ผมชื่อ Yusuke Mameda จาก Studist (Thailand) Co.,Ltd. ผู้ให้บริการ “Teachme Biz” SaaS สำหรับธุรกิจ B2B ที่พัฒนาโดยบริษัท Studist Corporation ครับ
พนักงานทั้งหมดที่บริษัท Studist (Thailand) ของเรา เริ่มทำงานแบบ Work From Home (WFH) จนวันนี้ (2020/04/23) ก็มาถึงสัปดาห์ที่ 6 แล้ว ถึงแม้จะพบว่ามีงานบางส่วนที่ไม่สามารถติดตามได้ทั้งหมด แต่ผมรู้สึกว่าการทำงานโดยทั่วไปราบรื่นดีครับ
ตั้งแต่ช่วงต้นเดือนมีนาคม ที่เริ่มมีการระบาดของ Coronavirus ในไทย ผมได้รับการปรึกษาจากพนักงานว่า “อยากทำงานที่บ้าน” ผมเช็คสถานการณ์ของลูกค้าและบริษัทอื่นแล้วแต่ยังไม่อนุมัติ แต่เมื่อวันจันทร์ที่ 16 มีนาคม พนักงานมาปรึกษาอีกครั้ง ผมจึงตัดสินใจอนุมัติให้ดำเนินการ โดยผมได้ให้เงื่อนไข 3 ข้อ กับคุณ S. ดังนี้
– ต้องทำงานจากที่บ้านเท่านั้น
– ออนไลน์ตลอดเวลา
– พร้อมที่จะรับสายโทรศัพท์ตลอดเวลา
จากนั้นผมแจ้งให้ทุกคนภายในบริษัททราบว่า “วันพรุ่งนี้เป็นต้นไป เราจะเริ่ม WFH โดยคุณ S จะอธิบายรายละเอียดให้ทุกคนทราบครับ”
หนึ่งชั่วโมงต่อมา คุณ S. ได้แชร์คู่มือวิธีการทำงานที่บ้านให้กับทีม ผมชื่นชมที่เธอทำออกมาได้ดีและรวดเร็วมากครับ
ผมได้คัดลอกคู่มือภายในของเราอีกฉบับ เพื่อเผยแพร่เป็นตัวอย่างให้กับทุกคน (บางภาพและลิงค์ภายในแต่ละขั้นตอนจะถูกลบและซ่อน)
Work From Home Guidelines (https://teachme.jp/8/manuals/8159405)
ต่อมาคู่มือนั้นถูกแก้ไขหลายครั้งให้ดีขึ้น เวลาเกิดเหตุฉุกเฉินเร่งด่วน กฎต่างๆสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นแทนที่จะแชร์กฏตายตัวผ่านเครื่องมือสื่อสารทีละครั้ง เราแชร์เป็นพื้นที่ที่เก็บข้อมูลไปก่อน และเมื่อเริ่มดำเนินการแล้วจำเป็นต้องแก้ไขหรือเพิ่มเติมเนื้อหาก็ค่อยๆเข้ามาเพิ่มเติมหรือแก้ไข ให้พนักงานทุกคนก็สามารถตรวจสอบข้อมูลล่าสุดได้อยู่เสมอ ก็จะสะดวกมากๆ ครับ
ตามปกติบริษัทของเราจะกำหนด Core time ในช่วง 11:00 น. ถึง 16:00 น. เพื่อยืดหยุ่นเรื่องการเดินทางให้พนักงานเรามีความเครียดจากสภาพอากาศและการจราจรที่ติดขัดน้อยลง เนื่องจาก WFH ทำให้เรื่องการเดินทางหายไป เราจึงตั้งเวลาเริ่มงานไว้ที่ 9.00 น. สำหรับพนักงานทุกคน เพื่อลดปัญหาเวลาพักไม่ตรงกัน และจะได้ประชุมออนไลน์สรุปของแต่ละวันตอน 17:30 น. ได้
2. การแชร์ภารกิจที่ทำอยู่แบบเรียลไทม์
ทุกครั้งที่ผมอธิบายเรื่องนี้จะรู้สึกลำบากใจมาก เพราะทุกคนจะถามว่า “พนักงานโอเคหรอ” แต่คนที่เสนอเรื่องนี้คือพนักงานเอง “อยากรู้ว่าแต่ละคนทำอะไรอยู่ จะได้สามารถถามคำถามและติดตามงานได้ทันเวลา” ตอนที่ได้ยินแบบนั้นผมก็ยังคิดว่า “จะเอาจริงเหรอ ?”
จนถึงทุกวันนี้ (04/23) เราก็ยังทำแบบนั้นอยู่ ซึ่งบางคนก็บอกด้วยว่าหลังจาก WFH จบลงแล้วก็จะทำต่อเพราะจะได้ทบทวนงานที่ทำไปได้ง่ายขึ้น จะใช้ SaaS อย่างเช่น Asana ก็ได้ แต่นี่มันไม่ถึงกับเป็นการบริหารจัดการโปรเจค ผมเลยคิดว่าจะยังคงใช้ Spreadsheet ต่อไป
3. Always online
ผมต้องการให้ทุกคนออนไลน์อยู่เสมอ ซึ่งปกติบริษัทเราใช้ Slack เป็นเครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรอยู่แล้ว จึงไม่มีปัญหาอะไร นอกจากนี้ยังให้ทุกคนโพสต์ “To-do-list” ก่อนเริ่มงาน และ “Daily Report” หลังจากจบงานเหมือนเดิมที่เราทำกันมาตั้งแต่ก่อนเกิดวิกฤตโคโรนา
4. Always answer the call
เราได้ให้โทรศัพท์มือถือหรือซิมของบริษัทแก่พนักงานทุกคนอยู่แล้ว ดังนั้นทุกคนต้องพร้อมที่จะรับสายอยู่เสมอ เรื่องที่ไม่รีบให้เขียนเอาไว้ใน Slack แต่ถ้าหากเป็นเรื่องด่วนให้แท็กบุคคลนั้นๆ กรณีที่ต้องการคุยทันทีให้โทรหาหรือใช้ Zoom Online Meeting (อธิบายไว้ในขั้นตอนสุดท้าย)
5. Home Only
เรา WFH เพื่อหลีกเลี่ยงการติดเชื้อ ดังนั้นจึงไม่อนุญาตให้ทำงานจากร้านกาแฟหรือสถานที่ภายนอก พนักงานต้องทำงานอยู่ที่บ้านเท่านั้น แต่หลังจากที่ขยายเวลา WFH พนักงานบางคนก็กลับไปที่บ้านเกิดต่างจังหวัด ผมคิดว่าการอยู่คนเดียวอาจจะเครียด จึงเห็นด้วยที่เขาจะย้ายกลับไปที่บ้านเกิด
6. If necessary, please go to the office
หากพนักงานต้องการมาทำงานที่ออฟฟิศก็ไม่ได้ห้าม เพราะมีบางงานที่จำเป็นและอาจทำได้เฉพาะในออฟฟิศ แต่ผมได้เข้าใจว่าแม้แต่แผนกแอดมินเอง ถ้ามีแค่งาน Routine อย่างเดียวจะเข้ามาทำที่ออฟฟิศเพียงเดือนละครั้งก็ยังได้ ซึ่งผมจะหาโอกาสอธิบายเรื่องนี้ภายหลัง
7. Ask Teachme Biz first
สำหรับเรื่องขั้นตอนการทำงานแน่นอนว่าให้เปิด Teachme Biz ดู เฉพาะสาขาที่ไทยเรามีคู่มือประมาณ 130 คู่มือและปัจจุบันเราก็อบรมพนักงานใหม่โดยเริ่มให้พนักงานฝึกปรับปรุงและแก้ไขคู่มือเหล่านี้
8. Keep contacting
เพื่อให้ทุกคนสามารถปรึกษากันได้ตลอดเวลา เรามีการแชร์ Zoom personal ID (ในคู่มือภายในไม่ได้ใส่**เอาไว้) ผมบันทึกคำว่า “mooz” แทนคำว่า “zoom” (เพราะคำว่า zoom ถูกใช้บ่อย) ลงใน Slack เพื่อให้สามารถใช้ zoom ในการปรึกษาแบบเห็นหน้า หรือแชร์หน้าจอตนเองได้ ใน 3 นาที
ทั้งหมดนี้คือวิธีการ WFH ของพวกเรา ในครั้งต่อไปผมขอแนะนำวิธีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ในช่วง Work From Home ครับ
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง
ตอนที่ 2 ผลตอบแทนมหาศาลจากการลงทุนแค่ 15 นาที/วัน
ตอนที่ 3 ส่องแผนก HR เทรนนิ่งและถ่ายโอนงานให้พนักงานใหม่ในช่วง Work From Home (ภาคจบ)
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
