ทุกวันนี้อะไรหลาย ๆ อย่างก็เป็นดิจิทัล แต่การนำดิจิทัลมาใช้ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ใช่การเปลี่ยนทุกอย่างให้เป็นดิจิทัลอย่างเดียวเท่านั้น แต่ต้องเข้าใจว่าองค์ประกอบใดที่ควรหยิบยกมาเป็นตัวหลักในการได้มาซึ่งข้อมูลและผลลัพธ์เชิงดิจิทัล โดยเฉพาะงานด้าน HR หรืองานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล ที่เป็นคนสำคัญในการบริหารทรัพยากรและพนักงานในองค์กร จึงเกิดหลักการของ Digital HR ขึ้นมา วันนี้ Teachme Biz จะพาไปดูเรื่องนี้กัน
Digital HR คืออะไร
Digital HR คือ การเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานของ HR (ทรัพยากรบุคคล) ด้วยการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย โดยโมเดลหลักอันสำคัญคือ SMAC ซึ่งเป็นตัวย่อมาจากคำ 4 คำ
- Social: Social Media แพลตฟอร์มต่างๆ ในปัจจุบันถูกใช้เป็นช่องทางในการเข้าถึงและปฏิสัมพันธ์กับลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย จึงเป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดอาชีพใหม่ๆ เช่น อินฟลูเอนเซอร์ หรือเทคนิคมาร์เก็ตติ้งใหม่ๆ อย่าง Viral Marketing
- Mobile: Mobile Technology อย่างสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต รวมไปถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่อื่น ๆ ได้เปลี่ยนช่องทางในการสื่อสารของผู้คนไปอย่างสิ้นเชิง ด้วยอุปกรณ์ชิ้นเล็กๆ ที่พกพาได้เหล่านั้นสามารถเป็นทั้งตัวสร้าง และส่งต่อข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งเป็นข้อมูลที่สามารถเปลี่ยนมาเป็นพื้นฐานของหลักในการทำธุรกิจในรูปแบบใหม่ในยุคปัจจุบัน
- Analytic: การวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ที่จะทำให้องค์กรเข้าใจทั้งลูกค้าและสมาชิกในองค์กรได้มากยิ่งขึ้น เช่น ความคิด พฤติกรรม ใครจะทำอะไร ที่ไหน อย่างไร เป็นต้น และข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์จะยังทำให้เราสามารถคาดเดาแนวโน้มของของความคิดและพฤติกรรมของผู้คนได้อีกด้วย
- Cloud : ระบบ Cloud computer เป็นช่องทางใหม่ที่ทำให้สามารถเข้าถึงเทคโนโลยีหรือข้อมูลที่จำเป็นจะต้องใช้ในการทำธุรกิได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น ทำให้ทั้ง 3 ปัจจัยข้างต้นทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สิ่งเหล่านี้จะทำไม่ได้เลยหากกระบวนการทำงานต่าง ๆ ทั้งหมดไม่เป็นดิจิทัล ทั้งหมดนี้เองเป็นการนำเทคโนโลยีทางดิจิทัลที่สำคัญในปัจจุบันมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานของHRได้ จึงรวมเรียกว่า Digital HR
Digital HR จะเปลี่ยนแปลงทรัพยากรบุคคลได้อย่างไร
Digital HR ที่มีโมเดล SMAC เป็นหัวใจสำคัญ สามารถขับเคลื่อนองค์กร เปลี่ยนแปลงการบริหารทรัพยากรบุคคลได้ดังนี้
-
เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการจัดหาบุคคลากรใหม่
หนึ่งในกระบวนการที่สำคัญอันหนึ่งของHR คือ การสรรหาทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสมมาขับเคลื่อนองค์กรไปด้วยกัน Digital HR กับ Digital Recruitment จึงเป็นสิ่งที่สอดคล้องกันอย่างยิ่ง กระบวนการสรรหาบุคคลนั้นมีตั้งแต่ ขั้นตอนการรับสมัคร ระบุบทบาทการทำงาน เมื่อมีผู้สมัครเข้ามาก็คัดเลือกจากใบสมัคร ประวัติการทำงาน ถ้าพบเจอผู้ที่เหมาะสมก็นัดสัมภาษณ์ และตัดสินใจเซ็นสัญญาจ้างงาน จากนั้นจึงเป็นการอบรมพนักงานงานให้สามารถพร้อมเริ่มงานได้ ซึ่งกระบวนการเหล่านี้กินเวลาหลายสัปดาห์หรือเป็นเดือน
แต่หากจะใช้หลัก Digital HR ด้วยการใช้ SMAC เราอาจจะสามารถเปลี่ยนกระบวนการรับสมัครพนักงานใหม่ที่ยืดยาวและกินเวลาได้ดังนี้
-
- ประกาศรับสมัครงานในเว็บไซต์ → ประกาศรับสมัครงานในเว็บไซต์ Social Network ของบริษัท แอปพลิเคชันต่างๆ
- คัดเลือกผู้สมัครที่ผ่านเกณฑ์โดย HR → คัดเลือกเฉพาะผู้สมัครที่ผ่านเกณฑ์โดย AI
- นัดสัมภาษณ์ → นัดหมายโดยตรวจดูตารางของผู้สัมภาษณ์ผ่านปฏิทินออนไลน์
- สัมภาษณ์ → สัมภาษณ์เบื้องต้นผ่านออนไลน์
- ทำเอกสารแนะนำบริษัทแล้วอบรมปากเปล่า → ทำเอกสารแนะนำบริษัทเป็นสื่อที่น่าสนใจ แล้วส่งให้พนักงานทำความเข้าใจล่วงหน้า
-
แข่งขันในตลาดแรงงานได้มากขึ้น
ภาพของทรัพยากรบุคคลที่เราเข้าใจกันมาตั้งแต่ในอดีตคือ มีการแบ่งหน้าที่การทำงาน แผนก อย่างชัดเจน และค้นหาบุคคลที่เข้ากันได้กับหน้าที่การทำงานนั้น ๆ มากที่สุดบนผลตอบแทนที่เหมาะสม อย่างไรก็ตาม ด้วยการแข่งขันในวงการธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป และการเกิดใหม่ของธุรกิจต่าง ๆ การมีทรัพยากรบุคคลที่เชี่ยวชาญในงานใดงานหนึ่งเพียงอย่างเดียวเริ่มไม่เพียงพอต่อความต้องการขององค์กรในการขับเคลื่อนธุรกิจ
ปัจจุบันในวันที่โลกมีความเป็นดิจิทัลมากขึ้นเรื่อย ๆ ทักษะ ความรู้ ความเชี่ยวชาญในเรื่องต่างๆ ถูกเปลี่ยนเป็นข้อมูลที่ลอยอยู่ในโลกแห่งดิจิทัลที่ทุกคนสามารถเข้าไปเรียนรู้ได้อย่างเท่าเทียมกันหมด หากมองในสเกลที่เล็กลงมา หากองค์กรสามารถนำทักษะ ความรู้ และความเชี่ยวชาญของพนักงานที่ลอยอยู่ในที่ส่วนตัวของตัวเอง ออกมากองรวมกันในองค์กร จัดระเบียบ แล้วเปิดให้พนักงานเข้าไปเรียนรู้ได้อย่างง่ายได้ ก็จะเป็นการเสริมสร้าง Multi-Skill ในพนักงาน สร้างคุณค่าให้พนักงานมีทักษะที่หลากหลาย สามารถขับเคลื่อนองค์กรและสร้างความยืดหยุ่นในการทำงานได้มากกว่า กลายเป็นที่ต้องการขององค์กรมากขึ้น
การสร้างสิ่งใหม่ ๆ ให้เกิดขึ้นในองค์กรอย่างเหมาะสม
องค์กรที่ HR สามารถนำข้อมูลต่าง ๆ มาผนวกใช้ในการบริหารจัดการบุคคลได้ ย่อมสร้างข้ามก้าวหน้าได้มากขึ้น เช่น สร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างองค์กรและพนักงาน แต่ก็ยังสามารถควบคุมต้นทุนในแง่ของแรงงานได้ สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นไม่ได้เลยหากไม่มีข้อมูลที่จะนำมาวิเคราะห์เพื่อบอกว่าควรปรับปรุงแก้ไขจุดใด
- ในมุมมองของพนักงาน
ความสมดุลระหว่างความเป็นมืออาชีพในการทำงานและชีวิตส่วนตัว เป็นสิ่งที่คนรุ่นใหม่คำนึงถึงมากขึ้น ไม่เพียงแต่ชาวไทยคนต่างชาติเองก็เช่นกัน และบางส่วนผสมก็กลมกลืนเป็นเนื้อเดียวกัน เช่น เช็คสื่อสังคมออนไลน์ระหว่างเวลางาน เช็ค Email ระหว่างวันหยุด สิ่งเหล่านี้ขึ้นกับความเหมาะสมกับหน้าที่รับผิดชอบ
สิ่งที่สำคัญกว่าที่กล่าวมาข้างต้นคือ พนักงานเองก็มองว่าอยากให้ปฏิบัติกับพนักงานเหมือนเป็นลูกค้าในแง่ของประสบการณ์ใหม่ ๆ เช่น บริการใหม่ ๆ ที่มอบให้ลูกค้า ก็อยากให้มีสิ่งใหม่ ๆ มอบให้พนักงานเช่นกัน ดังที่จะเห็นในองค์กรระดับโลกที่ตระเตรียมพื้นที่การทำงานที่สร้างประสบการณ์ใหม่ ๆ ให้พนักงานอยู่เสมอ สิ่งเหล่านี้จะถูกสร้างขึ้นมาได้ก็จากการนำข้อมูลต่าง ๆ มาวิเคราะห์ว่าควรตระเตรียมสิ่งใด
- ในมุมมองของHR
ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานทั้งหมด เช่น ข้อมูลทางประชากรศาสตร์, ข้อมูลด้านเงินเดือน, ข้อมูลสวัสดิการ, ข้อมูลด้านประสิทธิภาพการทำงาน รวมไปถึงข้อมูลความผูกพันที่พนักงานมีต่องานและองค์กร (Employee engagement) เชื่อมโยงกับ ข้อมูลภายนอกเช่น ข้อมูลตลาดแรงงาน, ข้อมูลอัตราเงินเฟ้อ ฯลฯ เมื่อนำข้อมูลเหล่านี้ซึ่งแปรเปลี่ยนไปตามเวลามารวมกันเพื่อวิเคราะห์ จะทำให้ค้นหาจุดสมดุลระหว่างองค์กรและพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ จะเพิ่มสิ่งใด จะลดสิ่งใด ช่วงเวลาใดที่มีผลต่อทรัพยากรบุคคลก็มีข้อมูลรองรับ
Digital HR ไม่ใช่เพียงใช้เทคโนโลยีล้ำยุคแต่คือการผสมผสาน
Digital HR ไม่ใช่การนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ให้มาก ๆ แต่เป็นการสร้างจุดสมดุลของการใช้สื่อสังคมออนไลน์ อุปกรณ์เคลื่อนที่ ระบบคลาวด์ และการรวบรวมข้อมูลจากสิ่งเหล่านั้นมาเพื่อวิเคราะห์ และพัฒนาต่อ สิ่งเหล่านี้เป็นตัวละครหลักที่ทำให้เราเข้าถึงตลาดและพนักงานได้ดียิ่งขึ้นในทศวรรษนี้ หากจะเริ่มต้นพัฒนาทรัพยากรบุคคลไปอย่างต่อเนื่อง สิ่งที่ Teachme Biz แนะนำให้เริ่มต้นคือ จัดลำดับความสำคัญและความสมดุลระหว่าง สิ่งที่องค์กรต้องลงทุน และ ผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น ว่าในองค์กรของเราควรเลือกสิ่งใดก่อน
-
- สิ่งที่องค์กรต้องลงทุน: เช่น เวลา เงิน ที่จะใช้ในการสร้างความเป็นดิจิทัลให้เกิดขึ้น
- ผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น: เช่น ผลเชิงธุรกิจ ประโยชน์ที่จะเกิดจากความเป็นดิจิทัลนั้น ๆ
สิ่งนี้จะเป็นจุดเริ่มสำหรับก้าวต่อไป ของการไปถึง Digital HR ซึ่งโดยมากมักจะเลือกจากจุดที่ได้ผลลัพธ์ที่มีคุณค่าสูงจากการลงทุนที่ต่ำที่สุดก่อน จากนั้นก็จะไปสู่ก้าวต่อไปได้ง่ายขึ้น
Teachme Biz ส่วนหนึ่งของ Digital HR
Teachme Biz คือระบบจัดการคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ ที่สามารถสร้างคู่มือการทำงานได้ง่ายๆ แค่ถ่ายภาพหรือวิดีโอจากหลากหลายอุปกรณ์ ทำให้สามารถแชร์ข้อมูล ข่าวสาร ขั้นตอนการทำงาน กฎระเบียบ หรือเนื้อหา และทักษะการทำงานที่จำเป็นให้กับพนักงานภายในองค์กรได้อย่างรวดเร็วและทั่วถึง นอกจากการสื่อสารและแชร์ขั้นตอนการทำงานแล้ว ยังมีฟังก์ชันสำหรับบริหารจัดการคอร์สอบรมพนักงานที่เรียกว่า เทรนนิ่งฟังก์ชัน ที่จะสามารถลดกระบวนการจัดการ ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการอบรมพนักงานได้อย่างเป็นระบบและยั่งยืน
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง
คลิก 6 เทรนด์เทคโนโลยีเปลี่ยนโลก ของวงการการบริหารทรัพยากรบุคคล (ภาคต้น)
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
