RPA – Robotic Process Automation | ก้าวเริ่มต้นของ Automation

“การสร้างผลกำไร” นับเป็นจุดมุ่งหมายหลักของการทำธุรกิจ และการจะสร้างตัวเลขกำไรให้สูงขึ้น หลักการที่ใช้กันโดยทั่วไปคือ การเพิ่มยอดขาย, การลดรายจ่าย รวมไปถึงการขายทรัพย์สินที่ไม่จำเป็นขององค์กรออกไป เหลือสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ปัจจุบันโลกแห่งดิจิทัลมีเครื่องมือหนึ่งที่สามารถนำมาใช้ ไม่เพียงแต่ลดรายจ่ายขององค์กรได้เท่านั้น ยังประหยัดเวลาพนักงาน สามารถโอนถ่ายแรงงานพนักงานไปใช้ในเรื่องอื่น ๆ  สำหรับสร้างคุณค่าให้องค์กรเพื่อเพิ่มยอดขายได้อีกด้วย เรื่องที่เราจะพูดถึงในวันนี้คือ RPA

RPA คืออะไร

RPA ย่อมาจากคำเต็มว่า Robotic Process Automation คือ ระบบที่มีหน้าที่หลักในการปฏิบัติตามกระบวนการหรืองานที่ได้รับมอบหมายโดยอัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องเป็นลักษณะของหุ่นยนต์เท่านั้น มักจะเน้นใช้กับงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ หรืองานพื้นฐานอย่างง่ายที่ต้องทำเป็นกิจวัตร  หรือพูดให้ง่าย คือการเปลี่ยนงานที่คนเคยทำ ให้เป็นงานที่ใช้ระบบทำแทน

ปัจจุบัน RPA สามารถทำงานร่วมกับระบบอื่น ๆ ได้ไม่ว่าจะเป็นซอฟแวร์ หรือ ฮาร์ดแวร์ หรือจะทั้งสองอย่างรวมกันก็ได้ ขึ้นอยู่กับบริบทของการทำงานนั้น ๆ 

เพราะเหตุใดองค์กรควรลงทุนใน RPA 

องค์กรอาจจะเริ่มจากการลงทุนในกระบวนการง่าย ๆ ก่อนก็ได้ ต่อไปนี้คือเหตุผลที่น่าสนใจของการลงทุนใน RPA 

• ประหยัดทรัพยากร:

ประหยัดเวลาในการให้คนจัดการงานนั้น ๆ เพราะระบบจะทำแทนเองในทุกส่วนที่ออกแบบไว้ เมื่อ RPA ถูกขยายไปในงานต่าง ๆ ที่กว้างขึ้น การใช้จำนวนคนที่เหมาะสมกับองค์กรก็จะประหยัดต้นทุนคงที่ขององค์กรได้ด้วย 

• เพิ่มคุณค่าขององค์กร:

เมื่อแรงงานคนว่างจากการทำงานที่ RPA ทำแทนได้ องค์กรสามารถนำทรัพยากรบุคคลเหล่านั้นมาสร้างคุณค่าส่วนอื่นขององค์กรที่ RPA ทำได้ยาก เช่น งานพัฒนา หรือปรับปรุงขั้นตอนการทำงานต่างๆ ที่ส่งผลถึงการเติบโตขององค์กร 

• รวดเร็วในการตอบสนอง:

เพราะระบบ RPA ไม่จำเป็นต้องหยุดพัก สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง การตอบสนองต่อลูกค้าสามารถทำได้ทันที ลดเวลาการรอคอยได้ แม้จะยังไปไม่ถึงการแก้ปัญหาลำดับสุดท้ายให้ลูกค้า แต่ก็สร้างการตอบสนองต่อลูกค้าตามกระบวนการที่ออกแบบไว้ เพิ่มความพอใจให้ลูกค้าได้

จะเห็นว่า RPA ระบบเดียวก็สามารถตอบโจทย์ได้ทั้ง คุณค่า ต้นทุน และการตอบสนอง ซึ่งสอดรับกับแนวคิด QCD ได้เป็นอย่างดี

RPA ระบบที่มีซอฟแวร์แห่งโลกดิจิทัลมาช่วย

สิ่งสำคัญที่จะทำให้การประยุกต์ใช้สำเร็จ 

• ทบทวนขั้นตอนการทำงาน

ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการนำ RPA เข้ามาใช้ในองค์กร จำเป็นจะต้องทบทวนการทำงานในปัจจุบันว่ามีจุดใดที่จำเป็น หรือสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้อีก สอดรับกับการใช้ RPA หรือไม่ และจะเกิดประสิทธิผลอย่างไร  ซึ่งการทบทวนภาพรวมในการทำงานสามารถทำได้ด้วยหลัก Visualization หรือ MIERUKA 

• คู่มือการทำงาน (SOP) 

เมื่อนำ RPA มาใช้จริงแล้ว กระบวนการสำคัญที่จะทำให้พนักงานทุกภาคส่วนสามารถใช้งานได้อย่างยั่งยืนคือการมีคู่มือการทำงานที่เกี่ยวกับการใช้ RPA ที่เข้าใจและเข้าถึงได้อย่างง่ายๆ เพราะหากผู้เกี่ยวข้องไม่เข้าใจการทำงานของ RPA ก็คงเป็นไปได้ยากที่จะประสบความสำเร็จ ยิ่งมีผู้ที่เข้าใจการใช้งาน RPA มากขึ้นเท่าไหร่ ภาระในการตั้งค่า ปรับปรุงแก้ไข หรือบำรุงรักษาจะไม่ไปตกอยู่ที่คนใดคนนึง ซึ่งจะทำให้สมดุลของภาระงานของแต่ละภาคส่วนเสียไปอีกด้วย 

ตัวอย่างงานจริงที่ทำโดย RPA 

• ส่วนบริการลูกค้า (Customer Support)

Customer Support ในยุคดิจิทัลแบบนี้ ลูกค้าต้องการความรวดเร็วในการตอบสนอง แต่ปัญหาส่วนใหญ่ที่เข้ามาทาง Customer Support มักเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อย เรื่องเดิมจากลูกค้าหลาย ๆ ราย ซึ่ง RPA สามารถจัดการได้ เช่น การตอบคำถามง่าย ๆ การแบ่งกลุ่มคำถามและส่งต่อลูกค้าไปยังผู้ดูแลที่ถูกแผนกเหมือนอย่างที่ Chatbots ตามเว็บไซต์ในปัจจุบันทำ

• การบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Management)

งานสินค้าคงคลัง ส่วนใหญ่เป็นเรื่องการควบคุมปริมาณให้พอดี เป็นงานที่ไม่ได้ซับซ้อนแต่มีจำนวนมาก งานประเภทนี้จึงเหมาะกับ RPA ซึ่งที่ใช้กันบ่อยคือระบบ Inventory Management ระบบนี้เป็นระบบที่ควบคุมปริมาณสินค้าคงคลัง จำนวนสินค้าเข้าและออก โดยไม่ต้องใช้คนมาคอยนับ และยังสามารถเชื่อมต่อไปยังระบบอื่น ๆ  เช่น การสั่งซื้อสินค้าอัตโนมัติเมื่อปริมาณสินค้าคงคลังลดลงถึงจำนวนที่ตั้งไว้

• ระบบการจัดทำและเบิกจ่ายเงินเดือน (Payroll)

ระบบการเบิกจ่ายเงินเดือน เป็นงานทำซ้ำและต้องใช้ความรอบคอบ โดยเฉพาะกรณีที่ต้องคำนวณปัจจัยรายล้อมต่าง ๆ  งานนี้จึงเหมาะเช่นกัน สามารถออกแบบให้เชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ได้ และรับข้อมูลการเข้างาน รวมไปถึงการหักภาษี ได้ด้วย ซึ่งจะพบว่าการใช้งานระบบนี้สามารถลดความผิดพลาดได้ดีทีเดียว

• ระบบการบำรุงรักษาเครื่องจักร (Maintenance)

ระบบ RPA สามารถช่วยได้ดีในกรณีที่เป็นการบำรุงเชิงป้องกัน เพราะมีรอบของการซ่อมบำรุง อะไหล่ที่จำเป็นต้องเปลี่ยน ก่อนที่เครื่องจักรจะเสีย (เชิงป้องกัน) การสร้างระบบ RPA เพื่อใช้แจ้งเตือนและส่งรายการซื้ออะไหล่แต่เนิ่น ๆ  ทำให้เครื่องจักรไม่เกิดช่วงเวลาสูญเปล่า (Down Time)

“Teachme Biz” จำเป็นอย่างไรกับ RPA

เมื่อคู่มือการทำงาน (SOP) เป็นสิ่งจำเป็นกับ RPA การสร้างคู่มือแบบทั่วไปที่เป็นกระดาษ ด้วยโปรแกรมแบบเดิมๆ อาจจะไม่สามารถตอบโจทย์ได้ เพราะแต่ละโปรแกรมก็มีขั้นตอนการใช้งาน แชร์ แก้ไข และจัดการที่ยุ่งยาก ในขณะที่ Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์สามารถสร้างคู่มือการทำงานได้เพียงใช้สมาร์ทโฟนถ่ายภาพหรือวิดีโอ จากนั้นก็สามารถแชร์กับผู้เกี่ยวข้องได้ทันทีบนออนไลน์ เข้าถึงง่ายด้วย QR Code รวมทุกคู่มือขององค์กรไว้ในที่เดียวกันได้ด้วยต้นทุนต่ำ พนักงานที่เกี่ยวข้องทุกคนจึงสามารถรับผิดชอบต่อการใช้งาน RPA ในระยะยาวได้อย่างไร้กังวล

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !