Kaizen คืออะไร?
ในวัฒนธรรมการทำงานตามแบบฉบับญี่ปุ่นจะมีคำหนึ่งคำที่มักจะได้ยินบ่อยๆ ในแทบจะทุกองค์กรนั่นคือคำว่า “Kaizen” ที่แปลว่าการปรับปรุงไปสู่สิ่งใหม่ที่ดีกว่า (Improvement) ซึ่งการปรับปรุงนั้นก็มาคู่กับการเปลี่ยนแปลงนั่นเอง โดย Kaizen จะเน้นที่การปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงไปสู่สิ่งใหม่ที่ดีกว่าอย่างต่อเนื่อง (Contineous Improvement) โดยอาศัยความร่วมมือจากบุคลากรในทุกระดับร่วมกันแสวงหาช่องทางในการปรับปรุง เปลี่ยนแปลง พัฒนาวิธีการทำงานหรือหน้าที่รับผิดชอบของตนเองให้ดีขึ้นไปเรื่อยๆ เพราะแนวคิดนี้เชื่อว่าไม่มีงานไหนที่ไม่สามารถปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงอะไรได้อีกแล้ว องค์กรที่มีศักยภาพคือองค์กรที่เติบโต เปลี่ยนแปลง พัฒนาไปในทางที่ดีขึ้นเรื่อยๆ อยู่เสมอ องค์กรที่จะอยู่รอดในโลกยุคปัจจุบันได้ จึงเป็นองค์กรที่พร้อมจะปรับตัวอยู่ตลอดเวลา องค์กรใดที่หมดหนทางในการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลง นั่นคือองค์กรที่ตายแล้ว ต้องเตรียมตัวเก็บของกลับบ้านอย่างเดียว
ในยุคที่ข้อมูลข่าวสารไร้พรมแดน และวัฒนธรรมหรือแม้กระทั่งหลักในการบริหารของญี่ปุ่นเป็นที่ยอมรับและแพร่หลายในประเทศไทยขนาดนี้ คงจะมีคนเคยได้ยินแนวคิดในการบริหารนี้บ้างไม่มากก็น้อย และเราก็เชื่อเหลือเกินว่าต่อให้ไม่ใช่การรับหลักคิดแนวเดียวกันนี้มาจากญี่ปุ่น แต่นักบริหารในประเทศไทยก็คงจะมีความคิดคล้ายๆ กันอยู่บ้าง แต่อุปสรรคใหญ่ๆ ของวัฒนธรรมการทำงานในองค์กรของบ้านเราก็คือ “ความเปลี่ยนแปลง” หรือแนวคิดที่มีต่อ “ความเปลี่ยนแปลง” ที่ไม่ว่าใครก็น่าจะเคยเจอเหตุการณ์ของการโดนปฏิเสธข้อเสนอแนะที่ต้องการให้มีการปรับปรุง หรือเปลี่ยนแปลงวิธีหรือกระบวนการทำงานอะไรสักอย่างหนึ่งจากเพื่อนร่วมงานที่อยู่มานานกว่า ซึ่งอาจจะเป็นคนที่อายุมากกว่า ด้วยเหตุผลที่ว่า แบบเดิมก็ดีอยู่แล้ว หรือว่าไม่อยากเปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเรียนรู้อะไรใหม่ๆ เพราะจะเป็นการสร้างงานให้มากขึ้นโดยไม่จำเป็น
“ยุ่งยาก”
“วุ่นวาย”
“เพิ่มงาน”
“มันดีอยู่แล้วจะเปลี่ยนทำไม?”
ประโยคต่างๆ เหล่านี้ถูกยกขึ้นมาเป็นเหตุผล (?) ของการปฏิเสธการปรับปรุง เปลี่ยนแปลง หรือพัฒนาสิ่งต่างๆ ในองค์กร ซึ่งก็คงสร้างความอิจหนาระอาใจให้คนเสนอ หรือเพื่อนร่วมงานคนอื่นที่ต้องการพัฒนากระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม เรามามองกันอย่างเป็นกลางก่อนดีกว่าว่าทำไมบุคคลเหล่านี้ถึงได้เกลียด กลัว และไม่ต้องการการเปลี่ยนแปลงกันขนาดนั้น
การเปลี่ยนแปลงนั้นทำให้งานมากขึ้น ?
การเปลี่ยนแปลงนั้นทำให้ยุ่งยาก ?
การเปลี่ยนแปลงนั้นไม่จำเป็นเพราะของเดิมดีอยู่แล้ว ?
ไม่อยากเปลี่ยนแปลงเพราะไม่ต้องการเรียนรู้อะไรเพิ่มเติม ?
อ่านมาถึงตรงนี้อาจทำให้ภาพลักษณ์ของการเปลี่ยนแปลงนั้นไม่ดีเลย แต่ขึ้นชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงแล้ว วัตถุประสงค์ที่จะทำก็ย่อมต้องหวังให้สิ่งต่างๆ ดีขึ้น พัฒนาขึ้นอยู่แล้ว ไม่อย่างนั้นการเปลี่ยนแปลงก็คงจะไม่มีประโยชน์ ดังนั้นประเด็นที่เราต้องเคลียร์ก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงให้ได้นั่นคือการกำจัดอุปสรรค 4 ข้อของการเปลี่ยนแปลงด้านบนนั้นให้ได้เสียก่อน
หากการเปลี่ยนแปลงเพื่อสิ่งที่ดีกว่าไม่ได้ทำให้งานมากขึ้น
หากการเปลี่ยนแปลงเพื่อสิ่งที่ดีกว่าไม่ใช่สิ่งที่ยุ่งยาก
หากการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งจำเป็นเพราะมันดีกว่าของเดิม
หากการเปลี่ยนแปลงเพื่อสิ่งที่ดีกว่านั้นง่ายและไม่ได้ต้องใช้ทักษะพิเศษเพิ่มเติม
เมื่อเป็นเช่นนั้นแล้ว สาเหตุของการที่จะ “ไม่เปลี่ยนแปลง” แทบจะไม่มีเลย เพราะคงไม่มีใครปฏิเสธสิ่งที่จะดีกว่าถ้ามันแทบไม่ต้องลงทุนลงแรงอะไรเพิ่มขึ้นเลยใช่ไหมคะ ?
อย่างที่เกริ่นไปตอนต้นแล้วว่าองค์กรที่มีศักยภาพที่จะอยู่รอดไปกับโลกในยุคปัจจุบันนี้ได้จะต้องเป็นองค์กรที่พร้อมปรับปรุง เปลี่ยนแปลง และพัฒนาให้ดีขึ้นอยู่เสมอ ดังนั้นความรวดเร็วและเด็ดขาดในการบริหารจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ ซึ่งจากหลักการพัฒนาองค์กร (Organization Development) นั้นปัจจัยสำคัญอย่างแรกที่จำเป็นในการพัฒนาองค์กรก็คือโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร (Infrastructure) นั่นเอง
โครงสร้างพื้นฐานขององค์กร (Infrastructure) คือโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรนั้นๆ โดยรวม ซึ่งนับตั้งแต่อุปกรณ์ เครื่องมือ ระบบการสื่อสารสารสนเทศ เทคโนโลยี รวมถึงข้อมูลต่างๆ ที่ต้องพัฒนาให้พร้อมสำหรับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด เพราะต่อให้องค์กรมีความพร้อมในด้านบุคลากร เงินทุน หรือด้านอื่นๆ สักเพียงใด แต่หากมีปัญหาที่โครงสร้างพื้นฐานก็จะทำให้พนักงานแต่ละคนไม่สามารถใช้ศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มที่ ทำให้ทำงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพ จนการพัฒนาองค์กรเป็นไปอย่างเชื่องช้า และติดขัด ดังนั้นการเตรียมความพร้อมพื้นฐานจึงเปรียบเสมือนการวางรากฐานขององค์กรให้หยั่งรากลึกอย่างมั่นคง พร้อมที่จะปรับปรุง เปลี่ยนแปลง และพัฒนาให้มีประสิทธิภาพ ก้าวทันการเปลี่ยนแปลงของโลกยุคนี้ได้
และเมื่อพูดถึงโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร (Infrastructure) หลายคนอาจนึกถึงแค่เรื่องทางกายภาพเท่านั้น แต่แท้จริงแล้วการจะหยั่งรากฐานขององค์กรให้แข็งแรงได้นั้นจำเป็นจะต้องใช้การทำงานที่มีมาตรฐานและประสิทธิภาพที่ดีควบคู่กันไปด้วย การวางรากฐานองค์กรจึงจะไม่เชื่องช้าจนเกินไป
เราจึงขอเสนอ เครื่องมือที่จะช่วยสร้างมาตรฐานให้กับการทำงาน จนเกิดเป็นรากฐานอันแข็งแกร่งขององค์กร และในขณะเดียวกันก็ช่วยสนับสนุนการเตรียมความพร้อมด้านโครงสร้างพื้นฐานให้กับองค์กรของคุณได้ทันที Teachme Biz คือระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ ที่เปลี่ยนกระบวนการทำ แชร์ และแก้ไขคู่มือการทำงานที่เคยยุ่งยากให้ง่าย รวดเร็ว สะดวกทั้งกับคนสร้างและคนใช้งาน สนับสนุนการวางรากฐานองค์กรของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ ด้วยระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ที่ง่ายและรวดเร็วนี้ จะทำให้ทุกคนในองค์กรสามารถช่วยกัน Kaizen หรือปรับปรุงและพัฒนาขั้นตอนการทำงานของตนเองได้อย่างรวดเร็ว ต่อเนื่อง และยั่งยืน
ตัวอย่างบทความที่เกี่ยวข้อง
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
