Online SOP คืออะไร ดีกว่า SOP แบบกระดาษอย่างไร เริ่มสร้างอย่างไร?

ก่อนหน้านี้เราพูดถึง SOP กันมาครั้งหนึ่งแล้วใน “SOP คืออะไร ทำไมทุกองค์กรต้องมี“ ทำให้เราเข้าใจถึงความสำคัญและสร้างมันขึ้นมาเป็นของประจำองค์กรเลยก็ว่าได้ ไม่เพียงแค่ความสำคัญของตัว SOP เองเท่านั้น แต่วิธีการสร้าง, การนำมาใช้ ก็ทำให้ได้ผลที่แตกต่างกันออกไปด้วย วันนี้เราจึงพามารู้จักกันให้ชัดว่าถ้ามันถูกทำให้อยู่ในรูปแบบ Online SOP มันจะดีหรือไม่อย่างไร 

Online SOP คืออะไร

Online SOP หรือ คู่มือการทำงานแบบออนไลน์คือ การนำ SOP หรือคู่มือการทำงานที่ในอดีตเป็นรูปแบบกระดาษมาเปลี่ยนให้เป็นแบบดิจิตัล และจัดการให้อยู่บนออนไลน์ สามารถสร้าง แก้ไข แชร์ และจัดการได้ผ่านอุปกรณ์หลากหลายทั้งคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต

Online SOP มีหลายรูปแบบ เช่น PDF หรือ HTML หรือบางคนอาจจะนำเอกสารทั้งฉบับ หรือวิดีโอทั้งคลิปขึ้นมาไว้บนเน็ตเวิร์คแล้วใช้เอกสารหรือคลิปนั้นเป็น SOP แบบออนไลน์ไปเลยก็มี

ปัจจุบันอาจจะมีคนที่สร้าง SOP หรือคู่มือการทำงานโดยใช้เวิร์ด PDF แล้วปรินท์เอกสารเหล่านั้นออกมาใช้อยู่ แต่ถ้านำSOP ที่เป็นไฟล์ PDF เหล่านั้นขึ้นมาไว้บนออนไลน์แล้วใช้ผ่านออนไลน์ สิ่งนั้นก็จะยังเรียกว่า Online SOP อยู่ 

เปรียบเทียบการใช้ “Online SOP” และ “SOPแบบกระดาษ”

หลายองค์กรอาจมีการใช้ SOP กันอยู่แล้ว ซึ่งอาจจะมีผสมกันทั้งสองแบบ ข้างล่างนี้คือข้อดีข้อเสียของแต่ละแบบ

Online SOP

• ข้อดีของการใช้ Online SOP 

1) สร้าง แก้ไข ส่งต่อได้ง่าย – เนื่องจากเนื้อหาถูกสร้างในรูปแบบดิจิทัล และทุกวันนี้เครื่องมือการสร้างเอกสารแบบดิจิทัลก็เป็นมาตรฐานใช้งานง่าย รูปแบบดิจิทัลนี้เองทำให้การแก้ไขทำได้ง่าย ส่งต่อหรือแชร์ไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องได้ในเวลาอันสั้น 

2) ค้นหาเนื้อหาที่ต้องการได้ง่าย – เมื่อจำนวนและเนื้อหาของ SOP มีมากขึ้น การค้นหา SOP ที่ต้องการก็จะเกิดขึ้นแน่นอน การทำ SOP ให้อยู่ในรูปแบบ online ทำให้การค้นหาง่ายขึ้นด้วยฟังก์ชันการค้นหาของเครื่องมือ Online SOP นั้น ๆ  

3) เข้าถึงได้ง่าย – การเข้าถึง Online SOP ขอเพียงแค่มีอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น สมาร์ทโฟน และอินเทอร์เน็ต ก็สามารถเข้าถึง ได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่สำนักงานเดียวกัน หรือต่างสาขาก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

• ข้อเสียของการใช้ Online SOP 

1) เข้าถึงไม่ได้หากไม่มีอุปกรณ์ – เนื่องจากเป็น Online SOP การเข้าถึงจำเป็นต้องผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และอินเตอร์เน็ต ในที่ ๆ ไม่มีทั้งสองอย่างนี้ การใช้งาน Online SOP จะทำได้ยาก

2) อ่านเนื้อหายากสำหรับบางคน – มนุษย์เราคุ้นเคยกับการอ่านหนังสือ ดูภาพจากสิ่งที่จับต้องได้ เมื่อเนื้อหา SOP เป็นแบบดิจิทัล การอ่านต้องผ่านกรอบหน้าจอของอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เลื่อนหน้าไปมา เป็นเรื่องยากสำหรับบางคน

3) ใช้งานหลาย ๆ  SOP พร้อมกันได้ยาก – เนื่องจากการเข้าถึง Online SOP เกิดขึ้นบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ การเปิด Online SOP หลายฉบับทำได้ยากบนอุปกรณ์เครื่องเดียว ยิ่งคนไม่คุ้นเคยกับอุปกรณ์ยิ่งทำให้การสลับ SOP ไปมาดูยุ่งยากขึ้นไปอีก เช่น เวลาต้องการเปิด SOP เทียบกันหลาย ๆ  SOP 

SOP แบบกระดาษ

• ข้อดีของการใช้ SOP แบบกระดาษ

1) พกพาง่าย – SOP แบบกระดาษ การพิมพ์หรือปรินท์ทั้งรูปแบบแผ่นพับ หรือเป็นหนังสือเล่มเล็ก ๆ พกพา หยิบฉวยไปไหนมาไหนได้ง่าย ซึ่งเป็นรูปแบบที่มนุษย์เราคุ้นเคยกันมาตั้งแต่เด็ก 

2) เขียนบันทึก จดเพิ่มเติมได้ง่าย – เนื่องจากเนื้อหาทุกอย่างอยู่บนกระดาษทั้งหมด การจดบนทึก หรือ โน้ตเพิ่มเติมสามารถทำได้ง่าย อาจจะเป็นเนื้อหาที่ทำให้เข้าใจมากขึ้นเป็นการส่วนตัวผู้ใช้ก็สามารถเพิ่มเติมได้ทันที

3) เปิดพร้อม ๆ กันได้ง่าย – เพราะ SOP เป็นกระดาษ จึงนำมาเปิดกางเทียบกัน สลับไปมาได้ง่าย

• ข้อเสียของการใช้ SOP แบบกระดาษ

1)  ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์หรือปรินท์ – ถ้าจำเป็นต้องใช้งาน SOP กระดาษพร้อม ๆ กัน การพิมพ์ออกมาจะควบคุมได้ยาก เพราะทุกคนก็จำเป็นใช้ ถ้ามีการสูญหายก็จำเป็นต้องพิมพ์ออกมาใหม่ ทำให้สิ้นเปลือง

2) ค่าใช้จ่ายการอัปเดต – เนื่องจากเป็นกระดาษ บางครั้งเป็นรูปเล่ม เมื่อมีการอัปเดต การปรับปรุง SOP นั้นจะยุ่งยาก เปลืองค่าใช้จ่ายและเวลาในการพิมพ์ใหม่ และยังต้องยกเลิกเวอร์ชันเก่าด้วย 

3) เข้าถึงและค้นหาได้ยาก – การเข้าถึงจำเป็นต้องส่งกระดาษ แผ่นพับ หรือหนังสือของ SOP นั้น ๆ ให้แก่ผู้ใช้งานโดยตรง และการจะเข้าถึงเนื้อหาที่ต้องการก็ค้นหาได้ยาก ถ้าไม่รู้ว่าอยู่บทอะไร หน้าอะไร

เคล็ดลับในการสร้าง Online SOP ที่มีประสิทธิภาพ 

Online SOP เองก็มีทั้งข้อดีและข้อเสีย แต่ในโลกยุค Digital Transformation อย่างปัจจุบัน ถ้าอยากจะก้าวให้ทันก็จำเป็นจะต้องเลือกใช้เทคโนโลยีมาเป็นตัวช่วยในการบริหาร วันนี้ Teachme Biz มีเคล็ดลับที่ทำให้การใช้งาน Online SOP ได้ผลที่ยั่งยืนสำหรับองค์กร ดังนี้

• แบ่งขั้นตอนการทำงานให้เป็นขั้นเป็นตอนอย่างละเอียดและชัดเจน

การเปลี่ยน SOP แบบกระดาษให้เป็นออนไลน์นั้นถือเป็นโอกาสที่ดีให้เราสามารถทบทวนขั้นตอนการทำงานได้ การแบ่งขั้นตอนการทำงานให้เป็นขั้นเป็นตอน อย่างละเอียด จะทำให้รายละเอียดของงานชัดเจนมากขึ้น 

• สร้าง Online SOP ที่มีภาพ และวิดีโอ

นอกจากเนื้อหา Online SOP จะต้องเป็นขั้นเป็นตอนอย่างละเอียดแล้ว การใช้ภาพ หรือวิดีโอ จะทำให้การทำความเข้าใจเนื้อหาของ Online SOP มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เพราะเป็นสื่อที่สามารถส่งสารได้ในจำนวนมาก โดยไม่สร้างภาระให้ผู้รับสาร จะเห็นว่าการดูภาพ 1 ภาพ จะทำให้เข้าใจได้มากกว่าการอ่านตัวอักษรมากมายเสียอีก

