สุดยอดกลยุทธ์อบรมพนักงานใหม่ที่สร้างคนได้ราวเวทมนต์

ในสังคมการทำงานนั้นประกอบไปด้วยผู้คนมากมายที่มีพื้นฐานในอดีตแตกต่างกันไป แต่เมื่อมาอยู่ร่วมกันในองค์กรแล้ว แต่ละคนย่อมต้องมีเป้าหมายหลักเดียวกัน คือการมอบคุณค่าให้ลูกค้าและนำผลกำไรมาแบ่งปันให้สมาชิกในองค์กร ซึ่งจะทำเช่นนั้นได้ก็ต้องอาศัยการทำงานของพนักงานทุกคน แต่กว่าพนักงานแต่ละคนจะเข้าใจเป้าหมาย วัฒนธรรม หรือหลักปฏิบัติขององค์กรได้ก็ต้องได้รับการถ่ายทอดจากองค์กรเสียตั้งแต่ก่อนเริ่มทำงาน ซึ่งก็คือ “การอบรมพนักงานใหม่” นั่นเอง 

ยุค 5G แล้ว การอบรมพนักงานใหม่ ยังจำเป็นอยู่ไหม

ไม่ว่าจะยุค 5G หรือ 10G ตราบเท่าที่แต่ละสังคม แต่ละองค์กร ยังมีเอกลักษณ์วัฒนธรรมที่แตกต่างกัน การอบรมพนักงานใหม่ก็ยังสำคัญอยู่ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่ายที่อยู่เฉย ๆ แล้วจะอบรมพนักงานใหม่ให้ได้ดังหวัง ดังนั้นการวางกลยุทธ์อบรมพนักงานใหม่ จะเป็นกรอบการทำงานที่ทำให้เรารู้ว่าควรทำอย่างไรกับพนักงานใหม่ชุดนั้น ๆ จะตอบโจทย์พวกเขาอย่างไร และตอบโจทย์องค์กรเช่นไร

กลยุทธ์อบรมพนักงานใหม่ให้ดีได้ราวมีเวทมนต์

หากวางแผนให้ดีการอบรมพนักงานใหม่นอกจากจะได้พนักงานที่มีประสิทธิภาพแล้ว ยังใช้ทรัพยากรในการอบรมคุ้มค่าอีกด้วย โดยพอจะมีแผนการในการอบรมพนักงานใหม่ดังนี้

1. วิเคราะห์ความต้องการของหน่วยงาน

ทำการตรวจสอบและวิเคราะห์ความต้องการของหน่วยงานว่ามีความคาดหวังต่อพนักงานใหม่อย่างไร โดยอาจใช้แบบสอบถาม การสัมภาษณ์โดยตรงกับหน่วยงาน หรือการสังเกตจากผลการทำงานของแต่ละหน่วยงาน เป็นต้น

2. กำหนด วัตถุประสงค์ ขั้นตอน เนื้อหา และวิธีการอบรม

หลังจากที่ได้ทำการวิเคราะห์ความต้องการของหน่วยงานแล้ว ขั้นตอนที่สำคัญต่อมาก็คือการกำหนดวัตถุประสงค์ของการอบรม เพื่อให้พนักงานทราบถึงทิศทางที่องค์กรกำหนดเพื่อให้พนักงานบรรลุเป้าหมายระหว่างการทดลองงาน จากนั้นในส่วนของการจัดทำเนื้อหาและวิธีการอบรม องค์กรอาจจะนำเรื่องเหล่านี้ไปปรึกษา ถามความเห็นกับพนักงานปัจจุบัน ว่าตอนที่ได้รับการอบรมมีความรู้สึกอย่างไร ควรต้องปรับปรุงอย่างไรบ้าง 

3. พัฒนาต่อยอดหลักสูตร

เมื่อกำหนดเนื้อหาการอบรมแล้ว ก็ไม่ใช่ว่าจะสามารถใช้เนื้อหาเหล่านั้นไปตลอด แต่ต้องมีการพัฒนาอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้หลักสูตรอบรมทันกับสถานการณ์โลก ตอบรับกับความเปลี่ยนแปลงทั้งสถานการณ์โลกและสถานการณ์การบริหารขององค์กร โดยอาจจะตรวจสอบความคิดเห็นของหน่วยงานที่รับพนักงานใหม่ไปในแต่ละครั้งว่าพนักงานที่รับไปนั้นมีทักษะตรงกับความต้องการหรือไม่ หรือมีสิ่งใดที่ต้องการเพิ่มเติมหรือเปล่า 

4. ส่งเสริมให้เกิดการทบทวน

การอบรมพนักงานใหม่ในบางองค์กรอาจจะเกิดขึ้นครั้งเดียวแล้วจบไปเลย โดยที่ไม่รู้เลยว่าพนักงานได้เข้าใจการอบรมนั้นอย่างเพียงพอ จนสามารถนำทักษะไปใช้จริงในสนามการทำงานจริงได้หรือไม่ จึงควรมีการส่งเสริมให้เกิดการทบทวนเนื้อหาที่ได้อบรมไป เพื่อให้สามารถทำงานจริงได้ตรงตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนด

5. เตรียมการสนับสนุนไว้รองรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

เมื่อถึงวันที่การอบรมพนักงานใหม่สิ้นสุดลงแล้ว แม้พนักงานที่เก่งที่สุดได้เริ่มลงมือทำงานจริง ก็อาจจะมีคำถามที่ยังข้องใจเกิดขึ้น และคำถามเหล่านี้ก็อาจจะเกิดกับพนักงานทุกรุ่นที่รับเข้ามาใหม่ การตระเตรียมทางหนีทีไล่ให้กับพนักงานใหม่เมื่อเริ่มทำงานจริงจึงเป็นสิ่งที่ช่วยลดเวลาในการทำงานได้มาก พนักงานใหม่จะแก้ไขอย่างไร ต้องอ้างอิงจากที่ใด หากต้องถามคนอื่น ๆ ควรจะต้องถามใคร สิ่งเหล่านี้อาจเป็นเรื่องง่ายสำหรับพนักงานที่มีประสบการณ์มานาน แต่กับพนักงานใหม่มันอาจเป็นหินก้อนใหญ่ที่ปิดทางเดินของพวกเขาอยู่ 

การเตรียม “การสนับสนุน” ในรูปแบบต่าง ๆ จะช่วยพนักงานใหม่ได้ เช่น มีรุ่นพี่ให้ปรึกษาเมื่อติดปัญหา มีตำราอ้างอิง หรือ “คำถามที่พบบ่อย” ให้พนักงานได้เข้าถึงและหาคำตอบด้วยตัวเอง ซึ่งจะให้ดีก็ควรเป็นรูปแบบดิจิทัลที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย เพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างรวดเร็วเต็มประสิทธิภาพที่สุด

6. จัดทรัพยากรและเลือกใช้เครื่องมือให้เหมาะสม

การอบรมพนักงานจำเป็นต้องลงทุนทั้งเงิน แรงงานคนและทรัพยากรเวลา ดังนั้นหากเราสามารถอบรมพนักงานใหม่ได้ด้วยการลงทุนทรัพยากรที่เหมาะสมที่สุด ก็ส่งผลดีต่อองค์กรมากที่สุด โดยอาจเริ่มจากการตรวจสอบว่า การอบรมแบบปัจจุบันมีการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมแล้วหรือไม่ ในด้านของเนื้อหามีความจำเป็นต้องมีการอัปเดตหรือเปล่าและทำอย่างไรให้อัปเดตได้ง่ายที่สุด รวมไปถึงเครื่องมือที่ใช้ในการอบรมสามารถช่วยทุนแรงและเวลาให้กับทั้งองค์กรและพนักงานใหม่ได้มากน้อยเพียงใด

สร้างคอร์สการอบรมพนักงานใหม่ 

ในการสร้างคอร์สการอบรมพนักงานใหม่ องค์กรจำเป็นต้องพิจารณาปัจจัยรอบด้านที่ผ่านมาทั้งหมด ทั้งด้านเนื้อหา ขั้นตอน กรอบเวลาการอบรม โดยทั้งหมดต้องเชื่อมโยงกับเป้าหมายทางธุรกิจ ซึ่งสิ่งที่น่าสนใจไม่แพ้กันในกระบวนการนี้ คือ การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับการอบรม เช่น เลือกที่จะอบรมพนักงานไปพร้อม ๆ กับการทำงาน ทำให้ได้ผลลัพธ์ของงานไปในเวลาเดียวกัน หรือ เลือกที่จะใช้วิดีโอให้พนักงานได้เรียนรู้ด้วยตนเองก่อนที่จะมาลองฝึกอบรมหน้างานจริง (Flipped Classroom)

ซึ่งจะเลือกเครื่องมือใด ก็ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของงานแต่ละประเภทและทรัพยากรที่องค์กรมี โดยอาจลองทดสอบคอร์สการอบรมด้วยกลุ่มเล็ก ๆ ก่อนที่จะขยายออกไปเป็นแผนอบรมพนักงานใหม่ขององค์กร เพราะกลุ่มเล็ก ๆ นี้เองที่ค้นพบจุดแก้ไข รับเสียงติชม และปรับปรุงได้อย่างรวดเร็ว ควรติดตามผลจากแต่และแผนกเป็นระยะเพื่อดูว่าคอร์สการอบรมพนักงานใหม่ที่สร้างมาทั้งหมดนั้น เป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ หากยังไม่ดีพอจริงๆ ปรับปรุง และทดสอบอีกครั้ง ทำเช่นนี้ซ้ำไปเรื่อย ๆ เพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่องนั่นเอง (Kaizen)

1. ตั้งเป้าหมายให้ตรงกับความเป็นจริง

เมื่อเริ่มงานจริงการตั้งเป้าหมายให้กับพนักงานใหม่ไฟแรงจะช่วยให้พนักงานมีกำลังใจและกระตือรือร้นที่จะทำงานมากขึ้น โดยเป้าหมายต้องชัดเจน เป็นจริงได้ และต้องเหมาะสมกับความสามารถ บทบาท ของพนักงานแต่ละคน และมีรอบการตรวจสอบความคืบหน้าที่เหมาะสม เช่น ทุก 1-2 สัปดาห์ เป็นต้น สิ่งนี้เป็นตัวช่วยในการพัฒนากลยุทธ์อบรมพนักงานใหม่อีกทางหนึ่งด้วย ตัวอย่างเช่น

เป้าหมายที่ไม่ง่ายเกินไปทำให้พนักงานใหม่กระตือรือร้น

เป้าหมายที่ตั้งควรให้สูงกว่าความสามารถ หรือทักษะของพนักงานแต่ละคนเล็กน้อย เพื่อให้พนักงานรู้สึกท้าทาย และไม่ให้รู้สึกว่างานง่ายเกินไป จุดใดที่พนักงานใหม่ยังติดขัดสามารถนำไปปรึกษากับทีมอบรมเพื่อนำไปปรับปรุงในรุ่นต่อ ๆ ไป

2. เลือกใช้เครื่องมือให้เหมาะสม

เครื่องมือหรือ Tool ทุกชนิดต่างสร้างขึ้นเพื่อให้ผู้ใช้งานทำงานได้อย่างสะดวกสบายขึ้นทั้งนั้น แต่มันจะทำให้การทำงานเป็นประโยชน์ขึ้นได้จริงหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับว่าการทำงานของเครื่องมือนั้นเหมาะกับวัฒนธรรมองค์กรหรือไม่ มีผู้นำไปใช้งานหรือไม่ หรือเหมาะกับยุคสมัยและสถานการณ์หรือไม่ ยกตัวอย่างเช่นในยุคของ Digital Transformation แบบนี้ถ้าต้องใช้เครื่องมือที่ต้องปรินท์ หรือจัดเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคนใดคนหนึ่งก็อาจจะทำให้ใช้งานไม่สะดวก จนกลายเป็นว่าเครื่องมือนั้นไม่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ 

Teachme Biz สุดยอดเครื่องมือเพื่อการอบรมพนักงาน 

Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ ที่เน้นการสื่อสารด้วยภาพถ่ายและวิดีโอ สามารถสร้าง แชร์ แก้ไข และจัดการคู่มือการทำงานได้ด้วยมือถือแค่เครื่องเดียว แต่ Teachme Biz ก็ไม่ได้เป็นเพียงระบบจัดการคู่มือออนไลน์เท่านั้น แต่ยังมี “เทรนนิ่งฟังก์ชัน” (Training Function) ที่ออกแบบมาให้สอดรับกับหลักการอบรมแบบใหม่ที่เรียกว่า Flipped Classroom หลักการอบรมที่จะยกระดับและเพิ่มประสิทธิภาพของการอบรมและเรียนรู้ของพนักงาน เปลี่ยนรูปแบบการอบรมให้อยู่บนออนไลน์ โดยพนักงานสามารถเช็คเนื้อหาการอบรมได้ล่วงหน้า ทบทวนได้ในเวลาที่ต้องการ และหัวหน้างานก็สามารถตรวจสอบสถานะการอบรมของพนักงานได้ทุกเวลา จึงลดภาระของทั้งผู้อบรมและพนักงานได้เป็นอย่างดี

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !