การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นปัญหาสำหรับหลายๆ บริษัท อย่างไรก็ตาม การปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างแท้จริงนั้นต้องอาศัยทั้งเวลาและแรงงาน คุณสามารถหาข้อมูลเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้จากอินเทอร์เน็ต แต่เคยไหม ไม่ว่าจะทำตามวิธีการที่หามาได้เท่าไหร่ ผลลัพธ์ก็ออกมาไม่เป็นอย่างที่คาดหวัง
แน่นอนว่าการศึกษาวิธีการตั้งแต่ระดับพื้นฐานนั้นมีประโยชน์ก็จริง แต่สิ่งสำคัญอีกอย่างก็คือการอ้างอิงจากแนวคิดและตัวอย่างที่เคยถูกนำไปปฎิบัติและได้ผลจริง ดังนั้นเราขอแนะนำเคล็ดลับสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานด้วยตัวอย่างที่สามารถนำไปใช้ได้จริงให้กับคุณ
10 แนวคิดและตัวอย่างที่ช่วยในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ที่คัดมาไว้เพื่อคุณ
10 แนวคิดและตัวอย่าง ที่ถูกนำไปปฎิบัติจริงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยคุณสามารถเริ่มทดลองปฏิบัติตามแนวคิดและตัวอย่างเหล่านี้ได้ทันที
1. ตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้ง
“การกำจัดงานที่ไม่มีประโยชน์” เป็นจุดแรกที่ต้องพิจารณาหากคุณคิดที่จะปรับปรุงวิธีการทำงาน
ตัวอย่างเช่น เวลาคุณจัดทำเอกสารที่ไม่จำเป็นสำหรับใช้ในการประชุม นั่นถือว่าเป็นการเสียเวลาใช่ไหม
ดังนั้นกุญแจสำคัญในการตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้งก็คือ คุณควรพิจารณาก่อนว่าเอกสารหรือสิ่งที่คุณกำลังจะเตรียมอยู่นี้ “จะถูกนำไปใช้งานจริงๆหรือไม่” และ “จะถูกนำไปใช้เพื่ออะไร” หรือ “สิ่งนั้นมีความเกี่ยวข้อกับงานที่คุณทำในปัจจุบันหรือไม่”
2. จัดลำดับความสำคัญของงาน
หลังจากตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไปแล้ว ต่อไปจะเป็นการลำดับความสำคัญของงานที่เหลือ
ยกตัวอย่างเช่น หากคุณมีงานอยู่ 2 ประเภท คือ งานที่ต้องใช้เวลามากกับงานที่ใช้เวลาน้อย ให้คุณเลือกทำงานที่ต้องใช้เวลามากก่อน และเก็บงานที่ใช้เวลาน้อยไว้ทำทีหลัง เพราะหากคุณเลือกที่จะทำแต่งานที่ใช้เวลาน้อยก่อน สุดท้ายก็อาจทำงานที่ต้องใช้เวลามากไม่เสร็จตามกำหนด
เมื่อจัดลำดับความสำคัญของงานได้แล้ว ให้กำหนดตารางเวลาสำหรับงานแต่ละชิ้น เช่น ระบุรายละเอียดว่า “จะทำงานอะไร ตั้งแต่เวลากี่โมงถึงกี่โมง” เมื่อคุณคุ้นเคยกับการจัดตารางเวลาแล้ว คุณจะสามารถคำนวณได้ว่างานแต่ละชิ้นต้องใช้เวลามากน้อยเพียงใด
3. เปลี่ยนงานให้เป็นกระบวนการอัตโนมัติ
เมื่อดูจากเนื้อหาของงานแล้ว อาจมีงานที่ต้องทำแบบเดิมซ้ำๆทุกวัน
ลักษณะของงานดังกล่าวมักจะเรียบง่าย แต่ปริมาณเยอะ และบ่อยครั้งที่มีผู้รับผิดชอบงานเพียงคนเดียวเท่านั้นที่เข้าใจวิธีการทำงานชิ้นนี้ ดังนั้นจึงมีความเสี่ยงอย่างยิ่งที่งานจะหยุดชะงัก หากบุคคลที่รับผิดชอบงานไม่อยู่
เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหานี้เกิดขึ้น คุณควรเปลี่ยนกระบวนการของงานที่ต้องทำซ้ำๆ มาเป็นกระบวนการอัตโนมัติ เช่น จัดการงานต่างๆบน Excel อีเมล และ Words โดยใช้มาโคร เพื่อจัดการกับงานให้สำเร็จด้วยการกดเพียงปุ่มเดียว ซึ่งกระบวนการนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณได้ทันที
4. สร้างคู่มือการทำงาน
การสร้างคู่มือไว้เพื่ออธิบายวิธีการ หรือขั้นตอนการทำงาน สามารถช่วยให้พนักงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ลดความยุ่งยากและประหยัดเวลาที่อาจต้องใช้เพื่อสอบถามบุคคลอื่น โดยรวมการมีคู่มือไว้ใช้จึงสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างโดยตรง
ซึ่งหลักการในการสร้างคู่มือ สิ่งแรกที่ควรคำนึงถึง คือ ผู้อ่านต้องสามารถเข้าใจเนื้อหาคู่มือได้ง่ายๆ โดยผู้สร้างคู่มืออาจใช้ข้อความ ประกอบกับ รูปภาพ และตาราง เข้ามาไว้เพื่ออธิบายงานในคู่มือ เป็นต้น
5. สร้างแผนผังการทำงาน
“คู่มือการทำงาน” คือ เอกสารที่ใช้อธิบายเกี่ยวกับเนื้อหาการทำงานในแต่ละขั้นตอน ส่วน “แผนผัง (Flowchart)” คือ การอธิบายภาพรวมของการทำงานว่าใน 1 วัน มีอะไรที่คุณจะต้องทำบ้าง
การสร้างแผนผังเพื่อใช้แสดงขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียดและชัดเจนนั้น จะทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานดีขึ้น
อย่างไรก็ตาม หากคุณเข้าใจภาพรวมของงาน แต่ไม่เข้าใจเนื้อหาขั้นตอนของงานที่คุณทำ หรือ ต่อให้คุณเข้าใจเนื้อหาการทำงานแต่ละขั้นตอนเป็นอย่างดี แต่หากคุณไม่เข้าใจภาพรวมของงานทั้งหมด คุณก็ไม่สามารถปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพได้เช่นกัน ดังนั้นการสร้างคู่มือการทำงานควบคู่ไปกับการจัดทำแผนผังการทำงานจะทำให้คุณได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
6. ใช้ฐานข้อมูลให้เป็นประโยชน์
ฐานข้อมูล คือ ระบบที่รวบรวมสะสมข้อมูลของบริษัท ซึ่งคุณสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทราบข้อมูลเกี่ยวกับการจับจ่ายใช้สอยของลูกค้า รวมไปถึงข้อมูลสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์จากการตรวจสอบฐานข้อมูลที่บริษัทบันทึกไว้
นอกจากนั้น หากคุณสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลที่ถูกบันทึกจากสถานกาณ์จริงอย่างละเอียด เช่น คำถามที่ได้รับจากลูกค้า คำตอบที่ให้กับลูกค้า ความคิดเห็นของลูกค้า วิธีรับมือกับปัญหา ผลการตอบแบบสอบถาม ฯลฯ คุณจะสามารถจัดการกับเรื่องต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน
อีกหนึ่งวิธีก็คือ คุณสามารถรวบรวมและแชร์ข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับคำถามและคำตอบที่พบบ่อยบนหน้าเว็บไซต์ของคุณ เพื่อลดเวลาในการตอบคำถามซ้ำๆกับลูกค้า
7. แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ
ในเวลาที่งานเข้ามาพร้อมกันทีละมากๆ “ซะมิดะเระ” คือ วิธีจัดการและรับมือกับสถานการณ์ดังกล่าว เช่น หากคุณจัดทำเอกสารขึ้นมา 50 ชุด แล้วส่งต่อไปยังผู้รับผิดชอบอีกคนเพื่อดำเนินการต่อ การที่ผู้รับผิดชอบคนดังกล่าวต้องตรวจสอบเอกสารทั้ง 50 ชุด อีกครั้ง เป็นการใช้ทั้งแรงและเวลาอย่างมาก
ดังนั้น หากลองเปลี่ยนวิธีมาเป็นการส่งเอกสารครั้งละ 10 ชุด จำนวน 5 ครั้ง ทั้งคุณและผู้รับผิดชอบคนถัดไปจะสามารถลดปริมาณงานและภาระที่ต้องดำเนินการในแต่ละครั้งลงได้อย่างมาก
8. เปลี่ยนผู้รับผิดชอบงาน
มนุษย์เรามีจุดแข็งและจุดอ่อนไม่เหมือนกัน บางครั้งคุณต้องทำงานที่คุณไม่ถนัดเอาเสียเลย ซึ่งหากเป็นไปได้ คุณอาจจะต้องลองปรึกษาหัวหน้างานเพื่อพิจารณาเปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานนั้นๆดู กรณีนี้ ฝ่ายบุคคลจะต้องพูดคุยเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับสถานการณ์ของพนักงาน และนำไปปรึกษาหัวหน้างานเพื่อพิจารณาปรับเปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ วิธีนี้ก็เป็นอีกหนึ่งแนวทางที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เช่นกัน
ยกตัวอย่างเช่น แทนที่หัวหน้าจะมอบหมายให้พนักงานที่เก่งภาษาอังกฤษไปอยู่ฝ่ายขายหรือฝ่ายจัดการทั่วไป หัวหน้าควรจะมอบหน้าที่ในแผนกต่างประเทศให้กับพนักงานคนดังกล่าว เพราะการมอบหมายงานที่เหมาะกับความสามารถของพนักงานนั้น จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้น
9. เพิ่มความเร็วในการทำงาน
การเพิ่มความเร็วในการทำงานจะทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ลักษณะของคนที่ทำงานเร็ว คือ สามารถดำเนินงานแต่ละอย่างได้รวดเร็ว เนื่องจากสมองคิดไวและ สามารถเชื่อมโยงสิ่งต่างๆได้อย่างรวดเร็ว
อย่างไรก็ตาม หากการทำงานด้วยความรวดเร็วนำมาซึ่งข้อผิดพลาดมากมาย คุณก็จะต้องเสียเวลาไปกับการแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพน้อยลง
ดังนั้น อย่าลืมว่าการทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญก็จริง แต่คุณจะต้องพัฒนาทักษะของตัวคุณเองควบคู่ไปด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงาน คุณควรจะเพิ่มทักษะในการพิมพ์แบบสัมผัสเพื่อเพิ่มความเร็วในการพิมพ์ หรือ หากงานของคุณต้องใช้ภาษาอังกฤษ คุณควรจะเรียนภาษาอังกฤษเพิ่มเติมด้วย การเพิ่มทักษะในการทำงาน จะช่วยให้ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน
10. ปฏิบัติตามแนวคิดแบบผสมผสาน
หากคุณผสมผสานแนวคิดที่คุณเรียนรู้มาและนำไปปฏิบัติร่วมกัน เช่น “สร้างคู่มือการทำงาน” และ “สร้างแผนผังการทำงาน” ไปพร้อมๆกัน ไม่เพียงแต่คุณจะเข้าใจเนื้อหาของงานมากขึ้นแล้ว คุณจะเข้าใจภาพรวมของงานทั้งหมดได้ดีขึ้น และสิ่งต่างๆเหล่านี้จะส่งผลไปถึง “การทำงานที่เร็วขึ้น” อีกด้วย
อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรนำแนวคิดทุกอย่างที่คุณรู้มาปฏิบัติพร้อมกันในครั้งเดียว เพราะแนวคิดต่างๆนั้นมีทั้งสิ่งที่ปฏิบัติร่วมกันได้และไม่ได้ แนวคิดที่ไม่สามารถนำมาใช้ร่วมกันได้ สามารถส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานของคุณลดลง ดังนั้นคุณควรพิจารณาให้ดีก่อนตัดสินใจดำเนินการใดๆ
ประเด็นสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ได้ผล
วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานนั้นมีมากมาย แต่การปฏิบัติตามแนวคิดเหล่านั้นอย่างเดียวอาจไม่ได้ผลมากนัก สิ่งสำคัญก็คือคุณควรนำแนวคิดไปใช้ให้ตรงจุด
การทดลองปฏิบัติตามแนวคิดต่างๆ สิ่งที่ควรทำมีดังนี้
- ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องที่ต้องการปรับปรุง
ตัดสินใจว่า “ต้องการปรับปรุงเรื่องใดเพื่อจุดประสงค์ใดบ้าง” เช่น สร้างคู่มือการทำงานเพื่อให้คุณภาพการทำงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นว่าควรเริ่มดำเนินการจากสิ่งใดก่อน
- ตัดงานประจำวันที่ไม่มีประโยชน์ออกไป
