สอบถามเพิ่มเติม โทร 098-452-7785 studist@studist.co.th

การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นปัญหาสำหรับหลายๆ บริษัท อย่างไรก็ตาม การปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างแท้จริงนั้นต้องอาศัยทั้งเวลาและแรงงาน คุณสามารถหาข้อมูลเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้จากอินเทอร์เน็ต แต่เคยไหม ไม่ว่าจะทำตามวิธีการที่หามาได้เท่าไหร่ ผลลัพธ์ก็ออกมาไม่เป็นอย่างที่คาดหวัง

แน่นอนว่าการศึกษาวิธีการตั้งแต่ระดับพื้นฐานนั้นมีประโยชน์ก็จริง แต่สิ่งสำคัญอีกอย่างก็คือการอ้างอิงจากแนวคิดและตัวอย่างที่เคยถูกนำไปปฎิบัติและได้ผลจริง ดังนั้นเราขอแนะนำเคล็ดลับสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานด้วยตัวอย่างที่สามารถนำไปใช้ได้จริงให้กับคุณ

10 แนวคิดและตัวอย่างที่ช่วยในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ที่คัดมาไว้เพื่อคุณ

ไปนี้เป็น 10 แนวคิดและตัวอย่าง ที่ถูกนำไปปฎิบัติจริงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยคุณสามารถเริ่มทดลองปฏิบัติตามแนวคิดและตัวอย่างเหล่านี้ได้ทันที

1. ตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้ง

การตัดงานไม่ได้แปลว่าจะไม่ทำงาน แต่หมายถึง “การกำจัดงานที่ไม่มีประโยชน์” นี่เป็นจุดแรกที่ต้องพิจารณาหากคุณคิดที่จะปรับปรุงวิธีการทำงาน 

ตัวอย่างเช่น เวลาคุณจัดทำเอกสารที่ไม่จำเป็นสำหรับใช้ในการประชุม นั่นถือว่าเป็นการเสียเวลาใช่ไหม

ดังนั้นกุญแจสำคัญในการตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้งก็คือ คุณควรพิจารณาก่อนว่าเอกสารหรือสิ่งที่คุณกำลังจะเตรียมอยู่นี้ “จะถูกนำไปใช้งานจริงๆหรือไม่” และ “จะถูกนำไปใช้เพื่ออะไร” หรือ “สิ่งนั้นมีความเกี่ยวข้อกับงานที่คุณทำในปัจจุบันหรือไม่”

2. ลำดับความสำคัญของงาน

หลังจากตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไปแล้ว ต่อไปจะเป็นการลำดับความสำคัญของงานที่เหลือ

ยกตัวอย่างเช่น หากคุณมีงานอยู่ 2 ประเภท คือ งานที่ต้องใช้เวลามากกับงานที่ใช้เวลาน้อย ให้คุณเลือกทำงานที่ต้องใช้เวลามากก่อน และเก็บงานที่ใช้เวลาน้อยไว้ทำทีหลัง เพราะหากคุณเลือกที่จะทำแต่งานที่ใช้เวลาน้อยก่อน สุดท้ายก็อาจทำงานที่ต้องใช้เวลามากไม่เสร็จตามกำหนด

เมื่อจัดลำดับความสำคัญของงานได้แล้ว ให้กำหนดตารางเวลาสำหรับงานแต่ละชิ้น เช่น ระบุรายละเอียดว่า “จะทำงานอะไร ตั้งแต่เวลากี่โมงถึงกี่โมง” เมื่อคุณคุ้นเคยกับการจัดตารางเวลาแล้ว คุณจะสามารถคำนวณได้ว่างานแต่ละชิ้นต้องใช้เวลามากน้อยเพียงใด

3. เปลี่ยนงานให้เป็นกระบวนการอัตโนมัติ

เมื่อดูจากเนื้อหาของงานแล้ว อาจมีงานที่ต้องทำแบบเดิมซ้ำๆทุกวัน 

ลักษณะของงานดังกล่าวมักจะเรียบง่าย แต่ปริมาณเยอะ และบ่อยครั้งที่มีผู้รับผิดชอบงานเพียงคนเดียวเท่านั้นที่เข้าใจวิธีการทำงานชิ้นนี้ ดังนั้นจึงมีความเสี่ยงอย่างยิ่งที่งานจะหยุดชะงัก หากบุคคลที่รับผิดชอบงานไม่อยู่

เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหานี้เกิดขึ้น คุณควรเปลี่ยนกระบวนการของงานที่ต้องทำซ้ำๆ มาเป็นกระบวนการอัตโนมัติ เช่น จัดการงานต่างๆบน Excel อีเมล และ Words โดยใช้มาโคร เพื่อจัดการกับงานให้สำเร็จด้วยการกดเพียงปุ่มเดียว ซึ่งกระบวนการนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณได้ทันที

4. สร้างคู่มือการทำงาน

คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยการสร้างคู่มือเพื่ออธิบายวิธีการและกฎเกณฑ์ต่างๆเกี่ยวกับงานต่างๆ โดยทั่วไป คู่มือการทำงานนั้นถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจเกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติงาน ดังนั้นหากคุณทำให้คู่มือการทำงานอ่านง่ายเท่าไหร่ ก็จะทำให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาของงานได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

ด้วยเหตุนี้เอง ผู้สร้างคู่มือจึงไม่เพียงแต่จะต้องเขียนอธิบายในสิ่งที่ตัวเองรู้เท่านั้น แต่จำเป็นจะต้องใช้ข้อความ รูปภาพ และตารางที่ดูง่าย เพื่อทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ดียิ่งขึ้น คู่มือจำนวนมากถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้กับพนักงานที่เข้ามาใหม่ หรือในช่วงการนำระบบหรืออุปกรณ์ใหม่เข้ามาใช้ ซึ่งคุณไม่จำเป็นต้องรอจนถึงวันนั้นจึงจะเริ่มสร้างคู่มือ คุณควรเตรียมตัวสร้างคู่มือให้พร้อมใช้งานแต่เนิ่นๆ

5. สร้างแผนผังการทำงาน

“คู่มือการทำงาน” คือ เอกสารที่ใช้อธิบายเกี่ยวกับเนื้อหาการทำงานในแต่ละขั้นตอน ส่วน “แผนผัง (Flowchart)” คือ การอธิบายภาพรวมของการทำงานว่าใน 1 วัน มีอะไรที่คุณจะต้องทำบ้าง

การสร้างแผนผังเพื่อใช้แสดงขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียดและชัดเจนนั้น จะทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานดีขึ้น

อย่างไรก็ตาม หากคุณเข้าใจภาพรวมของงาน แต่ไม่เข้าใจเนื้อหาขั้นตอนของงานที่คุณทำ หรือ ต่อให้คุณเข้าใจเนื้อหาการทำงานแต่ละขั้นตอนเป็นอย่างดี แต่หากคุณไม่เข้าใจภาพรวมของงานทั้งหมด คุณก็ไม่สามารถปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพได้เช่นกัน ดังนั้นการสร้างคู่มือการทำงานควบคู่ไปกับการจัดทำแผนผังการทำงานจะทำให้คุณได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

6. ใช้ฐานข้อมูลให้เป็นประโยชน์

ฐานข้อมูล คือ ระบบที่รวบรวมสะสมข้อมูลของบริษัท ซึ่งคุณสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทราบข้อมูลเกี่ยวกับการจับจ่ายใช้สอยของลูกค้า รวมไปถึงข้อมูลสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์จากการตรวจสอบฐานข้อมูลที่บริษัทบันทึกไว้

นอกจากนั้น หากคุณสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลที่ถูกบันทึกจากสถานกาณ์จริงอย่างละเอียด เช่น คำถามที่ได้รับจากลูกค้า คำตอบที่ให้กับลูกค้า ความคิดเห็นของลูกค้า วิธีรับมือกับปัญหา ผลการตอบแบบสอบถาม ฯลฯ คุณจะสามารถจัดการกับเรื่องต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน

อีกหนึ่งวิธีก็คือ คุณสามารถรวบรวมและแชร์ข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับคำถามและคำตอบที่พบบ่อยบนหน้าเว็บไซต์ของคุณ เพื่อลดเวลาในการตอบคำถามซ้ำๆกับลูกค้า

7. แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ

ในเวลาที่งานเข้ามาพร้อมกันทีละมากๆ “ซะมิดะเระ” คือ วิธีจัดการและรับมือกับสถานการณ์ดังกล่าว เช่น หากคุณจัดทำเอกสารขึ้นมา 50 ชุด แล้วส่งต่อไปยังผู้รับผิดชอบอีกคนเพื่อดำเนินการต่อ การที่ผู้รับผิดชอบคนดังกล่าวต้องตรวจสอบเอกสารทั้ง 50 ชุด อีกครั้ง เป็นการใช้ทั้งแรงและเวลาอย่างมาก 

ดังนั้น หากลองเปลี่ยนวิธีมาเป็นการส่งเอกสารครั้งละ 10 ชุด จำนวน 5 ครั้ง ทั้งคุณและผู้รับผิดชอบคนถัดไปจะสามารถลดปริมาณงานและภาระที่ต้องดำเนินการในแต่ละครั้งลงได้อย่างมาก

8. เปลี่ยนผู้รับผิดชอบงาน

มนุษย์เรามีจุดแข็งและจุดอ่อนไม่เหมือนกัน บางครั้งคุณต้องทำงานที่คุณไม่ถนัดเอาเสียเลย

ซึ่งหากเป็นไปได้ คุณอาจจะต้องลองปรึกษาหัวหน้างานเพื่อพิจารณาเปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานนั้นๆดู

กรณีนี้ ฝ่ายบุคคลจะต้องพูดคุยเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับสถานการณ์ของพนักงาน และนำไปปรึกษาหัวหน้างานเพื่อพิจารณาปรับเปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ วิธีนี้ก็เป็นอีกหนึ่งแนวทางที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เช่นกัน

ยกตัวอย่างเช่น แทนที่หัวหน้าจะมอบหมายให้พนักงานที่เก่งภาษาอังกฤษไปอยู่ฝ่ายขายหรือฝ่ายจัดการทั่วไป หัวหน้าควรจะมอบหน้าที่ในแผนกต่างประเทศให้กับพนักงานคนดังกล่าว เพราะการมอบหมายงานที่เหมาะกับความสามารถของพนักงานนั้น จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้น

9. เพิ่มความเร็วในการทำงาน

การเพิ่มความเร็วในการทำงานจะทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ลักษณะของคนที่ทำงานเร็ว คือ สามารถดำเนินงานแต่ละอย่างได้รวดเร็ว เนื่องจากสมองคิดไวและ สามารถเชื่อมโยงสิ่งต่างๆได้อย่างรวดเร็ว

อย่างไรก็ตาม หากการทำงานด้วยความรวดเร็วนำมาซึ่งข้อผิดพลาดมากมาย คุณก็จะต้องเสียเวลาไปกับการแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพน้อยลง

ดังนั้น อย่าลืมว่าการทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญก็จริง แต่คุณจะต้องพัฒนาทักษะของตัวคุณเองควบคู่ไปด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงาน คุณควรจะเพิ่มทักษะในการพิมพ์แบบสัมผัสเพื่อเพิ่มความเร็วในการพิมพ์ หรือ หากงานของคุณต้องใช้ภาษาอังกฤษ คุณควรจะเรียนภาษาอังกฤษเพิ่มเติมด้วย การเพิ่มทักษะในการทำงาน จะช่วยให้ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน

10. ปฏิบัติตามแนวคิดแบบผสมผสาน

หากคุณผสมผสานแนวคิดที่คุณเรียนรู้มาและนำไปปฏิบัติร่วมกัน เช่น “สร้างคู่มือการทำงาน” และ “สร้างแผนผังการทำงาน” ไปพร้อมๆกัน ไม่เพียงแต่คุณจะเข้าใจเนื้อหาของงานมากขึ้นแล้ว คุณจะเข้าใจภาพรวมของงานทั้งหมดได้ดีขึ้น และสิ่งต่างๆเหล่านี้จะส่งผลไปถึง “การทำงานที่เร็วขึ้น” อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรนำแนวคิดทุกอย่างที่คุณรู้มาปฏิบัติพร้อมกันในครั้งเดียว เพราะแนวคิดต่างๆนั้นมีทั้งสิ่งที่ปฏิบัติร่วมกันได้และไม่ได้ แนวคิดที่ไม่สามารถนำมาใช้ร่วมกันได้ สามารถส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานของคุณลดลง ดังนั้นคุณควรพิจารณาให้ดีก่อนตัดสินใจดำเนินการใดๆ

ประเด็นสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ได้ผล

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานนั้นมีมากมาย แต่การปฏิบัติตามแนวคิดเหล่านั้นอย่างเดียวอาจไม่ได้ผลมากนัก สิ่งสำคัญก็คือคุณควรนำแนวคิดไปใช้ให้ตรงจุด

การทดลองปฏิบัติตามแนวคิดต่างๆ สิ่งที่ควรทำมีดังนี้

ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องที่ต้องการปรับปรุง

การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในทุกๆด้านพร้อมกันนั้นต้องใช้เวลา ดังนั้นคุณควรเลือกเฉพาะเรื่องที่คุณอยากจะปรับปรุงประสิทธิภาพก่อน

ก่อนอื่นคุณควรตัดสินใจว่า “ต้องการปรับปรุงเรื่องใดเพื่อจุดประสงค์ใดบ้าง” เช่น สร้างคู่มือการทำงานเพื่อให้คุณภาพการทำงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน ตัดงานที่ไม่จำเป็นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน มอบหมายงานให้สอดคล้องกับความสามารถของแต่ละบุคคลเพื่อเพิ่มความเร็วในการทำงาน ฯลฯ วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นว่าควรเริ่มดำเนินการจากสิ่งใดก่อน

ตัดงานประจำวันที่ไม่มีประโยชน์ออกไป

บางครั้งงานหลายอย่างที่คุณทำอาจไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใดๆ อันดับแรกคุณควรแจกแจงงานที่คุณทำเป็นประจำในแต่ละชั่วโมงออกมา โดยระบุว่าเริ่มทำตั้งแต่กี่โมงถึงกี่โมง และใครต้องทำงานอะไรบ้าง

วิธีนี้จะทำให้คุณเห็นว่า ในขณะเดียวกันนั้นมีใครบ้างที่ทำงานแบบเดียวกันหรือทำงานที่ไม่จำเป็นอยู่ ซึ่งจะทำให้คุณรู้ว่าควรตัดงานส่วนใดออกไปเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

หางานซ้ำซ้อนที่สามารถทำร่วมกันได้

งานบางอย่างสามารถทำร่วมกันได้ เช่น หากคนในแผนกอื่นมีงานที่ใกล้เคียงหรือซ้ำซ้อนกับงานของคุณ ให้ตัดสินใจร่วมกันในการให้คนใดคนหนึ่งทำงานนั้นๆแค่คนเดียว วิธีนี้จะทำให้พนักงานอีกคนสามารถนำเวลาไปทำงานอย่างอื่นที่จำเป็นได้

ในเรื่องอื่นก็เช่นกัน หากคุณนัดประชุมกับพนักงานคนเดิมหลายครั้ง คุณควรลดจำนวนการประชุมเหลือแค่ครั้งเดียว ซึ่งไม่เพียงแต่คุณและพนักงานจะสามาถลดเวลาในการประชุม แต่ยังสามารถลดเวลาในการเดินทางไปมาได้อีกด้วย

ใช้คู่มือการทำงานเพื่อยกระดับคุณภาพการทำงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

