ทุกวันนี้ที่โลกและสังคมขับเคลื่อนไปได้อย่างต่อเนื่อง ส่วนหนึ่งก็มาจากการขับเคลื่อนเศรษฐกิจด้วยองค์กรต่าง ๆ ที่แลกเปลี่ยนคุณค่าระหว่างกัน และคุณค่าต่าง ๆ นี้ก็มาจากแต่ละสมาชิกในองค์กรที่มีหน้าที่ต่างเป็นของตัวเอง ด้วยการเคลื่อนที่อย่างไม่หยุดยั้งนี้เองที่ทำให้งานของแต่ละคนแต่ละองค์กรทั่วทั้งโลกดำเนินการต่อไปไม่รู้จบ พนักงานทุกคนไม่ว่าระดับใดต่างก็ตระหนักได้ว่าเวลาในการทำงานนั้นมีมากเท่าไรก็ไม่เพียงพอ ดังนั้นผู้ที่ใช้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดนี้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด ก็สามารถก้าวมาเป็นแนวหน้าของเวทีระดับชาติและระดับโลกได้ วันนี้ Teachme Biz จึงจะพามารู้จักกับ 9 วิธีในการสร้างประสิทธิภาพการทำงานสู่องค์กรระดับโลก
คุณเข้าใจการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานถูกต้องแล้วใช่ไหม
การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน คือ การปฏิบัติงานด้วยทรัพยากรที่มีอยู่ในจำนวนน้อยแต่กลับได้ผลลัพธ์ที่มากขึ้น เช่น การทำงานด้วยวิธีที่ชาญฉลาดขึ้น การทำงานหนักน้อยลงแต่ยังคงไว้ซึ่งคุณภาพ หรือการทำงานด้วยเวลาเท่าเดิม หรือทรัพยากรเดิมแต่กลับได้ผลลัพธ์ที่มากกว่าครั้งก่อน เป็นต้น หากพูดให้เป็นทางการจะได้ว่า การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน คือ การเพิ่มผลลัพธ์ให้ได้มากที่สุดจากการป้อนทรัพยากรลงไปให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ภาพรวมกระบวนการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแต่ละขั้นตอน
1. ก่อนลงมือปฏิบัติงาน
ก่อนลงมือปฏิบัติงานใด ๆ จำเป็นต้องวางแผนการทำงานให้ดีเสียก่อน เพราะการวางแผนการทำงานที่ดีจะสามารถทำให้เราเห็นภาพของงานทั้งหมด และนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ดีกว่าเมื่อเทียบกับการตะบี้ตะบันทำงานที่อยู่ตรงหน้าโดยไม่วางแผนใด ๆ ชนิดที่เทียบกันไม่ได้
1.1 หางานที่ไม่จำเป็นต้องทำ
งานแต่ละอย่างที่แต่ละคนต่างพากันทำอยู่ จริงๆ แล้วอาจมีบางขั้นตอนที่สามารถตัดออกไปได้ ไม่มีความจำเป็นจะต้องเสียเวลาไปทำด้วยซ้ำ ถ้าหาได้ว่างานนั้นคืออะไรและไม่ทำมัน แค่นี้ก็เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้แล้ว เช่น เอกสารการประชุมที่ต้องเตรียมหลาย ๆ ฉบับ ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์เอกสารออกมา หรือการแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้เข้าประชุมทุกคน คำถามที่มีมูลค่าสูงพอ ๆ กับประสิทธิภาพการทำงานนี้คือ เอกสารทุกแผ่นที่พิมพ์ออมานั้นผู้เข้าร่วมประชุมจำเป็นต้องใช้มันจริง ๆ หรือไม่ หรือเป็นเพียงเพราะต้องมีอะไรในมือเพื่อให้การประชุมครบองค์ประกอบเท่านั้น
1.2 มองภาพใหญ่ของการทำงาน (Big Picture)
การมองเห็นภาพใหญ่ของการทำงานในหนึ่งวันว่างานแต่ละชิ้นที่กำลังจะลงมือทำ มีการเชื่อมโยงกันอย่างไร และงานใดควรใช้เวลาเท่าใด จะทำให้ส่วนลึก ๆ ของสมองมุ่งเป้าไปหาจุดหมายบนทางเดินที่ใกล้ที่สุด การสร้าง Big Picture ของการทำงานลงกระดาษ หรือกระดานที่มองเห็นได้ชัด (Visualization) รวมไปถึงการเขียนแผนผัง Flowchart ของงานเอาไว้ก่อนลงมือทำจริงจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานจดจ่อกับงานได้มากขึ้น ทั้งนี้ทั้งนั้น นอกจากภาพใหญ่แล้วในส่วนของรายละเอียดก็ควรรู้วิธีการทำงานย่อย ๆ นั้นด้วย
