ปัจจุบันการระบาดของ COVID ทำให้การทำงานแบบ WFH มาเป็นกระแสหลัก เราจึงเห็นการอบรมพนักงานที่เปลี่ยนจากการอบรมแบบรวมศูนย์มาเป็นการอบรมผ่านออนไลน์โดยใช้ VDO กันมากขึ้น และอีกเหตุผลหนึ่งคือวัฒนาธรรมการไม่ชอบอ่านหนังสือของคนไทยทำให้บริษัทต้องคิดหาวิธีการสื่อสารอื่นที่จะทำให้พนักงานเข้าใจกฎระเบียบและขั้นตอนการทำงานอย่างครบถ้วน ซึ่งสิ่งที่หลายบริษัทคิดว่าน่าจะทดแทนกันได้คือการถ่ายทอดด้วย VDO แต่เมื่อเริ่มจะทำ VDO ขึ้นมาจริงๆ แล้วก็จะพบว่า “ถ่าย VDO ยาก” “ไม่รู้จะทำ VDO แบบไหนดี” “อยากอบรมออนไลน์ด้วย VDO นะแต่ไม่รู้ว่าจะได้ผลแค่ไหน”
บทความนี้จึงจะพาผู้อ่านไปพบกับวิธีการอบรมพนักงานด้วยออนไลน์ VDO อย่างได้ผลโดยใช้ข้อดีของ VDO
วัตถุประสงค์ที่แท้จริงของการอบรมพนักงาน
เป้าหมายของการอบรมพนักงานคือ การที่พนักงานสามารถจดจำและนำสิ่งที่ได้เรียนรู้จากการอบรมนั้นๆ มาใช้ในการทำงานในสนามการทำงานจริงให้ได้ การนำสิ่งที่ได้จากการอบรมมาใช้ในสนามการทำงานให้ได้จริงนั้นคือการที่พนักงานสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานที่เป็นมาตรฐานได้อย่างถูกต้อง และสามารถปฏิบัติงานในสนามการทำงานจริงได้อย่างครบถ้วนโดยไม่ลังเลหรือผิดพลาด จึงจะสามารถเรียกได้ว่าเป็นระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงได้ ถ้าสามารถสร้างระบบการทำงานแบบนั้นได้ ก็คงจะเรียกได้ว่าเป็นผลลัพธ์ที่เกิดจากการอบรมพนักงาน
ปัญหาในการอบรมพนักงาน
ปัญหาที่มักเกิดขึ้นในการอบรมพนักงานมีดังนี้
- ต้องใช้เวลา ต้นทุน และทรัพยากรสำหรับการอบรมมาก
- เป็นหน้าที่รับผิดชอบที่หนักสำหรับผู้สอนงาน
- เมื่อจบการอบรมแล้วจำเนื้อหาไม่ได้
- อบรมเสร็จแล้วก็ต้องให้แผนกต้นทางสอนงานใหม่อีกอยู่ดี
มีหลายองค์กรที่เลือกใช้การ “อบรมด้วย VDO” เพื่อแก้ไขปัญหาในการอบรมเหล่านี้ แต่ในความเป็นจริงก็ต้องใช้เวลา ต้นทุน และทรัพยากรในการถ่ายทำวิดีโอเยอะอยู่ดี หรือแต่ละแผนกต้นทางไม่มีเวลาตรวจสอบเนื้อหา VDO หรืออาจจะไม่มีที่จัดเก็บไฟล์ VDO ที่เข้าถึงง่าย หรือแม้กระทั่งพนักงานไม่ยอมดู VDO อีกอยู่ดี
ข้อควรระวังในการอบรมด้วย VDO
1. ต้นทุน เวลา และทรัพยากรที่ใช้ในการถ่ายทำ VDO สูง
กรณีที่จัดทำ VDO กันเอง พนักงานก็ต้องมีสกิลในการถ่ายทำ ตัดต่อ เพื่อให้ได้เอาท์พุทที่ดี หรือกรณีจ้างเอาท์ซอร์สเพื่อถ่ายทำก็พบว่าค่าใช้จ่ายในการถ่ายทำสูงมาก
2. ภาระของพนักงานที่จะต้องดู VDO
เมื่อทำ VDO มาแล้วแน่นอนว่าพนักงานจะต้องดูเพื่ออบรม และหาก VDO มีความยาวมากๆ ก็ต้องใช้สมาธิเพื่อทำความเข้าใจ จึงอาจทำให้ตกหล่นประเด็นไปได้ง่ายๆ
3. อัปเดต เปลี่ยนแปลงเนื้อหาได้ยาก
กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในการอบรม หรือกรณีที่มีเนื้อหาที่ผิดพลาดแค่นิดเดียว แล้วต้องการแก้ไขจะไม่สามารถแก้ไขหรืออัปเดตได้ในทันที ต้องใช้เวลา ทักษะ หรืออาจจะต้องจ้างเอาท์ซอร์สเพื่อทำการแก้ไข
วิธีใช้ VDO ให้เป็นประโยชน์สูงสุด
การจะใช้ VDO ในการอบรมให้ประสบความสำเร็จนั้นก็มีข้อควรระวังที่จะต้องให้ความสำคัญ แต่อย่างไรก็แล้วแต่ประโยชน์ของ VDO ในเรื่องของ “แค่ดูก็เข้าใจ” ก็เป็นประโยชน์ที่ใหญ่และน่านำมาประยุกต์ใช้เป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับงานที่อธิบายด้วยภาพถ่ายหรือตัวอักษรได้ยาก แต่การจะนำ VDO ไปใช้กับการอบรมพนักงานก็ไม่ใช่แค่ถ่ายขั้นตอนการทำงานออกมาเป็น VDO เฉยๆ แต่มีข้อควรระวังอยู่ดังนี้
- ใช้ VDO แค่เฉพาะเนื้อหาที่เหมาะกับ VDO
เนื้อหาของคู่มือการทำงานที่ใช้อบรมพนักงานบางประเภทก็ไม่จำเป็นต้องใช้เป็นภาพเคลื่อนไหว หากใช้ VDO อาจจะกลายเป็นว่าทำให้เข้าใจได้ยากกว่า ตัวอย่างเช่น คลิกเพื่อดูตัวอย่าง
หากแบ่งประเภทของเนื้อหาที่เหมาะ/ไม่เหมาะกับ VDO ได้ก็จะเป็นการใช้ VDO ที่ทำให้เกิดการอบรมอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
ตัวอย่างการใช้ VDO เพื่ออบรมพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
