062-295−6588 contact-th@studist.co.th
online sop header

ก่อนหน้านี้เราพูดถึง SOP กันมาครั้งหนึ่งแล้วใน SOP คืออะไร ทำไมทุกองค์กรต้องมี ทำให้เราเข้าใจถึงความสำคัญและสร้างมันขึ้นมาเป็นของประจำองค์กรเลยก็ว่าได้ ไม่เพียงแค่ความสำคัญของตัว SOP เองเท่านั้น แต่วิธีการสร้าง, การนำมาใช้ ก็ทำให้ได้ผลที่แตกต่างกันออกไปด้วย วันนี้เราจึงพามารู้จักกันให้ชัดว่าถ้ามันถูกทำให้อยู่ในรูปแบบ Online SOP มันจะดีหรือไม่อย่างไร 

Online SOP คืออะไร

Online SOP หรือ คู่มือการทำงานแบบออนไลน์คือ การนำ SOP หรือคู่มือการทำงานที่ในอดีตเป็นรูปแบบกระดาษมาเปลี่ยนให้เป็นแบบดิจิตัล และจัดการให้อยู่บนออนไลน์ สามารถสร้าง แก้ไข แชร์ และจัดการได้ผ่านอุปกรณ์หลากหลายทั้งคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต

Online SOP มีหลายรูปแบบ เช่น PDF หรือ HTML หรือบางคนอาจจะนำเอกสารทั้งฉบับ หรือวิดีโอทั้งคลิปขึ้นมาไว้บนเน็ตเวิร์คแล้วใช้เอกสารหรือคลิปนั้นเป็น SOP แบบออนไลน์ไปเลยก็มี

ปัจจุบันอาจจะมีคนที่สร้าง SOP หรือคู่มือการทำงานโดยใช้เวิร์ด PDF แล้วปรินท์เอกสารเหล่านั้นออกมาใช้อยู่ แต่ถ้านำSOP ที่เป็นไฟล์ PDF เหล่านั้นขึ้นมาไว้บนออนไลน์แล้วใช้ผ่านออนไลน์ สิ่งนั้นก็จะยังเรียกว่า Online SOP อยู่ 

เปรียบเทียบการใช้ “Online SOP” และ “SOPแบบกระดาษ”

หลายองค์กรอาจมีการใช้ SOP กันอยู่แล้ว ซึ่งอาจจะมีผสมกันทั้งสองแบบ ข้างล่างนี้คือข้อดีข้อเสียของแต่ละแบบ

Online SOP

  • ข้อดีของการใช้ Online SOP 

1) สร้าง แก้ไข ส่งต่อได้ง่าย – เนื่องจากเนื้อหาถูกสร้างในรูปแบบดิจิทัล และทุกวันนี้เครื่องมือการสร้างเอกสารแบบดิจิทัลก็เป็นมาตรฐานใช้งานง่าย รูปแบบดิจิทัลนี้เองทำให้การแก้ไขทำได้ง่าย ส่งต่อหรือแชร์ไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องได้ในเวลาอันสั้น 

2) ค้นหาเนื้อหาที่ต้องการได้ง่าย – เมื่อจำนวนและเนื้อหาของ SOP มีมากขึ้น การค้นหา SOP ที่ต้องการก็จะเกิดขึ้นแน่นอน การทำ SOP ให้อยู่ในรูปแบบ online ทำให้การค้นหาง่ายขึ้นด้วยฟังก์ชันการค้นหาของเครื่องมือ Online SOP นั้น ๆ  

3) เข้าถึงได้ง่าย – การเข้าถึง Online SOP ขอเพียงแค่มีอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น สมาร์ทโฟน และอินเทอร์เน็ต ก็สามารถเข้าถึง ได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่สำนักงานเดียวกัน หรือต่างสาขาก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

  • ข้อเสียของการใช้ Online SOP 

1) เข้าถึงไม่ได้หากไม่มีอุปกรณ์ – เนื่องจากเป็น Online SOP การเข้าถึงจำเป็นต้องผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และอินเตอร์เน็ต ในที่ ๆ ไม่มีทั้งสองอย่างนี้ การใช้งาน Online SOP จะทำได้ยาก

2) อ่านเนื้อหายากสำหรับบางคน – มนุษย์เราคุ้นเคยกับการอ่านหนังสือ ดูภาพจากสิ่งที่จับต้องได้ เมื่อเนื้อหา SOP เป็นแบบดิจิทัล การอ่านต้องผ่านกรอบหน้าจอของอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เลื่อนหน้าไปมา เป็นเรื่องยากสำหรับบางคน

3) ใช้งานหลาย ๆ  SOP พร้อมกันได้ยาก – เนื่องจากการเข้าถึง Online SOP เกิดขึ้นบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ การเปิด Online SOP หลายฉบับทำได้ยากบนอุปกรณ์เครื่องเดียว ยิ่งคนไม่คุ้นเคยกับอุปกรณ์ยิ่งทำให้การสลับ SOP ไปมาดูยุ่งยากขึ้นไปอีก เช่น เวลาต้องการเปิด SOP เทียบกันหลาย ๆ  SOP 

online sop

SOP แบบกระดาษ

  • ข้อดีของการใช้ SOP แบบกระดาษ

1) พกพาง่าย – SOP แบบกระดาษ การพิมพ์หรือปรินท์ทั้งรูปแบบแผ่นพับ หรือเป็นหนังสือเล่มเล็ก ๆ พกพา หยิบฉวยไปไหนมาไหนได้ง่าย ซึ่งเป็นรูปแบบที่มนุษย์เราคุ้นเคยกันมาตั้งแต่เด็ก 

2) เขียนบันทึก จดเพิ่มเติมได้ง่าย – เนื่องจากเนื้อหาทุกอย่างอยู่บนกระดาษทั้งหมด การจดบนทึก หรือ โน้ตเพิ่มเติมสามารถทำได้ง่าย อาจจะเป็นเนื้อหาที่ทำให้เข้าใจมากขึ้นเป็นการส่วนตัวผู้ใช้ก็สามารถเพิ่มเติมได้ทันที

3) เปิดพร้อม ๆ กันได้ง่าย – เพราะ SOP เป็นกระดาษ จึงนำมาเปิดกางเทียบกัน สลับไปมาได้ง่าย

  • ข้อเสียของการใช้ SOP แบบกระดาษ

1)  ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์หรือปรินท์ – ถ้าจำเป็นต้องใช้งาน SOP กระดาษพร้อม ๆ กัน การพิมพ์ออกมาจะควบคุมได้ยาก เพราะทุกคนก็จำเป็นใช้ ถ้ามีการสูญหายก็จำเป็นต้องพิมพ์ออกมาใหม่ ทำให้สิ้นเปลือง

2) ค่าใช้จ่ายการอัปเดต – เนื่องจากเป็นกระดาษ บางครั้งเป็นรูปเล่ม เมื่อมีการอัปเดต การปรับปรุง SOP นั้นจะยุ่งยาก เปลืองค่าใช้จ่ายและเวลาในการพิมพ์ใหม่ และยังต้องยกเลิกเวอร์ชันเก่าด้วย 

3) เข้าถึงและค้นหาได้ยาก – การเข้าถึงจำเป็นต้องส่งกระดาษ แผ่นพับ หรือหนังสือของ SOP นั้น ๆ ให้แก่ผู้ใช้งานโดยตรง และการจะเข้าถึงเนื้อหาที่ต้องการก็ค้นหาได้ยาก ถ้าไม่รู้ว่าอยู่บทอะไร หน้าอะไร

paper manual
sop tools comparison sheet

เคล็ดลับในการสร้าง Online SOP ที่มีประสิทธิภาพ 

Online SOP เองก็มีทั้งข้อดีและข้อเสีย แต่ในโลกยุค Digital Transformation อย่างปัจจุบัน ถ้าอยากจะก้าวให้ทันก็จำเป็นจะต้องเลือกใช้เทคโนโลยีมาเป็นตัวช่วยในการบริหาร วันนี้ Teachme Biz มีเคล็ดลับที่ทำให้การใช้งาน Online SOP ได้ผลที่ยั่งยืนสำหรับองค์กร ดังนี้

  • แบ่งขั้นตอนการทำงานให้เป็นขั้นเป็นตอนอย่างละเอียดและชัดเจน

การเปลี่ยน SOP แบบกระดาษให้เป็นออนไลน์นั้นถือเป็นโอกาสที่ดีให้เราสามารถทบทวนขั้นตอนการทำงานได้ การแบ่งขั้นตอนการทำงานให้เป็นขั้นเป็นตอน อย่างละเอียด จะทำให้รายละเอียดของงานชัดเจนมากขึ้น 

  • สร้าง Online SOP ที่มีภาพ และวิดีโอ

นอกจากเนื้อหา Online SOP จะต้องเป็นขั้นเป็นตอนอย่างละเอียดแล้ว การใช้ภาพ หรือวิดีโอ จะทำให้การทำความเข้าใจเนื้อหาของ Online SOP มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เพราะเป็นสื่อที่สามารถส่งสารได้ในจำนวนมาก โดยไม่สร้างภาระให้ผู้รับสาร จะเห็นว่าการดูภาพ 1 ภาพ จะทำให้เข้าใจได้มากกว่าการอ่านตัวอักษรมากมายเสียอีก

  • ทำให้เข้าถึงและค้นหาได้ง่าย 

การใช้งาน Online SOP ควรมีส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ (User Interface) ที่เรียบง่าย ขั้นตอนการเข้าถึงเนื้อหาไม่ซับซ้อน นอกจากนั้น ควรมีฟังก์ชันในการสืบค้น เพื่อค้นหาคำสำคัญหรือเนื้อหาส่วนที่ต้องการด้วย

การทำให้ Online SOP สามารถค้นหาได้ง่ายด้วยการเสิร์ชก็สำคัญ ตัวอย่างเช่น PDF ที่ยากต่อการเสิร์ช หรือการจัดการชื่อไฟล์ที่ไม่เป็นระบบ การจัดเก็บที่กระจัดกระจาย ทำให้สุดท้ายน่าจะต้องนั่งหาทีละไฟล์ๆ 

กรณีที่สร้างด้วย HTML ก็เช่นกัน ถ้าไม่ใช้เวลาทำอย่างจริงจังก็คงไม่สามารถเสิร์ชหาได้อย่างสะดวก ดังนั้นการทำให้ SOP สามารถค้นหาได้อย่างสะดวก รวดเร็วในทุกคำที่ระบุลงไปใน SOP จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ผู้ใช้งานยินดีที่จะใช้

  • จัดการ Online SOP บนระบบคลาวด์ 

ภายในองค์กรได้ง่ายกว่า สมมติว่าหากเก็บไฟล์ SOP เอาไว้บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เวลาที่จะอัปเดตหรือก๊อปปี้ SOP นั้นๆ ก็อาจจะไม่รู้ว่าไฟล์นี้คือไฟล์ที่อัปเดตล่าสุดแล้วหรือเปล่า หรืออาจจะเกิดเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย เช่น ส่งข้อมูลผิดไฟล์ ก็ได้ นอกจากนี้หากมีการเก็บไฟล์ไว้บน Server แล้วให้พนักงานคอยดาวน์โหลดไปใช้ ก็จะเกิดเหตุการณ์เหมือนเวลาใช้ SOP แบบกระดาษ คือไม่สามารถรู้ได้ว่าไฟล์ที่พนักงานใช้นั้นเป็นไฟล์ที่อัปเดตแล้วหรือยัง 

ถ้าสามารถสร้าง แก้ไข และดู SOP ได้บน Cloud แล้วเราก็จะแน่ใจได้ว่าพนักงานจะได้รับข้อมูลบน SOP ในเวอร์ชันที่อัปเดตล่าสุดแล้วจริงๆ เวลาอัปเดต SOP ก็แค่ใช้เครื่องมือที่สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงาน เท่านี้ก็จะสามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการสื่อสารได้

  • เลือกเครื่องมือที่ทำให้การอัปเดตเป็นเรื่องง่าย 

การสามารถแก้ไขข้อมูลได้อย่างง่ายดายก็เป็นสิ่งสำคัญ อย่างถ้า SOP ของเราเก็บไว้ในรูปแบบ PDF PPT หรือ HTML นั้นกว่าจะแก้ไขได้ในแต่ละครั้งก็เป็นเรื่องที่ทำได้ยาก และทุกคนไม่สามารถทำได้ คือจะต้องเป็นคนที่ใช้โปรแกรมต่างๆ เหล่านั้นเป็นเท่านั้น สิ่งสำคัญที่จะทำให้การใช้งาน SOP มีประสิทธิภาพคือการทำให้ไม่ว่าใครก็สามารถอัปเดตข้อมูลได้ 

 

ตัวอย่าง SOP ออนไลน์จาก Teachme Biz

online sop manual by teachme biz

เลือกใช้ SOP ให้เหมาะสม 

ไม่ว่าจะเป็น Online SOP หรือ SOP แบบกระดาษก็ล้วนแต่มีข้อดีข้อเสียต่างกัน การจะพิจารณาใช้ SOP แบบใดขึ้นอยู่กับบริบทขององค์กรว่าต้องการแก้ปัญหาใด แล้วรูปแบบของ SOP นั้นจะตอบโจทย์หรือไม่ ซึ่งรูปแบบ SOP ที่บทความนี้แนะนำคือ Online SOP เพราะสิ่งที่สำคัญคือไม่ใช่ว่าแค่เปลี่ยนกระดาษเป็นดิจิตัลอย่างเดียว แต่การสร้าง SOP ใหม่แบบที่เหมาะสมกับการเป็นดิจิตัลและใช้ข้อดีของการเป็นดิจิตัลก็เป็นเรื่องสำคัญ

Teachme Biz เป็นเครื่องมือที่สามารถสร้างคู่มือดิจิตัลที่ใช้ข้อดีของความเป็นดิจิตัลได้อย่างเต็มความสามารถ เพราะการใช้งานที่ง่ายดายทำให้ไม่ว่าใครก็สามารถสร้าง แชร์ และจัดการ SOP ได้ทำให้สามารถจัดการ SOP ได้อย่างเป็นระบบ

เปลี่ยนธุรกิจเป็น Paperless

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!  

Pin It on Pinterest

Share This