สำหรับช่วงนี้ที่เกิดการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 ทำให้เกิดปรากฎการณ์ Work From Home ขององค์กรต่างๆ ที่ไม่ว่าจะพร้อมหรือไม่พร้อมแต่เมื่อสถานการณ์บังคับ ไวรัสมาจ่ออยู่ที่หน้าออฟฟิศแล้ว ก็ต้องปรับตัวกันให้ได้อย่างรวดเร็ว บางองค์กรที่มีความพร้อมอยู่แล้วก็สามารถดำเนินการได้อย่างคล่องแคล่วและทันต่อสถานการณ์ แต่บางองค์กรที่ไม่ได้มีโครงสร้างหรือวัฒนธรรมของการทำงานที่เอื้อให้กับสถานการณ์แบบนี้มาก่อนก็คงต้องประสบปัญหามากกว่าบริษัทที่เตรียมความพร้อมอยู่แล้ว แต่เราเชื่อว่าเริ่มต้นวันนี้ก็ยังไม่สาย เลยจะมาลองลิสต์รายการสิ่งที่ต้องเตรียมตัวสำหรับการ Work From Home สำหรับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMEs) ให้ไว้ใช้อ้างอิง เผื่อเป็นประโยชน์สำหรับการรับมือกับสถานการณ์เร่งด่วนเช่นนี้ค่ะ
1. แพลตฟอร์มสำหรับจัดเก็บหรือแชร์ไฟล์งาน (File Storage)
สำหรับ SMEs ที่เพิ่งก่อตั้งใหม่ๆ มาไม่นานคงไม่มีใครใช้ระบบจัดเก็บหรือแชร์ไฟล์แบบตั้งตู้เซิร์ฟเวอร์ไว้ที่ออฟฟิศตัวเองอีกแล้ว บริการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ต่างๆ ในวันนี้ทั้งสะดวกและยืดหยุ่น สามารถเลือกแพ็คเกจที่เหมาะกับการใช้งานของบริษัทได้อย่างครอบคลุม ไม่ว่าจะ Onedrive, Google Drive, Dropbox, หรือว่า iCloud ก็สามารถศึกษาและลองใช้บริการดูได้เลย
2. แพลตฟอร์มที่ใช้สร้างและแก้ไขเอกสารออนไลน์
คือแพลตฟอร์มที่จะช่วยทำให้สามารถสร้างหรือแก้ไขเอกสารได้ผ่านทางออนไลน์ แม้จะทำงานอยู่คนละที่กันก็สามารถสร้างเอกสารเดียวกันได้เลย ไม่ต้องส่งไฟล์กันข้ามไปข้ามมาแบบเมื่อก่อน
3. โปรแกรมแชท
ปฏิเสธไม่ได้ว่าการแชทได้กลายมาเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารในระบบการทำงานแทนการส่งอีเมล ซึ่งปัจจุบันก็มีหลายแพลตฟอร์มที่ให้บริการ ทั้ง Line หรือ Messenger ที่เราคุ้นเคยกันดี หรือ Slack, Hangouts ที่ค่อนข้างเหมาะกับการทำงานมากกว่า ก็อาจจะต้องศึกษาดูความแตกต่างของแต่ละฟังก์ชัน และเลือกให้เหมาะกับการใช้งานขององค์กรอีกครั้งนึง
4. ระบบ Video Conference
เมื่อออกจากบ้านมาเจอหน้ากัน หรือร่วมประชุมกันแบบปกติไม่ได้ก็จำเป็นจะต้องมีแพลตฟอร์มที่มาทดแทน ซึ่งตอนนี้มีหลายแพลตฟอร์มที่เปิดให้ใช้แบบ Freemium อย่าง Zoom หรือ Google Hangouts Meet ที่นอกจากจะ Video Conference แล้วก็ยังสามารถแชร์หน้าจอให้เห็นพร้อมกันได้อีกด้วย
5. ระบบคู่มือการทำงานออนไลน์ (Online Manual)
การไม่สามารถมาทำงานที่ออฟฟิศได้ตามปกติทำให้เรามองไม่เห็นว่าเพื่อนร่วมงานอยู่ในสถานะไหน การทำงานจึงไม่ราบรื่นเหมือนเมื่อก่อน หรือการที่เริ่มใช้แพลตฟอร์มต่างๆ หลากหลายขึ้น คนที่ไม่ถนัดการตั้งค่า ดาวน์โหลด หรือแก้ปัญหาที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีในเบื้องต้นอาจจะลำบากกว่าคนอื่น แต่ถ้าเราเตรียมจัดทำ “คู่มือการทำงานออนไลน์” เอาไว้ก่อน ไม่ว่าจะเกิดปัญหาอะไร พนักงานทุกคนสามารถเข้าเช็ควิธีการทำงานที่ถูกต้องได้ตลอดเวลา ก็ทำให้ทุกคนสามารถทำงานให้ถูกต้องและครบถ้วนได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากคนอื่น แถมยังสามารถทำงานแทนเพื่อนได้ด้วย
ซึ่งในส่วนนี้เราขอแนะนำ Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ ที่เน้นการสื่อสารด้วยภาพและวิดีโอแบบ Step-by-Step แพลตฟอร์มที่จะทำให้พนักงานทุกคนเข้าถึงการทำงานที่ถูกต้องได้ผ่านทางออนไลน์ แถมยังเข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอ หมดปัญหาเรื่องกำแพงภาษา นอกจากนี้ยังสร้างง่ายแค่ใช้สมา์รทโฟนถ่ายภาพหรือวิดีโอ ก็ออกมาเป็นคู่มือการทำงานได้แล้ว ซึ่งใช้แทน Work Instruction, SOPs, Manual แบบรูปเล่มกระดาษได้เลย นอกจากจะใช้ภายในองค์กรแล้วยังสามารถใช้เป็นคู่มือเพื่อซัพพอร์ตลูกค้าได้อีกด้วย
ตัวอย่างการใช้ Teachme Biz เพื่อสร้างคู่มือออนไลน์สำหรับการตั้งค่าแพลตฟอร์มต่างๆ ที่ต้องใช้ในช่วง Work From Home
1. วิธีการใช้ Communication tool
ระบบ Video Conference เครื่องมือที่สำคัญที่สุดในการ Remote Work
How to start “Zoom Video Communications” (https://teachme.jp/8/manuals/5231404)
[Zoom] วิธีใช้ Zoom โดยไม่ต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน (https://teachme.jp/8/manuals/8187034)
วิธีทำให้ลูกค้าเข้า Online Meeting ด้วย Zoom ผ่าน Browser (https://teachme.jp/8/manuals/8189081)
2. การ Troubleshooting ปัญหาง่ายๆ
SaaS หรือระบบที่ใช้ในการ Remote Work
How to set google drive
(https://teachme.jp/8/manuals/5994468)
How to open Excel sheet & exiting excel sheet (CSV file) in google drive (https://teachme.jp/8/manuals/5994474)
ตัวอย่างการใช้ Teachme Biz เพื่อสร้างคู่มือออนไลน์สำหรับการซัพพอร์ตลูกค้า ที่ทำให้ไม่ต้องเดินทางหรือโทรศัพท์เพื่อซัพพอร์ต
ซัพพอร์ตลูกค้าด้วย Teachme Biz
[For Thai customers] How to start with Teachme Biz
(https://teachme.jp/8/manuals/3834349)
ฟีเจอร์แนะนำ (รองรับทุก PLAN การใช้งาน)
(https://teachme.jp/8/manuals/7764490)
Toretta Online Manual
(https://teachme.jp/16816/f/toreta-sg/)
ตัวอย่างการใช้ Teachme Biz เพื่อสื่อสารกับพนักงาน
COVID-19: Remote Work Guidelines
(https://teachme.jp/8/manuals/8159405)
7 พฤติกรรมปราบออฟฟิศซินโดรม
(https://teachme.jp/73309/manuals/6621183)
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