ควรแจกแจงงานที่คุณทำเป็นประจำในแต่ละชั่วโมงออกมา โดยระบุว่าเริ่มทำตั้งแต่กี่โมงถึงกี่โมง และใครต้องทำงานอะไรบ้างวิธีนี้จะทำให้คุณเห็นว่า ในขณะเดียวกันนั้นมีใครบ้างที่ทำงานแบบเดียวกันหรือทำงานที่ไม่จำเป็นอยู่ ซึ่งจะทำให้คุณรู้ว่าควรตัดงานส่วนใดออกไป
- หางานซ้ำซ้อนที่สามารถทำร่วมกันได้
งานบางอย่างสามารถทำร่วมกันได้ เช่น หากคนในแผนกอื่นมีงานที่ใกล้เคียงหรือซ้ำซ้อนกับงานของคุณ ให้ตัดสินใจร่วมกันในการให้คนใดคนหนึ่งทำงานนั้นๆแค่คนเดียว
- ใช้คู่มือการทำงานเพื่อยกระดับคุณภาพการทำงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
รักษาคุณภาพงานให้มีมาตรฐานเดียวกัน ด้วยการใช้คู่มือการทำงานให้พนักงานทำงานได้เหมือนๆ กัน
ข้อควรระวังหากนำแนวคิดเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมาใช้
สิ่งสำคัญคือการหาวิธีปรับปรุงการดำเนินการต่างๆตามแนวคิดและตัวอย่างที่ประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตามหากคุณมุ่งเน้นในการพัฒนามากเกินไปอาจส่งผลในทางตรงข้าม ฉะนั้นหากคุณจะยึดแนวทางปฏิบัติและตัวอย่างการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ข้อควรระวังมีดังนี้
ไม่ควรปฏิบัติตามแนวคิดเกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานทั้งหมดในทันที
จริงอยู่ว่าปัจจุบัน มีแนวคิดและตัวอย่างมากมายเกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น แต่อย่าคิดที่จะปฏิบัติตามวิธีการทุกอย่างในทันที เพราะนั่นไม่หมายความว่าผลลัพธ์จะต้องออกมาดีเสมอไป
การปฏิบัติตามแนวคิดเพียงอย่างเดียวแต่ทำเต็มที่ได้ 100 เปอร์เซ็นต์ย่อมให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าการปฏิบัติตามแนวคิดทั้งหมด แต่ทำได้เพียง 10 เปอร์เซ็นต์ของแต่ละแนวคิด ฉะนั้นหากคุณเลือกจะปฏิบัติตามแนวคิดทุกวิธีไปพร้อมๆกัน ในที่สุดคุณก็ทำได้เพียงครึ่งๆกลางๆและสุดท้ายก็อาจจะไม่ได้พัฒนาอะไรเลย
สิ่งสำคัญคือการวางแผนตามความสถานการณ์จริงเพื่อให้สอดคล้องกับความสามารถของพนักงาน และหมั่นตรวจสอบว่าพนักงานสามารถปฏิบัติตามแผนการพัฒนาที่วางไว้ได้จริงหรือไม่
เรียนรู้จากข้อผิดพลาดและนำมาแก้ไข
การทำงานย่อมมีการผิดพลาดเสมอ สิ่งสำคัญไม่ได้อยู่ที่ตัวข้อผิดพลาดเอง แต่อยู่ที่การรับมือจัดการกับข้อผิดพลาดนั้นๆ
สิ่งที่ไม่ควรทำอย่างยิ่งเลยคือการไม่รายงานข้อผิดพลาดกับหัวหน้าของคุณ จริงอยู่บางครั้งคนเราทำอะไรผิดพลาดก็ไม่อยากบอกให้ผู้อื่นทราบ แต่หากข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นนั้นไม่ได้รับการปรับปรุงแก้ไขและยังเกิดขึ้นอีกซ้ำๆ นั่นไม่เพียงแต่จะทำให้งานล่าช้า แต่อาจส่งผลให้บริษัทเกิดความเสียหายได้
ก่อนอื่น ให้รายงานความผิดพลาดที่เกิดขึ้นอย่างตรงไปตรงมา เช่น “ปัญหาคืออะไร” และ “สาเหตุของปัญหาคืออะไร” และหาวิธีจัดการกับความผิดพลาดนั้น นอกจากนี้คุณควรแบ่งปันข้อมูลของปัญหาและวิธีการจัดการกับปัญหาให้พนักงานคนอื่นๆทราบเพื่อป้องกันไม่ให้เหตุการณ์เดิมเกิดขึ้นซ้ำอีก
สรุป
ปัจจุบันแนวคิดการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ถูกนำมาปฏิบัติกันอย่างแพร่หลาย แต่สิ่งสำคัญคือการเลือกแนวคิดและวิธีการปรับปรุงที่เหมาะสมกับบุคลากรในองค์กรของคุณ
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !