โลกของเราในยุค 2020 นี้สินค้าและบริการหลาย ๆ อย่างก็มาไกลชนิดที่เรียกว่าเมื่อก่อนพวกเราไม่เคยคิดด้วยซ้ำว่าจะมีคนทำสินค้าหรือบริการแบบนี้ออกมาได้ ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีนี้เองที่สร้างคุณค่าจากองค์กรสู่มือลูกค้ารุ่นแล้วรุ่นเล่า ในขณะเดียวกัน องค์กรต่าง ๆ ที่พัฒนาสินค้าและบริการออกมาแบบนี้ได้ จริง ๆ แล้วการบริหารงานภายในองค์กรก็ยอดเยี่ยมไม่แพ้กัน วันนี้ Teachme Biz จึงมีเทคโนโลยีดี ๆ ที่กำลังเป็นเทรนด์ที่จะมาสร้างความแปลกใหม่และพัฒนาการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตมาฝากกัน
ขนาดขององค์กรในโลกใบนี้เป็นอย่างไร
หากดูขนาดองค์กรจากจำนวนพนักงานของบริษัทนั้น ๆ จำนวนพนักงานสำหรับธุรกิจใด ๆ ธุรกิจที่เล็กที่สุดอย่างน้อยก็คงเป็น “1 คน” แต่สำหรับองค์กรใหญ่ระดับโลกแล้วจะมีอยู่ที่จำนวนเท่าไรกัน… จากข้อมูลของ Statista จำนวนพนักงานที่มากที่สุด 5 อันดับแรกของโลกในปี 2019 เป็นดังนี้
1. Walmart จำนวนพนักงานทั้งโลกประมาณ 2,200,000 คน
2. China National Petroleum จำนวนพนักงานทั้งโลกประมาณ 1,340,000 คน
3. China Post Group จำนวนพนักงานทั้งโลกประมาณ 927,000 คน
4. State Grid จำนวนพนักงานทั้งโลกประมาณ 907,000 คน
5. Amazon จำนวนพนักงานทั้งโลกประมาณ 798,000 คน
การบริหารงานองค์กรรวมถึงทรัพยากรบุคคลที่มีคนจำนวนมากเช่นนี้ หากไม่มีระบบที่ดีพอ นอกจากจะบริหารองค์กรได้ยากแล้วผลลัพธ์ของสินค้าหรือบริการที่ส่งสู่สายตาของลูกค้าก็อาจจะล้มเหลวไปด้วย
ทรัพยากรบุคคล หนึ่งในฟันเฟืองสำคัญของความก้าวหน้าองค์กร
เทรนด์เทคโนโลยีสำหรับการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล
การทำงานในองค์กรไม่ว่าจะเป็นแผนกใด ๆ การทำงานเป็นทีมนับเป็นเรื่องที่มิอาจหลีกเลี่ยงได้ เทคโนโลยีต่าง ๆ จึงถูกสร้างขึ้นก็เพื่อสนับสนุนให้การทำงานจากคนหลาย ๆ คนที่เป็นฟันเฟืองของการขับเคลื่อนองค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
1. เครื่องมือที่ให้พนักงานบริการตัวเอง (Employee Self-Services Tool)
ผู้นำทีมที่ดีคือผู้ที่ก้าวตามสถานะของโครงการรวมไปถึงการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นที่ได้รับมอบหมายได้เป็นอย่างดี และสามารถที่จะตอบคำถามของทุกคนที่เข้ามาติดต่อได้ไม่ว่าจะทั้งจากผู้บริหารหรือจากลูกน้องทุกคนในทีม ตัวอย่างของเครื่องมือเหล่านี้ เช่นซอฟต์แวร์ที่ใช้เช็คการเข้างานของลูกทีมทุกคน การเข้าถึงข้อมูลโครงการเพื่อรับทราบสถานะ ระบบการอนุมัติการขอทำงานล่วงเวลา การขอเบิกเงินสวัสดิการ เป็นต้น
ในมุมมองของพนักงานทั่วไป เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้พนักงานสามารถยื่นขออนุมัติและติดตามสถานะในเรื่องต่าง ๆ ตามนโยบายของบริษัทได้ด้วยตัวเอง ทั้งยังแบ่งสิทธิ์ในการเข้าถึงสำหรับพนักงานแต่ละกลุ่มได้ สิ่งเหล่านี้ทำให้พนักงานแต่ละคนสามารถจัดการกับงานตรงหน้าได้ด้วยตัวเองโดยไม่จำเป็นต้องขอรับการสนับสนุนจากคนอื่น
เครื่องมือเหล่านี้มีทั้งที่เป็นแบบอินทราเน็ตใช้กันภายในองค์กร หรือบางบริษัทก็ยกทั้งระบบขึ้นสู่คลาวด์ไปแล้วก็มี ลดการใช้งานกระดาษ และเวลาในการดำเนินการแบบภาพรวมได้มากทีเดียว ยิ่งจำนวนพนักงานมากยิ่งทำให้ประสิทธิภาพโดยรวมคุ้มค่าเงินลงทุนยิ่งขึ้น อีกเครื่องมือหนึ่งที่เริ่มนิยมและจับต้องได้ง่ายในปัจจุบันยังคือเครื่องมือด้านการอบรมหรือสอนงาน คู่มือการทำงานที่ใช้กันแบบออนไลน์ในองค์กร เรียกว่าไม่ต้องไปค้นหาหนังสือในตู้อีกต่อไป
ในประเทศไทยเองก็มีบริษัทข้ามชาติที่ตั้งสาขาในประเทศไทยด้วยพนักงานจำนวนไม่มากนัก เน้นการใช้ทรัพยากรบุคคลทำงานที่ตรงกับคุณค่าของบริษัทเป็นหลักในประเทศไทย และสนับสนุนให้พนักงานใช้เครื่องมือที่บริการตัวเอง (Employee Self-Services Tool) เช่น การยื่นขออนุมัติเรื่องสวัสดิการต่าง ๆ ในทุกรูปแบบ ก็ใช้เครื่องมือนี้ผ่านระบบออนไลน์ไปยังบริษัทแม่ในต่างประเทศได้ทันที ส่วนผู้จัดการก็บริหารทรัพยากรในมือด้วยเครื่องมือชนิดเดียวกัน
2. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีบล็อกเชน (Blockchain Integration)
ช่วง 5 ปีหลังมานี่หลาย ๆ คนอาจจะได้รู้จักกับเทคโนโลยีบล็อกเชนกันมาแล้ว โดยเฉพาะในวงการการเงิน บล็อกเชน เป็นศัพท์ค่อนข้างเทคนิค ถ้าจะให้เข้าใจง่าย ๆ มันเป็นรูปแบบหนึ่งของการเก็บข้อมูลที่ไม่มีศูนย์กลางการเก็บ และเมื่อไม่มีศูนย์กลางจึงไม่มีคนกลางจึงทำให้ปลอมแปลงได้ยาก ทุกคนในระบบจะมองเห็นข้อมูลนี้เป็นค่าเดียวกันทั้งหมด และมีการเข้ารหัสที่มีความปลอดภัยสูง และการทำงานในมุมมองของผู้ใช้ไม่ได้ยากขึ้นแต่อย่างใด (เทียบกับกรณีไม่ใช่บล็อกเชน คือมีตัวกลางเก็บข้อมูล ถ้าตัวกลางเชื่อถือได้ก็นับเป็นเรื่องดีแต่แลกมาด้วยค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น ธนาคารเป็นคนกลาง แต่ถ้ากรณีตัวกลางไม่โปร่งใส แม้จะราคาถูกก็ไม่มีความหมายเช่นกัน)
บล็อกเชนกับทรัพยากรบุคคล อีกหนึ่งเทคโนโลยี ที่ไม่ได้โฟกัสแค่เฉพาะเรื่องสกุลเงินดิจิตอลเท่านั้น
จุดเด่นของบล็อกเชนคือไม่ต้องมีตัวกลาง มีความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือของข้อมูล ดังนั้นในมุมมองของการบริหารจัดการบุคคลมีข้อดีที่พอจะแบ่งเป็นกลุ่มได้ดังนี้
การจ่ายผลตอบแทนแก่พนักงาน
การจ่ายเงินไปยังบัญชีต่างประเทศที่มักจะมีความล่าช้าเกิดขึ้น ปัจจุบันก็มีผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนที่ใช้เทคโนโลยีบล็อกเชนและระบบคลาวด์ (เช่น Bitwage) ร่วมกับการใช้สกุลเงินดิจิตอลมาเป็นระบบในการจ่ายผลตอบแทนให้พนักงาน และยังสามารถแปลงสกุลเงินดิจิตอลเป็นสกุลเงินท้องถิ่นให้อีกด้วย
สัญญาอัจฉริยะ (Smart Contract)
เป็นการใช้เทคโนโลยีบล็อกเชนเข้ามาทำให้กระบวนการต่าง ๆ ของการทำสัญญาอัตโนมัติมากขึ้น เช่น สัญญาระหว่างองค์กรและบริษัทนอกองค์กร (Outsource) ฯลฯ และยังมีรายละเอียดปลีกย่อยอีกมากเช่น ระบบสัญญาอัจฉริยะที่คืนเงินแก่ทุกฝ่ายหากผิดข้อตกลง ส่วนบริษัทยักษ์ใหญ่ที่นำเทคโนโลยีนี้มาใช้ก็คือบริษัท Oracle นั่นเอง
การจ้างพนักงานใหม่
ข้อมูลที่พนักงานแสดงต่อบริษัทก็มีบางคนและบางส่วนที่อาจจะไม่ได้ตรงความจริง 100% การใช้เทคโนโลยีบล็อกเชนเก็บข้อมูลจะทำให้ข้อมูลเป็นความจริง (ถ้าไม่นำเข้าข้อมูลผิดแต่ต้น) และทุกฝ่าย (หรือทุกบริษัท) เห็นข้อมูลเดียวกัน ลดเวลาในการตรวจสอบข้อมูลและค่าใช้จ่ายของตัวกลางได้
ฟังก์ชั่นต่าง ๆ เหล่านี้เป็นเทรนด์ที่จะถูกทำให้ไร้คนกลางแต่ความน่าเชื่อถือยังคงอยู่ เมื่อวันที่มันแพร่หลายและเป็นรูปเป็นร่างมากกว่าเช่นทุกวันนี้คงเปลี่ยนหน้าประวัติศาสตร์ของคนทำงานไปได้อีกมากทีเดียว
3. เครื่องมือในการวิเคราะห์บุคคล (People Analytics Tools)
สมาชิกในองค์รวมไปถึงความคืบหน้าของโครงการต่าง ๆ มักจะมีปัญหาก็เมื่อวันที่เป้าหมายขององค์กรและเรื่องของคนในองค์กรไม่ไปในทิศทางเดียวกัน เช่น แผนกที่มีปริมาณงานมากแต่มีจำนวนพนักงานน้อยเกินไป หรือแผนกมีจำนวนพนักงานมากแต่เทียบกับปริมาณงานแล้วก็ยังน้อยเกินไป เหล่านี้เป็นปัญหาของทรัพยากรบุคคลเช่นกัน
สิ่งเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยเทคโนโลยีที่กำลังเป็นเทรนด์สู่อนาคต คือเทคโนโลยีการใช้ข้อมูลหรือรวบรวมข้อมูลไปสู่ Big Data และ ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) ที่ทำให้กระบวนการต่าง ๆ ของฝ่ายทรัยพากรบุคคลง่ายขึ้น
กระบวนการอบรม (Traning): ค้นหาวิธีการสอนและรูปแบบการเรียนรู้ที่จูงใจและสร้างความท้ายทายใหม่ ๆ ให้กับพนักงานแต่ละกลุ่ม
กระบวนการสร้างการมีส่วนร่วมและผูกพันกับองค์กร (Engagement): ค้นหาว่าปัจจัยใดที่มีผลต่อความผูกพันระหว่างพนักงานกับองค์กร แทนการใช้วิธีเดิมเช่นแบบสอบถาม
กระบวนการจัดสรรทรัพยากร (Resource allocation) : ค้นหาทรัพยกรบุคคลจากแผนกหนึ่งไปสู่อีกแผนกหนึ่งอย่างเหมาะสมได้โดยไม่ต้องจ้างงานใหม่
เครื่องมือที่ดีสามารถนำเอาข้อมูลทุกอย่างข้างต้นผนวกรวมกันแล้ววิเคราะห์ถึงความสัมพันธ์ต่าง ๆ ของทรัพยากรบุคคลในองค์กรได้ นับว่าเป็นเรื่องน่าสนใจไม่น้อย
การเก็บข้อมูลและวิเคราะห์ทรัพยากรบุคคลเป็นหนึ่งกุญแจสำคัญของการพัฒนาทรัพยากรบุคคล
บริษัทที่มีการนำเทคโนโลยีเหล่านี้มาใช้ในปัจจุบัน เช่น การขอลางานในบริษัท Amazon มีการดึงข้อมูลที่จำเป็นออกมาให้พนักงานใช้เพื่อตัดสินใจและก็เป็นรากฐานต่อไปในอนาคตสู่ระบบที่จะช่วยตัดสินใจให้ว่าควรลาในวันนั้น ๆ หรือไม่ หรือใน Google เองก็มีซอฟต์แวร์ที่ช่วยทำนายว่าพนักงานคนใดมีแนวโน้มจะลาออกมากน้อยเพียงใดด้วยเรื่องอะไรเพื่อหาข้อตกลงที่ดีกว่าร่วมกันได้อีกด้วย
เทคโนโลยีช่วยให้การจัดการทรัพยากรบุคคลดีขึ้น
เรามาถึงครึ่งทางกันแล้ว จะเห็นว่าจาก 3 เทรนด์เทคโนโลยีสำหรับการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล การลงทุนในเทคโนโลยีก็เพื่อเป็นการลดต้นทุนการจัดการในระยะยาว ทั้งในแง่ทรัพยากรสินทรัพย์ (เช่นลดการใช้กระดาษ) แง่เวลา (ใช้ระบบซอฟต์แวร์จัดการควบคุม) สร้างความน่าเชื่อถือในองค์กรและต่อสังคม (การใช้บล็อกเชน) และดึงประสิทธิภาพของทรัพยากรบุคคลที่เรามีออกมาให้เต็มที่ (ด้วยเครื่องมือการวิเคราะห์บุคคล) ยังมีเทรนด์อื่น ๆ ในโลกของการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลอีก มันจะเป็นอะไรติดตามได้ในบทหน้าของ Teachme Biz นะครับ
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
