สอบถามเพิ่มเติม โทร 080-058-4464 studist@studist.co.th

สำหรับช่วงนี้ที่เกิดการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 ทำให้เกิดปรากฎการณ์ Work From Home ขององค์กรต่างๆ ที่ไม่ว่าจะพร้อมหรือไม่พร้อมแต่เมื่อสถานการณ์บังคับ ไวรัสมาจ่ออยู่ที่หน้าออฟฟิศแล้ว ก็ต้องปรับตัวกันให้ได้อย่างรวดเร็ว บางองค์กรที่มีความพร้อมอยู่แล้วก็สามารถดำเนินการได้อย่างคล่องแคล่วและทันต่อสถานการณ์ แต่บางองค์กรที่ไม่ได้มีโครงสร้างหรือวัฒนธรรมของการทำงานที่เอื้อให้กับสถานการณ์แบบนี้มาก่อนก็คงต้องประสบปัญหามากกว่าบริษัทที่เตรียมความพร้อมอยู่แล้ว แต่เราเชื่อว่าเริ่มต้นวันนี้ก็ยังไม่สาย เลยจะมาลองลิสต์รายการสิ่งที่ต้องเตรียมตัวสำหรับการ Work From Home สำหรับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMEs) ให้ไว้ใช้อ้างอิง เผื่อเป็นประโยชน์สำหรับการรับมือกับสถานการณ์เร่งด่วนเช่นนี้ค่ะ 

1. แพลตฟอร์มสำหรับจัดเก็บหรือแชร์ไฟล์งาน (File Storage) 

สำหรับ SMEs ที่เพิ่งก่อตั้งใหม่ๆ มาไม่นานคงไม่มีใครใช้ระบบจัดเก็บหรือแชร์ไฟล์แบบตั้งตู้เซิร์ฟเวอร์ไว้ที่ออฟฟิศตัวเองอีกแล้ว บริการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ต่างๆ ในวันนี้ทั้งสะดวกและยืดหยุ่น สามารถเลือกแพ็คเกจที่เหมาะกับการใช้งานของบริษัทได้อย่างครอบคลุม ไม่ว่าจะ Onedrive, Google Drive, Dropbox, หรือว่า iCloud ก็สามารถศึกษาและลองใช้บริการดูได้เลย

2. แพลตฟอร์มที่ใช้สร้างและแก้ไขเอกสารออนไลน์

คือแพลตฟอร์มที่จะช่วยทำให้สามารถสร้างหรือแก้ไขเอกสารได้ผ่านทางออนไลน์ แม้จะทำงานอยู่คนละที่กันก็สามารถสร้างเอกสารเดียวกันได้เลย ไม่ต้องส่งไฟล์กันข้ามไปข้ามมาแบบเมื่อก่อน

3. โปรแกรมแชท

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการแชทได้กลายมาเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารในระบบการทำงานแทนการส่งอีเมล ซึ่งปัจจุบันก็มีหลายแพลตฟอร์มที่ให้บริการ ทั้ง Line หรือ Messenger ที่เราคุ้นเคยกันดี หรือ Slack, Hangouts ที่ค่อนข้างเหมาะกับการทำงานมากกว่า ก็อาจจะต้องศึกษาดูความแตกต่างของแต่ละฟังก์ชัน และเลือกให้เหมาะกับการใช้งานขององค์กรอีกครั้งนึง

4. ระบบ Video Conference

เมื่อออกจากบ้านมาเจอหน้ากัน หรือร่วมประชุมกันแบบปกติไม่ได้ก็จำเป็นจะต้องมีแพลตฟอร์มที่มาทดแทน ซึ่งตอนนี้มีหลายแพลตฟอร์มที่เปิดให้ใช้แบบ Freemium อย่าง Zoom หรือ Google Hangouts Meet ที่นอกจากจะ Video Conference แล้วก็ยังสามารถแชร์หน้าจอให้เห็นพร้อมกันได้อีกด้วย 

5. ระบบคู่มือการทำงานออนไลน์ (Online Manual)

การไม่สามารถมาทำงานที่ออฟฟิศได้ตามปกติทำให้เรามองไม่เห็นว่าเพื่อนร่วมงานอยู่ในสถานะไหน การทำงานจึงไม่ราบรื่นเหมือนเมื่อก่อน หรือการที่เริ่มใช้แพลตฟอร์มต่างๆ หลากหลายขึ้น คนที่ไม่ถนัดการตั้งค่า ดาวน์โหลด หรือแก้ปัญหาที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีในเบื้องต้นอาจจะลำบากกว่าคนอื่น แต่ถ้าเราเตรียมจัดทำ “คู่มือการทำงานออนไลน์” เอาไว้ก่อน ไม่ว่าจะเกิดปัญหาอะไร พนักงานทุกคนสามารถเข้าเช็ควิธีการทำงานที่ถูกต้องได้ตลอดเวลา ก็ทำให้ทุกคนสามารถทำงานให้ถูกต้องและครบถ้วนได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากคนอื่น แถมยังสามารถทำงานแทนเพื่อนได้ด้วย 

ซึ่งในส่วนนี้เราขอแนะนำ Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ ที่เน้นการสื่อสารด้วยภาพและวิดีโอแบบ Step-by-Step แพลตฟอร์มที่จะทำให้พนักงานทุกคนเข้าถึงการทำงานที่ถูกต้องได้ผ่านทางออนไลน์ แถมยังเข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอ หมดปัญหาเรื่องกำแพงภาษา นอกจากนี้ยังสร้างง่ายแค่ใช้สมา์รทโฟนถ่ายภาพหรือวิดีโอ ก็ออกมาเป็นคู่มือการทำงานได้แล้ว ซึ่งใช้แทน Work Instruction, SOPs, Manual แบบรูปเล่มกระดาษได้เลย นอกจากจะใช้ภายในองค์กรแล้วยังสามารถใช้เป็นคู่มือเพื่อซัพพอร์ตลูกค้าได้อีกด้วย 

ตัวอย่างการใช้ Teachme Biz เพื่อสร้างคู่มือออนไลน์สำหรับการตั้งค่าแพลตฟอร์มต่างๆ ที่ต้องใช้ในช่วง Work From Home

2. การ Troubleshooting ปัญหาง่ายๆ

SaaS หรือระบบที่ใช้ในการ Remote Work

How to set google drive

(https://teachme.jp/8/manuals/5994468)

How to open Excel sheet & exiting excel sheet (CSV file) in google drive (https://teachme.jp/8/manuals/5994474)

ตัวอย่างการใช้ Teachme Biz เพื่อสร้างคู่มือออนไลน์สำหรับการซัพพอร์ตลูกค้า ที่ทำให้ไม่ต้องเดินทางหรือโทรศัพท์เพื่อซัพพอร์ต 

ซัพพอร์ตลูกค้าด้วย Teachme Biz

[For Thai customers] How to start with Teachme Biz

(https://teachme.jp/8/manuals/3834349)

ฟีเจอร์แนะนำ (รองรับทุก PLAN การใช้งาน)

(https://teachme.jp/8/manuals/7764490)

Toretta Online Manual

(https://teachme.jp/16816/f/toreta-sg/)

ตัวอย่างการใช้ Teachme Biz เพื่อสื่อสารกับพนักงาน

COVID-19: Remote Work Guidelines

(https://teachme.jp/8/manuals/8159405)

7 พฤติกรรมปราบออฟฟิศซินโดรม

(https://teachme.jp/73309/manuals/6621183)

Teachme Biz - Visual Workflow Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step (Visual-based) เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

คู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP (Standard Operating Procedures) คือสิ่งที่จะอธิบายและจัดลำดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นรูปธรรม แยกแต่ละงานให้ชัดเจนเพื่อรักษาคุณภาพ ความปลอดภัย และประสิทธิภาพในการทำงาน  ซึ่ง Visual Workflow จะไม่ใช้แต่ตัวหนังสือเหมือน Workflow แบบเก่า แต่จะใช้ภาพและวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพเพื่อการสื่อสารที่เข้าใจง่าย เสริมประสิทธิภาพให้คุณสามารถสร้างคู่มือที่ใครดูก็เข้าใจ 

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อ “Teachme Biz” ได้เลยนะคะ

เรื่องอื่นๆที่น่าสนใจ

【New User Interview】JAPAN AGRI CHALLENGE (THAILAND) CO., LTD.

【New User Interview】JAPAN AGRI CHALLENGE (THAILAND) CO., LTD.

JAPAN AGRI CHALLENGE (THAILAND) CO., LTD., Managing Director, Mr. Sho Sakotaจัดการงานภายในบริษัทที่ละเลยไว้ เพื่อนำมาเชื่อมโยงกับการบริหารองค์กรในระยะยาววางโครงสร้างงานเกษรตรกรรมซึ่งเป็นรากฐานของประเทศไทยด้วย "bijin tomato" บริษัทของเราก่อตั้งขึ้นในปี 2558 ด้วยแบรนด์...

PROMOTION – ความพิเศษในความพิเศษ! แชร์ Know-how ของทั้งองค์กรให้ทุกคนด้วยราคาสบายกระเป๋า

PROMOTION – ความพิเศษในความพิเศษ! แชร์ Know-how ของทั้งองค์กรให้ทุกคนด้วยราคาสบายกระเป๋า

Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ มีฟังก์ชันที่ตอบรับการใช้งานเรื่องการจัดการคู่มือการทำงานในทุกด้านรวมถึงการแชร์คู่มือการทำงานที่สร้างขึ้นให้กับคนหมู่มากได้อย่างสะดวกรวดเร็วทั้งภายในและนอกองค์กรอยู่แล้ว...

คู่มือออนไลน์ฮีโร่ฝ่าโควิด ช่วยผ่านวิกฤตในงบจำกัด

คู่มือออนไลน์ฮีโร่ฝ่าโควิด ช่วยผ่านวิกฤตในงบจำกัด

สำหรับธุรกิจที่ต้องการฟื้นตัวจากภาวะธุรกิจติดขัด  #คู่มือออนไลน์ อาจเป็นเครื่องมือที่คู่ควรอย่างหนึ่งด้วยความสามารถที่ใช้ส่งเสริมการทำงานได้ทั้งองค์กรในงบประมาณที่จำกัด และยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นออกไปได้อีกด้วย ช่วงการแพร่ระบาดของไวรัส...