การทำงานเป็นทีม (Team work) เป็นรูปแบบการทำงานในอุดมคติที่ทุกองค์กรอยากให้เป็น เพราะเป็นการทำงานที่เกิดจากความร่วมมือร่วมใจกันอย่างจริงจังเพื่อไปสู่เป้าหมายเดียวกัน ซึ่งจะทำให้องค์กรประสบความสำเร็จไปด้วย
แต่จะเป็นอย่างไรถ้าพนักงานดูเหมือนจะทำงานเป็นทีมก็จริง แต่!! อยู่กันแบบทีมใครทีมมัน นี่งานทีมฉัน นั่นงานทีมเธอ ซึ่งตรงข้ามกับคำว่า Teamwork อย่างสิ้นเชิง ลักษณะการทำงานแบบนั้นเรียกกันว่า ไซโล (Silo) หรือเรียกอีกอย่างว่าฝันร้ายขององค์กร
ไซโล (Silo) คืออะไร?
ความหมายของ ไซโล (Silo) แบบตรงตัวก็คือ ถังขนาดใหญ่ที่สามารถบรรจุวัตถุดิบในปริมาณมากๆ มีระบบควบคุมความชื้นและอุณหภูมิ รวมถึงลำเลียงวัตถุดิบเหล่านั้นออกจากถังได้ ในอุตสาหกรรมมักจัดเรียงถังไซโลนี้ไว้ติดๆ กันโดยที่ถังไม่ได้เชื่อมกันแต่อย่างใด
ดังนั้นภาวะการทำงานแบบไซโล (Siloed Organization) ภายในองค์กรจึงหมายถึง รูปแบบการทำงานของคนในองค์กรที่แต่ละคนหรือแต่ละทีมมุ่งทำแต่งานในส่วนของตัวเอง ต่างคนต่างทำงานโดยไม่สนใจใคร จนทำให้ประสิทธิภาพการดำเนินงานต่ำลงกว่าที่ควรจะเป็น
นอกจากนี้การทำงานแบบไซโล (Silo) ยังทำให้ขาดการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย เมื่อแต่ละฝ่ายไม่ได้รับรู้ข้อมูลซึ่งกันและไม่สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลองค์ความรู้ระหว่างกัน ก็มักส่งผลเสียให้องค์กรเติบโตได้ช้าเกินไปโดยเฉพาะยุคที่โลกเปลี่ยนแปลงเร็วแบบนี้ ยิ่งสร้างความเสียหายได้มาก
ไซโลจึงเป็นอุปสรรคสำคัญของการทำงานและสร้างสรรค์นวัตกรรมให้เกิดขึ้นในองค์กร
เช็คด่วน! ทีมเป็นแบบนี้ใช่ ไซโล แล้วหรือเปล่า?
- ทีมงานรู้เนื้อหางาน แค่เฉพาะของในทีมตัวเอง
- ไม่มีช่องทางหรือพื้นที่สำหรับแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบมีประสิทธิภาพ
- เริ่มทำงานซ้ำซ้อนกันบ่อยๆ
- ขาดการสื่อสารระหว่างทีม
- มองไม่เห็นภาพรวมหรือเป้าหมายที่ชัดเจนร่วมกัน
- เริ่มมีการแบ่งพวก
- การมีพนักงานที่ถูกเพิกเฉย ไม่เป็นส่วนหนึ่งของทีม
วิธีการทำลายการทำงานแบบ ไซโล ขององค์กร
1. ทำให้พนักงานเข้าใจภาพใหญ่ขององค์กร
รู้หรือไม่ว่าวงจรไซโล นั่นอาจเริ่มก่อตัวขึ้นจากเหตุผลง่ายๆ อย่างพนักงานที่คิดว่า “ฉันแค่ตั้งใจทำหน้าที่ตัวเองก็พอ” ซึ่งที่จริงมันก็ดีถ้าพนักงานแต่ละคนรู้จักหน้าที่ของตัวเองและทำออกมาอย่างเต็มประสิทธิภาพ แต่การที่พวกเขาหมกมุ่นอยู่แต่งานของตัวเองมากเกินไปอาจทำให้พวกเขามีมุมมองที่แคบและไม่ได้มองภาพรวมที่อาจจะทำให้เห็นมุมมองที่ไม่เคยเห็นมาก่อนจากมุมมองของบริษัท
กรณีนี้สามารถแก้ไขได้โดยการทำให้พวกเขาเข้าใจว่าตัวเองมีความสำคัญต่อภาพรวมของบริษัทอย่างไร โดยเฉพาะการตั้งเป้าหมายในการทำงานยกตัวอย่างเช่น KPI ให้เป็นไปตามเป้าหมายของบริษัท ซึ่งการจะจูงใจพนักงานได้บริษัทเองก็ควรจะสื่อสารกับพวกเขาด้วยความตรงไปตรงมา รวมถึงสื่อสารถึงภารกิจของบริษัทผ่านช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าใจ และตระหนักถึงอยู่เสมอ
2. พัฒนาการสื่อสารระหว่างแผนก
อีกกรณีที่ทำให้องค์กรกลายเป็น ไซโล ก็คือการขาดการสื่อสารที่ดีระหว่างทีมหรือแผนกต่างๆ ในองค์กร เมื่อมีงานต้องทำงานร่วมกันก็มักคุยกันไม่เข้าใจเพราะไม่ได้แชร์ข้อมูลกัน ซึ่งทำให้แต่ละแผนกทำงานแยกกันอย่างชัดเจน กลายเป็นบ่อเกิดของงานซ้ำซ้อนหรือเพิ่มระยะเวลาในการทำงานที่นานขึ้นด้วย
หากต้องการแก้ปัญหานี้ควรต้องใช้การสร้างสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ ให้ใกล้ชิดกันมากขึ้น เช่น การสร้างทีมโดยรวมคนจากต่างแผนกเข้าด้วยกัน หรือ การจัดกิจกรรมหรือฝึกอบรมข้ามแผนก เพื่อมุ่งหวังให้สมาชิกในทีมได้ร่วมสร้างความสัมพันธ์ที่ไม่มีเส้นแบ่งระหว่างแผนก รวมถึงได้มีช่วงเวลาให้พวกเขาแชร์ข้อมูลซึ่งกันอย่างสร้างสรรค์ ซึ่งจะทำให้ทั้งองค์กรประสานงานกันได้ง่ายขึ้น ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
3. ส่งเสริมวัฒนธรรมการ Feedback เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
การเสนอแนะ (Feedback) เป็นกระบวนการของการสื่อสารสองทางวิธีหนึ่งที่ช่วยลดภาวะการทำงานแบบไซโลในองค์กรได้ เพราะทุกครั้งที่เกิดการ Feedback จะช่วยให้พนักงานรับรู้ถึงประสิทธิภาพการทำงานของตัวเองได้ชัดเจนมากขึ้นว่ามีส่วนดี ส่วนเสีย และสอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัทหรือไม่ เรียกได้ว่าเป็นกลยุทธ์เพื่อช่วยตอกย้ำให้พนักงานตระหนักถึงการมีส่วนร่วมกับองค์กรมากขึ้น สร้างแรงผลักดัน และแก้ไขจุดด้อยในขั้นตอนเดียว
4. เลือกใช้เครื่องมือที่ทำงานร่วมกันได้
สุดท้ายเพื่อหยุดทำงานแบบ ไซโล อย่างยั่งยืนให้ได้ การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะต่อการทำงานร่วมกันได้จึงมีความสำคัญเช่นกัน “Teachme Biz” เป็นอีกหนึ่งแพลตฟอร์มที่องค์กรชั้นนำเลือกใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหาร ใช้สร้างคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI เพื่อแชร์ขั้นตอนการทำงานให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าไปดูได้อย่างง่ายดาย สามารถอธิบายขั้นตอนที่ซับซ้อนได้ชัดเจน ลดปัญหางานซ้ำซ้อน เพิ่มมาตรฐานการทำงาน ปรับประสิทธิภาพองค์กร
รวมทั้งรองรับระบบออนไลน์ที่พนักงานสามารถเข้ามาใช้ร่วมกันได้อย่างสะดวกสบาย ใช้เป็นพื้นที่ที่ให้แต่ละฝ่ายใช้สื่อสารกันได้อย่างเต็มที่
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง
แนะนำเคล็ดลับการพัฒนาบุคลากรที่น่าสนใจอื่นๆ อ่านที่นี่
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
