การแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ในปี 2020 ทำให้หลายบริษัทต้องหันใช้นโยบายทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) หรือ Remote Work กันอย่างช่วยไม่ได้
ภายใต้สถานการณ์เช่นนี้ทำให้สังคมหันมาสนใจเรื่องการเลิกใช้กระดาษ (Paperless) อีกครั้ง ซึ่งก็คือการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล (Digitalization) ในการจัดการเอกสาร ให้สามารถเข้าถึงได้จากที่ไหนก็ได้
ถ้ายังใช้ระบบการจัดการที่ต้องเข้าออฟฟิศเท่านั้นถึงจะสามารถใช้เอกสารที่จำเป็นได้ ก็ไม่สามารถ Work from Home ได้แน่นอน
นอกจากนี้ ในช่วงนี้ที่ Cloud Service แพร่หลายมากขึ้นทำให้จำนวนของบริษัทที่พยายามเปลี่ยนกระดาษเป็นข้อมูลดิจิทัล (Digitalization) เพิ่มมากขึ้น สังคมที่เอื้อต่อการทำงานแบบไร้กระดาษก็มีความพร้อมมากขึ้นกว่าเมื่อก่อน
ในบทความนี้เราจึงจะแจกแจงข้อดีและข้อเสียของการทำงานแบบ Paperless พร้อมอธิบายประเด็นสำคัญของการใช้นโยบาย Paperless และแนะนำเครื่องมือที่ใช้งานได้ดีสำหรับนโยบาย Paperless ด้วยค่ะ
Paperless คืออะไร
Paperless แปลว่า “การลดใช้กระดาษ” โดยทั่วไปแล้วหมายถึงการที่บริษัทหรือหน่วยงานต่างๆ เก็บเอกสารที่สร้างขึ้นมาไว้เป็น Data แบบดิจิทัลแทนการเก็บเป็นกระดาษ
นับตั้งแต่มีการบังคับใช้กฎหมาย e-Document และกฎหมายการเก็บรักษาหนังสือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หลายบริษัทมีการเคลื่อนไหวแบบ Paperless โดยเก็บรักษาเอกสารส่วนใหญ่ด้วยการแปลงเป็นดิจิทัล
หรือใน 2 กรณีด้านล่างก็เรียกว่า Paperless เช่นกัน
・ การเปลี่ยนจากตั๋วรถไฟเป็นบัตรเติมเงินอิเล็กทรอนิกส์
・ การเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษเป็นอิเล็กทรอนิกส์
ข้อดีของ Paperless คืออะไร
■ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
เอกสารที่ถูกบันทึกเป็นไฟล์ดิจิทัลนั้นสามารถค้นหาได้ง่ายแตกต่างจากกระดาษ ส่งผลให้การจัดการข้อมูลง่ายขึ้นพร้อมทั้งช่วยให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถแชร์ข้อมูลดิจิทัลนี้ผ่านอีเมลหรือเครื่องมือแชทได้อย่างง่ายดาย ซึ่งถ้าเป็นสื่อกระดาษ จะต้องยืนค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากกองเอกสารมากมาย ทำสำเนา แล้วส่งต่อไปอีก ถ้าเลิกใช้กระดาษได้ปัญหาเหล่านี้ก็จะหายไป
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ การเก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยให้เราสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้ทุกที่ ทุกเวลา ด้วยอุปกรณ์ใดก็ได้ แม้จะอยู่ข้างนอกหรือที่บ้านก็สามารถเปิดอ่านและดาวน์โหลดเอกสารต่างๆ ทำให้การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานก้าวหน้าขึ้นกว่าเดิม
>>คลิก เพื่อดูเคล็ดลับเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานและตัวอย่างความสำเร็จ
>>คลิก เพื่อดู10 แนวคิดและตัวอย่างที่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่คัดมาไว้เพื่อคุณ
■ ทำงานที่บ้าน (Work from Home) อย่างอิสระที่แท้จริง
“การปฏิรูปการทำงาน” หนึ่งในนโยบายที่ได้รับการส่งเสริมโดยรัฐบาล ส่งผลให้บริษัทจำนวนมากอนุญาตให้พนักงาน “ทำงานทางไกล (Remote Work)” ซึ่งเป็นรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเข้ามาช่วยให้ทำงานได้ไม่ว่าจะอยู่ในสถานที่ใดหรือเวลาใดก็ตาม นอกจากนี้หลายบริษัทจำเป็นต้องใช้นโยบาย Remote Work หรือ Work from Home เพื่อป้องกันการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรน่าสายพันธุ์ใหม่ หากบริษัทที่ยังไม่มีระบบ Paperless และต้องเริ่ม Remote Work พนักงานจะสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นหรือไม่ ? เพราะเอกสารที่จำเป็นส่วนใหญ่ยังคงอยู่ในรูปแบบของกระดาษ ดังนั้นการส่งเสริมการทำงานแบบ Paperless จะทำให้พนักงานทำงานได้ดีเหมือนอยู่ที่ออฟฟิศไม่ว่าจะอยู่ที่บ้านหรือระหว่างเดินทาง Paperless จึงเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับการทำงานจากที่บ้าน
■ ช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่าย
Paperless แท้จริงแล้วคือ “การลดปริมาณกระดาษ” ด้วยการแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลทำให้ต้นทุนการพิมพ์และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บลดลง แม้ต้นทุนของกระดาษและต้นทุนการพิมพ์นั้นไม่ได้สูงมากนัก ยิ่งพนักงานใช้เยอะเท่าไหร่ก็จะทำให้เงินที่เสียมากขึ้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าย้ายคู่มือที่ใช้เป็นประจำจากกระดาษไปเป็นอิเล็กทรอนิกส์ เพียงแค่นั้นก็สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากแล้ว ค่าปรินท์สำหรับกระดาษ A4 ขาวดำใบนึงประมาณ 3 เยน ถ้าคู่มือทั้งหมดมี 1,000 หน้า ใช้สำหรับร้านค้า 100 สาขาจะมีค่าใช้จ่ายทั้งหมดรวม 300,000 เยน นอกจากนี้จะต้องเสียค่าใช้จ่ายในการปรินท์ทุกครั้งที่มีการอัปเดตเนื้อหาคู่มือใหม่ด้วย หรือหากเลิกใช้เอกสารกระดาษในการประชุมได้ก็จะสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้อีก นอกจากนี้ ถ้าเปลี่ยนการใช้กระดาษเป็นเอกสารดิจิทัลแล้วส่งเป็นไฟล์แทน ก็จะสามารถลดต้นทุนการจัดส่งทางไปรษณีย์ได้อีกด้วย
■ ยกระดับความปลอดภัยของข้อมูล
การจัดเก็บกระดาษมีแนวโน้มที่จะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น พื้นที่ปลอดภัยสำหรับการจัดเก็บและการว่าจ้างบริษัทรักษาความปลอดภัย เป็นต้น หากทิ้งเอกสารไว้ในที่ที่ใครๆ ก็สามารถดูได้แล้วล่ะก็ ใครก็สามารถคัดลอกข้อมูลโดยไม่ทิ้งร่องรอยใดๆ ได้เลย ซึ่งจะเพิ่มความเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลมากขึ้นไปอีก และอาจทำให้เอกสารสูญหายได้ ในความเป็นจริงบ่อยครั้งที่ช่องทางรั่วไหลของข้อมูลส่วนใหญ่เกิดจากสื่อกระดาษ
ในทางกลับกันหากเอกสารถูกจัดเก็บแบบดิจิทัลก็จะสามารถรักษาความปลอดภัยได้เหมาะสม สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับแต่ละไฟล์เอกสารได้ จึงทำให้การจัดการข้อมูลง่ายขึ้นมาก ทั้งยังแตกต่างจากสื่อกระดาษที่ไม่เสื่อมสภาพ ขาด หรือสกปรกเมื่อเวลาผ่านไป
ในบรรดาเอกสารที่บริษัทสร้างขึ้นนั้น จะมีเอกสารที่ต้องเก็บรักษาไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ซึ่งมีทั้งเอกสารที่ต้องเก็บถาวร หรือเอกสารที่ต้องเก็บ 30 ปี เอกสารสำคัญเหล่านั้นจึงควรเก็บเป็นดิจิทัลเพื่อให้ไว้วางใจได้ทั้งในด้านความปลอดภัยและการจัดเก็บ
■ สำรองข้อมูลและอัปเดตได้ง่าย
ข้อดีของ Paperless คือการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลนั้นทำให้สามารถแบ็คอัพข้อมูลเอาไว้ในกรณีฉุกเฉินได้ และยังอัปเดตข้อมูลได้ง่าย ในขณะที่เอกสารที่เป็นกระดาษยังคงทำให้เกิดปัญหาด้านความปลอดภัยได้อยู่ และหากมีการสูญหาย หรือหากเอกสารนั้นถูกไฟไหม้ยังไม่สามารถกู้คืนได้อีกด้วย อย่างไรก็ตามหากจัดเก็บเอกสารไว้เป็นดิจิทัลในระบบคลาวด์ คุณจะสามารถกู้คืนจากแบ็คอัพได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้คู่มือจะได้รับการแก้ไขและอัปเดทอยู่เสมอ แต่ถ้าคุณใช้คู่มือกระดาษ การค้นหา การสร้าง การแก้ไข และการจัดการจะใช้เวลานาน นี่จึงเป็นข้อดีอย่างมากของ Paperless ในแง่ของการปรับปรุงข้อมูลเหล่านี้
กับดักของ Paperless
หากใช้ระบบ Paperless อย่างถูกต้องจะก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย และจะทำให้องค์กรของคุณก้าวไปอีกขั้นหนึ่งพร้อมบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่สูงขึ้น อย่างไรก็ตามหากลืมจุดประสงค์ของนโยบาย Paperless และใช้ระบบนี้อย่างไม่ระมัดระวัง คุณจะล้มเหลวอย่างแน่นอน ในที่นี้เราจึงขอเสนอกับดักที่มักจะเกิดขึ้นของระบบ Paperless เพื่อเป็นสิ่งเตือนใจให้กับบริษัทที่กำลังส่งเสริมนโยบายนี้ ให้จดจำและเข้าใจว่าทำไปเพื่ออะไร
■ เลิกใช้กระดาษแบบส่งเดช
Paperless มีความหมายตรงตัว คือ “การลดใช้กระดาษ” ไม่ใช่การลดกระดาษแบบไร้เหตุผล Paperless ไม่ใช่อะไรนอกจากเป็นเพียง “วิธีการ” ในการเข้าใกล้ “วัตถุประสงค์” เพื่อ “ ผลักดันองค์กรให้ก้าวไปสู่อีกขึ้นและทำให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่สูงขึ้น” หากลดปริมาณการใช้กระดาษลงตามอำเภอใจก็อาจส่งผลให้ประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์กรแย่ลงได้
สิ่งสำคัญคือ 3 ประเด็นนี้
– ทำความเข้าใจข้อดีของเอกสารกระดาษ (เช่น จดบันทึกลงไปง่าย ทำให้จดจำได้ง่าย)
– ถ้าเป็นเอกสารกระดาษสามารถเลือกเก็บสิ่งที่ควรเก็บ ถ้าเป็นเอกสารดิจิทัลสามารถเลือก paperless เฉพาะสิ่งที่ paperless ได้
– จัดเก็บเอกสารกระดาษในสภาพแวดล้อมที่ใช้งานง่ายแม้จะอยู่ในรูปแบบกระดาษ และอยู่ภายใต้นโยบายความปลอดภัย
■ พนักงานไม่สามารถตอบสนองการใช้งานระบบไอทีได้
แม้ว่าองค์กรจะพยายามผลักดันการ Go Paperless ขนาดไหน หากพนักงานไม่สามารถปฏิบัติได้มันก็จะยังไม่สะดวกตามเดิม และไม่ใช่เพียงเขาจะรู้สึกไม่ดีแล้วมันยังทำให้ขาดความตระหนักด้านความปลอดภัย ดังนั้นการอบรมพนักงานให้มีความรู้ทางด้านไอทีจึงต้องทำควบคู่ไปกับการใช้เทคโนโลยีที่ส่งเสริม Paperless
■ ผลักดันให้ทุกคนตระหนักถึงวัตถุประสงค์และความสำคัญของ Paperless ไม่เพียงพอ
สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจกับพนักงานทุกคนถึงกับนโยบายที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานขององค์กรแน่นอนว่าต้องมีคำถามเกี่ยวกับ Paperless ว่า “ทำไม Paperless จึงเป็นสิ่งจำเป็นตั้งแต่แรก” “จุดประสงค์ของการส่งเสิรม Paperless คืออะไร และอะไรบ้างที่จำเป็นต้องทำ” “แล้วพนักงานทุกคนจะได้ประโยชน์อะไร” สิ่งสำคัญ คือ ต้องทำให้พวกเขาตระหนักและเข้าใจความหมาย เพื่อให้ได้รับความร่วมมือจากพนักงานที่ดี หากทีมงานที่ส่งเสริม Paperless มองข้ามกระบวนการเหล่านี้ ทุกคนก็จะย้อนกลับไปที่คำถามเดิมๆว่า “พวกเขาทำมันเพื่ออะไรนะ” “ทำแบบเดิมมันไม่สะดวกยังไงหรอ”
วิธีการและเคล็ดลับการผลักดัน Paperless
แล้วเราจะทำอย่างไรเพื่อให้การทำ Paperless นั้นสำเร็จ? ก่อนหน้านี้เราได้พูดถึงข้อเสียของการลดใช้กระดาษแล้ว แต่จากประเด็นเหล่านั้นเราจะขออธิบายเคล็ดลับการผลักดัน Paperless ตามลำดับ
■ สื่อสารวัตถุประสงค์ของการจัดการแบบ Paperless กับฝ่ายบริหารเพื่อให้ตระหนักถึงความจำเป็น
แจกแจงรายละเอียดให้ทราบว่าปัญหาเดิมคืออะไรและทำไมเราจึงควรใช้ Paperless ในการแก้ไข แน่นอนว่าการจะเปลี่ยนวิธีการทำงานให้เป็น Paperless หมายถึงการเปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินงานประจำวันซึ่งจะต้องขออนุญาตจากฝ่ายบริหารก่อน ดังนั้นต้องระบุให้ชัดเจนว่าข้อดีของการเลิกใช้กระดาษ และข้อเสียที่เป็นไปได้มีอะไรบ้าง เพื่อที่เราจะได้จัดการอุปสรรคและสิ่งที่อาจเกิดขึ้นได้ระหว่างดำเนินแผนการเปลี่ยนแปลงนี้
■ สร้างระบบที่ช่วยให้พนักงานเข้าใจและร่วมมือกันทำตามนโยบาย Paperless
ผู้ที่ต้องทำงานในสภาพแวดล้อมแบบ Paperless ที่แท้จริงนั้นคือพนักงาน จึงควรทำให้พนักงานเข้าใจวัตถุประสงค์และความสำคัญของ Paperless เสียก่อน ดังนั้นจึงตกลงกับทุกฝ่ายก่อนกำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการดำเนินงานของบริษัท
■ “สะสาง” เอกสารภายในและ จัดการให้นำมาใช้งานได้ “สะดวก”
ในขั้นแรกเราจะคัดแยกและจัดเรียงเอกสารตามหัวข้อต่อไปนี้
สิ่งจำเป็นหรือไม่จำเป็น
・ ควรแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลหรือเก็บเป็นกระดาษเหมือนเดิม
・ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ
ต่อมาเราจะจัดการเอกสารให้นำมาใช้งานได้ “สะดวก”
・ จัดกลุ่มเอกสาร
・ เลือกสถานที่จัดเก็บ
นอกจากนี้หากเราเริ่มดำเนินการ Paperless กับทั้งองค์กรตั้งแต่แรกอาจทำให้เกิดความสับสนภายในบริษัท ดังนั้นเราขอแนะนำให้เริ่มต้นทีละน้อยโดยทดลองทำตามขั้นตอนต่างๆ เช่น การแนะนำแนวคิดครั้งแรกในแต่ละแผนกจากนั้นจึงนำไปใช้กับทั้งบริษัทจึงจะเกิดผล
บริการหรือเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับ Paperless
จากนี้ไปขอแนะนำบริการหรือเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการจัดการ Paperless
■ พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ (Online Storage)
ที่เก็บข้อมูลออนไลน์ หรือเรียกว่า Online File Server หรือ Cloud Storage หมายถึงพื้นที่ที่สามารถจัดเก็บและแชร์ข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตได้ เมื่อทำงานเป็นทีมอาจมีการแชร์เอกสารหรืองานหนึ่งงานโดยบุคคลหลายคน การใช้บริการเหล่านี้จะอำนวยความสะดวกได้มากเพราะคุณสามารถโหลดหรือซิงค์ (Sync) งานได้และสามารถแชร์ข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งในปัจจุบันมีบริการคลาวด์มากมายที่คุณสามารถใช้ได้ฟรี
■ ระบบการประชุมผ่านเว็บ / ระบบการประชุมทางวิดีโอ (Video Conference)
Paperless เหมาะสำหรับงานประชุมที่ใช้เอกสารกระดาษจำนวนมาก โดยบริการเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดการประชุมในต่างสถานที่ได้ ซึ่งเร็ว ๆ นี้มีการประชุมแบบ Paperless ที่จัดขึ้นผ่าน Web Conference โดยใช้ฟังก์ชันและบริการที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น การจัดประชุมไปพร้อมกับการแชร์เอกสารในการประชุมกับแต่ละไซต์งานด้วยฟังก์ชันการแชร์ไฟล์และยังสามารถแสดงเอกสารบนจอภาพหรือโปรเจคเตอร์ได้อีกด้วย
>>คลิก เพื่อดู รวมฟีเจอร์ zoom ที่มีประโยชน์
>>คลิก เพื่อดู เริ่มประชุมออนไลน์ด้วย Hangouts Meet
■ ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ “Teachme Biz”
“Teachme Biz” คือ Visual SOP Platform ที่ทำให้คุณสามารถสร้างคู่มือด้วยภาพ วิดีโอ และข้อความที่ให้การสื่อสารเข้าใจง่ายขึ้นและทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
SOP (Standard Operating Procedures) คือคู่มือที่ระบุรายละเอียดของงานและขั้นตอนในการทำงานของแต่ละส่วน ด้วยการใช้ Visual SOP Platform คุณจะสามารถสร้าง “ขั้นตอนที่ทุกคนสามารถเข้าใจเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย” ซึ่งไม่เพียงแต่ใช้ข้อความเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปภาพและวิดีโอด้วย นอกจากนี้เนื่องจากข้อมูลที่สร้างจะถูกบันทึกขึ้นบนระบบคลาวด์ออนไลน์ ทำให้คุณสามารถอัปเดตเนื้อหาได้ทันทีเมื่อมีการแก้ไขและยังรายงานไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องได้ทันทีอีกด้วย
บริษัท Studist ผู้ให้บริการ “Teachme Biz” แนวคิดที่ว่า “ทำให้การสื่อสารเป็นเรื่องง่าย” ดังนั้น “Teachme Biz” จึงเป็นเครื่องมือที่ทุกคนสามารถใช้ได้อย่างง่ายดายด้วยขั้นตอนของคู่มือการทำงานที่สามารถจัดการและแชร์ง่ายขึ้น
เพราะเราคิดว่ามันเป็นสิ่งสำคัญมากที่คู่มือการทำงานควรสร้างง่ายและถ่ายทอดให้เข้าใจง่าย
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อ “Teachme Biz” ได้เลยนะคะ
นอกจากนี้เรายังมีการเวิร์คช็อปเพื่อให้คุณทดลองใช้งานฟรี ลองสมัครแล้วมาดูกันว่า Teachme Biz จะทำให้งานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
