MORITOMO (THAILAND) CO., LTD.

ผลักดัน Multi Skills เพิ่มทักษะให้พนักงาน

บริษัท win พนักงาน win

บริษัท Moritomo Thailand ผู้นำเข้าและจัดจำหน่ายสินค้า Skincare และ Personal care  ชั้นนำสัญชาติญี่ปุ่น ในประเทศไทย Distributor ที่เชื่อมระหว่าง Global กับ Local เข้าด้วยกัน โดยมีบริษัทแม่ที่ประเทศญี่ปุ่น ก่อตั้งมาทั้งหมด 168 ปี และในส่วนของ Moritomo Thailand ก่อตั้งมาทั้งหมด 13 ปี ปัจจุบันในประเทศไทยมีพนักงานจำนวน 42 ท่าน

Teachme Biz ได้มีโอกาสพูดคุยกับ คุณเนส เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลและบริหารงานทั่วไปอาวุโส  และ คุณโบ๊ท ผู้แทนฝ่ายการขายอาวุโส จากบริษัท Moritomo Thailand ด้านการใช้งาน Teachme Biz ภายในองค์กร ผลลัพธ์เกิดขึ้นเมื่อเปรียบเทียบระหว่างก่อนและหลังใช้งาน รวมถึงวิสัยทัศน์ในการใช้งานในอนาคต

แรงจูงใจที่ตัดสินใจใช้งาน Teachme Biz

คุณเนส: บริษัทเรายังไม่มี SOP ที่ได้มาตรฐาน จับต้องได้ เวลารับพนักงานใหม่เข้ามาก็จะใช้การอบรมแบบปากต่อปากบ้าง พาไปดูหน้างานบ้าง หรือให้ดูโน๊ตที่ทำขึ้นจาก PowerPoint การถ่ายทอดความรู้แบบนี้เป็นการถ่ายทอดตามทัศนคติของผู้สอน ซึ่งอาจจะไม่ตรงตามมาตรฐานที่บริษัทกำหนด ประกอบกับเรามองในเรื่องของ Human Resource Development ที่ต้องการพัฒนาศักยภาพให้กับพนักงาน ให้เขามี Multi-skills ให้พร้อมสำหรับการทำงานในหลายๆ ด้าน เพื่อที่ในอนาคต พอพนักงานมี Multi-skills สามารถทำงานได้หลากหลายขึ้นก็จะเป็นกำลังสำคัญในการพัฒนาบริษัทให้เติบโตยิ่งขึ้นไป 

พอมาเจอกับ Teachme Biz ก็คิดว่าน่าจะตอบโจทย์ใหญ่ 2 โจทย์ของเราตรงนี้ได้ เลยตัดสินใจที่จะใช้งาน

ปัญหาที่พบก่อนใช้งาน Teachme Biz 

คุณเนส: เราทำงานที่ Moritomo มานานแล้ว แต่บางทีที่ต้องทำงานที่ไม่ได้เป็นรูทีน งานที่ต้องทำเดือนละครั้ง หรือปีละครั้ง ก็จะลืมหรือไม่แน่ใจในขั้นตอนการทำงานบ้าง ทำให้งานสะดุด บางทีต้องกลับไปเปิดโน้ตที่ไม่รู้ว่าอยู่หน้าไหน เล่มไหนเพื่อเช็คขั้นตอนการทำงาน หรือในด้านการสรรหาบุคคากร เมื่อรับพนักงานใหม่เข้ามา บางทีพนักงานคนเก่าก็ไม่ได้มีเวลาสอนงาน หรือได้สอนงานแค่แปปเดียวและได้ลาออกไป ความรู้เหล่านั้น เค้าก็จะไม่ได้ถ่ายทอดให้พนักงานใหม่โดยตรง อาจจะเพียงแค่ทิ้งโน้ตให้ ก็จะเกิดความยากลำบากในการสอนพนักงานใหม่ แต่ Teachme Biz สามารถเก็บขั้นตอนการทำงานเอาไว้อย่างเป็นมาตรฐาน ค้นหาได้ตลอด เวลามีพนักงานใหม่เข้ามาก็จะให้เขาเรียนรู้งานจากคู่มือที่คู่มือสร้างไว้แล้วก่อนในเบื้องต้น จากนั้นก็เริ่มทำงานจริง ซึ่งทำให้เราเห็นเลยว่าเค้าเรียนรู้งานได้เร็วขึ้น ต่อยอดความคิด และพัฒนาขั้นตอนการทำงานได้มากขึ้น

คุณโบ๊ท: วิธีการเรียนรู้งานในบริษัทอื่นๆ ทั่วไปส่วนใหญ่เป็นการสอนกันแบบปากต่อปาก หรือใช้วิธีการจดบันทึกด้วยตัวเอง ซึ่งผลลัพธ์คือ คนสอนอาจจะสอนไม่ครบถ้วน หรือคนจดอาจจะเข้าใจไม่ครบถ้วน อีกปัญหาคือหลังจากเทรนนิ่งไปแล้วแต่เกิดลืมขั้นตอนบางอย่างก็ต้องกลับไปถามหัวหน้างาน ซึ่งบางที่หัวหน้าไม่ว่าง ก็ต้องทำความเข้าใจเอง และตัดสินใจเอง ซึ่งการที่เราเรียนรู้งานด้วยการถาม บางทีก็ประเมินได้ยากว่าเราเข้าใจครบถ้วนหรือไม่ แต่ที่นี่ หัวหน้าจะให้เราเรียนรู้ด้วยตัวเองจาก Teachme Biz ก่อน ก็เลยสามารถได้เรียนรู้ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนก่อนจะทำงานจริง และข้อดีอีกอย่างคือเราสามารถดูขั้นตอนการทำงานได้ทุกที่ จึงไม่ต้องกังวลว่าจะทำงานพลาดเพราะจดจำสิ่งที่เรียนรู้มาผิด  สามารถเช็คมาตรฐานการทำงานที่ถูกต้องจาก Teachme Biz ได้เลย

นำ Teachme Biz ไปใช้กับแผนกใดบ้าง

คุณเนส: ตอนนี้ใช้งานกับ Back office  100% แล้วค่ะ ทั้งแผนกบัญชี บริหารงานทั่วไป กราฟฟิกดีไซน์ การตลาด การขาย นำเข้าส่งออก และงานขายออนไลน์ บางแผนกอาจมีพนักงานแค่ 1-2 คน การให้เขาแชร์ขั้นตอนการทำงานเอาไว้จึงสำคัญมาก เพราะหากใครคนใดคนหนึ่งไม่มา คนอื่นก็สามารถดู Teachme Biz และช่วยทำงานแทนได้ อย่างงานบัญชี เมื่อก่อนเราเก็บข้อมูลไว้ในสมุดบันทึกส่วนตัวบ้าง PowerPoint หรือ Word บ้าง ซึ่งก็จะมีรูปแบบที่หลากหลาย เข้าใจยาก อัปเดตได้ยาก พอมี Teachme Biz เราเลยทำ SOP กับงานทุกอย่าง เริ่มตั้งแต่การใช้งานโปรแกรม การประสานงานติดต่อลูกค้าแต่ละราย การออกเอกสารเบื้องต้น เป็นต้น หากเกิดปัญหาหรือพนักงานที่รับผิดชอบไม่มา พนักงานคนอื่นที่พอมีความรู้เบื้องต้นก็สามารถติดต่อ ออกเอกสาร หรือตอบคำถามเบื้องต้นให้ลูกค้ารายนั้น ๆ ก่อนได้ ส่วนงานนำเข้า ส่งออก เราใช้ Teachme Biz ตั้งแต่วิธีเช็ค Invoice ที่ได้รับจากต่างประเทศ การทำเอกสารเพื่อยื่นปล่อยของ รวมไปถึงกระบวนการจดแจ้งผลิตภัณฑ์ อย. ที่มีรายละเอียดต่างกันไปในแต่ละผลิตภัณฑ์

คุณโบ๊ท: ส่วน SOP ฝ่ายขายส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับข้อมูลลูกค้า เนื่องจากงานของฝ่ายขายไม่มีความตายตัว งานต้องทำ SOP ส่วนใหญ่จึงเป็นกระบวนการติดต่อลูกค้าที่ขั้นตอนจะแตกต่างกันออกไปในแต่ละบริษัท เช่น ขั้นตอนการติดต่อ เสนอขายสินค้า จัดส่งและคืนสินค้า เป็นต้น ผมคิดว่ารายละเอียดเหล่านี้อาจผิดพลาดได้ถ้าจำด้วยความจำอย่างเดียวครับ

ตัวอย่างคู่มือแต่ละแผนกของ Moritomo ที่ทำด้วย Teachme Biz (คลิกเพื่อขยาย)

ส่งต่อความรู้จากรุ่นสู่รุ่น 

คุณเนส: บริษัทเรามีพนักงานหลากหลายวัย ทั้งซีเนียร์และจูเนียร์ ซึ่งแน่นอนความถนัดของแต่ละคนไม่เหมือนกัน ซีเนียร์มีความรู้และทักษะในการแก้ไขปัญหา เทคนิคในการเจรจา แต่อาจจะไม่ถนัดใช้คอมพิวเตอร์ ที่ผ่านมาจึงแชร์องค์ความรู้ออกมาให้จูเนียร์ได้น้อย แต่ปัจจุบันก็แชร์ได้มากขึ้นแล้ว เพราะแม้จะเป็นซีเนียร์แต่ทุกคนก็ใช้สมาร์ทโฟนได้อย่างคล่องแคล่ว จึงทำคู่มือผ่าน Teachme Biz ได้ง่ายๆ

ทำอย่างไรให้บุคคลากรหยิบคู่มือไปใช้งาน

คุณเนส:  จริง ๆ ตอนแรกที่เริ่มนำ Teachme Biz เข้ามาใช้ก็ค่อนข้างกังวลว่าจะมีการใช้งานหรือไม่ พนักงานทุกคนก็เช่นกัน เมื่อรู้ว่าต้องทำคู่มือทุกคนกังวลว่า “ไม่รู้ว่าจะทำคู่มืออะไร” เราจึงเริ่มจากให้แต่ละคนจดบันทึกงานที่ต้องทำรายวัน รายเดือน หรือราย 3 เดือน หรือตามโอกาสต่างๆ หลังจากบันทึกออกมาแล้วก็จะเริ่มดูออกแล้วว่าต้องเริ่มทำคู่มืออะไรบ้าง จนตอนนี้ทุกแผนกก็เริ่มมีคู่มือเป็นของตัวเองแล้ว พอสร้างคู่มือเสร็จแล้วเราก็ผลักดันให้เกิดการใช้งานควบคู่กันไป โดยเริ่มจากการแปะ QR Code ของคู่มือต่างๆ ไว้ตามที่ๆ น่าจะจำเป็นเช่น แปะ QR Code คู่มือวิธีการกรอกแบบฟอร์มใบลาไว้ที่ชั้นวางใบลา เวลาพนักงานกรอกใบลาไม่ถูกก็สามารถสแกนแล้วดูวิธีกรอกได้เลย หรือเวลาที่พนักงานลาแล้วมีงานด่วนต้องให้คนอื่นช่วยทำแทน หากมีคู่มืออยู่แล้วก็จะง่ายกับการฝากงานให้คนอื่นทำ เมื่อเค้ารู้สึกว่า Teachme Biz มีประโยชน์กับเค้าจริงๆ เค้าก็จะรู้สึกอยากทำคู่มือขึ้นมาด้วยตัวเอง 

พนักงานสามารถสแกน QR Code เพื่อเปิดดูคู่มือบน Teachme Biz ได้อย่างง่ายดาย

สะดวกสำหรับเช็คความเข้าใจของพนักงาน

คุณเนส:  หลังจากที่ผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ สร้างคู่มือการทำงานขึ้นมาแล้ว ก็จะมีทีมงานหรือหัวหน้างานช่วยเช็คความถูกต้องและใช้อ้างอิงประกอบการทำงานประจำวัน และใช้ในการอบรมพนักงานเมื่อมีรับพนักงานเข้ามาใหม่ หลังจากอบรมตามกระบวนการเสร็จแล้วเราจะให้พนักงานใหม่เป็นคนอัปเดตคู่มือ หรือให้สร้างคู่มือขึ้นมาใหม่ตามความเข้าใจของเขาเองอีกครั้งนึง เพื่อเป็นการวัดความเข้าใจของพนักงาน 

แผนการใช้งานในอนาคต

คุณเนส:  ปัจจุบันเราทำคู่มือมาได้ประมาณ 60% แล้ว หากทำครบแล้วจะผลักดันให้เกิดการ Rotate งานภายในองค์กรมากขึ้นเพื่อเพิ่มศักยภาพให้พนักงานสามารถทำงานได้หลากหลายมากขึ้นค่ะ

ข้อมูลบริษัท

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