ปัญหาการอบรมพนักงาน พร้อมแนวทางแก้ไข

ทุกวันนี้มีนักศึกษาจบใหม่ปีหนึ่ง ๆ ราว 4.5 แสนคน และด้วยสถานการณ์ของโควิด19 ทำให้บางองค์กรปรับลดพนักงานลง พนักงานที่คงอยู่ก็คือผู้ที่สามารถรับผิดชอบหลายหน้าที่ (Multi-Function) การพัฒนาตัวเองอยู่เสมอจึงเป็นสิ่งสำคัญและมีส่วนทำให้ได้งานในที่สุด ส่วนสาขาที่ตลาดบ้านเราต้องการเป็นหลักมักเป็นสาขาด้านงานขาย เหตุผลหนึ่งคือเป็นผู้สร้างรายได้เข้าองค์กร อย่างไรก็ตามการเฟ้นหาพนักงานใหม่ใช้ทรัพยากรไม่น้อยและสุดท้ายก็ต้องเข้าสู่กระบวนการ “อบรมพนักงาน” อยู่ดี นี่คือสิ่งที่ Teachme Biz จะพาไปดูกัน

การรับพนักงานใหม่กับ 7 ปัญหาการอบรมพนักงาน

เมื่อพนักงานก้าวเข้ามาในองค์กร องค์กรก็พร้อมมอบความรู้และทักษะใหม่ ๆ ให้กับพนักงานผ่านกระบวนการ “อบรมพนักงาน” (Training) เพื่อให้เติบโตไปด้วยกัน อย่างไรก็ตามส่วนมากพบปัญหาการอบรมพนักงานในหลายองค์กรดังนี้

1. ปัญหาหลักสูตรการอบรมไม่แน่ชัด 

หลักสูตรการอบรม “ทั้งหมด” ที่พนักงานจำเป็นต้องรับการอบรมคืออะไร องค์กรต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วนถึงเนื้อหาที่จำเป็น คัดสรรแล้วว่าเป็นเนื้อหาที่ไม่มีไม่ได้ ซึ่งหลายองค์กรเมื่อเปลี่ยนผู้อบรม ก็มีการเปลี่ยนเนื้อหาหลักสูตรด้วย และลืมหลักสูตรของผู้อบรมคนเก่าไป 

2. ปัญหาเอกสารการอบรมไม่พร้อม 

เอกสารการอบรมไม่พร้อมมีหลายรูปแบบ เช่น เอกสารยังไม่เสร็จสมบูรณ์ เสร็จแล้วแต่หาเอกสารไม่เจอ บางครั้งเจอแล้วแต่ไม่ใช่เวอร์ชันล่าสุด เหตุการณ์เหล่านี้พบได้บ่อยมาก เนื่องจากการอัปเดตเอกสารไม่มีการรวมที่ศูนย์กลางและบางครั้งเนื้อหาล้าสมัยเนื่องจากการอัปเดตเอกสารบางอย่างก็เทียบเท่ากับการสร้างเอกสารใหม่เลยทีเดียว

3. ปัญหาตรวจสอบสถานะการอบรมได้ยาก

แม้การอบรมจะเกิดขึ้นได้จริงแต่ พนักงานคนไหน รุ่นไหน อบรมเรื่องอะไรไปแล้วบ้าง พนักงานปัจจุบันผ่านการอบรมแล้วหรือยัง ไม่ว่าจะเป็นจะเป็นสถานะการอบรมทั้งสั้นหรือยาว การเช็คสถานะก็ทำได้ไม่ง่ายนัก

หลายองค์กรพบปัญหาการอบรมพนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ

4. ปัญหาผู้สอนไม่มีเวลาเพียงพอในการสอนงานพนักงานใหม่ทั้งหมด

ผู้อบรมอาจมีงานหลักและยุ่งจนไม่มีเวลา หรือเห็นว่าการอบรมเป็นลำดับความสำคัญรองลงไป สิ่งนี้ทำให้คุณภาพการอบรมพนักงานใหม่มีขึ้นมีลงตามความพร้อมด้านเวลาของผู้อบรม ในทางกลับกันพนักงานใหม่อาจจะติดงานและไม่สามารถเรียนในเวลาพร้อมกันได้ 

5. ปัญหาที่ว่ายิ่งองค์กรมีหลายสาขา ยิ่งเสียทรัพยากรในการอบรม

การอบรมส่วนใหญ่มักมาจากสำนักงานใหญ่เป็นหลักและมีการกระจายการอบรมไปยังสาขาต่าง ๆ  ยิ่งบริษัทมีสาขามาก พนักงานต้องเพิ่มรอบในการอบรมให้กับพนักงานใหม่แต่ละสาขา นอกจากนั้นยังต้องใช้ทรัพยากรของสาขาเพิ่มเติมอีกด้วย 

6. ปัญหาการประเมินผลการอบรม

การอบรมพนักงานใหม่จะมีประสิทธิภาพได้ต้องวัดผลการอบรมด้วย ทั้งผู้อบรมและผู้เข้ารับการอบรม วิธีการประเมินผลมีหลายวิธี เช่น การทำข้อสอบ แต่นั่นก็สร้างภาระให้กับการเตรียมและตรวจข้อสอบด้วย ถ้าไม่ใช่การทำข้อสอบเช่น การปฏิบัติจริง ก็ยากแก่การตรวจสอบให้ครบในเวลาที่จำกัด

7. ปัญหาการตรวจสอบประสิทธิผลและความคืบหน้าของการ OJT (On the Job Training)

การตรวจสอบประสิทธิผลของ OJT เป็นสิ่งที่ทำได้ยาก เพราะผู้สอนแต่ละคนก็มีความถนัดหรือวิธีการของตัวเอง ทำให้การสอนไม่เป็นมาตรฐาน หรือการเช็คความคืบหน้าของการ OJT จะดีหรือไม่ก็ขึ้นกับผู้อบรมด้วยว่าให้ความสำคัญกับการ OJT มากน้อยเพียงใด 

วิธีแก้ปัญหาการอบรมพนักงานแบบตรงจุด ด้วยเครื่องมือที่เรียกว่า “Teachme Biz”

เราสามารถแก้ปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นด้วยการแบ่งเป็น 3 มุมมอง โดยทั้งหมดนี้รวมอยู่ใน “Training Function” ของเครื่องมือ  “Teachme Biz” ที่ไม่ได้เป็นเพียงแค่แพลตฟอร์มคู่มือออนไลน์เท่านั้น

1. มุมมองด้านสื่อในการอบรมพนักงาน 

เนื้อหาของหลักสูตรเรียกได้ว่าเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด หากเรานำคู่มือการทำงาน หรือเรื่องควรรู้ของทุกแผนกในองค์กรที่มีทั้งหมดมารวมกันที่ศูนย์กลางแห่งหนึ่ง (ที่Teachme Biz) ก็สามารถหยิบยกมาสร้างเป็นหลักสูตรได้ผ่าน “Training Function” เพื่อสร้างเนื้อหาการทำงานให้ตรงกับประเภทงานของพนักงานได้มากที่สุด และผู้สร้างหลักสูตรสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านระบบออนไลน์

สร้างหลักสูตรได้ง่ายและรวมศูนย์ไว้ที่เดียวเพื่อทุกคน

เนื้อหาของหลักสูตรนี้สามารถสร้างและอัปเดตได้ง่ายผ่านส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ (User Interface)  ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ จะเพิ่มเติม แก้ไขเนื้อหา ทั้งตัวหนังสือ ภาพนิ่ง หรือภาพเคลื่อนไหวก็ทำได้ง่ายดาย

2. มุมมองของผู้เข้ารับการอบรม (พนักงานทั้งเก่าและใหม่)

เพื่อให้ประสิทธิภาพการอบรมสูงในเวลาที่จำกัด Training Function ใน Teachme Biz จึงถูกออกแบบโดยยึดแนวทางการเรียนรู้ด้วยตนเองแบบ Flipped Classroom คือ การอบรมที่มีการมีป้อนความรู้ให้กับผู้เรียนโดยให้ผู้เรียนเตรียมตัวทำความเข้าใจเนื้อหาที่จะเข้ารับการอบรมก่อนชั้นเรียนจริงจะเริ่มต้นขึ้น เมื่อเข้าชั้นเรียนจริงสามารถค้นหาคำตอบที่ติดค้างได้ทันทีจากผู้สอน เป็นกระบวนการอบรมแบบย้อนกลับ ทำให้ประหยัดเวลาทั้งผู้อบรมและผู้เข้ารับการอบรม
กรณีที่เป็น OJT ก็มีประสิทธิภาพไม่แพ้กันเพราะว่าพนักงานใหม่ได้เรียนรู้ด้วยตนเองจากเนื้อหาหลักสูตรก่อนในทางทฤษฎี แล้วมาลองปฏิบัติจริงที่หน้างาน เป็นการสร้างความเข้าใจทั้งทฤษฎีและปฏิบัติลดเวลาการอบรมได้อย่างดี

3. มุมมองของผู้อบรม (ผู้สอน)

ผู้สอนสามารถวางแผนการอบรมได้ เลือกคอร์สอบรมแจกจ่ายให้กับพนักงานที่ต้องเข้ารับการอบรมได้ตามตำแหน่งหน้าที่งานอย่างเป็นอิสระ และสามารถวางแผนให้ช่วงเวลาที่ไม่ว่างสอนตรงกับเวลาที่ผู้เข้ารับการอบรมเรียนรู้ด้วยตนเองบน Teachme Biz ตามแนวทาง Flipped Classroom ก็เป็นการประหยัดเวลาได้ดีทางหนึ่ง

ตรวจสอบสถานะของพนักงานรายคนว่างานใดทำแล้วหรือยังไม่ได้ทำ

ผู้สอนยังสามารถ “ตรวจสอบสถานะ” การเข้าอบรมการ OJT และประเมินผลรายบุคคลของพนักงาน ได้แบบเรียลไทม์ งานใดทำแล้ว งานใดยังไม่ทำ ผลเป็นอย่างไร แม้จะต้องสอนในสาขาที่อยู่ไกล หรือมีหลายสาขา ก็สามารถจัดการได้ด้วย Teachme Biz ที่เน้นการดำเนินการผ่านระบบออนไลน์ ทำให้ลดเวลาการเดินทางได้เป็นอย่างดี

ทางเลือกอื่นในการแก้ปัญหาที่อาจจะยังไม่เหมาะสม

การทำไฟล์เอกสารแชร์กันเอง ไม่มีที่จัดเก็บเป็นหลักแหล่ง หรือแยกหลายชุดไว้ที่หลายแผนก การใช้ Social Media เป็นเครื่องมือการอบรม ซึ่งทั้งหมดนี้ทำให้ประสิทธิภาพการอบรมไม่ดีนักเพราะ…

• ใช้เวลานานกว่าพนักงานจะเข้าใจเนื้อหาทั้งหมด
  ด้วยเครื่องมือ Teachme Biz ผสมผสานการอบรมแบบ Self-Learning เพิ่มอัตราการสอบผ่านการอบอรมได้ถึง 165%
• ใช้ทรัพยากรบุคคลในการอบรมพนักงานมาก
  หลักสูตรการอบรมพนักงานด้วย Teachme Biz ลดเวลาหลักสูตรจาก 2.5 เดือนเหลือเพียง 1.5 เดือนเท่านั้น
• ติดตามผลงานและส่งต่อไปยังพนักงานรุ่นต่อ ๆ ไปได้ยาก
  Teachme Biz มี Task Function ที่ติดตามผลงานได้รายคน และใช้ Amazon Web Services (AWS) เป็น Data Center เพื่อเก็บองค์ความรู้ของลูกค้าทุกคน จึงอุ่นใจได้ว่าข้อมูลจะปลอดภัยและเรียกใช้ได้แบบเรียลไทม์

Teachme Biz เครื่องมือแก้ปัญหาการอบรมพนักงานยุคใหม่

ปัญหาทั้ง 7 สามารถแก้ไขด้วย Teachme Biz วางแผนการอบรมพนักงานได้ง่าย ตามติดสถานะของพนักงานได้แบบเรียลไทม์ ตรวจสอบผลการอบรม และนำมาอัปเดตได้ง่าย ประหยัดทรัพยากรทั้งแรงงานและเวลา ลดปัญหาการอบรมพนักงานกับ Teachme Biz ได้แล้ววันนี้!

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !