียรภาพ, ออกแบบหน้าตาและทำให้ปรับแก้ได้อย่างดีจากผู้ใช้ เป็นอีกตัวแปรสำคัญอันหนึ่งที่ทำให้ พนักงาน “ทุก ๆ คน” ที่ปฏิบัติงานเห็นบทบาทความสำคัญของตน คือ “พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมและปรับปรุงกระบวนการและขั้นตอนของบริษัท”
ใครจะเข้าใจกระบวนการทำงานได้ดีเท่ากับผู้ที่อยู่หน้างานและลงมือปฎิบัติจริง สิ่งสำคัญคือจะสร้างช่องทางที่ง่ายและให้เขา Feedback กลับมายังหัวหน้าทีมได้อย่างไร เพราะหากกระบวนการ Feedback และปรับเนื้อหาคู่มือ ทำได้ยาก, ใช้เวลานาน, Feedback แล้วไม่เห็นผล ใคร ๆ ก็คงไม่อยากเสียแรงทำ แต่คู่มือออนไลน์ สามารถรับเสียง Feedback จากพนักงานได้จากแพลตฟอร์มออนไลน์ของคู่มือนั้น ๆ ได้ทันที หากหัวหน้าทีมเห็นและรีวิวเสร็จสิ้นเห็นต้องตรงกัน ก็สามารถอัปเดตและแชร์ต่อให้ทุกคนเป็นเวอร์ชันใหม่ได้ทันที เมื่อพนักงานหน้างานเห็นผล Feedback จากตัวเขาเอง คุณค่า, ความภูมิใจย่อมเกิดขึ้น
จากทั้ง 3 ข้อที่กล่าวมาข้างต้น ทำให้ Employee Engagement เพิ่มขึ้นได้ ง่าย ๆ เพียงแค่เปลี่ยนแปลงจากคู่มือกระดาษ สมุด ธรรมดาเป็นคู่มือออนไลน์ อย่างไรก็ตามแม้จะออนไลน์แล้วต้องเป็นระบบคู่มือออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพด้วย มิเช่นนั้นอาจได้ผลตรงกันข้าม
4. ไม่ใช่แค่คู่มือการทำงานออนไลน์ แต่คือ แพลตฟอร์มสมบูรณ์แบบของการจัดการคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์
Teachme Biz นับได้ว่าเป็นบันไดขั้นแรกของการเปลี่ยนผ่านสู่คู่มือออนไลน์เลยก็ว่าได้ ด้วยการออกแบบที่ทำให้ง่ายต่อพนักงานทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นผู้สร้างคู่มือ ผู้ใช้คู่มือ ผู้ส่งต่อคู่มือ ทุกอย่างสามารถเชื่อมต่อถึงกันทั้งหมดแบบเรียลไทม์ ทั้งยังเป็นแพลตฟอร์มแบบ Visual SOP Management คือ เน้นการสร้างและใช้งานผ่านการทำให้เห็นได้ (MIERUKA) เช่น รูปภาพ วิดีโอ เสียง ที่ใครเห็นก็เข้าใจได้ในเวลาไม่กี่วินาที หากมีการแก้ไขก็สามารถแก้ไขเฉพาะจุดได้อย่างง่ายได้
จากที่กล่าวมาบางองค์กรถึงกับยกให้ Teachme Biz เป็นคัมภีร์ของบริษัทเลยก็ว่าได้ ลดการโต้แย้งของพนักงานบนวิธีการทำงานต่าง ๆ และพร้อมแก้ไขจาก Feedback ได้ทุกเวลา Teachme Biz จึงไม่ใช่แค่แพลตฟอร์มการสร้างคู่มือออนไลน์เท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือหนึ่งที่สร้าง Employee Engagement ให้กับองค์กรได้เช่นกัน มาเริ่มบันไดขั้นแรกของคู่มือออนไลน์ได้แล้ววันนี้กับ Teachme Biz
Moritomo Thailand เลือกใช้งาน Teachme Biz เพื่อพัฒนาทักษะบุคลากร Win-Win ทั้งพนักงานและบริษัท
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