คู่มือการทำงานนั้นถูกสร้างขึ้นมาเพื่อรักษาคุณภาพงานให้มีมาตรฐานเดียวกัน เพราะมันจะไม่เป็นผลดีเลยหากคุณมีพนักงานที่มีฝีมือยอดเยี่ยมและสามารถทำงานทั้งหมดได้ดีอยู่คนเดียว ในขณะที่พนักงานคนอื่นไม่สามารถทำแบบเดียวกันได้

คู่มือการทำงานไม่จำเป็นจะต้องมีแต่เฉพาะเนื้อหาการทำงานเพียงอย่างเดียว แต่คุณสามารถใช้คู่มือการทำงานในการอธิบายกฎเกณฑ์และข้อบังคับต่างๆสำหรับการทำงานในบริษัทได้อีกด้วย

สร้างมาตรฐานให้เอกสาร

เอกสารเป็นสิ่งที่ต้องปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง หากคู่มือระบุวิธีการทำงานไปคนละทิศคนละทาง อาจทำให้ผู้อ่านเรียนรู้วิธีการที่คลาดเคลื่อนได้ ดังนั้นหาคุณกำลังคิดจะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ขอให้คุณคำนึงถึงการสร้างและรวบรวมเอกสารต่างๆเข้าไว้ในที่เดียวกัน เพื่อสร้างมาตรฐานของเอกสารให้เป็นหนึ่งเดียว

การจัดรูปแบบและการออกแบบนั้นมีความสำคัญเช่นกัน ทั้งวิธีเขียน ฟอนต์ รวมไปถึงรายละเอียดเล็กๆน้อยๆ การทำให้เป็นรูปแบบเดียวกันจะทำให้เอกสารอ่านง่ายยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้การเปลี่ยนแปลงแก้ไขนั้นสะดวกมากขึ้นอีกด้วย

นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างคู่มือการทำงานด้วยกระดาษ เพื่อส่งและแชร์ผ่านอีเมลหรือระบบภายในบริษัททั้งหมดในครั้งเดียว คุณควรตรวจสอบว่าวิธีใดเหมาะสมที่สุดและดำเนินการอย่างระมัดระวัง

ความมุ่งมั่นตั้งใจทำงานมากเกินไป อาจส่งผลในทางลบต่อประสิทธิภาพการทำงาน

เป็นเรื่องที่ดีที่คุณอยากให้งานของคุณมีความสมบูรณ์แบบและมีคุณภาพมากที่สุด แต่ความมุ่งมั่นที่สูงเกินไปอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงอย่างมากเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น แทนที่คุณจะมุ่งประเด็นไปที่ “ความสมบูรณ์แบบของงาน” จะดีกว่าไหมหากคุณคำนึงถึง “การบรรลุเป้าหมายของลูกค้า” อย่างไรก็ตาม คุณต้องไม่ลืมว่า “การลดความมุ่งมั่นลง ไม่ได้แปลว่าให้คุณล้มเลิกความคิดที่จะเปลี่ยนแปลงเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น”

คำนึงถึงผลกระทบต่อพนักงาน

จริงอยู่ เราไม่สามารถพูดได้เต็มปากว่าการเพิ่มประสิทธิภาพจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีเสมอไป เนื่องจากแต่ละคนมีความถนัดและความไม่ถนัดที่ต่างกัน ตรงกันข้าม มันอาจส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงได้เหมือนกัน

ด้วยเหตุนี้เอง คุณจึงจำเป็นต้องพิจารณาถึงผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่มีต่อพนักงานและหาวิธีรับมือกับมันด้วยเช่นกัน

ข้อควรระวังหากนำแนวคิดเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมาใช้

สิ่งสำคัญคือการหาวิธีปรับปรุงการดำเนินการต่างๆตามแนวคิดและตัวอย่างที่ประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตามหากคุณมุ่งเน้นในการพัฒนามากเกินไปอาจส่งผลในทางตรงข้าม ฉะนั้นหากคุณจะยึดแนวทางปฏิบัติและตัวอย่างการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ข้อควรระวังมีดังนี้

ไม่ควรปฏิบัติตามแนวคิดเกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานทั้งหมดในทันที

จริงอยู่ว่าปัจจุบัน มีแนวคิดและตัวอย่างมากมายเกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น แต่อย่าคิดที่จะปฏิบัติตามวิธีการทุกอย่างในทันที เพราะนั่นไม่หมายความว่าผลลัพธ์จะต้องออกมาดีเสมอไป

การปฏิบัติตามแนวคิดเพียงอย่างเดียวแต่ทำเต็มที่ได้ 100 เปอร์เซ็นต์ย่อมให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าการปฏิบัติตามแนวคิดทั้งหมด แต่ทำได้เพียง 10 เปอร์เซ็นต์ของแต่ละแนวคิด ฉะนั้นหากคุณเลือกจะปฏิบัติตามแนวคิดทุกวิธีไปพร้อมๆกัน ในที่สุดคุณก็ทำได้เพียงครึ่งๆกลางๆและสุดท้ายก็อาจจะไม่ได้พัฒนาอะไรเลย

สิ่งสำคัญคือการวางแผนตามความสถานการณ์จริงเพื่อให้สอดคล้องกับความสามารถของพนักงาน และหมั่นตรวจสอบว่าพนักงานสามารถปฏิบัติตามแผนการพัฒนาที่วางไว้ได้จริงหรือไม่

เรียนรู้จากข้อผิดพลาดและนำมาแก้ไข

การทำงานย่อมมีการผิดพลาดเสมอ สิ่งสำคัญไม่ได้อยู่ที่ตัวข้อผิดพลาดเอง แต่อยู่ที่การรับมือจัดการกับข้อผิดพลาดนั้นๆ

สิ่งที่ไม่ควรทำอย่างยิ่งเลยคือการไม่รายงานข้อผิดพลาดกับหัวหน้าของคุณ จริงอยู่บางครั้งคนเราทำอะไรผิดพลาดก็ไม่อยากบอกให้ผู้อื่นทราบ แต่หากข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นนั้นไม่ได้รับการปรับปรุงแก้ไขและยังเกิดขึ้นอีกซ้ำๆ นั่นไม่เพียงแต่จะทำให้งานล่าช้า แต่อาจส่งผลให้บริษัทเกิดความเสียหายได้

ก่อนอื่น ให้รายงานความผิดพลาดที่เกิดขึ้นอย่างตรงไปตรงมา เช่น “ปัญหาคืออะไร” และ “สาเหตุของปัญหาคืออะไร” และหาวิธีจัดการกับความผิดพลาดนั้น นอกจากนี้คุณควรแบ่งปันข้อมูลของปัญหาและวิธีการจัดการกับปัญหาให้พนักงานคนอื่นๆทราบเพื่อป้องกันไม่ให้เหตุการณ์เดิมเกิดขึ้นซ้ำอีก

สรุป

ปัจจุบันแนวคิดการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ถูกนำมาปฏิบัติกันอย่างแพร่หลาย แต่สิ่งสำคัญคือการเลือกแนวคิดและวิธีการปรับปรุงที่เหมาะสมกับบุคลากรในองค์กรของคุณ

Teachme Biz - Visual Workflow Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step (Visual-based) เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

คู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP (Standard Operating Procedures) คือสิ่งที่จะอธิบายและจัดลำดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นรูปธรรม แยกแต่ละงานให้ชัดเจนเพื่อรักษาคุณภาพ ความปลอดภัย และประสิทธิภาพในการทำงาน  ซึ่ง Visual Workflow จะไม่ใช้แต่ตัวหนังสือเหมือน Workflow แบบเก่า แต่จะใช้ภาพและวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพเพื่อการสื่อสารที่เข้าใจง่าย เสริมประสิทธิภาพให้คุณสามารถสร้างคู่มือที่ใครดูก็เข้าใจ 

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อ “Teachme Biz” ได้เลยนะคะ