ตั้งแต่เกิดการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ทำให้เราเห็นถึงความสำคัญของการ “ปรับตัว” กันมากขึ้น บริษัทยิ่งมีความยืดหยุ่นสูงก็ยิ่งได้เปรียบ เพราะสามารถปรับเปลี่ยนตามโลกได้ไว แต่ทว่าถึงจะปรับตัวเร็วมากแค่ไหนก็อาจต้องพ่ายต่อพิษเศรษฐกิจ
เมื่อเศรษฐกิจเริ่มส่งสัญญาณความฝืดเคือง เช่น เงินเฟ้อปรับตัวสูง ดอกเบี้ยสูง ราคาน้ำมันสูง ทำให้ไม่แปลกใจเลยที่บริษัทต่างๆ จะจำเป็นต้องหาวิธี “ลดต้นทุน” อย่างเร่งด่วน ซึ่งแน่นอนว่าวิธีลดต้นทุนที่ได้ผลรวดเร็วที่สุดก็คือการปลดพนักงานจำนวนมากในทีเดียว หรือการ Lay off นั่นเอง
ในช่วงที่ผ่านมานี้เรามักได้เห็นข่าวการ Lay off อย่างหนาตา โดยเฉพาะบริษัทเทคโนโลยียักษ์ใหญ่จากฝั่งสหรัฐอเมริกา เช่น Tesla, Netflix และ Coinbase เป็นต้น โดยข้อมูลจาก Layoffs.fyi เว็บไซต์รวบรวมข้อมูลการ Lay off ตั้งแต่โควิด-19 เริ่มระบาด พบว่าในเดือนมิถุนายน 2565 มีการเลิกจ้างแล้วราวกว่า 7,000 ตำแหน่งในบริษัทสายเทค!
สำหรับในประเทศไทยก็พบข่าวการ Lay off แล้วเช่นกัน ซึ่งข่าวที่เป็นที่พูดถึงมากที่สุดคงจะหนีไม่พ้น “Shopee ประกาศเลิกจ้างพนักงานกว่าครึ่งหนึ่งในส่วนธุรกิจส่งอาหาร หรือ Shopee Food และบริการชำระเงิน หรือ Shopee Pay โดยไม่แจ้งล่วงหน้า”
หลังจาก Lay off พนักงานไปแล้วแน่นอนว่ามันช่วยให้บริษัทลดต้นทุนได้มากมหาศาล แต่ก็แลกมาด้วย “ผลกระทบ” บางอย่างจากการที่พนักงานหายไป ซึ่งพวกเขาเหล่านั้นล้วนแต่เป็นพนักงานที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญในงานอยู่แล้วและเป็นแรงขับเคลื่อนบริษัทเหมือนกัน
ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นเมื่อบริษัทขาดคนทำงานที่มีความเชี่ยวชาญกะทันหัน
1. Workflow สะดุด
เมื่อขาดคนทำงานที่จุดใดจุดหนึ่งไป มีความเป็นไปได้อย่างมาก ที่จะทำให้กระบวนการทำงานจุดนั้นชะลอตัวหรือหยุดชะงัก เนื่องจากยังหาคนมาทำแทนไม่ได้ หรือคนที่เข้ามาแทนขาดความชำนาญ ไม่รู้กระบวนการทำงานที่ถูกต้อง หรือไม่รู้ว่าต้องประสานงานอย่างไร เหล่านี้ก็อาจจะทำให้งานกระจุกตัวและล่าช้า
2. คุณภาพงานลดลง
พนักงานน้อยลงแต่จำนวนงานเท่าเดิม แน่นอนว่าคนที่ยังอยู่จึงต้องรับภาระงานเพิ่มมากขึ้นอย่างเลี่ยงไม่ได้ เมื่อพนักงานต้องแบกภาระงานเกินกำลังของตัวเอง บวกกับไม่มีคนเก่าให้สอบถามวิธีการหรือขั้นตอนการทำงานได้เลย อาจทำให้งานที่ได้ออกมาไม่ได้คุณภาพเท่าเดิมและทำให้การทำงานช้าลงอีกด้วย
3. ประสิทธิภาพการทำงานลดลง
ในจังหวะที่กระบวนการทำงานก็ติดขัด แถมภาระงานที่ต้องทำก็มากขึ้น รวมถึงงานบางส่วนที่ไม่รู้เลยว่าจะสอบถามได้จากใคร ปัจจัยเหล่านี้ทำให้พนักงานไม่สามารถโฟกัสกับงานได้เต็มที่ ซึ่งอาจส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละลดลงไปด้วย เช่น ทำงานตกหล่น ขาดความรอบคอบ งานไม่เรียบร้อย ทำผิดกระบวนการ เป็นต้น
จะเห็นได้ว่าการ Lay off นั้นนอกจากจะมีผลต่อพนักงานแล้ว บริษัทเองก็ได้รับผลกระทบไม่น้อยเลยเช่นกัน ดังนั้นเพื่อที่จะป้องกันผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น บริษัทจึงควรวางแผนจัดระบบการทำงานใหม่ไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพได้คงเดิม ทำให้บริษัทสามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างไม่สะดุด!
Teachme Biz เครื่องมือที่ช่วยสร้างระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
“ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์” ของ Teachme Biz ไม่ใช่แค่สร้างคู่มือการทำงานต่างๆ เท่านั้น แต่ยังเป็น คีย์ ในการส่งเสริม workflow ในองค์กรให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นอีกด้วย โดย Teachme Biz สามารถใช้รองรับผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการ Lay off ได้ดังนี้
1. สร้างและจัดเก็บขั้นตอนการทำงานไว้เหมือนเป็นคัมภีร์ของแต่ละแผนก
ถึงแม้ไม่มีใครให้ถามหรือสอนงานเพราะไม่ว่าพนักงานคนไหนก็สามารถเข้ามาดูขั้นตอนต่างๆ ในระบบได้เอง และทำความเข้าใจได้ง่ายด้วยการอธิบายแบบ step by step ที่มีภาพและวิดีโอประกอบได้ เช่น ขั้นตอนการทำงาน วิธีการส่งงาน วิธีการประสานงานกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น
2. ลดค่าใช้จ่ายยิบย่อยของบริษัท
ในการสอนงานแต่ละครั้งล้วนแต่แฝงไว้ด้วยค่าใช้จ่ายที่บริษัทต้องแบกรับ ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำเอกสาร การจัดสถานที่ รวมถึงเวลาการทำงานของพนักงานที่ต้องเสียไปเพื่อนำมาช่วยอบรมสอนงาน ซึ่ง Teachme Biz สามารถซัพพอร์ตในส่วนนี้ได้โดยตรง
- HR สามารถดึงรายละเอียดการทำงานของแต่ละตำแหน่งออกมาได้เลยทันที
- พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลในTeachme Biz ได้ผ่านสมาร์ทโฟน แท็บเล็ท หรือ คอมพิวเตอร์ของตัวเองได้ ลดการใช้กระดาษและเครื่องปริ้นท์
3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
Teachme Biz ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกเมื่อที่พวกเขาต้องการ ไม่จำเป็นต้องรอคนมาสอนงานหรือรอถามกับผู้รู้ เมื่อติดปัญหาตรงไหนหรือไม่มั่นใจว่าจะต้องดำเนินการอย่างไรต่อ ก็สามารถหาคำตอบด้วยตัวเองได้ทันที ช่วยให้พนักงานสามารถโฟกัสกับการทำงานได้เต็มที่มากขึ้น มี workflow ที่ดี และงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. เป็นระบบที่ช่วยให้ทำคู่มือได้เข้าใจง่าย
ไม่ใช่แค่สะดวกต่อการเข้ามาดูเท่านั้น แต่ยังอำนวยความสะดวกไปถึงคนที่จะเข้ามาสร้างด้วย ได้แก่
- สามารถใส่รูปภาพ วิดีโอ ข้อความ ลิงก์จากเว็บไซต์ หรือ pdf ไฟล์ เข้าไปในคู่มือการทำงานได้ ทำให้ผู้ที่มาดูคู่มือการทำงานที่คุณจัดทำ เข้าใจสิ่งที่คุณกำลังจะสื่อสารได้อย่างง่ายดายกว่าการอ่านข้อความยาวๆ
- สามารถจัดทำคู่มือการทำงานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์เอง หรือแม้กระทั่งจัดทำได้จากสมาร์ทโฟน แท็บเล็ทของคุณเอง
- สามารถจัดการแบ่ง Folder แต่ละส่วนงานได้อย่างชัดเจน
- ระบบค้นหาอัจฉริยะ ที่ช่วยให้คุณค้นหาคู่มือการทำงานในระบบได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
มารู้จักกับฟังก์ชันทำงานจาก Teachme Biz ที่น่าสนใจเพิ่มเติมได้ที่นี่
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง
คลิก 6 เทรนด์เทคโนโลยีเปลี่ยนโลก ของวงการการบริหารทรัพยากรบุคคล (ภาคต้น)
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
