สอบถามเพิ่มเติม โทร 062-295−6588 studist@studist.co.th

สินค้า 2 ชิ้นที่ดูแล้วหน้าตาเหมือนกันชนิดแทบแยกไม่ออก หากชิ้นหนึ่งมีมาตรฐานรับรองคงทำให้ลูกค้าตัดสินใจง่ายขึ้น องค์กรก็เช่นกัน การจะเป็นองค์กรที่ได้รับความไว้วางใจได้อาจจะต้องอาศัยรางวัลหรือการการันตีมาตรฐานจากที่ใดที่หนึ่ง ซึ่งมาตรฐานหนึ่งที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากลก็คือ “มาตรฐาน ISO”

ในบทก่อน ๆ  เราได้รู้จักมาตรฐาน ISO กันมาแล้ว (ISO คืออะไร ทำไมมันจึงกลายมาเป็นอาวุธสำคัญขององค์กร) สำหรับบทนี้ Teachme Biz จะพาไปดูกันว่า การนำ Teachme Biz เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรนั้น จะสามารถช่วยเป็นแรงขับดันหนึ่งของการคว้ามาตรฐาน ISO ได้อย่างไร 

Teachme Biz เคยพูดถึงขั้นตอนหลัก ๆ  ของการขอรับรองมาตรฐานระบบ ISO ไปครั้งหนึ่งแล้ว (6 ขั้นตอนในการขอรับรองมาตรฐานระบบ ISO) ในบรรดาขั้นตอนเหล่านั้น หัวใจสำคัญที่ทำให้องค์กรสามารถผ่านมาตรฐาน ISO ไปได้ก็คือ “การตรวจประเมิน” และ “พัฒนาระบบการจัดการในองค์กรให้เป็นไปตามมาตรฐาน” วันนี้เราจะมาเล่าให้ฟังว่า Teachme Biz จะมีส่วนช่วยในกระบวนการขอรับรองมาตรฐาน ISO ได้อย่างไรบ้าง

เริ่มต้นไปกับ Teachme Biz เพื่อเป้าหมายแห่งมาตรฐาน ISO

1. เข้าใจในกระบวนการขององค์กรง่าย ๆ ด้วย Teachme Biz

การตรวจประเมินเพื่อขอรับรองมาตรฐาน ISO ไม่เหมือนกับข้อสอบสำเร็จรูปที่มีโจทย์มาให้และให้องค์กรหาคำตอบที่ถูกต้อง หากแต่เป็นการทำให้ผู้ตรวจประเมินมาตรฐาน ISO ได้เข้าใจถึงลักษณะธุรกิจขององค์กรนั้น ๆ   และดูว่าขั้นตอนใดขององค์กรจะต้องมีมาตรฐานเป็นไปตามเกณฑ์ ซึ่งแต่ละองค์กรแม้จะมีโครงสร้างของกระบวนการหลักคล้ายกันบ้าง แต่รายละเอียดปลีกย่อยนี้เองที่เป็นตัวชี้วัดว่าแต่ละองค์กรนั้นสามารถปฏิบัติได้ตามมาตรฐาน ISO หรือไม่ สิ่งสำคัญก่อนอื่นใดคือ “ผู้ตรวจประเมินมาตรฐาน ISO” เพราะถ้าผู้ตรวจประเมินเข้าใจทุกกระบวนการขององค์กร ก็จะทำให้การดำเนินการในส่วนอื่น ๆ ง่ายและรวดเร็วขึ้น

1.1 ผู้ตรวจประเมินเข้าใจที่มาของสินค้าและบริการ (Product, Service)

ไล่กันไปตั้งแต่จุดเริ่มต้นของ “สินค้า” หรือ “บริการ” บางธุรกิจเป็นการซื้อชิ้นส่วนมาประกอบ บางบริษัทก็ผลิตขึ้นเอง บางองค์กรไม่ใช่สินค้า แต่เป็นการคิดค้นไปสู่การบริการที่ดีขึ้น ไม่ว่าจะคุณค่าที่ส่งต่อให้กับลูกค้าเป็นแบบใด ก็ล้วนมีจุดเริ่มต้นทั้งสิ้น กระบวนการได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการนี้เองที่ผู้ตรวจประเมินผลการรับรองมาตรฐาน ISO ต้องมีความเข้าใจในธุรกิจและกระบวนการว่าจุดเริ่มต้นของสินค้าและบริการนั้นมีที่มาอย่างไร ยิ่งสินค้าซับซ้อนยิ่งต้องการการอธิบายที่มีประสิทธิภาพ

ความซับซ้อนดังกล่าวสามารถทำให้เข้าเข้าใจได้ง่ายด้วยการใช้ Teachme Biz เข้ามาเป็นเครื่องมือในการอธิบายด้วยภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหวพร้อมเสียงประกอบได้ตั้งแต่ต้นจุดเริ่มต้นจนออกมากลายเป็นสินค้าและบริการที่สมบูรณ์แบบ ชนิดที่ว่าเห็นกันตั้งแต่เดาสินค้าไม่ออกไปจนถึงรูปธรรมแห่งคุณค่าที่ลูกค้าไว้วางใจ

    กระบวนการในสายการผลิตบางสินค้าก็มีความซับซ้อนจำเป็นต้องใช้วิธีอธิบายที่เข้าใจง่าย

    1.2 ผู้ตรวจประเมินเข้าใจการกระจายสินค้าและบริการขององค์กร (Distribution, Logistics)

    ไม่เพียงแต่รู้ว่าสินค้าหรือบริการของเรา “คืออะไร” เท่านั้น ผู้ตรวจประเมินต้องรู้ว่าการกระจายสินค้าหรือบริการไปถึงมือผู้บริโภคได้อย่างไร เพราะสินค้าหลาย ๆ อย่างในท้องตลาดทุกวันนี้ ถ้าไม่ได้อยู่ในวงการนั้น ๆ จริง ๆ ก็คงไม่รู้ว่าองค์กรมีนโยบายการกระจายสินค้าไปยังผู้บริโภคในทุกจังหวัดของประเทศได้อย่างไร และยังคงคุณภาพของสินค้านั้น ๆ ให้เหมือนกันทุกสถานที่ด้วย 

    การกระจายสินค้าไปถึงมือผู้บริโภคไม่เพียงแต่เพื่อให้ผู้ตรวจประเมินเข้าใจว่าสินค้าที่สมบูรณ์แล้วไปถึงมือลูกค้าได้อย่างไร ยังถือเป็นมาตรฐานสำคัญที่องค์กรใช้สื่อสารกับพนักงานทุกคน หากพนักงานใหม่เข้าใจวิธีการกระจายสินค้าในทุกขั้นตอนได้ ผู้ตรวจประเมินก็สามารถเข้าใจวิธีการได้เช่นกัน ด้วยเครื่องที่เรียกว่า Teachme Biz ที่เป็นทั้งการอธิบายและเป็นทั้งคู่มือที่ใช้กับพนักงานทุกคน

    1.3 ผู้ตรวจประเมินเข้าใจกระบวนการหลังการขาย (After-sale services)

    เมื่อสินค้าถึงมือผู้บริโภคแล้ว ไม่ว่าจะเป็นแบรนด์ดังระดับโลกเท่าใด ยิ่งมีสินค้าหรือบริการจำนวนมาก โอกาสที่จะมีสินค้าที่บกพร่องบ้างเป็นเรื่องปกติ เพียงแต่ต้องไม่มากเกินมาตรฐานที่ยอมรับได้ และเมื่อเกิดปัญหาจากสินค้าแล้วเราจะรับรองและแก้ไขปัญหาของสินค้านั้นแก่ลูกค้าได้อย่างไร วิธีการในการรับมือกับการบริการหลังการขายเป็นเรื่องละเอียดอ่อน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการอบรมพนักงานให้เข้าใจเป็นทิศทางเดียวกันตั้งแต่ต้นจนจบ

    การจะเข้าใจกระบวนการหลังการขายตั้งแต่ต้นจนจบได้ หากมีคู่มือที่มีทั้งภาพ เสียง วิดีโอ รวมไปถึงตัวอย่างจากสถานการณ์จริงที่ลูกค้าเข้ามารับบริการต่อสินค้านั้น ๆ ย่อมทำให้พนักงานและผู้ตรวจประเมินเข้าใจกระบวนการขององค์กรได้ง่ายยิ่งขึ้น ทั้งหมดนี้สามารถทำให้เป็นจริงได้ทั้งหมดด้วยเครื่องมือที่เรียกว่า Teachme Biz

    2. นำ Techme Biz ไปปรับใช้ในกระบวนการต่าง ๆ ขององค์กร

    องค์กรที่มีขนาดใหญ่ มีนโยบายและกฏเกณฑ์ที่ชัดเจน อาจจะเรียกได้ว่ามีพื้นฐานที่ดีในการพัฒนาระบบการจัดการในองค์กร แต่ถ้าองค์กรมีขนาดเล็ก การพัฒนาระบบการจัดการให้ได้ตามมาตรฐานนั้นเป็นสิ่งที่หลายคนมองข้ามไปได้ง่าย ปัญหาต่าง ๆ  ที่จะพูดถึงต่อไปนี้เป็นปัญหาที่ทุกองค์กรที่ต้องการจะคว้าการรับรองมาตรฐาน ISO จำเป็นต้องตอบให้ได้

    2.1 องค์กรขนาดเล็ก คนเพียงคนเดียวทำหลายหน้าที่

    องค์กรขนาดเล็ก คนหนึ่งคนจำเป็นต้องทำหน้าที่ได้หลากหลาย นั่นทำให้คน ๆ  นั้น มีทักษะ ความสามารถ ความรู้ ที่จะจัดการ บริหารงานต่าง ๆ  ได้ง่ายด้วยตัวคนเดียว (คล่องตัว) แต่หากวันใดวันหนึ่งคน ๆ  นี้มีเหตุที่ต้องหยุดงานไม่ว่าด้วยเหตุผลใด หรือแม้อาจจะต้องลาออกด้วยเหตุผลส่วนตัว คนที่จะเข้ามาแทนที่ ยากนักที่จะทำงานได้เทียบเท่าได้ในเวลาอันสั้น ตัวอย่างเช่น คุณสมชาย ในทุก ๆ  วัน จะประชุมลูกทีมเพื่อที่จะสั่งการต่าง ๆ   ทั้งแจกจ่ายงานให้กับสมาชิกในทีม อนุมัติงานของลูกทีม ควบคุมคุณภาพงานของลูกทีม และยังต้องปฏิบัติงานของตัวเองด้วย  วันหนึ่งหากคุณสมชายไม่อยู่ งานหลายอย่างอาจต้องหยุดชะงัก 

    Teachme Biz สามารถเข้ามาเป็นเครื่องมือในการแก้ไขปัญหานี้ได้ เพราะการใช้ Teachme Biz สร้างคู่มือการทำงานไว้ก็เปรียบเสมือนการจัดการและจัดเก็บ Knowledge หรือ Know-how ขององค์กรเอาไว้อย่างเป็นระเบียบ เข้าใจง่าย และจัดการการเข้าถึงได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นพนักงานในแผนกเดียวกัน ในออฟฟิศเดียวกัน หรืออยู่ต่างสาขากันก็สามารถดูขั้นตอนการทำงานผ่าน Teachme Biz และทำงานแทนกันได้อย่างถูกต้องและมีมาตรฐานระดับเดียวกัน แม้ในวันที่คุณสมชายไม่อยู่

    2.2 การเปลี่ยนแปลงของปัญหา และการเติบโตขององค์กร

    ยิ่งนานวันที่องค์กรเติบโตขึ้น พนักงานแต่ละคนก็เติบโตตามไปด้วย ปัญหามักจะเกิดขึ้นตรงนี้ วันหนึ่งที่คุณสมชายคนเดิมได้เลื่อนตำแหน่ง เช่นเป็นผู้บริหารระดับต้นหรือระดับกลาง จะมีหน้าที่รับผิดชอบด้านการบริหารที่มากขึ้น กว้างขึ้น ขณะเดียวกันก็จะมีคนมาแทนที่ตำแหน่งเดิมของคุณสมชาย อาจจะเป็นลูกทีมคนใดคนหนึ่ง และก็จะมีสมาชิกใหม่เติมเข้ามาในทีม 

    เมื่อก่อนคุณสมชายคนเดียวอาจจะแก้ปัญหาหน้างานได้ทุกอย่าง แต่นานวันเข้า ปัญหาหน้างานมีการเปลี่ยนแปลงไปตามยุคสมัย คุณสมชายไม่ได้รู้ลึกละเอียดเท่ากับเมื่อก่อนแล้ว กลับกัน ลูกน้องในทีมที่อยู่หน้างานรู้รายละเอียดมากกว่า แต่มิอาจตัดสินใจด้วยตัวเองได้ นี่อาจะเรียกได้ว่าเป็นจุดกึ่งกลางระหว่างพนักงานที่อยู่คนละบทบาท

    มาตรฐานการแก้ปัญหาหน้างานเป็นสิ่งที่ต้องคำนึง

    ด้วยเหตุนี้เอง การสร้างมาตรฐานผ่านระบบคู่มือออนไลน์ของ Teachme Biz จึงเข้ามาเป็นเครื่องมือในการสร้างมาตรฐานระหว่างพนักงานที่อยู่คนละบทบาทให้เข้าใจถึงวิธีการในการวินิจฉัยปัญหาที่ตกลงร่วมกัน ว่าถ้าเจอปัญหาแบบนี้จะมีขั้นตอนในการรับมืออย่างไร เมื่อมีปัญหาใหม่เข้ามาเรื่อย ๆ   ก็สามารถอัปเดตปัญหาและวิธีการวิเคราะห์ปัญหาได้ กลายเป็นฐานข้อมูลสำคัญขององค์กรหรืออาจเรียกได้ว่าเป็นคัมภีร์แห่งการแก้ปัญหาที่เปิดให้พนักงานในองค์กรสามารถมาค้นคว้าหาข้อมูลเพื่อพัฒนาทักษะของตนเองได้อยู่เสมอ

    2.3 พนักงานทั้งองค์กรจะปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านี้ได้อย่างไร

    อีกปัญหาหนึ่งที่ทุกองค์กรจะต้องเจอเมื่อต้องการจะขอรับรองมาตรฐาน ISO ก็คือ การขอรับรองมาตรฐาน ISO ไม่ใช่เพียงความรับผิดชอบของใครคนใดคนหนึ่ง หรือแผนกใดแผนกหนึ่งในองค์กร หากแต่เป็นพนักงานทุกคนขององค์กรต้องพร้อมที่จะมีมาตรฐานให้สมกับที่บุคคลภายนอกจะพูดได้เต็มปากว่า องค์กรนี้ได้รับรองมาตรฐาน ISO ปัญหาจึงกลายเป็นว่า จะทำอย่างไรพนักงานทุกคนจึงจฏิบัติงานอย่างมีมาตรฐานตามแบบมาตรฐาน ISO ได้ 

    เอกสารต่าง ๆ ที่ มาตรฐาน ISO ระบุไว้ว่าเป็นเอกสารที่องค์กรควรมีไว้เพื่อควบคุมมาตรฐานของสินค้าและบริการนั้น เรียกได้ว่าเป็นเอกสารที่ใช้ในการประกอบการขอรับรองมาตรฐาน ISO แต่อาจจะพูดได้ไม่เต็มปากว่าเป็นเอกสารที่ทำให้พนักงานทุกคนสามารถปฏิบัติงานอย่างมีมาตรฐานตามแบบมาตรฐาน ISO ที่ได้รับมาได้ เพราะเอกสารที่เป็นกระดาษและประกอบด้วยตัวอักษรมากมายย่อมยากต่อการทำความเข้าใจสำหรับพนักงานจำนวนมาก ยังไม่นับเรื่องการเข้าถึงเอกสาร ความถูกต้องและทันต่อเหตุการณ์ของเอกสาร ที่มักเป็นปัญหาใหญ่ขององค์กรจำนวนมาก

    สิ่งเหล่านี้ Teachme Biz เห็นถึงความสำคัญและนำมาพัฒนาต่อยอดจนเป็นเครื่องมือด้านการจัดการคู่มือที่ไม่ได้โดดเด่นเรื่องการสร้างคู่มือการทำงานให้รวดเร็วและเข้าใจง่ายเท่านั้น แต่ยังเป็น Solution ที่สามารถแก้ทุกปัญหาที่กล่าวมาด้านบนได้ เป็นแพลตฟอร์มสำหรับพัฒนาบุคคลากรและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างแท้จริง

    2.4 องค์กรจะวัดผลของการสร้างมาตรฐานไปยังพนักงานได้อย่างไร 

    จากปัญหาและวิธีแก้ไขด้วยเครื่องมือ Teachme Biz ที่กล่าวมาทั้ง3ข้อนี้จะไม่มีความหมายอะไรเลยถ้าไม่สามารถตรวจสอบได้ว่า พนักงานทุกคนที่สามารถเข้าถึงเครื่องมือนี้ได้ ได้เข้าถึงเครื่องมือนี้หรือไม่ ดังนั้น Teachme Biz ไม่ใช่เพียงแต่เป็นเครื่องมือที่ใช้มอบหมายงานเท่านั้น ยังสามารถติดตามผลการทำงานได้ตามเวลาจริง ว่าลูกทีมทำงานสำเร็จไปด้วยดีหรือไม่ นอกจากนั้นยังรับผลตอบรับต่าง ๆ  จากสมาชิกในทีมหรือทั้งองค์กรได้อีกด้วย

    Teachme Biz ตัวช่วยสู่การรับรอง มาตรฐาน ISO

    ทั้งหมดนี้เป็นปัญหาพื้นฐานสำหรับองค์กรที่ต้องการได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO เท่านั้น สำหรับการปฏิบัติจริงเพื่อขอรองรับมาตรฐาน ISO ยังขึ้นอยู่กับมาตรฐานย่อยแต่ละตัวด้วย ว่าเหมาะสมกับองค์หรือไม่ มีความจำเป็นที่จะต้องใช้มาตรฐานรหัสนั้น ๆ  อย่างไร สำหรับคำตอบของคำถามเหล่านี้ก็ขึ้นกับวิสัยทัศน์ และพันธกิจขององค์กรที่เหล่าผู้บริหารได้วางเอาไว้เป็นสำคัญ

    อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง

    Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

    ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!  

    Pin It on Pinterest

    Share This