WI คืออะไร ทำอย่างไรให้พนักงานหยิบไปใช้

ในวงการการทำงาน คนส่วนใหญ่อาจจะคุ้นเคยกันดีกับ WI ในขณะที่คนนอกวงการอาจไม่รู้จักเลย บางคนคิดว่ามันคือตัวย่อของคำว่า WiFi ไปเสียอีก วันนี้ Teachme Biz จะพาไปรู้จักว่าแท้จริงแล้ว WI คืออะไร วัตถุประสงค์จริงๆ มีไว้เพื่ออะไร และจะทำ WI ที่ดีขึ้นมาได้อย่างไร 

WI คืออะไร 

WI เป็นตัวย่อมาจากคำเต็มว่า Work Instructions (WI) หมายถึง “คู่มือการทำงาน” หรือ “คู่มือปฏิบัติงาน” หรือเอกสารที่แสดงขั้นตอนการทำงาน โดยจะระบุรายละเอียดของการทำงานนั้นๆ แบบเป็นขั้นเป็นตอน รวมไปถึงสถานที่ เวลา และผู้รับผิดชอบที่ต้องทำงานนั้น ๆ เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถดูและปฏิบัติตามได้

จัดการ WI หรือ Work Instructions ได้ก็จัดการมาตรฐานการทำงานได้

แต่ละองค์กรล้วนพัฒนาคุณค่าที่ความสามารถในการตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้า ซึ่งสิ่งที่จะทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้ก็คือการส่งมอบสินค้าและบริการที่มีคุณภาพตามมาตรฐาน ตรงเวลา ด้วยราคาที่สมเหตุสมผล แม้ราคาของสินค้าและบริการของบางองค์กรจะสูงกว่าคู่แข่งแต่ธุรกิจก็ยังดำเนินต่อไปได้เพราะสามารถรักษามาตรฐานของสินค้าและบริการเอาไว้ได้ ซึ่งสิ่งที่เป็นเสมือนบังเหียนควบคุมทิศทางของมาตรฐานของสินค้าและบริการขององค์กรก็คือสิ่งที่เรียกว่า WI หรือ Work Instructions นั่นเอง

เหตุผลที่ต้องมี WI (Work instructions)

เราพอจะแบ่งเหตุผลของการมีอยู่ของ WI ในแง่ของหัวใจสำคัญของWI ออกเป็นข้อ ๆ ได้ดังนี้

• เพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างถูกต้อง 

WI หรือ Work Instructions มีขึ้นเพื่อบันทึกขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง หากต้องการให้พนักงานทำงานให้ถูกต้องจึงปฏิเสธไม่ได้เลยว่าต้องให้ดู WI แต่หากไม่มี WI ก็อาจทำงานให้ถูกต้องได้ แต่คงได้แค่วันนี้พรุ่งนี้ แต่สัปดาห์หน้าเดือนหน้าอาจจะลืมวิธีทำ ต้องให้พนักงานที่เชี่ยวชาญมาสอนวิธีกันใหม่ หรือไม่พนักงานที่เชี่ยวชาญก็คงต้องทำงานนั้นคนเดียวไปตลอด  นอกจากนี้วิธีการทำงานในองค์กรใดองค์กรหนึ่งก็ไม่ได้มีเพียงแค่งานเดียว การสร้าง WI ขึ้นมาก็เพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติงานทั้งหมดนั้นได้อย่างถูกต้อง 

• เพื่อให้ความปลอดภัย

WI มีไว้เพื่อ “ความปลอดภัย” ทั้งต่อชีวิตของพนักงานและทรัพย์สินของบริษัทด้วย เพราะ WI ถูกคิดขึ้นมาอย่างรอบคอบจากผู้เกี่ยวข้องหลายส่วน ผ่านการแก้ไข ปรับปรุง ส่วนที่อันตรายออกไปจนกลายมาเป็น WI ฉบับล่าสุดแล้ว ดังนั้นการทำงานตามขั้นตอนที่ระบุใน WI ที่ผ่านการพัฒนาอย่างต่อเนื่องจึงเป็นวิธีการที่ปลอดภัยที่สุด

• เพื่อบริหารความเสี่ยงด้านบุคคลากร 

ความเสี่ยงจะเกิดขึ้นทันทีเมื่อวิธีการทำงานของกระบวนการต่าง ๆ ในองค์กรนั้นมีเพียงบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือกลุ่มคนใดกลุ่มคนหนึ่งเท่านั้นที่รู้ เพราะหากคนหรือกลุ่มคนเหล่านั้นไม่อยู่ งานที่จำเป็นต้องทำอาจจะต้องหยุดลง เพราะไม่มีใครรู้ขั้นตอนในการทำงาน แต่หากมี WI จะทำให้คนที่เหลืออยู่สามารถทำงานแทนได้ และส่งต่อการทำงานจากรุ่นสู่รุ่นได้ด้วย

• เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 

ถ้าไม่มี WI ต่างคนต่างทำงาน งานก็อาจจะสำเร็จได้เหมือนกัน แต่ใช้เวลาและทรัพยากรที่ไม่เท่ากัน เพราะความชำนาญ และประสบการณ์ที่แตกต่างกันออกไปในแต่ละคน การตัดสิ่งที่ไม่ควรทำออกแล้วระบุเฉพาะขั้นตอนที่ถูกต้องลงใน WI จะทำให้พนักงานทุกคนทำงานได้เป็นมาตรฐานเดียวกันด้วยขั้นตอนที่จัดระเบียบมาแล้วว่าจะสามารถทำให้งานเสร็จได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

การสร้าง WI ในยุคปัจจุบัน

WI (Work Instructions) แบบไหนที่พนักงานจะหยิบไปใช้ ?

ใครเคยใช้งาน WI มาบ้างคงทราบดีว่า WI เป็นเอกสารระบุขั้นตอนการทำงานที่คนทำงานไม่ค่อยอยากที่จะนำมาอ่านกัน ซึ่งอาจจะมาจากหลายเหตุผล เช่น เข้าใจยาก ตัวหนังสือเยอะจึงต้องอ่านเยอะ หายาก ข้อมูลไม่อัปเดต เป็นต้น

วัตถุประสงค์หลักของการมี WI คือเพื่อถ่ายทอดขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องตรงตามมาตรฐานการทำงานที่ระบุเอาไว้ WI ที่ดีจึงควรเป็น WI ที่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์นั้นได้ ก็คือสามารถถ่ายทอดขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องให้พนักงานดูแล้วทำตามได้ 

โจทย์ที่ควรคำนึงถึงก่อนสร้าง WI จึงมีดังนี้

• ชัดเจนและตรงประเด็น ? 

WI ที่ดีต้องชัดเจน โดยคำว่าชัดเจน คือ ไม่ว่าใครอ่านก็เข้าใจเป็นความหมายเดียวกัน รวมถึงระวังการใช้คำศัพท์เฉพาะ หากต้องมีการใช้ศัพท์เฉพาะต้องมีการระบุคำอธิบายที่ละเอียดขึ้นเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจทั้งหมด นอกจากนั้นความยาวของเนื้อหา WI ในแต่ละงานต้องไม่ยาวเกินชนิดที่แค่เห็นก็ไม่อยากทำงานแล้ว แทนที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอาจทำให้ผลลัพธ์ของงานแย่ลงได้

• เข้าใจง่าย ? 

หาก WI นั้นชัดเจนและตรงประเด็นแล้วต้องมาดูว่าเป็น WI ที่เข้าใจง่ายหรือไม่ ใช้เวลาในการทำความเข้าใจมากหรือเปล่า องค์กรส่วนมากใช้ WI ที่ประกอบด้วยตัวหนังสือเป็นหลัก ทำให้เข้าใจยากหรือใช้เวลานานกว่าจะเข้าใจ ที่เห็นกันบ่อยคือเป็นตัวหนังสือยาวเป็นหน้า ๆ หากมี WI ที่อ่านเข้าใจง่าย จะใช้เวลาสั้นลงเพื่อทำความเข้าใจ สื่อสารขั้นตอนการทำงานไปยังผู้อ่านได้ครบถ้วน ก็จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ของหัวใจสำคัญที่ว่า “เพื่อถ่ายทอดขั้นตอนการทำงาน ให้พนักงานทำตามได้” มิใช่เพียงเพื่อมีให้เอกสารครบเท่านั้น

• ใหม่อยู่เสมอ ?

ขั้นตอนการทำงานควรจะถูกปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพที่ดีขึ้นอยู่เสมอ เพื่อให้สามารถประหยัดเวลา ค่าใช้จ่าย และทรัพยากรให้ได้มากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อขั้นตอนการทำงานมีความเปลี่ยนแปลง WI ที่ใช้ก็ควรจะอัปเดตอยู่เสมอเช่นกัน ไม่ใช่ว่าหาเจอกี่ฉบับก็เป็นฉบับที่ไม่ได้ใช้หรือเลิกใช้ไปแล้ว

• เข้าถึงง่าย ?

หากพนักงานสามารถเข้าถึง WI ได้ยาก เช่น ต้องไปค้นหาจากคอมพิวเตอร์ ต้องปรินท์ ต้องตรวจสอบเวอร์ชั่นว่าใหม่ล่าสุดหรือเปล่า หรือต้องขอจากหัวหน้างานในทุกครั้งที่ต้องใช้งานแล้วก็จะยิ่งทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ แถมยังเป็นการทำให้พนักงานรู้สึกไม่อยากใช้งาน เพราะกว่าจะเข้าถึงได้มีหลายขั้นตอนเหลือเกิน แต่หากพนักงานสามารถหยิบ WI ที่ต้องการมาใช้ได้ทุกที่ ทุกเวลาที่ต้องการ ก็จะยิ่งกระตุ้นการใช้งานให้พนักงานอยากใช้ เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานจะสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องและมีมาตรฐาน

ค้นหาง่ายเพราะเป็น WI แบบ Digital

เคล็ด(ไม่)ลับ เรื่องการสร้าง WI (Work Instruction)

• ถ่ายทอดให้เข้าใจง่าย เป็นขั้นเป็นตอน 

แทนที่จะมีแต่ตัวหนังสือเป็นหน้า ๆ  WI หากแตกย่อยการทำงานนั้นเป็นขั้นตอนได้ก็สามารถเขียนออกมาเป็นข้อ ๆ ได้ด้วย เพราะโดยปกติการอ่านเป็นข้อ ๆ  อ่านง่ายกว่าเป็นย่อหน้า

• ใช้ภาพหรือวิดีโอประกอบ

หากมีรูปภาพหรือวิดีโอกำกับแต่ละขั้นตอนจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจขั้นตอนการทำงานได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ภาพและวิดีโอยังเป็นสื่อที่สามารถถ่ายทอดข้อมูลในปริมาณมากให้เข้าใจได้ด้วยเวลาอันสั้น จึงเหมาะอย่างยิ่งที่จะนำมาใช้ในการทำ WI 

• เปลี่ยน WI กระดาษเป็น WI Digital 

ในยุค Digital Transformation แบบนี้ การบริหารองค์กรแข่งกับเวลาโดยใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเป็นเรื่องจำเป็น การจัดการ WI ก็เช่นกัน การแปลง WI แบบกระดาษให้เป็นแบบ Digital ใช้งานผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ จะทำให้การบริหารจัดการได้ง่าย รวดเร็ว และประหยัดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้มากขึ้น และแน่นอนยังสามารถคาดหวังด้านประสิทธิภาพของการทำงานได้ด้วย

ข้อดีของ WI Digital ที่คุณอาจไม่เคยรู้

• ง่ายที่จะสร้าง: เพียงใส่เนื้อหา จากนั้นแทรกรูปหรือวิดีโอง่าย ๆ ด้วยปลายนิ้ว
• ง่ายที่จะอัปเดต: อยากอัปเดตจุดไหน หาง่าย ไม่กี่ขั้นตอนก็อัปเดตให้คนทั้งบริษัทใช้เวอร์ชันล่าสุดได้ทันที
• ง่ายที่จะค้นหา: WIแบ่งเป็นขั้นตอนได้ชัด กด Search ใส่คำสำคัญที่ต้องการหา ก็หาเจอได้เร็ว 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง

คลิก เปรียบเทียบเครื่องมือในการสร้างคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !