รวมไอเดีย การลดต้นทุน ลดค่าใช้จ่าย สำหรับทุกองค์กรในทุกช่วงเศรษฐกิจ

หลาย ๆ คนอาจจะเคยได้ยินคำพูดที่ว่า “เศรษฐกิจแบบนี้” แม้ไม่มีคำที่สื่อความหมายในเชิงลบเลยก็ตาม แต่เมื่อได้ยินวลีนี้ส่วนใหญ่มักเป็นไปในทางไม่ค่อยดี แปลง่าย ๆ ว่าเศรษฐกิจไม่ดีนั่นเอง ไม่ว่าเราจะเด็ก วัยรุ่น หรือผู้ใหญ่ ก็ได้ยินวลีนี้มาทุกยุคทุกสมัยโดยไม่ได้ไปอ้างอิงกับตัวเลขทางเศรษฐกิจจริง ๆ ว่า ช่วงนั้นความเจริญทางเงินตรามีมากหรือน้อยเพียงใด อย่างไรก็ตามสำหรับองค์กรต่าง ๆ ไม่ว่า “เศรษฐกิจแบบนี้” หรือไม่ว่าเศรษฐกิจแบบไหน การสร้างผลกำไรให้กับบริษัทอย่างมีธรรมาภิบาล และมอบคุณค่าที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ก็ยังคงเป็นเป้าหมายหลักของทุกองค์กร ซึ่งวิธีหนึ่งที่ทำให้ผลกำไรมากขึ้นคือ “การลดต้นทุน” 

ก่อนหน้านี้เราได้เรียนรู้เรื่องการลดต้นทุนในยามวิกฤตกันไปแล้ว ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง “ทางรอดของ SMEs ไทย เทคนิคการลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ เพื่อเอาตัวรอดจากวิกฤตเศรษฐกิจไทย” หรือ “Teachme Biz เสนอ 3 ต้นทุนที่ต้องลด รับเศรษฐกิจหลัง COVID-19” และ “4 เทคนิคลดค่าใช้จ่ายอย่างยั่งยืน บริษัทอยู่ได้ บุคลากรแฮปปี้” วันนี้ Teachme Biz ได้รวบรวมไอเดียการลดต้นทุน ลดค่าใช้ขององค์กร ซึ่งสามารถใช้ได้กับทุกสถานการณ์โดยไม่จำเป็นต้องรอให้เศรษฐกิจแย่หรือเศรษฐกิจดี เพื่อลดต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายขององค์กรให้น้อยที่สุดอย่างมีประสิทธิภาพ 

1. การลดต้นทุนแรงงาน

การเพิ่มศักยภาพแรงงานนับเป็นการลดต้นทุนได้อย่างหนึ่ง เพราะแรงงาน (จำนวนคน) ที่มีเท่าเดิมสามารถสร้างผลงานได้มากขึ้น ส่วนใหญ่มักเป็นเรื่องของประสบการณ์ ความรู้เป็นสำคัญ

1.1 การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

เวลาก็คือเงินเช่นกัน ทุกวินาทีของเวลาที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ย่อมก่อให้เกิดการเสียเงินโดยเปล่าประโยชน์ด้วย และการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพนั้นเป็นทักษะที่พนักงานทุกคนควรมี พนักงานควรรู้ว่าต้องทำอะไรก่อน-หลัง หรือหากเป็นช่วงที่มีเวลาว่างก็ควรใช้เวลาว่างให้เกิดประสิทธิภาพด้วยการซัพพอร์ตงานส่วนอื่นที่กำลังยุ่งอยู่ แต่การที่พนักงานจะสามารถซัพพอร์ตงานส่วนอื่นได้นั้นจำเป็นจะต้องมีทักษะในการทำงานส่วนอื่นที่นอกเหนือจากความรับผิดชอบหลักของตนเองด้วย แต่การจะทำแบบนั้นได้จะต้องมีการแชร์ขั้นตอนการทำงานของทุกๆ ส่วนให้พนักงานทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย เพื่อจะได้มีทักษะในการซัพพอร์ตงานทุกแผนกอย่างทันท่วงทีในเวลาที่ต้องการ (อ่านเทคนิคการบริหารคนในองค์กรอย่างยืดหยุ่นและจำกัดได้ ที่นี่)

1.2 ใช้ฟรีแลนซ์สำหรับงานที่ไม่ใช่งานหลักของธุรกิจ

ฟรีแลนซ์ นับเป็นทางเลือกที่ดีทางหนึ่งสำหรับงานที่ไม่ใช่งานหลักของธุรกิจ เพราะไม่จำเป็นต้องลงทุนมาก ไม่ต้องมีสวัสดิการ ไม่ต้องมีประกันสังคม ไม่ต้องมีกระบวนการฝึกอบรม แถมยังมีความเชี่ยวชาญในด้านนั้น ๆ มากเสียด้วย ตัวอย่างเช่น องค์กรที่ทำธุรกิจการขายอาหาร เครื่องดื่ม โดยมีรายได้จากหน้าร้านเป็นหลัก การหาฟรีแลนซ์มาช่วยในการทำกราฟฟิกสร้างเมนู การจัดการเว็บไซต์ ก็เป็นตัวเลือกที่ดีกว่าการหาพนักงานประจำมาสร้างเป็นแผนกไอทีใหม่ ลดต้นทุนด้านแรงงานที่ไม่ใช่แกนหลักของธุรกิจได้ด้วย

1.3 ลดต้นทุนด้านการประชุม

การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมมากเกินไป (เช่น มากกว่า 10 คน) ทำให้ประสิทธิภาพในการประชุมลดลง หรือเป็นการใช้ทรัพยากรด้านแรงงานที่ไม่คุ้มค่า เพราะในบรรดาผู้เข้าร่วมประชุมมีเพียงไม่กี่คนที่เป็นคนตัดสินใจจริง ๆ  นอกจากนั้นยังมีไอเดียที่ควรนำมาปรับใช้อย่างสม่ำเสมอเพื่อลดต้นทุนด้านการประชุมได้

รณรงค์ให้ประชุมผ่านออนไลน์: การประชุมที่จัดขึ้นทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน หรือการประชุมที่ไม่ได้เป็นการตกลงเซ็นสัญญาโครงการใหญ่ ๆ  สามารถประชุมเพื่ออัปเดตข่าวสาร บอกให้ทราบสถานะปัจจุบัน และสิ่งที่ต้องทำต่อไปผ่านการประชุมออนไลน์ได้ เพื่อลดการเดินทางที่ใช้เวลามากกว่าและบางครั้งต้องมีค่าเดินทางด้วย 

กำหนดนโยบายการจัดประชุม: จำนวนครั้ง และเวลาในการจัดการประชุม ควรมีการจดบันทึกที่แน่นอน ว่ามีสมาชิกกี่คนเข้าร่วม เวลาในการประชุมถูกใช้ไปเท่าไร เมื่อครบหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน ลองนำมาเปรียบเทียบและดูว่า เวลาเฉลี่ยและจำนวนครั้งที่เหมาะสมขององค์กรควรเป็นเท่าไร และกำหนดเป็นนโยบาย เชื่อได้เลยว่า หากกำหนดออกมาแล้ว การประชุมจะไม่เยิ่นเย้อ และไม่มากเกินไปจนไม่มีเวลาทำงานส่วนตัวแน่ ๆ  

1.4 ลงทุนกับพนักงานที่เป็นงานหลักของธุรกิจ

พนักงานสำหรับงานหลักในที่นี้หมายถึง พนักงานทุกคนที่ไม่อาจจ้างฟรีแลนซ์มาทำได้ การลงทุนเพื่อลดต้นทุนในระยะยาวคือ การเพิ่มขีดความสามารถของพนักงาน หรือส่งเสริมให้พนักงานมีทักษะเพิ่มขึ้นนั่นเอง เช่น การฝึกอบรมพนักงานอยู่เสมอ การบริการจัดการองค์ความรู้ขององค์กรให้พนักงานสามารถเข้าถึงได้โดยง่าย การสนับสนุนให้พนักงานตระหนักด้านการพัฒนาทักษะของตนเองอยู่เสมอ หรือการวางนโยบายให้พนักงานสามารถแชร์องค์ความรู้ของบุคคลให้เป็นองค์ความรู้ขององค์กร เพื่อให้บุคคลอื่นในบริษัทสามารถเรียนรู้ต่อได้ เป็นต้น

2. การลดต้นทุนทางการตลาด

การใช้งบประมารณทางการตลาดเป็นเรื่องที่สำคัญ แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือทำอย่างไรให้งบประมาณที่ใช้ไปนั้นเกิดประโยชน์สูงสุด ผลลัพธ์ที่ได้เท่ากันจากจำนวนเงินน้อยกว่าก็คือการลดต้นทุนทางการตลาดอย่างหนึ่ง

2.1 ลดต้นทุนโดยใช้ประโยชน์จากการโฆษณาผ่านสื่อสังคมออนไลน์

การโฆษณาผ่านสื่อสังคมออนไลน์เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นมาใหม่เมื่อเทียบกับเมื่อสิบกว่าปีก่อน ปกติการลงทุนกับโฆษณามักมีค่าใช้จ่ายสูง เช่น การโฆษณาทางโทรทัศน์ หรือแผ่นป้ายโฆษณาขนาดใหญ่ มีค่าใช้จ่ายที่แน่นอนในแต่ละช่วงเวลา

สื่อสังคมออนไลน์เป็นอีกแหล่งหนึ่งที่ลดต้นทุนการโฆษณาได้

ปัจจุบันหากเราหันมาใช้ประโยชน์จากการโฆษณาผ่านสื่อสังคมออนไลน์ จะทำให้เราลดต้นทุนของค่าโฆษณาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากแนวคิดของการคำนวณต้นทุนค่าโฆษณาผ่านสื่อสังคมออนไลน์วัดจากต้นทุนต่อการคลิก (Cost Per Click หรือ CPC) ยิ่งเราเข้าใจกลไกของการใช้งานสื่อสังคมออนไลน์มากเท่าไร ก็จะทำให้ต้นทุนต่อการคลิกลดลงมากขึ้นเท่านั้น นั่นคือจำนวนงบประมาณเท่าเดิมแต่เข้าถึงผู้คนได้มากขึ้น การลดต้นทุนแบบนี้เริ่มมีบทบาทมากขึ้นในปัจจุบัน

2.2 ลดต้นทุนโดยใช้ประโยชน์จากตลาดแบบปากต่อปาก (Word of mouth marketing)

การตลาดแบบปากต่อปากเป็นเครื่องมือที่ดีอย่างหนึ่งในการลดต้นทุนการสื่อสารของแบรนด์หรือองค์กรไปยังลูกค้า เพราะมีลูกค้ากลุ่มหนึ่งที่เราได้มอบคุณค่าที่ดีให้และมีความภักดีต่อแบรนด์เป็นดั่งองครักษ์ที่คอยบอกต่อเรื่องราวดี ๆ ต่าง ๆ ของแบรนด์หรือองค์กรไปยังลูกค้าคนต่อ ๆ ไป โดยที่ไม่ต้องเสียงบประมาณในการโฆษณาเพิ่มเติม การสรรหาไอเดียเพื่อการตลาดแบบปากต่อปากก็ทำให้ต้นทุนทางการตลาดลดลงไปได้ ไอเดียในการหันมาใช้การตลาดแบบปากต่อปาก เช่น

• การให้ลูกค้าได้สร้างเนื้อหาของตัวเองบนสินค้าหรือบริการของเรา การให้ลูกค้ามีส่วนร่วมในการสร้างแฮชแท็กขององค์กรเรา การแชร์เรื่องราวดี ๆ ของลูกค้าที่เกี่ยวพันกับองค์กรของเรา
• การให้ลูกค้าบอกต่อถึงสินค้าหรือบริการขององค์กร ท้ายที่สุดคือให้ลูกค้าได้ชักชวนเพื่อน ๆ มาซื้อสินค้าหรือบริการขององค์กรโดยมีผลตอบแทนให้กับผู้เชิญชวน
• การให้ลูกค้าได้รีวิวสินค้าหรือบริการขององค์กร หากสินค้าหรือบริการนั้นดีจริง มีความน่าเชื่อถือ ลูกค้าจะเป็นผู้นำส่งคุณค่าดี ๆ เหล่านี้ไปยังคนอื่น ๆ ต่อไป

ลดต้นทุนการโฆษณาโดยใช้ไอเดียการสร้างการตลาดแบบปากต่อปาก

3. การลดต้นทุนด้านค่าใช้จ่ายของการดำเนินธุรกิจ

การดำเนินธุรกิจมีค่าใช้จ่ายไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ไอเดียต่าง ๆ เหล่านี้เป็นไอเดียในการลดต้นทุนค่าใช้จ่ายส่วนนี้ได้

3.1 การลดต้นทุนด้านพลังงาน

พลังงานไฟฟ้าเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการดำเนินธุรกิจ การลดต้นทุนค่าใช้จ่ายด้านไฟฟ้าได้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมีนัยสำคัญ เครื่องใช้ไฟฟ้าจอมกินไฟอย่างเครื่องปรับอากาศแทบจะเป็นตัวเอก ยิ่งทำงานที่ออฟฟิศนานเท่าไร ค่าไฟฟ้าก็ยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น ความร้อนภายนอกมากเท่าไรค่าไฟสำหรับเครื่องปรับอากาศก็มากขึ้น การใช้การตั้งโปรแกรมหรือเวลา ในการปิดเปิดเครื่องใช้ไฟฟ้า นับเป็นวิธีหนึ่งที่สามารถตั้งเป็นนโยบายได้ (รวมถึงเครื่องใช้ไฟฟ้าอื่นๆ ด้วย)
ไอเดียการลดต้นทุนด้านพลังงานทำได้โดยการวางนโยบายด้านพลังงานที่ชัดเจน ดังไอเดียข้างล่างนี้

• ตั้งเวลาเปิด-ปิดเครื่องปรับอากาศอัตโนมัติตามเวลาเข้างานในตอนเช้า และปิดก่อนเวลาเลิกงานประมาณ 10 นาทีเป็นประจำทุกวันทำการ โดยที่ไม่ต้องใช้คนเข้ามาควบคุม
• ตั้งอุณหภูมิของเครื่องปรับอากาศและล็อกเพื่อไม่สามารถปรับเปลี่ยนอุณหภูมิได้ง่าย
• กรณีของหลอดไฟ เราสามารถใช้อุปกรณ์เสริมในการควบคุมให้หลอดไฟเปิด-ปิดอัตโนมัติในเวลาที่ต้องการด้วยเช่นกัน
• องค์กรที่มีพื้นที่ขนาดใหญ่ ควรจัดให้มีการแบ่งโซนการควบคุมเครื่องปรับอากาศและหลอดไฟแยกกัน
• การติดตั้งม่านทึบแสงหรือฟิล์มกันความร้อนบริเวณหน้าต่างทางทิศตะวันตก เพื่อลดความร้อนยามบ่าย
• การลงทุนระยะยาวกับการใช้พลังงานแสงอาทิตย์ในองค์กรขนาดใหญ่ ไอเดียนี้ก็เริ่มมีให้เห็นกันมากขึ้นในปัจจุบัน
• การติดป้ายและรณรงค์การปิดเครื่องใช้ไฟฟ้าเมื่อเลิกงาน เช่น เครื่องปรับอากาศ หลอดไฟ คอมพิวเตอร์ ปริ๊นเตอร์ เป็นต้น
• เปลี่ยนหลอดไฟเป็นชนิด LED ที่ให้ความสว่างเท่าเดิมด้วยการกินไฟที่ลดลง
• ใช้แสงจากธรรมชาติในบริเวณที่มีแสงแดดส่องถึง
• เปลี่ยนจากคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะเป็นคอมพิวเตอร์แล็ปท็อป เนื่องจากแล็ปท็อปประหยัดพลังงานมากกว่า

3.2 การลดต้นทุนด้านพื้นที่

พื้นที่สำหรับการทำธุรกิจเป็นต้นทุนสำคัญอย่างหนึ่ง และต้นทุนของพื้นที่จะสูงขึ้นเมื่อความต้องการใช้พื้นที่มีมากขึ้น การใช้พื้นที่ในสำนักงานหรือองค์กรอย่างคุ้มค่ากว่าเดิมที่เป็นอยู่ ทำให้สามารถลดต้นทุนด้านพื้นที่การใช้งานได้ แนวคิดง่าย ๆ คือการจัดการ 5ส เป็นกระบวนปรับปรุงพื้นที่การทำงานและสิ่งแวดล้อม คือ

• สะสาง ทำให้พื้นที่ให้เป็นระเบียบ ของที่ไม่ใช้ไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ สามารถกำจัดได้เพื่อลดการใช้พื้นที่ที่ไม่จำเป็น
• สะดวก การวางสิ่งของให้หยิบใช้ได้สะดวก เพราะถ้าจัดเป็นระเบียบแต่หยิบใช้ลำบาก คงทำให้การทำงานยุ่งยากกว่าเดิม
• สะอาด นอกจากเป็นระเบียบและสะดวกแล้ว ความสะอาดเป็นปัจจัยที่้ต้องคำนึงถึงเช่นกัน เพื่อสุขอนามัยของทุกคนในองค์กร
• สุขลักษณะ เมื่อทำความสะอาดแล้ว การรักษาให้สะอาดแบบนั้นอย่างสม่ำเสมอจะทำให้ความสกปรกที่เกิดขึ้นได้ทุกวันมีน้อยลง
• สร้างนิสัย 4 ข้อข้างต้น จะหายไปถ้าองค์กรไม่ได้ทำให้สิ่งเหล่านี้เป็นวัฒนธรรมหรือนิสัยขององค์กร

ลองพิจารณาดูพื้นที่สำนักงานหรือองค์กรในปัจจุบัน มีพื้นที่ใดที่ผู้คนแทบไม่เคยย่างกรายและเก็บแต่สิ่งของที่ผ่านมาเป็นปีก็ไม่เคยถูกใช้ จุดนั้นเป็นจุดที่ควรพิจารณาสะสางให้เรียบร้อยแล้วบริหารพื้นที่ให้สามารถใช้งานได้มีประโยชน์มากขึ้น อาจจะใช้พื้นที่นั้นสร้างหน่วยย่อย ๆ ในการสร้างผลกำไรของบริษัทหรือเป็นพื้นที่ร่วมกันคิดเพื่อหาไอเดียลดต้นทุนก็ไม่เลวครับ

3.3 ลดต้นทุนด้านเครื่องใช้สำนักงาน

เครื่องใช้สำนักงาน เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในองค์กร แต่ในสิ่งที่ขาดไม่ได้ ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องใช้ที่เลิศหรู หรือใหม่เอี่ยม หากมีอุปกรณ์ใดที่สามารถใช้แทนกันได้ในราคาที่เหมาะสมกว่า ย่อมลดต้นทุนได้ไม่มากก็น้อย ดังไอเดียต่อไปนี้

การซื้อเฟอร์นิเจอร์มือสองสภาพดี: เฟอร์นิเจอร์ เช่นโต๊ะ เก้าอี้ โซฟา ที่เป็นมือสอง สภาพดี ๆ ในปัจจุบันหาง่ายกว่าเมื่อราว 10 กว่าปีก่อนมากนัก พื้นที่ใดในองค์กรที่ไม่จำเป็นต้องดูหรูหราใหม่เอี่ยมตลอดเวลา การเลือกเฟอร์นิเจอร์มือสองสภาพดีเป็นทางเลือกที่ลดต้นทุนได้มากทีเดียว

การใช้เครื่องเขียน เกรดปานกลาง: การใช้เครื่องเขียนเกรดกลาง ๆ  ไม่แย่เกินไป และก็ไม่หรูหราเกินไป ก็นับว่าเป็นนโยบายที่ดีอย่างหนึ่ง ปกติเอกสารต่าง ๆ ส่วนที่เป็นปากกา มักเป็นส่วนที่ใช้ลงลายมือชื่อ ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นหมึกเจลอย่างดีด้ามละหลายร้อยบาทก็ได้ เป็นต้น 

จำกัดปริมาณการพิมพ์ของเครื่องพิมพ์: แม้ Paperless จะมีบทบาทมากในปัจจุบันแต่เอกสารบางอย่างก็ยังต้องพิมพ์ออกมา ดังนั้นเครื่องพิมพ์ไม่ว่าจะเป็นสีหรือขาวดำ หากมีการกำหนดนโยบายหรือปริมาณการพิมพ์ (จำนวนแผ่น) ต่อคนได้ จะสามารถลดต้นทุนทั้งกระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าบำรุงรักษาได้ ลองเก็บข้อมูลของแต่ละแผนก แต่ละคน ว่ามีการใช้งานเฉลี่ยต่อเดือนจำนวนเท่าใด และตั้งเป็นนโยบายว่าจะใช้ไม่เกินเท่านั้นในเดือนต่อไป เป็นต้น 

ทั้งหมดนี้เป็นไอเดียในการลดต้นทุนโดยไม่จำเป็นต้องรอให้มีวิกฤตเกิดขึ้นก่อนก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ทันที โดยแบ่งออกเป็น 3 มิติ คือมิติการลดต้นทุนด้านการดำเนินธุรกิจ ลดต้นทุนด้านแรงงาน  และลดต้นทุนด้านการตลาด หวังว่าแนวคิดการลดต้นทุนเหล่านี้จะสามารถทำให้ผู้อ่านนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือหากผู้อ่านท่านใดสนใจการลดต้นทุนโดยใช้ Teachme Biz เป็นเครื่องมือในการดำเนินการก็ติดต่อพวกเราได้เลยครับ นอกจากจะได้ลดต้นทุนแล้วยังได้บริหารจัดการองค์ความรู้ในองค์กร ควบคุมมาตรฐานการทำงาน บริหารและพัฒนาบุคคลากร รวมถึงการเริ่มทดลอง Digital Transformation อีกด้วย