มองให้เห็น Big Picture ของงาน เพื่อเชื่อมโยงการทำงานอย่างเป็นระบบ
1.3 ใช้คนให้ถูกกับงาน
สนามรบยังมีพลรบที่แตกต่างทักษะและความสามารถ สนามแห่งธุรกิจก็เช่นกัน ในแต่ละองค์กรก็มีผู้ที่ถนัดในด้านต่าง ๆ แตกต่างกันไป การวางตำแหน่งของพนักงานในองค์กรให้เหมาะสมกับทีมต่าง ๆ เป็นหน้าที่หลักของผู้บริหารหรือหัวหน้าทีม เพื่อเค้นเอาความสามารถและทักษะของสมาชิกองค์กรคนนั้นมาสร้างผลลัพธ์การทำงานได้มากที่สุด ในทางกลับกัน พนักงานทุกคนย่อมรู้ดีว่าตัวเองมีความสามารถ ทักษะ ความชอบในงานใด การเปิดใจแบบสองทาง สื่อสารกันด้วยวิธี 2-way communication ทั้งหัวหน้าทีมและสมาชิกในทีมเพื่อวางตำแหน่งการทำงานให้เหมาะสม จะทำให้ผลลัพธ์การทำงานออกมาดีที่สุดบนทรัพยากรที่มีขององค์กร
2. ลงมือปฏิบัติงาน
สุดยอดแผนการทำงาน ก็อาจะเป็นเพียงเศษกระดาษเมื่อมันไม่ได้ถูกนำมาปฏิบัติจริง การปฏิบัติงานจริงบนแผนที่วางเอาไว้คือการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานระดับโลกก็ว่าได้
2.1 สื่อสารขั้นตอนการทำงานให้ชัดเจนด้วยคู่มือการทำงาน
พนักงาน 10 คน อาจมีวิธีการทำงานบนงานเดียวกันถึง 10 แบบหากไม่มีมาตรฐานเข้ามาเป็นตัวกำหนด ประสิทธิภาพในการทำงานของทั้ง 10 คนนั้นก็แตกต่างกันไปด้วย วิธีง่าย ๆ ที่องค์กรระดับโลกใช้กันคือ นำวิธีการทำงานที่ดีที่สุดใน 10 คนนั้น มาเพิ่มคุณค่าและรีวิวร่วมกันกับผู้อื่นในองค์กร จากนั้นตั้งเป็นมาตรฐานการทำงานและเผยแพร่ออกไปให้พนักงานทุกคน เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างเรียบง่ายและทรงพลัง โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า “คู่มือการทำงาน“
2.2 Digitalization
ในยุคดิจิทัลนี้ หากองค์กรยังคงยึดติดกับรูปแบบการทำงานแบบเดิม ๆ อนาคตคงเป็นเรื่องยากที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ โดยเฉพาะงานที่ต้องทำแบบเดิมซ้ำ ๆ หากเปลี่ยนเป็นการใช้เครื่องมือทางดิจิทัลมาทดแทนได้ ก็จะสามารถช่วยลดหน้าที่ของพนักงานลงไปได้ ให้พนักงานได้ไปสร้างคุณค่าในงานอื่นแทน เช่น การใช้ Chat Bot มาช่วยตอบคำถามจากลูกค้า, การใช้ RPA (Robotic Process Automation) หรือ Microsoft Excel Macro ชุดคำสั่งทำงานอัตโนมัติ เป็นต้น
Chat Bot คือตัวอย่างหนึ่งของการเปลี่ยนงานเป็นระบบอัตโนมัติ
2.3 จัดระเบียบ แยกงานใหญ่ให้เล็กลง
ด้วยเหตุผลทางจิตวิทยา เมื่อมนุษย์เห็นงานใหญ่ ๆ ที่กองตรงหน้า ส่วนลึกของจิตใจจะเกิดความรู้สึกไม่อยากทำ หรือผัดวันประกันพรุ่งออกไปก่อน ด้วยจุดเริ่มต้นง่าย ๆ ที่ว่างานนั้นดูใหญ่ก็ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงแล้ว หากเรามีสติและลองจัดระเบียบ แยกงานใหญ่ออกเป็นงานย่อย ๆ และรู้ว่างานย่อย ๆ นั้นมีกรอบของเวลาเป็นอย่างไร จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานสูงขึ้นได้ เช่น หากต้องทำรายงานที่มีจำนวน 100 หน้า ให้เสร็จภายในครึ่งเดือน แค่เห็นตัวเลข 100 บางคนก็ท้อแล้วพาลจะผัดวันประกันพรุ่งเสียง่าย ๆ แต่หากลองย่อยงานนี้ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ สัปดาห์หนึ่งทำ 50 หน้า และย่อยเล็กลงไปอีกเป็นวันละ 10 หน้า เฉลี่ยเป็นตัวเลขจะตกเพียงชั่วโมงละประมาณ 1 หน้าเท่านั้น ดังนั้น ถ้าพนักงานคนใดมีศักยภาพพอที่จะทำรายงานให้ได้ชั่วโมงละ 1 หน้า งานใหญ่ที่ว่านี้จะกลายเป็นเรื่องเล็กทันที
3. ประเมินผลหลังการทำงานสิ้นสุดลง
