062-295−6588 contact-th@studist.co.th
silo

การทำงานเป็นทีม (Team work) เป็นรูปแบบการทำงานในอุดมคติที่ทุกองค์กรอยากให้เป็น เพราะเป็นการทำงานที่เกิดจากความร่วมมือร่วมใจกันอย่างจริงจังเพื่อไปสู่เป้าหมายเดียวกัน  ซึ่งจะทำให้องค์กรประสบความสำเร็จไปด้วย 

แต่จะเป็นอย่างไรถ้าพนักงานดูเหมือนจะทำงานเป็นทีมก็จริง แต่!! อยู่กันแบบทีมใครทีมมัน นี่งานทีมฉัน นั่นงานทีมเธอ ซึ่งตรงข้ามกับคำว่า Teamwork อย่างสิ้นเชิง ลักษณะการทำงานแบบนั้นเรียกกันว่า ไซโล (Silo) หรือเรียกอีกอย่างว่าฝันร้ายขององค์กร

WI SOP

ไซโล (Silo) คืออะไร?

ความหมายของ ไซโล (Silo) แบบตรงตัวก็คือ ถังขนาดใหญ่ที่สามารถบรรจุวัตถุดิบในปริมาณมากๆ  มีระบบควบคุมความชื้นและอุณหภูมิ รวมถึงลำเลียงวัตถุดิบเหล่านั้นออกจากถังได้ ในอุตสาหกรรมมักจัดเรียงถังไซโลนี้ไว้ติดๆ กันโดยที่ถังไม่ได้เชื่อมกันแต่อย่างใด

ดังนั้นภาวะการทำงานแบบไซโล (Siloed Organization) ภายในองค์กรจึงหมายถึง รูปแบบการทำงานของคนในองค์กรที่แต่ละคนหรือแต่ละทีมมุ่งทำแต่งานในส่วนของตัวเอง ต่างคนต่างทำงานโดยไม่สนใจใคร จนทำให้ประสิทธิภาพการดำเนินงานต่ำลงกว่าที่ควรจะเป็น 

นอกจากนี้การทำงานแบบไซโล (Silo) ยังทำให้ขาดการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย เมื่อแต่ละฝ่ายไม่ได้รับรู้ข้อมูลซึ่งกันและไม่สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลองค์ความรู้ระหว่างกัน ก็มักส่งผลเสียให้องค์กรเติบโตได้ช้าเกินไปโดยเฉพาะยุคที่โลกเปลี่ยนแปลงเร็วแบบนี้ ยิ่งสร้างความเสียหายได้มาก

ไซโลจึงเป็นอุปสรรคสำคัญของการทำงานและสร้างสรรค์นวัตกรรมให้เกิดขึ้นในองค์กร  

silo

เช็คด่วน! ทีมเป็นแบบนี้ใช่ ไซโล แล้วหรือเปล่า?

  • ทีมงานรู้เนื้อหางาน แค่เฉพาะของในทีมตัวเอง
  • ไม่มีช่องทางหรือพื้นที่สำหรับแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบมีประสิทธิภาพ
  • เริ่มทำงานซ้ำซ้อนกันบ่อยๆ
  • ขาดการสื่อสารระหว่างทีม
  • มองไม่เห็นภาพรวมหรือเป้าหมายที่ชัดเจนร่วมกัน
  • เริ่มมีการแบ่งพวก
  • การมีพนักงานที่ถูกเพิกเฉย ไม่เป็นส่วนหนึ่งของทีม 

วิธีการทำลายการทำงานแบบ ไซโล ขององค์กร

1. ทำให้พนักงานเข้าใจภาพใหญ่ขององค์กร

รู้หรือไม่ว่าวงจรไซโล นั่นอาจเริ่มก่อตัวขึ้นจากเหตุผลง่ายๆ อย่างพนักงานที่คิดว่า “ฉันแค่ตั้งใจทำหน้าที่ตัวเองก็พอ” ซึ่งที่จริงมันก็ดีถ้าพนักงานแต่ละคนรู้จักหน้าที่ของตัวเองและทำออกมาอย่างเต็มประสิทธิภาพ แต่การที่พวกเขาหมกมุ่นอยู่แต่งานของตัวเองมากเกินไปอาจทำให้พวกเขามีมุมมองที่แคบและไม่ได้มองภาพรวมที่อาจจะทำให้เห็นมุมมองที่ไม่เคยเห็นมาก่อนจากมุมมองของบริษัท 

กรณีนี้สามารถแก้ไขได้โดยการทำให้พวกเขาเข้าใจว่าตัวเองมีความสำคัญต่อภาพรวมของบริษัทอย่างไร โดยเฉพาะการตั้งเป้าหมายในการทำงานยกตัวอย่างเช่น KPI ให้เป็นไปตามเป้าหมายของบริษัท ซึ่งการจะจูงใจพนักงานได้บริษัทเองก็ควรจะสื่อสารกับพวกเขาด้วยความตรงไปตรงมา รวมถึงสื่อสารถึงภารกิจของบริษัทผ่านช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าใจ และตระหนักถึงอยู่เสมอ

 

2. พัฒนาการสื่อสารระหว่างแผนก 

อีกกรณีที่ทำให้องค์กรกลายเป็น ไซโล ก็คือการขาดการสื่อสารที่ดีระหว่างทีมหรือแผนกต่างๆ ในองค์กร เมื่อมีงานต้องทำงานร่วมกันก็มักคุยกันไม่เข้าใจเพราะไม่ได้แชร์ข้อมูลกัน ซึ่งทำให้แต่ละแผนกทำงานแยกกันอย่างชัดเจน กลายเป็นบ่อเกิดของงานซ้ำซ้อนหรือเพิ่มระยะเวลาในการทำงานที่นานขึ้นด้วย

หากต้องการแก้ปัญหานี้ควรต้องใช้การสร้างสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ ให้ใกล้ชิดกันมากขึ้น เช่น การสร้างทีมโดยรวมคนจากต่างแผนกเข้าด้วยกัน หรือ การจัดกิจกรรมหรือฝึกอบรมข้ามแผนก เพื่อมุ่งหวังให้สมาชิกในทีมได้ร่วมสร้างความสัมพันธ์ที่ไม่มีเส้นแบ่งระหว่างแผนก รวมถึงได้มีช่วงเวลาให้พวกเขาแชร์ข้อมูลซึ่งกันอย่างสร้างสรรค์ ซึ่งจะทำให้ทั้งองค์กรประสานงานกันได้ง่ายขึ้น ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

3. ส่งเสริมวัฒนธรรมการ Feedback เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การเสนอแนะ (Feedback) เป็นกระบวนการของการสื่อสารสองทางวิธีหนึ่งที่ช่วยลดภาวะการทำงานแบบไซโลในองค์กรได้ เพราะทุกครั้งที่เกิดการ Feedback จะช่วยให้พนักงานรับรู้ถึงประสิทธิภาพการทำงานของตัวเองได้ชัดเจนมากขึ้นว่ามีส่วนดี ส่วนเสีย และสอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัทหรือไม่ เรียกได้ว่าเป็นกลยุทธ์เพื่อช่วยตอกย้ำให้พนักงานตระหนักถึงการมีส่วนร่วมกับองค์กรมากขึ้น สร้างแรงผลักดัน และแก้ไขจุดด้อยในขั้นตอนเดียว

 

4. เลือกใช้เครื่องมือที่ทำงานร่วมกันได้

สุดท้ายเพื่อหยุดทำงานแบบ ไซโล อย่างยั่งยืนให้ได้ การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะต่อการทำงานร่วมกันได้จึงมีความสำคัญเช่นกัน  “Teachme Biz” เป็นอีกหนึ่งแพลตฟอร์มที่องค์กรชั้นนำเลือกใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหาร ใช้สร้างคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI เพื่อแชร์ขั้นตอนการทำงานให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าไปดูได้อย่างง่ายดาย สามารถอธิบายขั้นตอนที่ซับซ้อนได้ชัดเจน ลดปัญหางานซ้ำซ้อน เพิ่มมาตรฐานการทำงาน ปรับประสิทธิภาพองค์กร

รวมทั้งรองรับระบบออนไลน์ที่พนักงานสามารถเข้ามาใช้ร่วมกันได้อย่างสะดวกสบาย ใช้เป็นพื้นที่ที่ให้แต่ละฝ่ายใช้สื่อสารกันได้อย่างเต็มที่

อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง

แนะนำเคล็ดลับการพัฒนาบุคลากรที่น่าสนใจอื่นๆ อ่านที่นี่

DX Otoshiana

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!  

Pin It on Pinterest

Share This