ราว 200,000 ปีที่มนุษย์ดำรงเผ่าพันธุ์มา จะมีก็ช่วง 100 ปีหลังนี้เองที่เป็นการก้าวกระโดดของความเจริญแห่งมวลมนุษยชาติ และตัวแปรสำคัญนั้นก็คือ “คอมพิวเตอร์” ซึ่งมีเพื่อนร่วมทางที่เดินเคียงกันมาคือคำศัพท์ที่เรียกว่า “ดิจิทัล” (Digital)
Teachme Biz เองเคยพูดถึงเรื่อง “ดิจิทัล” (Digital) กันมาแล้วในบทที่ว่า Digital Transformation คืออะไร สำคัญอย่างไร” ทำให้เราเข้าใจความสำคัญที่จะนำดิจิทัลมาปรับใช้สร้างสิ่งใหม่ ๆ หรือเปลี่ยนแปลงสิ่งเก่า ๆ ให้เหมาะสมกับธุรกิจในยุคดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงกันอยู่ตลอดเวลา อย่างไรก็ตาม ยังมีอีกคำหนึ่งที่คล้ายคลึงกัน นั่นคือ “ดิจิไทเซชั่น” ที่ความหมายใกล้เคียงกันกับคำว่า “Digital Transformation” วันนี้เราจะมาดูว่าเมื่อเป็น Digitization แล้วจะมีความแตกต่างอย่างไรรวมไปถึงข้อดีข้อเสียของมันด้วย
Digitization คืออะไร (What is Digitization ?)
ในทางธุรกิจแล้ว Digitization คือ กระบวนการแปลงข้อมูลไปสู่รูปแบบดิจิทัล เพื่อสร้างคุณค่าใหม่ ๆ สำหรับองค์กรหรือธุรกิจ ตัวอย่างเช่น การลดการใช้กระดาษจากการตอกบัตรเข้าทำงานเปลี่ยนมาเป็นการใช้คีย์การ์ดประจำตัวแทน หรือการใช้ระบบสมาชิกผ่านบัตรที่มีบาร์โค้ดเพื่อเก็บข้อมูลการซื้อขายสินค้าหรือบริการจากลูกค้าก็นับเป็นการนำเข้าข้อมูลเชิงดิจิทัลของลูกค้าที่มีปฏิสัมพันธ์กับธุรกิจของเรา และสามารถนำมาใช้ในการวิเคราะห์เพื่อสร้างสินค้าตัวใหม่ที่ตอบโจทย์ลูกค้ามากยิ่งขึ้น ตัวอย่างเหล่านี้นอกจากจะสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้มากขึ้นแล้วยังเชื่อมโยงไปถึงการสร้างผลกำไรที่เพิ่มขึ้นด้วย ซึ่งถ้าข้อมูลที่จะนำมาใช้ไม่ได้อยู่ในรูปแบบ “ดิจิทัล” คงแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย
เมื่อข้อมูลเป็นดิจิทัล ก็สามารถนำไปสร้างคุณค่าเพิ่มเติมได้ง่ายขึ้น
ความแตกต่างระหว่างดิจิไทเซชั่น (Digitization) และ Digital Transformation
Digitization เน้นไปที่กระบวนการแปลงข้อมูลจากรูปแบบแอนะล็อกให้กลายเป็นรูปแบบดิจิทัล เพื่อใช้ข้อมูลดิจิทัลนั้นมาสร้างคุณค่าใหม่ ๆ แต่ Digital Transformation เป็นการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีดิจิทัลมาสร้างสิ่งใหม่โดยไม่เฉพาะเจาะจงแค่เรื่องของข้อมูล แต่หมายรวมถึงทุกอย่างของการทำธุรกิจนั้น ๆ ทั้งเรื่องภายในองค์กรหรือลูกค้า หรือพูดง่าย ๆ ก็คือ Digitization เป็นก้าวแรกสู่การทำ Digital Transformation นั่นเอง เพราะข้อมูลทุกอย่างรอบตัวที่เคยเป็นแอนะล็อกจะเป็นเป้าหมายให้เราเปลี่ยนมันเข้าสู่ดิจิทัลได้ทันที
ประโยชน์หรือข้อดีที่ได้จากการผลักดันดิจิไทเซชั่นในองค์กร (Digitization Company)
หลังจากที่เราเข้าใจความหมายเชิงดิจิทัลกันมากขึ้นแล้วมาดูกันว่าข้อดีที่ได้จากการทำให้องค์กรเข้าสู่องค์กรแบบดิจิไทเซชั่นนั้น ( Digitization Company ) มีอะไรบ้าง
-
สร้างองค์กรที่สามารถทำงานทางไกล (Remote Work / Work from Home) ได้
เมื่อองค์กรทำ Digitization จะทำให้การทำงานทางไกลหรือที่เรียกกันว่า Remote Work เป็นไปได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะเมื่อข้อมูลทุกอย่างเป็นดิจิทัล นั่นหมายความว่าไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่บ้านหรือที่ใด ก็สามารถเข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ไม่ต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศ สำหรับบางองค์กรหรือบางสายงานอาจจะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานไม่สมบูรณ์แบบซะทีเดียว แต่การโยกยายข้อมูลขึ้นไปอยู่บนออนไลน์ในรูปแบบดิจิทัลนั้นก็เป็นการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้เข้ากับยุคสมัยให้สำเร็จได้เร็วขึ้น โดยหลักแล้วคือการประยุกต์ใช้อินเทอร์เน็ตและเครื่องมือด้านไอที (IT: Information Technology) ทุกรูปแบบ ทำให้การประชุม การจัดการเอกสารต่าง ๆ ทำได้แม้ไม่ต้องเข้าออฟฟิศ
-
มีเครื่องมือในการทำงานที่มากขึ้น
Digitization เป็นตัวช่วยองค์กรได้มากในเรื่องเครื่องมือต่าง ๆ การเลือกใช้เครื่องมือที่เข้ากันได้จะสามารถทำได้ง่ายขึ้น เช่น ระบบการจัดอบรมทรัพยากรบุคคล ที่เมื่อก่อนเคยต้องจัดตารางเนื้อหาการอบรมทุกครั้งทีมีพนักงานเข้าใหม่ ตรวจเช็คเวลาว่างของพนักงานและผู้สอนให้สอดคล้องกัน เจียดเวลาทำงานเพื่อเข้าอบรม ยิ่งมีการอบรมมาก ทรัพยากรด้านเวลาและแรงงานก็ถูกใช้ไปมากขึ้น ปัจจุบันองค์กรที่เข้าสู่รูปแบบดิจิทัล สามารถใช้เครื่องมือในการฝึกอบรมพนักงานทุกคนผ่านระบบออนไลน์ได้ สร้างเนื้อหา มอบหมาย อัปเดต บนออนไลน์ จึงทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงเนื้อหาที่ต้องการได้ทุกเวลา สามารถวางแผนแคเรียพาธของตัวเองได้ คนฝึกก็สามารถวางแผนการอบรมพนักงานได้เช่นกัน โดยเครื่องมือนี้ทาง TeachmeBiz เองก็พัฒนาออกมาสู่ตลาดและเป็นที่ตอบรับดีมากเช่นกัน (Teachme Biz เทรนนิ่งฟังก์ชั่น)
-
ง่ายขึ้นในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
งานที่ต้องทำซ้ำ ๆ เป็นงานที่เหมาะมากสำหรับคอมพิวเตอร์ ดังนั้นข้อดีอีกประการของ Digitization คือ งานที่ต้องทำซ้ำ ๆ องค์กรสามารถใช้คอมพิวเตอร์หรือหุ่นยนต์เข้ามาจัดการแทนได้ โดยมีมนุษย์เป็นผู้สั่งการและควบคุมเท่านั้น ลดแรงงานคนและความผิดพลาดได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างที่มีให้เห็นคือ ในสายการผลิตสินค้า อาจจะมีบางกระบวนการที่เราสามารรถใช้คอมพิวเตอร์หรือหุ่นยนต์เข้ามาทำงานแทนได้ เช่นการคัดแยกขนาดของสินค้าที่ไม่ได้มาตรฐาน โดยใช้แขนกลของหุ่นยนต์ร่วมกับซอฟแวร์ เป็นต้น
-
ลดการใช้กระดาษ
ประโยชน์พื้นฐานอีกข้อหนึ่งของ Digitization คือ การลดการใช้กระดาษ (Paperless) งานเอกสารเป็นงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่องค์กรสามารถเปลี่ยนมันให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลโดยมีซอฟแวร์ในการจัดการ นอกจากจะลดการสื้นเปลืองกระดาษแล้ว ยังสามารถค้นหาได้ง่ายเมื่ออยู่ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัล นับเป็นข้อดีหลักของการเปลี่ยนจากกระดาษมาเป็นดิจิทัลเลยก็ว่าได้
สามารถลดการใช้กระดาษได้เมื่อทำดิจิไทเซชั่น (Digitization)
ข้อเสียของการทำดิจิไทเซชั่น (Digitization)
ข้อเสียของการทำดิจิไทเซชั่นก็มีอยู่บ้าง และหากเรารับมือกับข้อเสียเหล่านี้ได้ ก็คุ้มค่าที่จะพาองค์กรสู่องค์กรดิจิไทเซชั่น (Digitization Company)
-
มีค่าใช้จ่าย
การเปลี่ยนแปลงจากองค์กรรูปแบบเดิมไปสู่ดิจิทัล จำเป็นต้องลงทุนกับเครื่องมือใหม่ ๆ ที่รองรับรูปแบบดิจิทัล นอกจากนั้นเมื่อเป็นดิจิทัลแล้ว การหาเครื่องมือมาใช้งานจะมีมากมายหลายรูปแบบ ซึ่งส่วนใหญ่จะมีค่าใช้จ่าย แต่ก็เป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้เสียเปล่า เพราะเป็นการลงทุนเพื่อการพัฒนาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและบริหารองค์กรให้ดียิ่งขึ้น จึงสามารถคาดหวังได้ว่าการลงทุนนี้จะนำมาซึ่งระบบการทำงานที่ดีขึ้นจนส่งผลให้องค์กรมีผลกำไรมากขึ้น องค์กรจึงจำเป็นที่จะต้องเลือกเครื่องมือที่จะจัดการข้อมูลและกระบวนการต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับบริษัท หากคุ้มค่าในระยะยาวก็ควรค่าสำหรับการลงทุน
-
ความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูล
การเก็บข้อมูลต่าง ๆ ในรูปแบบดิจิทัล มีความเสี่ยงอย่างหนึ่งคือเรื่องการสูญหายของข้อมูล ไม่เพียงแต่เป็นการสูญหายในเชิงที่ว่า เครื่องมือการจัดเก็บเสื่อมสภาพ แต่หมายรวมถึงการรั่วไหลของข้อมูลความลับที่สามารถถ่ายเทข้อมูลได้ง่ายขึ้น ดังนั้นการสำรองข้อมูลและการป้องกันการโจรกรรมทางไซเบอร์จึงเป็นสิ่งจำเป็นในยุคดิจิทัลนี้ หากจะเลือกใช้บริการใดจึงควรตรวจสอบข้อมูลว่าผู้ให้บริการมีการการันตีเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล หรือการจัดการข้อมูลของผู้ให้บริการนั้นได้รับการรับรองจากองค์กรที่น่าเชื่อถือหรือไม่ หากเป็นผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการรับรองหรือมีการการันตี ก็น่าจะวางใจได้ในระดับหนึ่ง
- ความเสี่ยงของการบริการที่อาจหยุดลง
เมื่อองค์กรหันมาใช้กระบวนการและเครื่องมือในเชิงดิจิทัล ผู้ให้บริการต่าง ๆ วันหนึ่งข้างหน้ามีความเป็นไปได้ที่จะหยุดให้บริการ อาจจะด้วยการแข่งขันที่รุนแรง หรือผลการดำเนินงานขาดทุนที่ทำให้การบริการนั้นไม่สามารถดำเนินการต่อได้ หากองค์กรใช้บริการด้านดิจิทัลของบริษัทนั้น ๆ อยู่ก็ไม่สามารถใช้บริการนั้นต่อไปได้ การเลือกผู้ให้บริการด้านดิจิทัลจึงควรเลือกบริษัทที่มีความน่าเชื่อถือและสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
องค์ประกอบสำคัญในการพาองค์กรสู่องค์กรดิจิทัล
- มีทัศนคติในการยอมรับความล้มเหลว
การมีทัศนคติในการยอมรับความล้มเหลวเป็นสิ่งสำคัญประการหนึ่งของการการยกระดับองค์กรโดย Digitization เพราะการทำสิ่งนี้ไม่สามารถเกิดได้ในชั่วข้ามคืน และอาจจะต้องพบกับอุปสรรคหลายอย่าง เช่น “ข้อมูลเก่า” ที่ไม่สามารถย้ายสู่ข้อมูลระบบดิจิทัลได้ง่าย ๆ หรือวิธีการทำงานในเชิงดิจิทัลบางอย่างอาจไม่ครอบคลุมข้อมูลเก่าเหล่านั้น รวมไปถึงการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการทำงานของพนักงานซึ่งถือเป็นประเด็นสำคัญสำหรับการดิจิไทเซชั่น แต่หากมีทัศนคติที่จะเผชิญความล้มเหลวในการทำดิจิไทเซชั่นแล้ว เมื่อเจออุปสรรคก็จะสามารถหาทางแก้ไขให้สำเร็จได้ในที่สุด
- แตกโครงการให้เป็นรายละเอียดย่อย ๆ
โครงการใหญ่โครงการหนึ่ง เมื่อองค์กรนำดิจิไทเซชั่น (Digitization) เข้ามาใช้แล้ว การแบ่งงานย่อยต่าง ๆ ในโครงการจะกลายเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้การทำดิจิไทเซชั่น (Digitization) ดำเนินไปโดยมีประสิทธิภาพ ดังตัวอย่างนี้
โครงการ A ที่ต้องการทำให้เสร็จในปีนี้ และนำดิจิไทเซชั่น (Digitization) มาปรับใช้ควบคู่กัน เราสามารถแบ่งงานย่อยต่าง ๆ ออกมาได้ เช่น การวางแผนโครงการย่อยทั้งหมดภายในเดือนหน้า การนำเครื่องมือใหม่มาใช้ภายในไตรมาส 1 การนำเข้าข้อมูลทั้งหมดของแต่ละหน่วยงานภายในไตรมาส 2 เป็นต้น เมื่อมีงานย่อย ๆ ที่ต้องเดินหน้าคู่กับการดิจิไทเซชั่น (Digitization) จะทำให้เห็นภาพโครงการทั้งหมดได้ง่ายขึ้น
การแตกงานเป็นส่วนย่อย ๆ ทำให้เห็นภาพทั้งหมดชัดขึ้น
เผยแพร่และแบ่งปันกระบวนการดิจิไทเซชั่น (Digitization) ในองค์กร
โดยส่วนใหญ่ การใช้ดิจิไทเซชั่น (Digitization) ในโครงการแรก ๆ จะเกิดขึ้นจากทีมใดทีมหนึ่ง การติดตามผลงาน บันทึกจุดง่ายและจุดยาก วิธีการทำงาน และกำหนดกระบวนการดิจิไทเซชั่น (Digitization) ของโครงการนั้น ๆ โดยละเอียดเป็นสิ่งสำคัญ เพราะเมื่อทำสำเร็จจะสามารถนำไปปรับใช้ในทีมอื่นหรือแผนกอื่นได้ง่ายขึ้น องค์ประกอบนี้จะยิ่งง่ายมากขึ้นหากใช้เครื่องมือ Teachme Biz เข้ามาช่วย เพราะนอกจากจะบันทึกขั้นตอนได้ทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัลแล้ว ยังสามารถนำไปเผยแพร่ต่อทีมอื่น ๆ ได้ทุกที่ทุกเวลา ทั้งยังปรับเปลี่ยนแก้ไขให้ดียิ่งขึ้นได้ต่อเนื่องด้วย
รอบคอบด้วยความปลอดภัยไซเบอร์
ความปลอดภัยไซเบอร์นับเป็นอีกองค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญ และขาดไม่ได้เลย เพราะว่าดิจิไทเซชั่น (Digitization) ทำให้ข้อมูลที่มีค่าขององค์กรเป็นประโยชน์ในการพัฒนาธุรกิจ และถ้าข้อมูลเหล่านั้นไม่ได้ถูกปกป้องให้ดีในขณะที่องค์กรกำลังก้าวเดินต่อไปในยุคดิจิทัล แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่องค์กรจะยืนหยัดอยู่ในสนามการค้าได้ ตัวอย่างของการปกป้องข้อมูลดิจิทัล เช่น การจำกัดการเข้าถึงข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ของพนักงานแต่ละกลุ่ม, การตั้งรหัสผ่านของข้อมูลสำคัญต่าง ๆ และเพื่อขับเคลื่อนองค์กรไปกับการดิจิไทเซชั่น (Digitization) การจัดการอบรมพนักงานเกี่ยวกับเครื่องมือดิจิทัลต่าง ๆ จะยิ่งทำให้การดิจิไทเซชั่น (Digitization) รวดเร็วและมั่นคงยิ่งขึ้น หากไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร การเริ่มต้นจากเครื่องมือที่ชื่อว่า Teachme Biz นับเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งในยุคนี้ เพราะสามารถนำเครื่องมือนี้มาใช้เป็นแนวทางในการอบรมหรือสอนงานพนักงานได้อย่างทั่วถึงทั้งองค์กร ทั้งภาพ เสียง และวิดีโออีกด้วย
ก้าวย่างที่สำคัญขององค์กรด้วยดิจิไทเซชั่น (Digitization)
ดิจิไทเซชั่น (Digitization) นับเป็นก้าวแรกที่สำคัญขององค์กรที่ต้องการปรับรูปแบบการทำงานให้ดีขึ้น พัฒนาได้อย่างไม่หยุดยั้งและยั่งยืน เหมือนกับที่มนุษยชาติได้ใช้มันเป็นก้าวกระโดดที่สำคัญมาแล้ว คุณเองก็เริ่มต้นด้วยมือของคุณได้จากเครื่องมือที่ชื่อว่า Teachme Biz นี้เอง
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