งานใด ๆ เมื่อทำเสร็จแล้ว การหันหลังกลับไปมองมันและพิจารณาอีกครั้ง จะทำให้ครั้งหน้าทำงานนั้นได้เร็วขึ้น หรือเปลี่ยนวิธีการทำงานไปเลยก็ได้ นี่คืออีกแนวคิดสำคัญของการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
3.1 แชร์ข้อมูลระหว่างพนักงานอย่างทั่วถึง
งานใด ๆ ที่สิ้นสุดลงแล้ว อาจพบปัญหาที่ทำระหว่างทาง มีการตรวจสอบ และแก้ไข สิ่งเหล่านี้อาจจะเกิดขึ้นกับทีมอื่นได้เช่นกัน แม้จะไม่เหมือนกัน 100% แต่สามารถนำหลักการแก้ปัญหาไปใช้ได้ จะเสียเวลามากถ้าทีมอื่นต้องใช้เวลาเท่ากันหรือมากกว่าในการแก้ปัญหาที่มีใครสักคนในองค์กรเคยพบเจอแล้ว การสื่อสารโดยแชร์ข้อมูลระหว่างกันอย่างทั่วถึงในองค์กรทั้งมุมมองของปัญหาและวิธีแก้ไขสามารถทำได้โดยใช้ “ฐานข้อมูล” หรือ “แพลตฟอร์ม” ที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ เช่น ทีม B พบคำถามบางอย่างจากลูกค้าและไม่สามารถตอบได้ทันที หากมีฐานข้อมูลที่ป้อนคำถามลงไปและมีคำตอบที่ทีม A เคยพบเจอมาแล้ว ก็ทำให้ทีม B ตอบกลับลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
มีข้อมูลที่เข้าถึงง่ายบนฐานข้อมูลก็ทำงานได้เร็วขึ้น
3.2 พัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Kaizen)
ไม่มีอะไรในโลกที่จะดีที่สุดอยู่เสมอได้ตลอดไป แต่ทุกอย่างสามารถพัฒนาให้ดีขึ้นได้อย่างต่อเนื่อง การทำงานในองค์กรก็เช่นกัน ขั้นตอนการทำงานในทุกขั้นตอน ทุกภาคส่วน ล้วนเป็นสิ่งที่สามารถพัฒนาให้ดีขึ้นได้อย่างต่อเนื่องอยู่เสมอเช่นกัน จึงควรสนับสนุนให้พนักงานมีทัศนคติที่ต้องการปรับปรุง หรือพัฒนาทุกสิ่งรอบตัวอยู่เสมออย่างต่อเนื่อง ซึ่งตรงกับหลักการบริหารของญี่ปุ่นที่เรียกว่า Kaizen
3.3 Reskill – Upskill
ขั้นตอนการทำงานยังต้องมีการปรับปรุงให้ดีขึ้นอยู่เสมอ ทักษะของพนักงานก็เช่นกัน เพราะพนักงานคือคีย์ที่สำคัญที่สุดในการรักษามาตรฐานการทำงาน จึงควรที่จะมีระบบการพัฒนาทักษะของพนักงาน ทั้งการ Reskill / Upskill ควรมีระบบที่จะพิจารณาว่าจะแก้ไขจุดอ่อน หรือพัฒนาทักษะพนักงานอย่างต่อเนื่องอยู่เสมอ หากทำขั้นตอนนี้อย่างต่อเนื่อง นอกจากขั้นตอนการทำงานจะมีมาตรฐานที่ดีขึ้นเรื่อยๆ แล้วพนักงานคนเดิมนี้เองจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย
เริ่มต้นอาจไม่ง่าย แต่สุดท้ายแล้วไม่ใช่เรื่องยาก
จาก 3 เฟส 9 วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่กล่าวมาข้างต้นนี้เป็นสิ่งที่องค์กรระดับโลกใช้กันอย่างแพร่หลาย หากองค์กรของเรายังไม่เคยนำไปใช้หรืออาจจะยังไม่ครบ ลองเริ่มอย่างง่ายจาก 1 หรือ 2 ข้อ เช่น การใช้คู่มือการทำงาน เพิ่อสร้างมาตรฐานการทำงานให้เหมือนกันในพนักงานทุกคน นอกจากจะทำให้พนักงานมีกรอบการทำงานที่ชัดเจนแล้ว คุณภาพที่ได้ก็เป็นไปตามมาตรฐานด้วย ซึ่งคู่มือการทำงานแห่งยุคดิจิทัลนี้ คุณเองก็เริ่มได้ด้วย Teachme Biz แพลตฟอร์มสร้างคู่มือการทำงานออนไลน์ที่ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย แก้ไขง่าย แชร์ถึงกันได้ง่าย เพื่อสร้างประสิทธิภาพการทำงานอย่างเต็มพลัง นอกเหนือไปกว่านั้น ยังสามารถใช้งานไว้เป็นฐานความรู้บนระบบ Cloud เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา ให้ทุกคนได้พัฒนาทักษะของตัวเองได้อยู่เสมอ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กรต่อไป
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