• ทำให้เข้าถึงและค้นหาได้ง่าย 

การใช้งาน Online SOP ควรมีส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ (User Interface) ที่เรียบง่าย ขั้นตอนการเข้าถึงเนื้อหาไม่ซับซ้อน นอกจากนั้น ควรมีฟังก์ชันในการสืบค้น เพื่อค้นหาคำสำคัญหรือเนื้อหาส่วนที่ต้องการด้วย

การทำให้ Online SOP สามารถค้นหาได้ง่ายด้วยการเสิร์ชก็สำคัญ ตัวอย่างเช่น PDF ที่ยากต่อการเสิร์ช หรือการจัดการชื่อไฟล์ที่ไม่เป็นระบบ การจัดเก็บที่กระจัดกระจาย ทำให้สุดท้ายน่าจะต้องนั่งหาทีละไฟล์ๆ 

กรณีที่สร้างด้วย HTML ก็เช่นกัน ถ้าไม่ใช้เวลาทำอย่างจริงจังก็คงไม่สามารถเสิร์ชหาได้อย่างสะดวก ดังนั้นการทำให้ SOP สามารถค้นหาได้อย่างสะดวก รวดเร็วในทุกคำที่ระบุลงไปใน SOP จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ผู้ใช้งานยินดีที่จะใช้

• จัดการ Online SOP บนระบบคลาวด์ 

ภายในองค์กรได้ง่ายกว่า สมมติว่าหากเก็บไฟล์ SOP เอาไว้บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เวลาที่จะอัปเดตหรือก๊อปปี้ SOP นั้นๆ ก็อาจจะไม่รู้ว่าไฟล์นี้คือไฟล์ที่อัปเดตล่าสุดแล้วหรือเปล่า หรืออาจจะเกิดเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย เช่น ส่งข้อมูลผิดไฟล์ ก็ได้ นอกจากนี้หากมีการเก็บไฟล์ไว้บน Server แล้วให้พนักงานคอยดาวน์โหลดไปใช้ ก็จะเกิดเหตุการณ์เหมือนเวลาใช้ SOP แบบกระดาษ คือไม่สามารถรู้ได้ว่าไฟล์ที่พนักงานใช้นั้นเป็นไฟล์ที่อัปเดตแล้วหรือยัง 

ถ้าสามารถสร้าง แก้ไข และดู SOP ได้บน Cloud แล้วเราก็จะแน่ใจได้ว่าพนักงานจะได้รับข้อมูลบน SOP ในเวอร์ชันที่อัปเดตล่าสุดแล้วจริงๆ เวลาอัปเดต SOP ก็แค่ใช้เครื่องมือที่สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงาน เท่านี้ก็จะสามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการสื่อสารได้

• เลือกเครื่องมือที่ทำให้การอัปเดตเป็นเรื่องง่าย 

การสามารถแก้ไขข้อมูลได้อย่างง่ายดายก็เป็นสิ่งสำคัญ อย่างถ้า SOP ของเราเก็บไว้ในรูปแบบ PDF PPT หรือ HTML นั้นกว่าจะแก้ไขได้ในแต่ละครั้งก็เป็นเรื่องที่ทำได้ยาก และทุกคนไม่สามารถทำได้ คือจะต้องเป็นคนที่ใช้โปรแกรมต่างๆ เหล่านั้นเป็นเท่านั้น สิ่งสำคัญที่จะทำให้การใช้งาน SOP มีประสิทธิภาพคือการทำให้ไม่ว่าใครก็สามารถอัปเดตข้อมูลได้ 

เลือกใช้ SOP ให้เหมาะสม 

ไม่ว่าจะเป็น Online SOP หรือ SOP แบบกระดาษก็ล้วนแต่มีข้อดีข้อเสียต่างกัน การจะพิจารณาใช้ SOP แบบใดขึ้นอยู่กับบริบทขององค์กรว่าต้องการแก้ปัญหาใด แล้วรูปแบบของ SOP นั้นจะตอบโจทย์หรือไม่ ซึ่งรูปแบบ SOP ที่บทความนี้แนะนำคือ Online SOP เพราะสิ่งที่สำคัญคือไม่ใช่ว่าแค่เปลี่ยนกระดาษเป็นดิจิตัลอย่างเดียว แต่การสร้าง SOP ใหม่แบบที่เหมาะสมกับการเป็นดิจิตัลและใช้ข้อดีของการเป็นดิจิตัลก็เป็นเรื่องสำคัญ

Teachme Biz เป็นเครื่องมือที่สามารถสร้างคู่มือดิจิตัลที่ใช้ข้อดีของความเป็นดิจิตัลได้อย่างเต็มความสามารถ เพราะการใช้งานที่ง่ายดายทำให้ไม่ว่าใครก็สามารถสร้าง แชร์ และจัดการ SOP ได้ทำให้สามารถจัดการ SOP ได้อย่างเป็นระบบ

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !