3 เคล็ดลับ สร้างคู่มือการทำงาน (SOP) ให้ “เข้าใจง่าย”

คู่มือการทำงาน SOP หรือ WI นั้นไม่ใช่ว่าสร้างเสร็จแล้วจบ แต่สิ่งสำคัญคือคนอ่านสามารถทำความเข้าใจได้หรือไม่? และถึงแม้จะมี SOP “ที่เนื้อหาถูกต้อง”  แต่ถ้าผู้ที่อ่านไม่เข้าใจและปฎิบัติตามไม่ได้ก็จะไม่เกิดผลลัพธ์ที่ดีแก่องค์กรอย่างแน่นอน

สำหรับบทความนี้ Teachme Biz จะขอแนะนำตัวอย่างคู่มือการทำงานทั้งแบบที่ดี และ แบบที่ควรปรับปรุง พร้อมทั้งวิธีพื้นฐานที่จะช่วยทำให้คู่มือขององค์กรคุณกลายเป็นคู่มือที่ “เข้าใจง่าย” ใครได้อ่านก็สามารถทำงานได้อย่างมีมาตรฐานอย่างแน่นอน

3 สิ่งที่คู่มือการทำงาน (SOP) ที่เข้าใจง่ายควรมี

• บอก/ชี้จุดที่สำคัญหรือจุดที่ต้องระวังอย่างชัดเจน
• รูปแบบเรียบง่าย ปริมาณข้อมูลเหมาะสม
• ใช้รูปภาพ/วิดีโอ/ข้อความให้ตรงจุดประสงค์

หากสร้าง SOP ด้วยความเข้าใจว่า SOP ที่ดีควรเป็นอย่างไรก็จะทำให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจเนื้อหาที่ถูกต้องได้ง่ายขึ้น

แน่นอนว่าเรื่อง “ข้อมูลถูกต้อง” ก็เป็นสิ่งสำคัญ แต่ SOP ที่ “สื่อสารได้อย่างถูกต้อง” “อ่านและทำความเข้าใจได้ในเวลาสั้น ๆ” และ “ดูแล้วทำตามได้” ต่างหากจึงจะสามารถกล่าวได้ว่าเป็น SOP ที่มีคุณภาพ

ในทางกลับกัน เราลองมาดูกันว่า SOP แบบไหนบ้าง ที่ไม่คลอบคลุมประเด็นข้างต้น และลองดูว่าควรประปรับแก้ไปในทางแบบไหนดี

คู่มือการทำงาน (SOP) ที่ควรต้องปรับปรุง

ทำไมถึงควรต้องปรับปรุง

หากดู “แวบแรก” จะเห็นว่าแค่ดูรูปภาพหรือวิดีโออย่างเดียวจะไม่เข้าใจว่าผู้เขียนต้องการสื่ออะไร การแนบรูปภาพทำให้เข้าใจสถานการณ์ที่ต้องการสื่อมากขึ้นก็จริง แต่แค่รูปอย่างเดียวไม่ทำให้เข้าใจจุดสำคัญได้ แถมยังกลายเป็นคู่มือการทำงานที่ “ดูแล้วทำตามไม่ได้” อีกด้วย

ควรปรับแก้อย่างไรดี

ต้องคำนึงว่า “จะทำอย่างไรให้ผู้ดูเข้าใจ” เน้นจุดสำคัญในรูปภาพหรือวิดีโอ เช่น

• หัวข้อที่ต้องเช็คเวลากรอกเอกสารบนระบบ 
• จุดที่ควรระวังหากเป็นขั้นตอนที่มีการเคลื่อนไหว อาจหยุดวิดีโอค้างไว้ 2-3 วินาที เพื่อให้ผู้ดูคู่มือ เข้าใจถึงจุดที่ต้องการเน้นย้ำ

นอกจากนี้ ถ้าระบุไปด้วยว่างานนี้ต้องใช้เวลาในการทำเท่าไหร่ หรือสถานการณ์ที่ควรจะเป็นลงไปด้วยก็จะยิ่งเป็นประโยชน์มากขึ้น

นี่คือตัวอย่างของคู่มือการทำงานที่รวมงานหลายอย่างเกินไป เข้าไว้ในคู่มือเดียว โดยมีทั้งขั้นตอนสำหรับผู้ใช้งาน และ ขั้นตอนสั่งของสำหรับแอดมิน รวมอยู่ในเพียงคู่มือเดียว (การสั่งซื้อ: STEP6)

ทำไมถึงควรต้องปรับปรุง

หากผู้ใช้คู่มือเป็นแค่ผู้ใช้งานและต้องการเช็คแค่บางขั้นตอนเท่านั้น จะหาไม่เจอว่าขั้นตอนไหนคือขั้นตอนสำหรับตัวเอง หรือขั้นตอนไหนสำหรับใคร 

ตัวอย่างเช่น คู่มือเกี่ยวกับการใช้เครื่องแคชเชียร์ที่มีขั้นตอนค่อนข้างมาก ตั้งแต่การสแกนรหัสสินค้า หรือการรับเงินสด ซึ่งส่วนมากคนก็จะทำคู่มือโดยไม่ระบุว่าขั้นตอนนั้นใครต้องเป็นคนทำ และรวมทุกอย่างไว้ในคู่มือเดียว ซึ่งมีรายละเอียดยิบย่อยมากมาย หากผู้ใช้คู่มือต้องการเช็คแค่เฉพาะเรื่องที่ตัวเองไม่เข้าใจหรือจำไม่ได้ ก็จะหาไม่ค่อยเจอ เพราะทุกอย่างรวมกันไปหมด

ควรปรับแก้อย่างไรดี

ลองดูว่าในคู่มือที่มีหลายงานรวมกันอยู่นั้นสามารถแยกไปเป็นอีกคู่มือได้หรือไม่
โดยอาจจะแบ่งประเภทออกเป็น 3 ประเภทคือ

• กระบวนการ
• เนื้อหางาน
• การปฏิบัติ

ที่หน้าไลน์การผลิตโดยทั่วไปนั้น จะมีวิธีทาง IE (Industrial Engineering) ซึ่งก็คือการวิเคราะห์ 

“กระบวนการ” “เนื้อหางาน” และ “การปฏิบัติ” และหาวิธีการปรับปรุงหรือ Kaizen

ส่วนมากจะสร้างคู่มือสำหรับแต่ละ “เนื้อหางาน” หรือ “วิธีการทำงาน” ซึ่งสามารถแบ่ง “วิธีการปฏิบัติ” ออกเป็นขั้นตอน ๆ เพื่อทำให้เข้าใจง่าย

แทนที่จะสร้างคู่มือรวมๆ สำหรับ การใช้งานแคชเชียร์ แค่เพียงคู่มือเดียวแต่ควรเป็นเป็นการสร้างคู่มือย่อยสำหรับแต่ละกระบวนการแทน เช่น วิธีการชำระด้วยเงินสด วิธีการชำระด้วยบัตรเครดิต เป็นต้น

การสร้างคู่มือย่อยตาม “กระบวนการ” ถ้าคู่มือมีขั้นตอนประมาณ 15-20 ขั้นตอนจะทำให้ผู้อ่านสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายยิ่งขึ้น

หากกระบวนการมีงานที่ซับซ้อน (=หลายการกระทำ) ควรแบ่ง “งาน” ออกเป็นคู่มืออีกอัน

โดยสามารถรวบรวมหลายคู่มือไว้ด้วยกันด้วยวิธีต่อไปนี้:

• รวมไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันแล้วแบ่งเป็นโฟลเดอร์ย่อย
• สร้างคู่มือขึ้นมา 1 อันเพื่อเป็นการรวบรวมแต่ละหัวข้อ จากนั้นแนบลิงก์คู่มืออื่นๆ ที่เกี่ยวข้องไว้ ก็จะทำให้คู่มือดูง่ายยิ่งขึ้น

ทำไมถึงควรต้องปรับปรุง

วิดีโอมีข้อดีและข้อเสีย ดังนั้นจึงจำเป็นต้องใช้อย่างเหมาะสมโดยขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของแต่ละงาน

วิดีโอสามารถแสดงขั้นตอนให้เห็นความเคลื่อนไหวขณะที่กำลังปฏิบัติงานได้ดี จึงทำให้ผู้ดูคู่มือสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานทั้งหมดได้ในครั้งแรก

แต่ในขณะเดียวกันถ้ามีบางจุดที่ไม่เข้าใจ ก็จะเกิดความยากที่จะรู้ว่าต้องเปิดช่วงไหนของวิดีโอเพื่อมาดูซ้ำ วิดีโอและภาพนิ่งนั้นมีลักษณะเด่นที่กลายมาเป็นข้อดีและเสียแตกต่างกัน หากเข้าใจถึงข้อนี้ก็จะสามารถเลือกใช้งานได้อย่างเหมาะสม

คู่มือแบบวิดีโอนั้นเหมาะกับการเคลื่อนไหวที่อธิบายด้วยคำพูดยาก บอก flow หรือความเร็ว

สร้างคู่มือที่เข้าใจง่ายด้วยการใช้วิดีโอเฉพาะกับขั้นตอนที่เน้นความเคลื่อนไหวอย่างละเอียด ตามตัวอย่างคู่มือด้านล่าง

แนะนำ Teachme Biz แพล็ตฟอร์มสำหรับสร้างคู่มือการทำงาน

Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ที่สามารถสร้าง ดู และอัปเดตคู่มือการทำงานได้โดยไม่ต้องคำนึงถึงเวลาและสถานที่ โดยเป็น Visual-based SOP ที่สามารถใช้ได้ทั้งรูปภาพ วิดีโอ และข้อความ มาแสดงขั้นตอนการทำงานแบบ Step-by-Step ซึ่งทำให้เข้าใจง่ายและชัดเจนกว่ากว่าคู่มือแบบที่มีแต่ตัวหนังสือ นอกจากนั้นก็ยังสามารถแชร์และจัดการข้อมูลที่สร้างได้อย่างง่ายดาย

เปลี่ยนคู่มือที่เต็มไปด้วยตัวอักษรด้วย Teachme Biz: สามารถสร้างคู่มือการทำงานที่เข้าใจได้ง่ายด้วยวิดีโอและภาพ

4 เหตุผลว่าทำไมควรเลือกใช้ Teachme Biz

ง่ายต่อการดูคู่มือ

เมื่อสร้างคู่มือเสร็จแล้วในเวลาเดียวกันก็สามารถเข้าดูผ่าน PC สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต ได้โดยที่ไม่ต้องกังวลเรื่องเวลาและสถานที่ นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันที่ผลักดันการใช้งานคู่มือการทำงานอย่าง “ฟังก์ชันสั่งงานออนไลน์” “ฟังก์ชันเทรนนิ่งออนไลน์” ที่จะช่วยแก้ปัญหา “ทำคู่มือแต่ก็ไม่มีใครดู” ได้ แถมยังสามารถเข้าดูคู่มือพร้อมกันผ่านอุปกรณ์หลายอุปกรณ์ได้ด้วย

ง่ายต่อการพัฒนาปรับปรุง

การจะนำ “เครื่องมือสำหรับสร้างคู่มือการทำงาน” เข้ามาใช้นั้น ไม่ใช่เพื่อสร้างคู่มือการทำงานเพียงอย่างเดียว แต่ยังเพื่อเป็นการจัดการองค์ความรู้ขององค์กรให้เข้าถึงง่าย เป็นระบบหมวดหมู่ จากนั้นการผลักดันให้มีการสร้าง และแก้ไขปรับปรุงคู่มือการทำงานอยู่เสมอยังเป็นการสนับสนุนให้เกิดวัฒนธรรมการ Kaizen หรือปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับ Teachme Biz กรุณาติดต่อ LINE OA: @studist.th

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !