ไอเดีย เพิ่มประสิทธิภาพ Work From Home ให้กับพนักงาน

ปี 2020ที่ผ่านมา ตัวละครใหม่ที่คนทั้งโลกกว่า 7,000 ล้านคนรู้จักในเวลาที่เร็วเหลือเชื่อคงหนีไม่พ้น Covid-19 และเพราะตัวละครนี้เองที่ทำให้แต่ละบทของการดำเนินชีวิตมนุษย์เปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง ทุกวันนี้หลาย ๆ องค์กรก็มีการเปลี่ยนแปลงตัวเองจากที่เคยเป็นไปสู่ระบบออนไลน์กันมากขึ้น เหตุผลหนึ่งที่จำเป็นต้องทำแบบนั้นก็คือ การให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้ หรือที่เกินค่อนโลกของมนุษย์รู้จักกันในนาม Work From Home หรือ Remote Working

ไม่ใช่แค่คนไทย แต่เกือบทั่วทั้งโลกที่ Work From Home

งานวิจัยที่ถูกทำขึ้นทั่วโลกโดย Gartner, Inc. พบว่า 88% ขององค์กรทางธุรกิจทั่วโลกมีนโยบายผลักดันให้พนักงานทำงานจากที่บ้านหรือ Work From Home กันมากขึ้น และอีก 97% ขององค์กรธุรกิจที่เดินทางไปมาทั่วโลกก็ลดการเดินทางเรื่องธุรกิจหรือ Business Trip ลงทั้งหมด  สิ่งหนึ่งที่เป็นเหตุผลสำคัญที่สุดคือลดความเสี่ยงที่จะทำให้พนักงานติดเชื้อCovid-19 เพราะเมื่อติดเชื้อ Covid-19 ไม่ใช่แค่พนักงานคนนั้นเท่านั้นที่ทำงานไม่ได้ อาจจะทำให้พนักงานคนอื่น หรือทีมอื่ม และอาจลามไปทั้งองค์กร จนไปถึงธุรกิจขององค์กรขับเคลื่อนไม่ได้แต่ยังต้องมีค่าใช้จ่ายคงอยู่ นโยบาย Work From Home เพื่อให้พนักงาน Remote Working ได้นอกจากช่วยลดความเสี่ยงดังกล่าวแล้วยังลดค่าใช้จ่ายบางส่วนได้ด้วย

สิ่งที่เป็นกังวลขององค์กรหลังจากมีนโยบาย Work From Home นั่นคือ ประสิทธิภาพการทำงานของคนทั้งองค์กร เกือบปีที่ผ่านมา Teachme Biz เองก็สามารถปรับตัวจากสภาพแวดล้อมใหม่ ๆ นี้ได้ พนักงาน Work From Home ได้อย่างมีประสิทธิภาพก็ด้วยวิธีการต่าง ๆ เริ่มจากคู่มือก้าวแรกในวันนั้น (คู่มือการเริ่ม Work From Home ตามแบบฉบับชาว Teachme Biz) จนถึงก้าวใหญ่ ๆ ที่ยังคงก้าวต่อไปของ Teachme Biz ในวันนี้

เพิ่มประสิทธิภาพให้พนักงานในองค์กรด้วยแม้จะต้อง Work From Home

ในบทก่อน ๆ  (“เตรียมตัวตอนนี้ก็ยังทัน! Tools ที่จำเป็นสำหรับองค์กรที่ต้องการปรับตัวเพื่อ Work from Home”) เราได้รู้จักเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการเปลี่ยนผ่านองค์กรไปสู่องค์กรที่ทำให้พนักงานขับเคลื่อนบริษัทในแบบ Remote Working ได้ มาวันนี้ Teachme Biz ไม่เพียงแต่ทำให้ Remote Working เกิดขึ้นได้เท่านั้น เพื่อให้การทำงานจากที่บ้านของพนักงานทุกคนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน ไอเดียต่าง ๆ เหล่านี้เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ทำให้การทำงาน Work From Home เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ 

1. สร้างทิศทางของทีมไปในทางเดียวกันตั้งแต่เริ่มต้นในทุก ๆ วัน

คงไม่ใช่เรื่องดีเท่าไรนักที่การ Work From Home ทำให้มีเพื่อนร่วมทีมบางคนนอนเลยเวลาทำงานปกติ การประชุมสั้น ๆ ในตอนเช้าก่อนเริ่มงานในแต่ละวัน เพื่อพูดคุยกับลูกทีมทั้งหมดว่าวันนี้มีเป้าหมายของการทำงานอะไรบ้าง และหากมีเรื่องต้องสอบถามจากแต่ละคนในทีมจะเข้าถึงหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานผ่านช่องทางใด

ในตอนท้ายของวัน ก็มาพบปะกันอีกครั้ง พูดถึงผลงานที่ทำได้ในแต่ละวัน ไม่ว่ามันจะเป็นผลงานใหญ่หรือเล็กน้อยแค่ไหนก็ตาม การได้พูดถึงผลงานนั้น ๆ ต่อทุกคนในทีมจะทำให้สมาชิกในทีมทั้งหมดเกิดความภูมิใจกับผลงานของตนเอง และมีแรงจะทำมันต่อในวันรุ่งขึ้น การพบกันในช่วงเช้าและเย็นผ่านช่องทางออนไลน์ในช่วง Work From Home แบบนี้ไม่จำเป็นต้องยาวเป็นชั่วโมง เพียงครั้งละ 5-10 นาทีก็สร้างแรงผลักให้ทีมเดินไปข้างหน้าได้แล้ว หรือจะเรียกว่าเป็นการทำ Daily Check-in และ Check-out ของทีมก็ว่าได้

คำแนะนำเบื้องต้นเพื่อสร้าง Daily Check-in และ Check-out เมื่อ Work From Home

1. ให้ผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมเป็นผู้นำการทำ Daily Check-in ในตอนเช้า และ Check-out ในตอนเย็น ของทุกวัน
2. จัดตั้งเวลาที่เหมาะสมกับทุกคนในทีมในช่วงเช้าก่อนเริ่มงาน (หากไม่ติดประชุมอื่น)
3. เนื้อหาที่พูดคุยคือ สิ่งที่สมาชิกทุกคนต้องทำในวันนี้ เรื่องที่ต้องแจ้งให้สมาชิกทุกคนทราบ ผลลัพธ์ของงานที่ทำคืออะไร ได้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวังหรือไม่ หากไม่ได้ ติดปัญหาอะไร
4. ใช้เวลาไม่เกิน 30 นาที ต่อครั้ง หากเสร็จก่อนให้แต่ละคนเริ่มงานได้เลย โดยมีหัวหน้าทีมควบคุมเวลา

2. สร้าง Workspace หรือ “ออฟฟิศส่วนตัวโดยเฉพาะ” ขึ้นที่บ้าน

การรณรงค์ให้พนักงานสร้างมุมออฟฟิศส่วนตัวขึ้นเมื่อ Work From Home เป็นทางหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพ เพราะมุมนั้น ๆ จะกลายเป็นมุมสำหรับการทำงานจริง ๆ  Workspace ส่วนตัวช่วยให้มีสมาธิแม้จะทำงานอยู่บ้าน ช่วยลดการรบกวนหรือถูกดึงให้หลงทางจากสภาพแวดล้อมภายในบ้านได้ ยิ่งถ้าบ้านไหนเป็นครอบครัวที่มีสมาชิกหลายคน หรือเด็ก ๆ ที่อยู่บ้านเนื่องจากต้องเรียนออนไลน์เช่นกัน สมาชิกแต่ละคนจะเข้าใจและเคารพต่อ Workspace นี้ ทำให้โอกาสที่จะถูกรบกวนมีน้อยลงด้วย

เน้นมุมที่ห่างไกลออกมาหน่อยจากสมาชิกภายในบ้าน มีโต๊ะทำงานเหมาะ ๆ หนึ่งตัวกับเก้าอี้ มีแสงสว่างเพียงพอ อุณหภูมิพอเหมาะ เดินลุกไปเข้าห้องน้ำได้ง่าย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้เราสามารถระดมไอเดียจากหลากหลายพนักงานมาสร้างเป็นคู่มือออไลน์แนะนำสำหรับยกระดับการ Work From Home ด้วย Teachme Biz ได้ง่ายดาย

คำแนะนำเบื้องต้นเพื่อสร้าง Workspaces ที่บ้าน เมื่อต้อง Work From Home

1. ใช้โต๊ะในการวางคอมพิวเตอร์ดีกว่าการวางที่ตักหรือนั่งบนโซฟา เพื่อง่ายต่อการลุกนั่ง
2. หามุมสงบที่ห่างไกลสมาชิกภายในบ้านเพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวน
3. แสงสว่างควรมีเพียงพอ จากแสงธรรมชาติ หรือโคมไฟตั้งโต๊ะ 
4. อุณหภูมิในบ้านเหมาะสม จากเครื่องปรับอากาศ หรือพัดลม
5. จัดเตรียมสภาพแวดล้อมให้ เดิน ลุก นั่ง เพื่อไปเข้าห้องน้ำได้ง่าย 

3. สร้างความผ่อนคลายจากกิจกรรม Non-work

สิ่งหนึ่งที่หายไปเลยแน่ ๆ เมื่อ Work From Home ก็คือการได้เมาท์มอยกันแบบเล็ก ๆ น้อยไม่กี่วินาทีก่อนจะหันเก้าอี้กับมาที่จอตรงหน้า หรือเดินเข้าออฟฟิศแวะทักทายเพื่อนร่วมงานที่หัวโต๊ะพูดคุยถึงข่าวสาร สารทุกข์สุขดิบกันไม่กี่นาที สิ่งเหล่านี้หายไปแล้วเมื่อ Work From Home เกิดขึ้น แม้มันเป็นกิจกรรมที่ไม่ใช่เรื่องงานแต่สิ่งนั้นเป็นเหมือนยาบรรเทาความเครียดที่นอกจากไม่ได้เบียดเบียนการทำงานแต่กลับเป็นการสร้างแรงกระตุ้นให้ทำงานได้ดีขึ้นอีก

สร้างช่วงเวลาที่ได้พูดคุยเรื่องอื่น ๆ  ถามสารทุกข์สุขดิบ สร้างความสัมพันธ์กับสมาชิกในทีม

การให้ผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมสร้างช่วงเวลาสำหรับสมาชิกในทีมได้พูดคุยกันในเรื่องทั่ว ๆ ไปแม้ในช่วง Work From Home อัปเดทข่าวสารเรื่อง Covid-19 กิจกรรมที่ทำก่อนนอน หรือเรื่องราวอื่น ๆ ที่เคยคุยกันในออฟฟิศ สิ่งเหล่านี้ช่วยให้พนักงานคลายเครียดในสภาวะที่ไม่ได้ออกไปไหนได้ดีขึ้น และยังสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมทีมได้ดีขึ้นด้วย อาจจะนัดเวลากันในช่วงสายหรือบ่าย แวะพักจิบกาแฟกันแบบพร้อมหน้าและพักจากงานสัก 10 นาที ให้ทุกคนได้มีเวลาสานความสัมพันธ์กับทีมเพื่อความลื่นไหลในการทำงาน

คำแนะนำเบื้องต้นเพื่อการสร้างความสัมพันธ์เมื่อต้อง Work From Home จากกิจกรรม Non-Work

1. ให้หัวหน้าทีมเป็นผู้นำการสร้างความสัมพันธ์ในทีมจากกิจกรรม Non-Work และควบคุมเวลา
2. จัดตั้งเวลาที่เหมาะสมกับทุกคนในทีม เช่น ช่วงสาย หรือช่วงบ่าย
3. ใช้เวลาไม่เกิน 15 นาที 
4. ทำทุกวันหรือวันเว้นวัน แล้วแต่การพิจารณาของหัวหน้าทีม 
5. ช่วงเวลานี้ไม่นำเรื่องงานมาพูดคุยเพื่อสร้างความผ่อนคลาย 

4. แต่งตัวเพื่อเป็นแรงกระตุ้น

อาจฟังดูเป็นเรื่องไม่ได้สลักสำคัญ แต่การแต่งตัวที่ดูเป็นทางการขึ้นมาหน่อย อย่างน้อยก็ไม่ควรเป็นชุดนอนในขณะที่ Work From Home ในทางจิตวิทยาแล้วมันช่วยให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้น เพราะการแต่งตัวด้วยเสื้อผ้าที่เป็นทางการหรือกึ่งทางการนี้เป็นเหมือนไกปืนที่ถูกเหนี่ยวและเสียงจากปืนนั้นก็เป็นตัวบอกว่าเราข้ามผ่านสถานะจากการนอนมาเป็นวันใหม่ของการทำงานแล้ว การแต่งตัวอาจจะไม่ต้องถึงขั้นใส่สูท หรือ Make-up แบบจัดเต็ม หรือเป็นชุดมาตรฐานเหมือนตอนไปที่ออฟฟิศ แค่เป็นชุดลำลองที่ดูภูมิฐาน ใส่แล้วลุกนั่งสบาย ก็ช่วยสร้างแรงกระตุ้นในการทำงานที่ดีได้แล้ว คุณจะลองทำแล้วสังเกตดูก็ได้นะว่าจริงไหม 

แต่งกายให้ดูดีแม้  Work From Home อย่างน้อยตัวเราคนหนึ่งก็รู้สึกดี

ทั้งหมดนี้เป็นไอเดียเพื่อให้พนักงานเป็นแนวทางในการทำงานเพิ่มประสิทธิภาพของการ Work From Home ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อเทียบกับการทำงานที่ออฟฟิศ ไอเดียเหล่านี้สามารถสร้างลงไปในคู่มือได้ง่าย ๆ ผ่าน Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ ทั้งวิดีโอ หรือ รูปภาพตัวอย่าง นอกจากนั้นยิ่งนานวันไป อาจจะมีไอเดียใหม่ ๆ ที่แก้ปัญหาเก่า ๆ ของการ Work From Home เพิ่มขึ้นมา ก็สามารถมาอัปเดตลงใน Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือออนไลน์นี้ได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้พนักงานทุกคนขับเคลื่อนองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพแม้ต้อง Work From Home ไปด้วยกัน

บทความที่เกี่ยวข้อง

1 ปีผ่านไปกับ นโยบาย Work from Home
คู่มือการเริ่ม Work From Home ตามแบบฉบับชาว Teachme Biz
เตรียมตัวตอนนี้ก็ยังทัน! Tools ที่จำเป็นสำหรับองค์กรที่ต้องการปรับตัวเพื่อ Work From Home

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !