ผู้บริหารทรัพยากรบุคคลทั่วโลกกำลังเผชิญหน้ากับความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่จากผลกระทบของโรคโควิด-19 หนึ่งในปัญหาที่มักพบในทุกองค์กร คือ การเลือกไม่ได้ระหว่างการฝึกอบรมพนักงานภายใน (In-house training) และการจ้างบุคคลภายนอก (Outsourcing hiring) หากคุณอยู่ในภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออก บทความนี้เราจะมาช่วยกันพิจารณาข้อดีข้อเสียพร้อมทั้งแชร์โซลูชันดีๆ ที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพกันค่ะ
การฝึกอบรมพนักงานภายใน (In-house training) คือ
การอบรมพนักงานที่พัฒนาขึ้นโดยองค์กร โดยผู้อบรมสามารถเป็นได้ทั้งบุคคลภายในหรือวิทยากรจากภายนอก มีเป้าหมายเพื่อรักษามาตรฐานการทำงานและยกระดับความสามารถของบุคคลากรในองค์กร ซึ่งหลังจากการอบรมแล้วมักจะมีการทดสอบความเข้าใจและประเมินผลของพนักงาน
ข้อดี
1. พัฒนาศักยภาพของบุคคลากร เพิ่มทักษะความรู้เชิงลึกให้คนในองค์กร
2. อบรมคนจำนวนมากได้พร้อมๆ กัน กระชับความสัมพันธ์ สร้างทีมที่มีประสิทธิภาพทำให้การประสานงานแต่ละแผนกดียิ่งขึ้น
3. ประหยัดค่าใช้จ่ายการเดินทาง การเช่าสถานที่อบรม อีกทั้งยังสามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้ด้ว
4. ปรับปรุงมาตรฐานการทำงานภายในองค์กร เพิ่มประสิทธิภาพทุกภาคส่วน
ข้อเสีย
1. ค่าใช้จ่ายสูง ไม่ว่าจะเป็นการจ้างวิทยากรภายนอก หรือ ค่าเสียเวลาของการใช้งานพนักงานภายในเป็นผู้สอน รวมถึงการลงทุนทรัพยากรต่างๆ
2. อบรมคนจำนวนมากได้พร้อมๆ กัน กระชับความสัมพันธ์ สร้างทีมที่มีประสิทธิภาพทำให้การประสานงานแต่ละแผนกดียิ่งขึ้น
3. เสี่ยงต่อการสูญเวลา หากองค์กรมีอัตราการเปลี่ยนงานสูง (High turnover rate) ก็ยากที่จะคาดการณ์ว่าพนักงานจะอยู่กับองค์กรอีกนานเท่าไหร่
4. มาตรฐานการสอนของแต่ละแผนกหรือบุคคลไม่เท่ากัน เพราะผู้สอนแต่ละคนมีแนวทางการถ่ายทอดความรู้ที่ต่างกัน หากองค์กรไม่มีหลักสูตรหรือโครงสร้างการฝึกอบรมที่ชัดเจน บุคคลากรที่ถูกฝึกออกมาก็จะขาดคุณภาพ
ฝึกอบรมพนักงานภายในอย่างไรให้มีคุณภาพ?
- วางแผนโครงสร้างการอบรมหรือเทรนนิ่งล่วงหน้า โดยกำหนดเป้าหมาย ขั้นตอนการอบรมและมาตรฐานการประเมินผลอย่างชัดเจน จัดทำเอกสาร ซึ่งอาจจะเป็นคู่มือที่ระบุรายละเอียดทั้งหมดและแชร์ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องรับทราบทั่วกัน
- กำหนดช่วงเวลาและงบประมาณที่ใช้ องค์กรควรจัดฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอ เพื่อกระตุ้นให้พนักงานหมั่นพัฒนาตนเองและเสริมสร้างทักษะพร้อมความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นภายในองค์กร
- เลือกบุคคลที่เหมาะสมในองค์กรเป็นผู้ถ่ายทอดความรู้ พนักงานแต่ละคนจะเชี่ยวชาญในเรื่องที่ต่างกัน จึงเป็นเรื่องที่ดีถ้าในองค์กรมีการแชร์และจัดเก็บ Know-how ของทุกคนเพื่อเป็นสินทรัพย์ขององค์กรที่สามารถนำมาส่งต่อให้รุ่นต่อไปได้
- การฝึกอบรมข้ามสายงาน (Cross training) เพื่อสร้าง Multiple skill ให้พนักงาน เผื่อไว้ในเวลาที่ขาดแคลนบุคคลากร ตัวอย่างเช่น ฝึกอบรมพนักงานแคชเชียร์เกี่ยวกับวิธีการสต็อกสินค้าขายปลีก หรือ อบรมการตอบคำถามซัพพอร์ตลูกค้าให้กับพนักงานทุกแผนก
การจ้างบุคคลภายนอก (Outsourcing hiring) คือ
การว่าจ้างบริษัทหรือบุคคลากรที่มีความรู้ความสามารถและความเชี่ยวชาญในเรื่องต่างๆ ชั่วคราว โดยเซ็นสัญญาว่าจ้างที่มีการกำหนดระยะเวลาแบบรายเดือนหรือปีตามเงื่อนไขที่แต่ละบริษัทกำหนด
ซึ่งปัจจุบันระบบการทำงานในลักษณะของ Outsource กำลังเป็นที่ได้รับความนิยมสนใจในหมู่ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กหรือที่เรียกว่า SME จนไปถึงบริษัทยักษ์ใหญ่ประเภทข้ามชาติเป็นจำนวนมาก เพราะ
ข้อดี
1. ต้นทุนค่าใช้จ่ายน้อย เพราะสามารถประหยัดงบการจัดตั้งแผนก งบจ้างพนักงาน รวมไปถึงการจ่ายค่าสวัสดิการต่างๆ ให้กับพนักงานที่จ้างมาในส่วนนี้ การจ้างภายนอกจึงเป็นที่นิยมมากในกลุ่มธุรกิจเล็กไปจนถึงกลาง
2. ได้พนักงานมืออาชีพ กรณีที่ใช้ outsource จากบริษัทที่มีความน่าเชื่อถือ นอกจากคุณจะได้ know-how เฉพาะทางและเทคนิคดีๆล แล้ว คุณยังสามารถเรียนรู้มุมมองของคนภายนอกจากพนักงานชั่วคราวแถมมาอีกด้วย
3. ไม่ต้องนับหนึ่งฝึกพนักงานใหม่ สามารถป้อนงานเฉพาะทางให้พวกเขารับผิดชอบและเริ่มโปรเจคได้ทันที
4. ลดภาระการดูแลและบริหารโปรเจค เพราะเป็นการผู้ถูกจ้างเข้าใจในเนื้องานที่ชัดเจน ผู้บริหารเพียงแค่ต้างติดตามความคืบหน้าและประเมินผลเท่านั้น หากไม่พอใจก็สามารถจ้างให้บริษัทรายอื่นเข้ามาทำแทนได้ทันที
ข้อเสีย
1. เสี่ยงต่อข้อมูลรั่วไหล จึงควรพิจารณาเลือกใช้บริษัท outsource ที่มีความน่าเชื่อถือพร้อมทั้งทำสัญญาข้อตกลงเพื่อปกปิดข้อมูลและแบ่งชั้นความลับขององค์กรให้ชัดเจนก่อนแชร์
2. พนักงาน outsource ผูกพันธ์กับองค์กรต่ำ และปฏิบัติหน้าที่เฉพาะงานที่ตกลงเอาไว้ในสัญญาเท่านั้น
3. อาจเกิดความไม่ต่อเนื่องของงาน เมื่อมีการถ่ายโอนงานจาก outsource เจ้าหนึ่งไปยังอีกเจ้า ควรมีระบบจัดสรรข้อมูลรายละเอียดงานที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้ที่รับงานต่อนำไปปฏิบัติได้ไม่ตกหล่น
ฝึกอบรมพนักงาน Outsource อย่างไรให้มีคุณภาพ?
- การฝึกอบรมไม่ควรจัดเพียงครั้งเดียว พนักงานจ้างภายนอกควรได้รับการฝึกอบรมที่สม่ำเสมอเช่นเดียวกับพนักงานในบริษัท เนื่องจากองค์กรของคุณมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา พวกเขาจำเป็นต้องมีความเข้าใจในเรื่องทั่วไปเสมอ
- แชร์คู่มือและวิธีการทำงานที่ถูกต้องและเป็นมาตรฐานขององค์กรให้พนักงาน
- ใช้ระบบ Self-learning พร้อมติดตามความคืบหน้าของภาพรวมในการอบรม และมอนิเตอร์สถานะได้อย่าง Real time แทนการโทรศัพท์ อีเมล หรือแชทที่แสดงถึงความไม่ไว้วางใจและสร้างความรำคาญต่อพนักงาน
- จัดทำแผนรักษาความปลอดภัยก่อนที่คุณจะเริ่มการฝึกอบรม เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลที่ไม่เหมาะสมจะถูกเผยแพร่ออกสู่สาธารณะ
- วัฒนธรรมองค์กรเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง แม้พนักงาน Outsource จะเป็นบุคคลนอกแต่การทำงานในบางส่วนนั้นอาจเกี่ยวข้องกับภายในอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เขาเหล่านั้นจึงจำเป็นต้องเข้าใจแนวคิด ทัศนคติและธรรมเนียมขององค์กร เพื่อส่งต่อภาพลักษณ์ที่ดีสู่ลูกค้า
การฝึกอบรมพนักงานภายใน หรือ การจ้างบุคคลภายนอก มีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ Teachme Biz #ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ ขอเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพการพัฒนาทรัพยากรบุคค สนับสนุน Self-learning และการผลักดันให้บุคลากรมีทักษะที่หลากหลาย (Multiple skill) ให้พนักงานสามารถสร้างผลงานที่มีประสิทธิภาพและเป็นมาตรฐานได้ไม่ว่าจะคุณจะทำงานที่บ้านหรือออฟฟิศเพราะมี #คู่มือออนไลน์ ที่เรียนรู้มาตรฐานงานในองค์กรได้ตลอดเวลา
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
