สอบถามเพิ่มเติม โทร 080-058-4464 studist@studist.co.th

ความสำคัญของการมีคู่มือการทำงานสำหรับธุรกิจแฟรนไชส์

แผนธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญสิ่งแรกๆ ที่ผู้ประกอบการธุรกิจจะต้องให้ความสนใจตอนเริ่มทำธุรกิจ แต่มีอีกสิ่งหนึ่งที่ควรรวมอยู่ในแผนธุรกิจด้วยนั่นคือเรื่องการสร้างมาตรฐานของสินค้าและบริการ ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการทำธุรกิจผู้ให้บริการ โดยเฉพาะระบบแฟรนไชส์ เพราะการมีผู้ดำเนินการ หรือมีผู้ซื้อแฟรนไชส์หลายคน การคงคุณภาพหรือมาตรฐานของสินค้าและบริการให้คงอยู่ดังเดิม เพื่อให้ธุรกิจยั่งยืนน้ันเป็นเรื่องที่ยากและทำหลายแฟรนไชส์ตกม้าตายมานับไม่ถ้วนแล้ว ซึ่งสิ่งที่จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจแฟรนไชส์สามารถควบคุมคุณภาพและมาตรฐานของสินค้าและบริการได้ก็คือ “คู่มือการทำงาน” นั่นเอง

คู่มือการทำงานของธุรกิจแฟรนไชส์เปรียบเสมือนแผนที่บอกเส้นทางการทำงาน ระบุจุดเริ่มต้น รายละเอียด ไปจนถึงจุดสิ้นสุดของกระบวนการทำงานใดงานหนึ่งในองค์กร สำหรับธุรกิจแฟรนไชส์แล้ว คู่มือการทำงานยังเปรียบได้กับสินค้าของเจ้าของธุรกิจ เพราะเป็นแหล่งรวมองค์ความรู้ ประสบการณ์ หรือเทคนิคของแฟรนไชส์นั้นๆ เรียกได้ว่าเป็นคัมภีร์ หรือเป็นทรัพย์สินของธุรกิจเลยก็ว่าได้

1. ช่วยแปลแนวคิดของธุรกิจให้เป็นรูปธรรมที่เข้าใจง่ายยิ่งขึ้น

คู่มือของธุรกิจแฟรนไชส์จะแสดงแนวคิดของธุรกิจแฟรนไชส์นั้นๆ ให้เข้าใจง่าย เป็นรูปธรรม และถ่ายทอดให้ผู้ซื้อแฟรนไชส์ได้เข้าใจง่ายขึ้นด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย อาจจะมีการบันทึกเรื่องราว ความเป็นมา ตั้งแต่เริ่มธุรกิจ แนวทางสู่ความสำเร็จ วิธีการรับมือกับปัญหา หรือเทคนิกการพัฒนาบริการ ที่จะช่วยให้ผู้ซื้อแฟรนไชส์ได้นำไปประยุกต์กับแนวทางของตนเอง และประสบความสำเร็จเฉกเช่นเดียวกับเจ้าของแฟรนไชส์ได้เร็วยิ่งขึ้น 

2. ช่วยสร้างมาตรฐานของสินค้าและบริการ

ลักษณะพื้นฐานของธุรกิจแฟรนไชส์คือการเผยแพร่เอกลักษณ์ของธุรกิจของตนเองให้เข้าถึงคนจำนวนมากให้มากที่สุด ซึ่งผู้ซื้อแฟรนไชส์จะเข้ามาเป็นสื่อกลางในการเผยแพร่ได้อย่างดีและรวดเร็วยิ่งขึ้น แต่สิ่งหนึ่งที่เป็นประเด็นสำคัญที่เจ้าของธุรกิจต้องระมัดระวังคือการรักษามาตรฐานของสินค้าและบริการของตนเองให้มั่นคงและยั่งยืน เพราะคุณภาพและมาตรฐานถือเป็นไพ่ใบสำคัญสำหรับธุรกิจบริการ กระบวนการของการถ่ายทอดหรือส่งต่อองค์ความรู้ของธุรกิจจึงควรที่จะสั้นที่สุด เพราะหากกระบวนการในการถ่ายทอดยาว ก็มีโอกาสที่จะเกิดความผิดเพี้ยนได้ ซึ่งสิ่งที่จะช่วยสร้างมาตรฐานของสินค้าและบริการได้อย่างดีที่สุดก็คือคู่มือการทำงานที่สร้างขึ้นโดยเจ้าของแฟรนไชส์ ส่งตรงถึงผู้ซื้อแฟรนไชส์เพื่อสร้างความเข้าใจให้สามารถนำไปใช้ต่อกับร้านของตนเองได้เหมือนกับต้นฉบับให้ได้มากที่สุด และลดโอกาสในการเกิดความผิดเพี้ยนของการสื่อสารได้มากที่สุด 

3. ช่วยย่นระยะเวลาในการบริการผู้ซื้อแฟรนไชส์

เมื่อผู้ซื้อแฟรนไชส์คือสื่อกลางที่สำคัญที่จะช่วยเผยแพร่ธุรกิจแฟรนไชส์ให้เข้าถึงคนหมู่มากได้เร็วที่สุด นั่นหมายความว่าเจ้าของธุรกิจจะต้องให้ความสำคัญกับสื่อกลางนี้ให้มากที่สุดเช่นกัน การทำความเข้าใจกับผู้ซื้อแฟรนไชส์ถึงแนวคิดของธุรกิจ วิสัยทัศน์องค์กร มาตรฐาน รวมไปถึงหลักปฏิบัติที่จำเป็นต่อการดูแลกิจการจึงเป็นสิ่งสำคัญ และหน้าที่หลักของเจ้าของธุรกิจคือการดูแลผู้ซื้อแฟรนไชส์ให้สามารถบริหารจัดการกิจการด้วยตัวเองให้ได้เร็วที่สุด เพื่อเพิ่มโอกาสในการเผยแพร่ธุรกิจสู่ลูกค้าให้เร็วที่สุด  

4. อบรมอย่างเป็นระบบ

หากว่าเจ้าของธุรกิจได้ทำคู่มือการทำงานของแฟรนไชส์เอาไว้ตั้งแต่เริ่มต้นแล้ว การสร้างสื่อการสอนเพื่อการอบรมก็ไม่ใช่เรื่องยาก ไม่ต้องเสียเวลาในการทำสื่อใหม่ หรือไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจ้างวิทยากรมาอบรมอีก เรียกได้ว่าคู่มือการทำงานที่สร้างไว้สำหรับบริหารจัดการการปฏิบัติการก็กลายเป็นมาตรฐานในการส่งผ่านความรู้อย่างเป็นระบบได้เช่นเดียวกัน

การสร้างคู่มือการทำงานสำหรับธุรกิจแฟรนไชส์

ในอดีตผู้คนมักใช้โปรแกรมในออฟฟิศทั่วไป ซึ่งมีข้อจำกัดในการจัดทำมากมาย ทั้งการสื่อสารที่ต้องอธิบายเป็นตัวหนังสือ ยากต่อการทำความเข้าใจ หรือการใช้โปรแกรมที่ยุ่งยาก ไม่มีแบบฟอร์มมาตรฐานที่สามารถใช้ได้ทันที หรือหากจะแนบรูปหรือวิดีโอก็จะต้องเสียเวลาและขั้นตอนในการเตรียมการมากมาย ยังไม่นับว่าเมื่อทำเสร็จแล้วก็ได้แต่เก็บเอาไว้ใน Storage อยู่อย่างนั้น ทำความเข้าใจยากและค้นหายากทำให้ผู้ที่จำเป็นต้องใช้คู่มือไม่อยากใช้ จึงเลือกการติดต่อสอบถามไปยังต้นสังกัดมากกว่า และนั่นก็ทำให้งานของต้นสังกัดเพิ่มขึ้นแบบไม่รู้จบ 

คู่มือที่ดีสำหรับธุรกิจแฟรนไชส์

1. เข้าใจง่าย

2. ได้รับการปรับปรุงจากการผ่านการทดลองใช้มาแล้ว

3. แยกหมวดหมู่ได้ดี

4. มีการอัปเดตข้อมูลให้เหมาะสมกับสถานการณ์อยู่เสมอ

5. มีการเปรียบเทียบวิธีการทำงานที่ถูกต้องและผิดเพื่อให้เข้าใจง่าย

เมื่อเห็นคู่มือที่ดีที่ควรจะเป็นของธุรกิจแฟรนไชส์แล้ว แค่ลองคิดว่าหากจะต้องใช้โปแกรมที่มีแบบเดิมมาสร้างคู่มือที่มีประสิทธิภาพแบบนี้ น่าจะต้องทุ่มเทเวลาและทรัพยากรในการทำเป็นอย่างมาก แต่เมื่อเป็นสิ่งที่จำเป็นและเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งต่อธุรกิจแฟรนไชส์ จึงต้องทำอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่การจะทำสิ่งที่สำคัญขนาดนั้นเพื่อให้ใช้งานได้จริง มีประสิทธิภาพ และเป็นเสาหลักขององค์กรได้อย่างยั่งยืนนั้นจำเป็นจะต้องเลือกวิธีการ หรือขั้นตอนที่เหมาะสมกับการบริหารจัดการ เพื่อให้เกิดประโยชน์กับทุกขั้นตอนของการทำงานจริงๆ

Teachme Biz คือระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ ที่เน้นการสื่อสารด้วยภาพและวิดีโอ จึงเข้าใจง่าย ไม่มีกำแพงภาษา พร้อมฟังก์ชันที่เอื้อให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สร้างบุคลากรที่มีทักษะและความสามารถที่หลากหลาย (Multiple skill) เหมาะสมกับตลาดแรงงานยุคปัจจุบัน

ข้อดีสำหรับการสร้างคู่มือการทำงานสำหรับแฟรนไชส์ด้วย Teachme Biz 

1. เข้าใจง่าย เพราะใช้ภาพหรือวิดีโอในการสื่อสาร

เปลี่ยนคู่มือการทำงานที่ต้องสื่อสารด้วยตัวอักษรเป็นการสื่อสารด้วยภาพถ่ายหรือวิดีโอ ที่ง่ายต่อการทำความเข้าใจ หมดปัญหาเรื่องกำแพงภาษา และทักษะการอ่าน

2. สร้างและแก้ไขได้ง่าย 

แค่ใช้สมาร์ทโฟนถ่ายภาพหรือวิดีโอระหว่างปฏิบัติงาน ก็สามารถนำมาสร้างเป็นคู่มือการทำงานที่เข้าใจง่าย เป็น Step by Step ได้ทันที จึงสามารถทลายกำแพงของภาระในการแก้ไขอัปเดตคู่มือลงไปได้ เมื่อสร้างคู่มือการทำงานขึ้นมาแล้ว หลังจากทดลอง ก็สามารถแก้ไขเพื่อพัฒนาเนื้อหาของคู่มือการทำงานได้ตลอดเวลา เป็นลักษณะที่เอื้อต่อการพัฒนาองค์กรอย่างยั่งยืน

3. แยกหมวดหมู่ได้ตามต้องการ 

สามารถสร้างโฟลเดอร์แยกตามหมวดหมู่ที่ต้องการได้อย่างอิสระ เหมือนโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ หรือหากต้องการแยกตามรายชื่อผู้ซื้อแฟรนไชส์ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดายเช่นเดียวกัน

4. สร้าง แก้ไข แชร์ ได้อย่างง่ายดาย ประหยัดค่าใช้จ่ายองค์กร

ด้วยฟังก์ชันที่สร้างและแก้ไขได้ง่าย ทำให้อัปเดตข้อมูลให้ใหม่ได้อย่างไร้กังวล พร้อมทั้งสามารถแชร์คู่มือการทำงานที่สร้างขึ้นผ่าน URL หรือ QR Code ได้เลย ทำให้ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการปรินท์และส่งต่อคู่มือ แถมยังไม่ต้องปรินท์และส่งต่อซ้ำทุกครั้งที่มีการอัปเดต เพราะผู้ซื้อแฟรนไชส์สามารถดูคู่มือที่อัปเดตใหม่ผ่าน URL หรือ QR Code เดิมได้เสมอ

5. สามารถสร้างเนื้อหาคู่มือด้วยการเปรียบเทียบขั้นตอนการทำงานที่ถูกและผิดได้อย่างง่ายดาย

นอกจากจุดเด่นด้านการสร้างคู่มือการทำงานแล้ว Teachme Biz ยังมีฟังก์ชันที่สนับสนุนด้านการใช้งาน และควบคุมมาตรฐานการบริการได้อีกดังนี้

ข้อดีของการนำคู่มือที่สร้างด้วย Teachme Biz มาใช้

1. การเข้าถึงที่ง่ายและปลอดภัย

คู่มือการทำงานสำหรับแฟรนไชส์เปรียบเสมือนเป็นทรัพย์สินของธุรกิจ ดังนั้นการแชร์จึงต้องทำอย่างระมัดระวังเพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล Teachme Biz จึงมีฟังก์ชันที่ทำให้ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าความปลอดภัยของคู่มือการทำงานได้อย่างเหมาะสมตามความต้องการ แต่ในขณะเดียวกันก็ยังง่ายต่อการเข้าถึงเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ซื้อแฟรนไชส์ได้อีกด้วย

2. ความสะดวกในการใช้งาน

หากคู่มือการทำงานสำหรับแฟรนไชส์ที่สร้างขึ้นมาไม่ได้มีใครอ่าน คู่มือนั้นก็จะไม่เกิดประโยชน์ใดๆ ต่อธุรกิจ ดังนั้นหัวใจสำคัญสำหรับการสร้างคู่มือจึงจะต้องง่ายและสะดวกในการใช้งาน ซึ่งในที่นี้หมายถึงต้องง่ายและสะดวกต่อผู้ซื้อแฟรนไชส์ Teachme Biz สามารถทำให้ผู้ใช้งานคู่มือสามารถเข้าถึงองค์ความรู้ทั้งหมดได้อย่างง่ายดายด้วยการค้นหาด้วยคีย์เวิร์ดในแพลตฟอร์มที่ง่ายเหมือนการเสิร์ช Google และการเข้าถึงด้วย URL และ QR Code ที่จะเพิ่มความสะดวกขึ้นอีก

3. สั่งงานพร้อมแนบคู่มือ  ติดตามการทำงาน และประเมินผลการใช้งานคู่มือ

Task Function ฟังก์ชันที่ทำให้สามารถสั่งงานพร้อมทั้งแนบคู่มือการทำงานที่ถูกต้องลงไป ทำให้ลดโอกาสในการผิดพลาดของการทำงานนั้นๆ ได้เป็นอย่างดี  และเมื่อสั่งแล้วยังสามารถติดตามการทำงานได้แบบเรียลไทม์ผ่านแพลตฟอร์มด้วย ทำให้คุณสามารถมอนิเตอร์สถานะการทำงานของพนักงานที่สั่งได้ด้วย นอกจากนี้ Teachme Biz ยังสามารถทำให้เกิดการสื่อสารสองทาง (Two-way communication) ระหว่างผู้สร้างและผู้ใช้งานคู่มือ มีช่องทางให้ผู้ใช้งานสามารถแสดงความเห็นที่มีต่อคู่มือนั้นๆ จึงสามารถนำผลการประเมินเหล่านั้นมาปรับปรุงเนื้อหาในคู่มือได้เสมอ

3. การใช้แทนการอบรม

ลักษณะเด่นอย่างหนึ่งของธุรกิจแฟรนไชส์คือการให้ผู้ซื้อแฟรนไชส์เป็นสื่อกลางในการเผยแพร่สินค้าให้เข้าถึงคนหมู่มาก คีย์สำคัญจึงเป็นการทำให้ผู้ซื้อแฟรนไชส์สามารถให้บริการได้เหมือนต้นฉบับให้ได้มากที่สุด ดังนั้นการอบรมจึงเป็นขั้นตอนสำคัญของธุรกิจ ซึ่งแน่นอนว่าผู้รับภาระในการอบรมต้องเป็นเจ้าของแฟรนไชส์ แต่จากที่เคยต้องจ้างบุคลากร หรือบริษัทที่ปรึกษาเพื่อทำการอบรม สามารถเปลี่ยนให้การอบรมมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย Training Function ของ Teachme Biz ที่จะทำให้ผู้อบรมไม่ต้องเสียเวลาในการทำสื่อเพื่อการอบรม ผู้เข้ารับการอบรมสามารถศึกษาและเตรียมตัวล่วงหน้าสำหรับการอบรมได้ ซึ่งเป็นวิธีการอบรมที่ได้รับการวิจัยแล้วว่าทำให้ประสิทธิภาพในการเรียนและจดจำดีขึ้นกว่าแบบเก่า

เห็นได้ชัดแล้วว่า “คู่มือการทำงาน” สำคัญกับธุรกิจแฟรนไชส์อย่างไร เราหวังว่าผู้อ่านจะสามารถนำเอาเนื้อหาเหล่านี้ไปใช้อ้างอิงในการเลือกใช้แพลตฟอร์มเพื่อประโยชน์ในการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพต่อองค์กรของคุณต่อไป แต่หากท่านใดสนใจ Teachme Biz แพลตฟอร์มที่นอกจากจะใช้จัดการคู่มือการทำงานแล้ว ยังช่วยให้การวางรากฐานองค์กร และพัฒนาบุคลากรเป็นไปอย่างมีคุณภาพแล้ว เชิญติดต่อเพื่อเข้าร่วมเวิร์คช็อปเพื่อเรียนรู้การทำงานของ Teachme Biz และตัวอย่างการใช้งานที่ประสบความสำเร็จขององค์กรชั้นนำทั้งในและต่างประเทศได้เลย

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step (Visual-based) เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

คู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP (Standard Operating Procedures) คือสิ่งที่จะอธิบายและจัดลำดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นรูปธรรม แยกแต่ละงานให้ชัดเจนเพื่อรักษาคุณภาพ ความปลอดภัย และประสิทธิภาพในการทำงาน  ซึ่ง Visual Workflow จะไม่ใช้แต่ตัวหนังสือเหมือน Workflow แบบเก่า แต่จะใช้ภาพและวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพเพื่อการสื่อสารที่เข้าใจง่าย เสริมประสิทธิภาพให้คุณสามารถสร้างคู่มือที่ใครดูก็เข้าใจ 

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อ “Teachme Biz” ได้เลยนะคะ

เรื่องอื่นๆที่น่าสนใจ

【User Visit】Teachme Biz x YKK (Thailand)

【User Visit】Teachme Biz x YKK (Thailand)

หลังจากใช้งานระบบจัดการคู่มือออนไลน์ Teachme Biz ครบหนึ่งปี ในสำนักงานใหญ่ ถึงเวลาที่บริษัท YKK (Thailand) จะขยายขอบเขตการใช้งานต่อไปยังโรงงานผลิตในจังหวัดสมุทรปราการบริษัท YKK (THAILAND) CO., LTD. เป็นบริษัทญี่ปุ่นผู้ผลิตซิปที่ใหญ่ที่สุดในโลก ในนามเต็มที่ชื่อว่า...

ทำงานที่บ้านแล้วจะ Paperless ได้ ?  ประโยชน์และวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของ Paperless คืออะไร?

ทำงานที่บ้านแล้วจะ Paperless ได้ ? ประโยชน์และวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของ Paperless คืออะไร?

การแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ในปี 2020 ทำให้หลายบริษัทต้องหันใช้นโยบายทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) หรือ Remote Work กันอย่างช่วยไม่ได้ ภายใต้สถานการณ์เช่นนี้ทำให้สังคมหันมาสนใจเรื่องการเลิกใช้กระดาษ (Paperless) อีกครั้ง ซึ่งก็คือการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล...

ทางรอดของ SMEs ไทย เทคนิคการลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ เพื่อเอาตัวรอดจากวิกฤตเศรษฐกิจไทย

ทางรอดของ SMEs ไทย เทคนิคการลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ เพื่อเอาตัวรอดจากวิกฤตเศรษฐกิจไทย

สถานการณ์ของเศรษฐกิจไทยตอนนี้ก็ไม่ต่างจากนานาประเทศที่โดนพิษ COVID-19 เล่นงาน แม้ว่าประเทศไทยจะเป็นหนึ่งในประเทศที่ได้รับการกล่าวถึงว่าสามารถรับมือกับสถานการณ์การระบาดของโรคร้ายนี้ได้เป็นอย่างดีก็ตาม...

Pin It on Pinterest

Share This