ข้อดีของการทำคู่มือบน Cloud คืออะไร｜เรามาดูจากจุดประสงค์และความสำคัญของการทำคู่มือกัน

ที่ผ่านมาเราใช้สื่อประเภท Word, Excel, Power Point ในการทำคู่มือกัน ในปัจจุบันเริ่มมีบริษัทที่นำการทำคู่มือผ่านระบบCloud มาใช้สำหรับเพิ่มผลผลิตมากขึ้น เนื่องจากประชากรวัยแรงงานมีจำนวนลดลง การเพิ่มประสิทธิภาพในการอบรมและเรียนรู้งานจึงเป็นสิ่งสำคัญ​ ​

ด้วยเหตุนี้เอง เราจึงอยากมาอธิบายข้อดีและเหตุผลที่สนับสนุน รวมทั้งความจำเป็นของการทำคู่มือผ่านระบบCloud ให้ฟังกัน เพื่อให้การเริ่มทำคู่มือผ่านระบบ Cloud ประสบความสำเร็จ สิ่งที่เป็นตัวแปรสำคัญคือการเลือกใช้เครื่องมือ ดังนั้นเราควรมาทำความรู้จักเทคนิคการเลือกเครื่องมือด้วย เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด เราลองใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงกันดู

ข้อดีของการทำคู่มือผ่าน Cloud

ทุกท่านน่าจะมีโอกาสผ่านตากับคู่มือต่างๆ มาค่อนข้างเยอะ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารการฝึกอบรมพนักงานใหม่ คู่มือรายละเอียดคุณสมบัติเฉพาะของซอฟต์แวร์ คู่มือแนะนำวิธีการใช้งาน ฯลฯ ที่ผ่านมาส่วนใหญ่จะใช้พวก Word, Excel, Power Point ฯลฯ ในการทำขึ้นมากัน แต่ระยะหลังมานี้เริ่มมีการทำคู่มือผ่านระบบCloud กันมากขึ้น เรามาดูกันว่าวิธีนี้มีข้อดีอย่างไร

• ช่วยเพิ่มผลผลิตด้วยการลดต้นทุนได้

“การลดต้นทุน” หมายถึงการลดภาระและย่นเวลาทำงานให้สั้นลง ในการลดต้นทุนจำเป็นต้องทบทวนแก้ไขเนื้องานที่ไม่มีประสิทธิภาพบ้าง ตัดทอนเนื้องานที่ไม่จำเป็นออกบ้าง ถ้าทำคู่มือโดยใช้ Word หรือ Excel โดยเริ่มตั้งแต่หนึ่งจะกินเวลาเยอะมาก

เมื่อพูดถึงคู่มือที่ทำขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเนื้องานหรือการทำงาน ที่ผ่านมามีปัญหาว่าการทำคู่มือที่ว่านี้ขึ้นมาเป็นงานที่เป็นภาระมาก แต่เมื่อสร้างคู่มือผ่านระบบCloud จะมีTemplateเบื้องต้นไว้ให้อยู่แล้ว ดังนั้นเราแค่ใส่ข้อความ เลือกรูปภาพ แก้ไข เท่านี้ก็จบขั้นตอนแล้ว ตรงนี้เองที่เมื่อเทียบกับการใช้ Word หรือ Excel แล้ว สามารถย่นเวลาไปได้เยอะมาก ซึ่งนี่คือจุดเด่นของการใช้ระบบ Cloud

ตอนเช็คคู่มือก็เช่นกัน เมื่อก่อนต้องใช้เวลาเยอะในการเช็คคู่มือและติดต่อส่วนงานต่างๆ แต่สำหรับคู่มือบน Cloud ไม่ใช่เพียงแค่ต่างฝ่ายต่างตรวจสอบเท่านั้น แต่จะมีการแจ้งเข้ามาว่ามีการตรวจสอบแล้ว และสามารถตั้งค่าเตือนเข้าไปในงานนั้นได้ เมื่อลดเวลาในการติดต่อประสานงานและการตรวจสอบไปได้ การเพิ่มผลผลิตก็เป็นจริงขึ้นมาได้​ ​

• ลดเวลาสอนงานพนักงานใหม่ได้

เมื่อมีพนักงานเข้าใหม่ ไม่ว่าจะจบใหม่หรือมีประสบการณ์ทำงานมาก่อนแล้วก็ตาม ก็แน่นอนว่าจะต้องจัดอบรมและสอนงานให้ ซึ่งในการอบรมหรือสอนงานคงใช้คู่มือประกอบเป็นส่วนใหญ่ ถ้าอธิบายด้วยคำพูดอย่างเดียวก็อาจลืมจดบ้าง ฟังไม่ครบบ้าง คู่มือเป็นสิ่งจำเป็นทั้งเพื่อป้องกันการลืมจดหรือฟังไม่ทัน และเพื่อเพิ่มความเข้าใจให้ดียิ่งขึ้นด้วยเช่นกัน

ในการอบรมพนักงานใหม่ที่ไม่รู้จักบริษัทหรือรายละเอียดงานมาก่อนคงมีเรื่องที่ต้องสอนกันเยอะ แต่เราก็ไม่สามารถใช้เวลาสอนเยอะเกินความจำเป็นได้ คู่มือที่มีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญกับจุดประสงค์นี้ด้วยเช่นกัน

• ระบบไร้กระดาษช่วยลดต้นทุนได้

ในอดีต เมื่อเราอยากแชร์คู่มือให้พนักงานทุกคน ส่วนใหญ่ก็ต้องใช้วิธีปริ้นท์คู่มือออกมาแจกบ้าง หรือเข้าแฟ้มบ้าง ซึ่งพอจะต้องแจกให้กับพนักงานทุกคนเราต้องใช้กระดาษถ่ายเอกสารเป็นสิบเป็นร้อยแผ่นสำหรับหนึ่งคน ทั้งยังต้องเสียค่าหมึกพิมพ์อีก มิหนำซ้ำยังมีต้นทุนในการส่งและจัดเก็บคู่มือที่ทำออกมาแล้วอีก

แต่หากใช้คู่มือผ่านระบบ Cloud จะสามารถแชร์คู่มือได้โดยไม่ต้องปรินท์ใส่กระดาษ และเมื่อใช้ระบบไร้กระดาษก็จะช่วยลดต้นทุนในการซื้อกระดาษ ถ่ายเอกสาร และหมึกพิมพ์ไปได้ ระยะหลังมีบริษัทจำนวนเยอะขึ้นที่หันมาใส่ใจและคำนึงถึงสิ่งแวดล้อมเพื่อลดภาวะโลกร้อนและการตัดไม้ทำลายป่า การเปลี่ยนมาใช้ระบบไร้กระดาษยังเป็นการแสดงออกอย่างหนึ่งให้เห็นว่าบริษัทเราใส่ใจสิ่งแวดล้อมด้วย

• ช่วยเพิ่มความสะดวกในการใช้งาน

คู่มือที่ทำออกมาในรูปแบบกระดาษโดยใช้ Word หรือ Excel จะเกิดต้นทุนขึ้นในการแชร์ข้อมูล สำหรับบริษัทที่มีสาขาหรือร้านหลายแห่งทั้งภายในและนอกประเทศ ด้วยความที่ต้องสอนงานทุกสาขาให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน ถ้าเป็นคู่มือแบบเมื่อก่อนจะแชร์ข้อมูลกันลำบาก แต่เมื่อเป็นคู่มือบนระบบ Cloud เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ตก็สามารถเปิดดูจากที่ไหนก็ได้

ไม่จำเป็นต้องถึงขนาดจัดอบรมและเรียกพนักงานจากทั่วประเทศมาที่สำนักงานใหญ่ การอบรมในรูปแบบบรรยายสามารถจบได้ด้วยคู่มือ เพียงรวมตัวพนักงานมาฝึกงานโดยการปฏิบัติจริง ด้วยการใช้งานเช่นนี้ทำให้การอบรมเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แม้บริษัทจะมีสาขาหลากหลายก็สามารถแชร์คู่มือได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถพูดได้ว่านี่เองคือข้อดีของคู่มือบนระบบ Cloud

จุดประสงค์และความจำเป็นในการทำคู่มือ

ไม่ว่าจะอยู่ในวงการไหน ธุรกิจขนาดเท่าไหร่ องค์กรส่วนใหญ่น่าจะใช้คู่มือกันอยู่ แต่คงมีกรณีที่เมื่อนำคู่มือเข้ามาใช้ กลายเป็นว่าพนักงานทำงานได้ตามคู่มือเท่านั้นหรือในทางกลับกันประสิทธิภาพการทำงานกลับถดถอยลง เราจะมาทำความเข้าใจจุดประสงค์และความจำเป็นในการทำคู่มืออีกสักครั้งกัน​ ​​ ​

• เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงาน

อาจมีบางคนที่รู้เนื้อหางานครอบคลุมทั้งหมด แต่พนักงานส่วนใหญ่แล้วน่าจะไม่ได้จดจำทุกอย่างไว้ในหัวโดยเฉพาะงานที่นานๆ ครั้งทำที สำหรับงานที่ไม่ค่อยได้ทำแทนที่จะมานั่งเสียเวลานั่งนึกถึงขั้นตอนการทำงาน ถ้าเราเปิดดูคู่มือแล้วทำตาม จะช่วยลดเวลาลงไปได้ นอกจากนี้การฝืนนั่งเค้นความทรงจำถึงงานที่ไม่ค่อยได้ทำ จะเสี่ยงให้เกิดความผิดพลาดขึ้นได้ด้วย

งานที่ปีหนึ่งทำไม่กี่ครั้งหากทำไปดูคู่มือไปจะช่วยลดเวลาการทำงานและความเสี่ยงลงได้ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ แต่สำหรับงานที่ทำเป็นประจำทุกวันก็ควรจะจำเอาไว้เพราะหากมานั่งดูคู่มือทุกครั้งไปจะส่งผลให้ประสิทธิภาพถดถอยลง​ ​​ ​

• ใช้อบรมพนักงานใหม่หรือถ่ายทอดงานให้พนักงานคนอื่นได้

สำหรับพนักงานจบใหม่หรือพนักงานที่มีประสบการณ์ทำงานมาก่อนที่เพิ่งเข้าบริษัทมาคงต้องได้รับการอบรมและสอนงาน โดยการฝึกอบรมก็ต้องใช้เวลาตั้งแต่หลายเดือนจนถึงหนึ่งปีซึ่งในตอนนั้นก็สามารถใช้คู่มือได้เช่นกัน

มีบางบริษัทที่ไม่ทำคู่มือแต่สอนงานที่หน้างานตั้งแต่เริ่มต้นเลย แต่การต้องสอนทุกอย่างตั้งแต่ความรู้พื้นฐานอย่างปรัชญาบริษัทไปจนถึงเนื้อหางาน หรือความรู้พื้นฐานที่จำเป็นต้องมีของวงการนั้นๆ จะต้องใช้แรงงานมหาศาลและอาจเกิดความแตกต่างในการถ่ายทอดความรู้ได้ ขึ้นอยู่กับรุ่นพี่ผู้สอนงานได้

ในขณะเดียวกันการโยกย้ายตำแหน่งทำให้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลงานเปลี่ยนคนบ้าง เมื่อเปลี่ยนแผนกก็ต้องมีการรับงานต่อจากคนก่อน ตอนที่ย้ายแผนกนอกจากจะวุ่นวายแล้ว คนส่วนมากไม่มีเวลามานั่งสอนคนที่มารับช่วงต่อตั้งแต่เริ่มต้นด้วย

ถ้ามีคู่มืออยู่ข้อดีคือสามารถให้ดูเนื้อหาเบื้องต้นจากคู่มือได้ และที่เหลือก็แค่โฟกัสที่การสอนโดยตรงเท่านั้น

ถ้าไม่มีคู่มือ บริษัทก็จะตกอยู่ในสถานการณ์ที่พนักงานบางคนรู้รายละเอียดงานแต่ก็จะมีพนักงานที่ไม่รู้อยู่ด้วย แต่หากมีคู่มือ เนื่องจากในคู่มือมีรายละเอียดงานที่จำเป็นเขียนไว้ทำให้ปัญหาเรื่องความแตกต่างด้านคุณภาพงานของพนักงานจะได้รับการแก้ไข มันคงเป็นการเสียเวลาที่ต้องมาตามแก้งานที่ทำไม่ครบถ้วนหรืองานที่คุณภาพแย่ ซึ่งคู่มือมีข้อดีในการช่วยป้องกันปัญหาเหล่านั้นด้วยเช่นกัน

นอกจากนั้น บางครั้งอาจมีงานที่มีเพียงพนักงานคนเดียวเท่านั้นที่รู้รายละเอียด ถ้าพนักงานคนนั้นเกิดหยุดงานหรือลาออกจากงานขึ้นมาจะกลายเป็นปัญหาใหญ่ได้ ดังนั้นถึงแม้จะมีงานบางอย่างที่ต้องพึ่งคนใดคนหนึ่งแต่ถ้าใส่เนื้อหาในคู่มือไว้ความเสี่ยงที่จะเจอปัญหานั้นก็จะลดลง

• ใช้เป็นเกณฑ์ประเมินพนักงานได้

เราสามารถกำหนดให้เนื้อหางานที่จะนำมาทำคู่มือเป็นงานที่สามารถทำได้ด้วยตัวคนเดียว ถึงจะไม่มีโอกาสได้รับการสอนโดยตรงตอนที่เข้าบริษัทมาใหม่ๆ แต่ถ้าดูคู่มือก็น่าจะสามารถทำงานทั่วไปตามมาตรฐานได้ ส่งผลถึงการเพิ่มคุณภาพงานของพนักงานโดยรวม และยังทำให้เกณฑ์การประเมินงานมีความชัดเจนขึ้นได้ด้วย

นอกจากนี้ เมื่อถึงเวลาประเมินงาน หากไม่รู้วิธีหรือเกณฑ์การตัดสินอาจเกิดการประเมินโดยใช้ความรู้สึกส่วนตัวได้ ถ้าเป็นอย่างนั้นก็เป็นไปได้ว่าพนักงานอาจไม่พึงพอใจในผลที่เกิดขึ้น การกำหนดเกณฑ์การตัดสินไว้จึงมีประโยชน์ตอนประเมินผลงานไม่น้อย

ข้อคำนึงในการเลือกใช้คู่มือบน Cloud ให้ประสบความสำเร็จ

หากคุณกำลังคิดจะทำคู่มือบน Cloud อยู่ การเลือกเครื่องมือเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่ง แม้จะเตรียมคู่มือเพื่อวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ถ้าพลาดตอนเลือกเครื่องมือสิ่งที่วางมาก็จะไม่ได้ประโยชน์อะไรเลย ดังนั้นเรามาดูกันว่ามีจุดไหนบ้างที่ควรเช็คตอนเลือกเครื่องมือ

• นอกจากฟังก์ชันทำคู่มือแล้วควรมีอย่างอื่นให้พร้อมด้วย

ตอนเลือกเครื่องมือสำหรับทำคู่มือสิ่งสำคัญคือต้องดูว่าทำง่ายหรือไม่และมีฟังก์ชันครบครันหรือเปล่า แต่ถึงแม้จะมีฟังก์ชันการทำคู่มือครบแต่หากอ่านยากแชร์ลำบากก็ไม่มีความหมาย ถ้าเป็นคู่มือบน Cloud จะได้รับความสะดวกสบาย เพราะไม่ใช่เพียงบนคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่คุณสามารถใช้โทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ตเปิดดูได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

เมื่อมีการอัพเดตข้อมูลก็จะมีแจ้งเตือนเข้ามา หรือมีเสียงเตือนงานดังขึ้น ทำให้เราสามารถเช็คข้อมูลที่เข้ามาใหม่ได้ เมื่อมีฟังก์ชันที่สะดวกสบายก็จะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นเราอยากแนะนำให้เลือกเครื่องมือที่มีกลไกมากกว่าการทำคู่มือ แต่ให้มีกลไกในการ “ดู” “สื่อสาร” และ “ปฏิบัติจริง” ด้วย

• ใช้เวอร์ชันทดลองเพื่อดูว่าเหมาะกับบริษัทหรือไม่

เมื่อคู่มือที่สร้างขึ้นมาถูกแชร์ให้กับพนักงานรับรู้แล้ว การที่จะแก้ไขหรือเปลี่ยนเครื่องมือภายหลังก็จะเป็นไปได้ยาก เพราะฉะนั้น คิดว่ามีคนจำนวนไม่น้อยที่อยากรู้ล่วงหน้าก่อนว่าคู่มือนั้นจะเข้ากับบริษัทหรือไม่ ก่อนที่จะลงมือทำขึ้นมาจริงๆ ถ้ามีเครื่องมือที่สนับสนุนการทดลองใช้งาน ฯลฯ แบบไม่เสียค่าใช้จ่ายอยู่ก็น่าสนใจไม่น้อย

คุณสามารถทดลองใช้ฟังก์ชันต่างๆ ที่มีอยู่ในเครื่องมือ หรือลองสร้างคู่มือขึ้นมาจริงๆ ก็ได้ บางครั้งมีการจัดสัมนาสอนวิธีการใช้งานสำหรับคนที่ดาวน์โหลดเวอร์ชันทดลองใช้งานด้วย เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งที่จะเกิดขึ้นหลังทำคู่มือขึ้นมาเช่น “ถ้ามีฟังก์ชันนี้คงดีนะ…..” หรือ “ใช้ยากไปหน่อยรึเปล่านะ…” เราจึงแนะนำให้ใช้เวอร์ชันทดลองดูก่อน

• มีบริการซัพพอร์ตการใช้งานหรือไม่

คงจะมีคนไม่น้อยที่คิดจะทำคู่มือขึ้นมาแต่ไม่รู้ว่าควรจะเริ่มลงมือจากตรงไหนดี หรือพอทำแล้วต้องใช้เวลาในการทำนานจนไปกระทบกับงานอื่นๆ บ้าง ในสถานการณ์แบบนี้ถ้ามีบริการช่วยเหลือด้านการใช้งานจะทำให้สะดวกสบายขึ้นมาก

ฟังก์ชันนี้ช่วยตรวจสอบรายละเอียดงานที่ควรใส่ลงไปในคู่มือ และช่วยบอกวิธีใช้งานเครื่องมือและวิธีนำคู่มือไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ข้อดีอีกประการคือบริการซัพพอร์ตการใช้งานนี้ช่วยสอนเรื่องต่างๆ ที่จำเป็นเมื่อใช้งานต่อไปเรื่อยๆ ด้วย เช่น ระบบการนำมาใช้งานในการทำงานจริงหรือการแบ่งงานให้กับผู้รับผิดชอบงาน เป็นต้น

การมีหรือไม่มีบริการซัพพอร์ตการใช้งานนั้นสร้างความแตกต่างต่อการใช้ประโยชน์คู่มืออย่างมาก และยังส่งผลกับความไว้วางใจที่มีต่อบริษัทผู้ให้บริการอีกด้วย เราจึงขอแนะนำให้เลือกเครื่องมือที่มีบริการซัพพอร์ตการใช้งาน

สรุป

คู่มือในอดีตที่ส่วนใหญ่ทำด้วย Word หรือ Excel นั้น เมื่อปริ้นท์ออกมาเป็นกระดาษแล้วก็จะเจอปัญหาต่างๆ เช่น แชร์ให้พนักงานทุกคนยาก หรือต้องเสียต้นทุนมากเกินไป ดังนั้นเราจึงได้แนะนำข้อดีและความจำเป็นของคู่มือบนระบบ Cloud ให้ทราบกันไป

ซึ่งเราได้ทำความเข้าใจกันไปแล้วว่าการย่นเวลาและแรงงานรวมถึงต้นทุนคือข้อดีของคู่มือบนระบบ Cloud ซึ่งเชื่อมโยงถึงการสร้างคุณภาพของงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกันได้

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !