062-295−6588 contact-th@studist.co.th
รวมวิธีกำจัด Human Error

คู่มือการทำงาน SOP หรือ WI นั้นไม่ใช่ว่าสร้างเสร็จแล้วจบ แต่สิ่งสำคัญคือคนอ่านสามารถทำความเข้าใจได้หรือไม่? และถึงแม้จะมี SOP “ที่เนื้อหาถูกต้อง”  แต่ถ้าผู้ที่อ่านไม่เข้าใจและปฎิบัติตามไม่ได้ก็จะไม่เกิดผลลัพธ์ที่ดีแก่องค์กรอย่างแน่นอน

สำหรับบทความนี้ Teachme Biz จะขอแนะนำตัวอย่างคู่มือการทำงานทั้งแบบที่ดี และ แบบที่ควรปรับปรุง พร้อมทั้งวิธีพื้นฐานที่จะช่วยทำให้คู่มือขององค์กรคุณกลายเป็นคู่มือที่ “เข้าใจง่าย” ใครได้อ่านก็สามารถทำงานได้อย่างมีมาตรฐานอย่างแน่นอน

3 สิ่งที่คู่มือการทำงาน (SOP) ที่เข้าใจง่ายควรมี

  • บอก/ชี้จุดที่สำคัญหรือจุดที่ต้องระวังอย่างชัดเจน
  • รูปแบบเรียบง่าย ปริมาณข้อมูลเหมาะสม
  • ใช้รูปภาพ/วิดีโอ/ข้อความให้ตรงจุดประสงค์

หากสร้าง SOP ด้วยความเข้าใจว่า SOP ที่ดีควรเป็นอย่างไรก็จะทำให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจเนื้อหาที่ถูกต้องได้ง่ายขึ้น

สาเหตุของ Human Error

แน่นอนว่าเรื่อง “ข้อมูลถูกต้อง” ก็เป็นสิ่งสำคัญ แต่ SOP ที่ “สื่อสารได้อย่างถูกต้อง” “อ่านและทำความเข้าใจได้ในเวลาสั้น ๆ” และ “ดูแล้วทำตามได้” ต่างหากจึงจะสามารถกล่าวได้ว่าเป็น SOP ที่มีคุณภาพ

ในทางกลับกัน เราลองมาดูกันว่า SOP แบบไหนบ้าง ที่ไม่คลอบคลุมประเด็นข้างต้น และลองดูว่าควรประปรับแก้ไปในทางแบบไหนดี

คู่มือการทำงาน (SOP) ที่ควรต้องปรับปรุง

สาเหตุของ Human Error

(ตัวอย่างที่ 1) นำรูปภาพหรือวิดีโอมาใส่ไว้เฉยๆ และไม่มีการชี้จุดที่สำคัญ

ทำไมถึงควรต้องปรับปรุง

หากดู “แวบแรก” จะเห็นว่าแค่ดูรูปภาพหรือวิดีโออย่างเดียวจะไม่เข้าใจว่าผู้เขียนต้องการสื่ออะไร การแนบรูปภาพทำให้เข้าใจสถานการณ์ที่ต้องการสื่อมากขึ้นก็จริง แต่แค่รูปอย่างเดียวไม่ทำให้เข้าใจจุดสำคัญได้ แถมยังกลายเป็นคู่มือการทำงานที่ “ดูแล้วทำตามไม่ได้” อีกด้วย

ควรปรับแก้อย่างไรดี

ต้องคำนึงว่า “จะทำอย่างไรให้ผู้ดูเข้าใจ” เน้นจุดสำคัญในรูปภาพหรือวิดีโอ เช่น

  • หัวข้อที่ต้องเช็คเวลากรอกเอกสารบนระบบ 
  • จุดที่ควรระวังหากเป็นขั้นตอนที่มีการเคลื่อนไหว อาจหยุดวิดีโอค้างไว้ 2-3 วินาที เพื่อให้ผู้ดูคู่มือ เข้าใจถึงจุดที่ต้องการเน้นย้ำ

นอกจากนี้ ถ้าระบุไปด้วยว่างานนี้ต้องใช้เวลาในการทำเท่าไหร่ หรือสถานการณ์ที่ควรจะเป็นลงไปด้วยก็จะยิ่งเป็นประโยชน์มากขึ้น

นี่คือตัวอย่างของคู่มือการทำงานที่รวมงานหลายอย่างเกินไป เข้าไว้ในคู่มือเดียว โดยมีทั้งขั้นตอนสำหรับผู้ใช้งาน และ ขั้นตอนสั่งของสำหรับแอดมิน รวมอยู่ในเพียงคู่มือเดียว (การสั่งซื้อ: STEP6)

ทำไมถึงควรต้องปรับปรุง

หากผู้ใช้คู่มือเป็นแค่ผู้ใช้งานและต้องการเช็คแค่บางขั้นตอนเท่านั้น จะหาไม่เจอว่าขั้นตอนไหนคือขั้นตอนสำหรับตัวเอง หรือขั้นตอนไหนสำหรับใคร 

ตัวอย่างเช่น คู่มือเกี่ยวกับการใช้เครื่องแคชเชียร์ที่มีขั้นตอนค่อนข้างมาก ตั้งแต่การสแกนรหัสสินค้า หรือการรับเงินสด ซึ่งส่วนมากคนก็จะทำคู่มือโดยไม่ระบุว่าขั้นตอนนั้นใครต้องเป็นคนทำ และรวมทุกอย่างไว้ในคู่มือเดียว ซึ่งมีรายละเอียดยิบย่อยมากมาย หากผู้ใช้คู่มือต้องการเช็คแค่เฉพาะเรื่องที่ตัวเองไม่เข้าใจหรือจำไม่ได้ ก็จะหาไม่ค่อยเจอ เพราะทุกอย่างรวมกันไปหมด

ควรปรับแก้อย่างไรดี

ลองดูว่าในคู่มือที่มีหลายงานรวมกันอยู่นั้นสามารถแยกไปเป็นอีกคู่มือได้หรือไม่
โดยอาจจะแบ่งประเภทออกเป็น 3 ประเภทคือ

  • กระบวนการ
  • เนื้อหางาน
  • การปฏิบัติ

ที่หน้าไลน์การผลิตโดยทั่วไปนั้น จะมีวิธีทาง IE (Industrial Engineering) ซึ่งก็คือการวิเคราะห์ 

“กระบวนการ” “เนื้อหางาน” และ “การปฏิบัติ” และหาวิธีการปรับปรุงหรือ Kaizen

ส่วนมากจะสร้างคู่มือสำหรับแต่ละ “เนื้อหางาน” หรือ “วิธีการทำงาน” ซึ่งสามารถแบ่ง “วิธีการปฏิบัติ” ออกเป็นขั้นตอน ๆ เพื่อทำให้เข้าใจง่าย

สาเหตุของ Human Error

แทนที่จะสร้างคู่มือรวมๆ สำหรับ การใช้งานแคชเชียร์ แค่เพียงคู่มือเดียวแต่ควรเป็นเป็นการสร้างคู่มือย่อยสำหรับแต่ละกระบวนการแทน เช่น วิธีการชำระด้วยเงินสด วิธีการชำระด้วยบัตรเครดิต เป็นต้น

การสร้างคู่มือย่อยตาม “กระบวนการ” ถ้าคู่มือมีขั้นตอนประมาณ 15-20 ขั้นตอนจะทำให้ผู้อ่านสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายยิ่งขึ้น

หากกระบวนการมีงานที่ซับซ้อน (=หลายการกระทำ) ควรแบ่ง “งาน” ออกเป็นคู่มืออีกอัน

โดยสามารถรวบรวมหลายคู่มือไว้ด้วยกันด้วยวิธีต่อไปนี้:

  • รวมไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันแล้วแบ่งเป็นโฟลเดอร์ย่อย
  • สร้างคู่มือขึ้นมา 1 อันเพื่อเป็นการรวบรวมแต่ละหัวข้อ จากนั้นแนบลิงก์คู่มืออื่นๆ ที่เกี่ยวข้องไว้ ก็จะทำให้คู่มือดูง่ายยิ่งขึ้น

ทำไมถึงควรต้องปรับปรุง

วิดีโอมีข้อดีและข้อเสีย ดังนั้นจึงจำเป็นต้องใช้อย่างเหมาะสมโดยขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของแต่ละงาน

วิดีโอสามารถแสดงขั้นตอนให้เห็นความเคลื่อนไหวขณะที่กำลังปฏิบัติงานได้ดี จึงทำให้ผู้ดูคู่มือสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานทั้งหมดได้ในครั้งแรก

แต่ในขณะเดียวกันถ้ามีบางจุดที่ไม่เข้าใจ ก็จะเกิดความยากที่จะรู้ว่าต้องเปิดช่วงไหนของวิดีโอเพื่อมาดูซ้ำ วิดีโอและภาพนิ่งนั้นมีลักษณะเด่นที่กลายมาเป็นข้อดีและเสียแตกต่างกัน หากเข้าใจถึงข้อนี้ก็จะสามารถเลือกใช้งานได้อย่างเหมาะสม

คู่มือแบบวิดีโอนั้นเหมาะกับการเคลื่อนไหวที่อธิบายด้วยคำพูดยาก บอก flow หรือความเร็ว

สร้างคู่มือที่เข้าใจง่ายด้วยการใช้วิดีโอเฉพาะกับขั้นตอนที่เน้นความเคลื่อนไหวอย่างละเอียด ตามตัวอย่างคู่มือด้านล่าง

แนะนำ Teachme Biz แพล็ตฟอร์มสำหรับสร้างคู่มือการทำงาน

Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ที่สามารถสร้าง ดู และอัปเดตคู่มือการทำงานได้โดยไม่ต้องคำนึงถึงเวลาและสถานที่ โดยเป็น Visual-based SOP ที่สามารถใช้ได้ทั้งรูปภาพ วิดีโอ และข้อความ มาแสดงขั้นตอนการทำงานแบบ Step-by-Step ซึ่งทำให้เข้าใจง่ายและชัดเจนกว่ากว่าคู่มือแบบที่มีแต่ตัวหนังสือ นอกจากนั้นก็ยังสามารถแชร์และจัดการข้อมูลที่สร้างได้อย่างง่ายดาย

เปลี่ยนคู่มือที่เต็มไปด้วยตัวอักษรด้วย Teachme Biz: สามารถสร้างคู่มือการทำงานที่เข้าใจได้ง่ายด้วยวิดีโอและภาพ

4 เหตุผลว่าทำไมควรเลือกใช้ Teachme Biz

ง่ายต่อการสร้างและแก้ไขคู่มือ

Teachme Biz ไม่ใช่แค่ใช้งานได้บน PC แต่รวมไปถึงสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตก็สามารถสร้าง แก้ไข และแชร์คู่มือได้ง่าย ๆ ทุกที่ ทกเวลา สะดวกต่อการอัปเดตข้อมูลล่าสุดได้อย่างรวดเร็ว

เพียงแค่ถ่ายทำขั้นตอนการทำงานและเพิ่มเข้าไปบน Teachme Biz ก็สามารสร้างคู่มือได้แล้ว ซึ่งช่วยลดเวลาในการจัดทำอย่างมาก เนื่องจากมี Template อยู่แล้วจึงไม่ต้องกังวลว่าจะจัดทำเลย์เอาท์แบบไหน นอกจากนี้ยังสามารถใส่วิดีโอและสัญลักษณ์เพื่อเน้นจุดสำคัญได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งยังมีฟังก์ชันแก้ไขที่ครบครันทำให้สร้างคู่มือที่เข้าใจง่าย เพียงแค่ดู ก็สามารถทำงานตามได้อย่างมีมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร

ง่ายต่อการดูคู่มือ

เมื่อสร้างคู่มือเสร็จแล้วในเวลาเดียวกันก็สามารถเข้าดูผ่าน PC สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต ได้โดยที่ไม่ต้องกังวลเรื่องเวลาและสถานที่ นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันที่ผลักดันการใช้งานคู่มือการทำงานอย่าง “ฟังก์ชันสั่งงานออนไลน์” “ฟังก์ชันเทรนนิ่งออนไลน์” ที่จะช่วยแก้ปัญหา “ทำคู่มือแต่ก็ไม่มีใครดู” ได้ แถมยังสามารถเข้าดูคู่มือพร้อมกันผ่านอุปกรณ์หลายอุปกรณ์ได้ด้วย

ง่ายต่อการแชร์คู่มือ

คู่มือบน Teachme Biz ที่สร้างเสร็จแล้วจะถูกจัดเก็บบน Cloud มีฟังก์ชันแจ้งเตือนที่ทำให้คุณสามารถส่งแจ้งเตือนไปยังบุคคลที่ต้องการให้เขาอ่านคู่มือได้เลย ก่อนส่งแจ้งเตือนเพื่อเรียกคนมาดูคู่มือก็ยังสามารถจำกัดการเข้าถึงข้อมูลของแต่ละบัญชีได้ ทำให้มั่นใจได้ว่าการแชร์ข้อมูลให้ต่างแผนกหรือแชร์ให้ภายนอกจะมีความปลอดภัยอย่างแน่นอน

ง่ายต่อการพัฒนาปรับปรุง

การจะนำ “เครื่องมือสำหรับสร้างคู่มือการทำงาน” เข้ามาใช้นั้น ไม่ใช่เพื่อสร้างคู่มือการทำงานเพียงอย่างเดียว แต่ยังเพื่อเป็นการจัดการองค์ความรู้ขององค์กรให้เข้าถึงง่าย เป็นระบบหมวดหมู่ จากนั้นการผลักดันให้มีการสร้าง และแก้ไขปรับปรุงคู่มือการทำงานอยู่เสมอยังเป็นการสนับสนุนให้เกิดวัฒนธรรมการ Kaizen หรือปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับ Teachme Biz กรุณาติดต่อ LINE OA: @studist.th

สรุปข้อมูล SOP Online
Create SOP manual effectively

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!  

Pin It on Pinterest

Share This