เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่มักไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง อาจจะเพราะด้วยความคุ้นเคยที่ทำกันมาช้านาน การจะต้องเสียเวลาทำสิ่งใหม่ที่ไม่คุ้นเคยและไม่รู้ว่าจะได้ผลเป็นอย่างไรจึงทำให้มนุษย์เราไม่ต้องการเท่าไร แม้ว่าจริง ๆ แล้วผลลัพธ์นั้นอาจจะดีกว่าเดิมก็ได้
ในโลกยุคดิจิทัลเองก็เช่นกัน มีอีกหลายคนคิดว่าหากไม่จวนตัวจริง ๆ ก็ไม่เห็นจำเป็นต้องทำอะไรให้มันดิจิทัลมากนัก ตราบเท่าที่งานทั้งหมดเดินหน้าไปได้ตามเป้าหมาย อย่างไรก็ตามหากมองไปรอบตัว คู่แข่ง ลูกค้า ต่างปรับตัวสู่โลกดิจิทัลกันหมดแล้ว นี่เองคือสิ่งที่ผู้บริหารและองค์กรชั้นนำต่างพากันปรับตัวสู่ยุคดิจิทัล สิ่งง่าย ๆ
สิ่งหนึ่งที่หลายองค์กรเริ่มปรับตัวก็คือ การใช้ Online SOP หรือคู่มือการทำงานออนไลน์ ซึ่งบางองค์กรก็มีพนักงานที่ยังไม่อยากเปลี่ยนแปลงสู่ระบบออนไลน์ วันนี้ Teachme Biz จึงพามาดู “5 แนวคิด เทคนิค ลดแรงต้านเมื่อเปลี่ยนผ่านสู่ Online SOP”
1. เหตุผลที่คนเราไม่ต้องการเปลี่ยนแปลง
ไม่เพียงแต่เรื่องการเปลี่ยนไปใช้ Online SOP แต่ในทุกเรื่องของชีวิต คนเราก็ไม่ค่อยชอบการเปลี่ยนแปลงนัก มีข้อมูลจาก Harvard Business Review ที่กล่าวถึงเหตุผลที่มนุษย์เราไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง มีอยู่หลายประการด้วยกัน แต่พอจะสรุปใจความหลัก ๆ ได้ประมาณ 3 อย่างคือ
- ควบคุมได้ยากขึ้น: การเปลี่ยนแปลงนั้นทำให้คนเรารู้สึกว่า เรื่องที่จะเกิดขึ้นต่อไปอาจควบคุมได้ยากขึ้น (เพราะยังไม่เคยเจอ, ขาดประสบกาณ์, ขาดความรู้, ฯลฯ)
- สถานการณ์ไม่แน่นอนที่ยังไม่รู้: การเปลี่ยนแปลงทำให้รู้สึกไม่แน่นอน และอาจนำมาซึ่งความยุ่งยากที่สูงขึ้น
- ความลำบากที่มากขึ้น: จากทั้งสองข้อข้างต้น ทำให้เป็นไปได้สูงว่า กว่าจะคุ้นเคยและคงที่ ต้องมีความลำบากที่มากขึ้น ซึ่งจุดนี้เองที่บางคนมองว่ามันคือความท้าทาย ในขณะที่บางคนมองว่ามันคือความลำบาก
2. เหตุผลที่การเปลี่ยนแปลงนั้นดีกว่า
ในระดับองค์กรหรือแม้แต่ระดับจุลภาค การเปลี่ยนแปลงนั้นย่อมดีกว่าการอยู่เฉย ๆ หรือทำในแบบเดิม ๆ ไปตลอดเป็นแน่ เช่น
- การเปลี่ยนแปลงทำให้ทุกชีวิตก้าวไปข้างหน้า: ไม่ว่าจะเป็นเรื่องคุณภาพ คุณค่า ที่ดีขึ้นต่อทั้งตัวเอง องค์กร และลูกค้า การเปลี่ยนแปลงทำให้ทุกฝ่ายได้ประโยชน์ไปพร้อม ๆ กันและดีกว่าเดิมยิ่งขึ้น ซึ่งใคร ๆ ต่างก็ชอบผลลัพธ์ที่ดีกว่า
- ความยั่งยืนจากการเปลี่ยนแปลง: เนื่องจากโลกแห่งความจริงมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอยู่เสมอ ดังนั้นเพื่อความยั่งยืนต่อตนเองและองค์กร การเปลี่ยนแปลงสู่สิ่งที่ดีกว่าจะทำให้เราคว้าความยั่งยืนเอาไว้ได้ หากทำแต่สิ่งเดิมอาจทำให้เราไม่เหลือช่องว่างสร้างความยั่งยืนต่อตัวเองและองค์กรได้
ถึงตอนนี้เราคงพอเข้าใจภาพใหญ่ของการเปลี่ยนแปลงกันแล้ว จากนี้เราจะนำแนวคิดเหล่านี้มาเชื่อมต่อกับการสร้างรากฐานสำคัญของการทำงาน และธุรกิจ ด้วยการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบ Online SOP ที่นอกจากจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กร สอดรับกับการเปลี่ยนแปลงของโลกยุคใหม่แล้ว ยังสร้างความยั่งยืนต่อองค์กรและลูกค้าได้อีกด้วย
ชี้ให้เห็นข้อดีเป็นกุญแจดอกแรกสู่การเปลี่ยนผ่าน
3. แนวทางลดแรงต่อต้านเมื่อต้องเปลี่ยนสู่ Online SOP
ก่อนจะไปถึงเทคนิคต่าง ๆ กลยุทธ์หนึ่งในการสื่อสารกับพนักงานทุกคนว่าจะนำ Online SOP มาใช้งานนั้น คือ ทำอย่างค่อยเป็นค่อยไปและลดข้อโต้แย้งที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด กลยุทธ์นี้นอกจากจะทำให้การเปลี่ยนผ่านไปถึง Online SOP ในที่สุดได้แล้ว ยังสร้าง Mindset ที่ดีต่อการทำงานของพนักงานในภาพรวมด้วย
ก่อนอื่นเราจำเป็นต้องเข้าใจว่า การต่อต้านจากพนักงานเมื่อเราจะนำ Online SOP มาใช้นั้น เป็นเรื่องปกติ และผู้ริเริ่มนำ Online SOP มาใช้ไม่จำเป็นต้องตกใจ เพราะเจอสถานการณ์แบบนี้ในแทบทุกองค์กรในช่วงแรก Teachme Biz จึงขอแนะนำเทคนิคต่าง ๆ เหล่านี้ เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านสู่ Online SOP ทำได้โดยราบรื่น
3.1 กำหนดคุณประโยชน์ของ Online SOP ให้ชัดเจนและสื่อสารง่าย
แทบเป็นไปไม่ได้ที่จะโน้มน้าวใจคนอื่นโดยที่คน ๆ นั้นไม่เห็นประโยชน์ของมัน การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา ไม่บิดเบือนเกี่ยวกับคุณประโยชน์ของ Online SOP จะเป็นกุญแจดอกแรกสู่การชนะใจพนักงานให้หันมาใช้ Online SOP เนื้อหาหลักที่ควรนำไปสื่อสารคือ ประสิทธิภาพของการทำงานที่เพิ่มขึ้น, การบริหารจัดการคู่มือของทุกงานทำได้ง่ายขึ้น, พนักงานทุกคนเข้าถึงคู่มือการทำงานได้ง่ายขึ้น, และเมื่อมีข้อผิดพลาดในคู่มือก็สามารถ Feedback ให้แก้ไขได้ง่ายและรวดเร็ว เทคนิคที่น่าสนใจในข้อนี้คือ เน้นสื่อสารคุณประโยชน์ของ Online SOP จากการใช้ตัวอย่างจริง, การทำงานจริงที่เกิดขึ้น โดยบอกทั้งประโยชน์ในระยะสั้นและยาว เช่น การประกอบชิ้นงานที่ใช้ Online SOP ชนิดที่เป็น Visual-Base ทำให้ราวกับมีคนมาสอนอยู่ตรงหน้า เข้าใจง่าย ควบคุมคุณภาพได้ง่าย และถ้าวันหนึ่งพนักงานต้องลางาน ก็สามารถให้คนอื่นมาทำหน้าที่แทนเขาได้ เรียกว่า Win-Win กันทุกฝ่าย แม้จะอธิบายข้อดีทั้งหมดไปแล้ว หากพนักงานยังมีความกังวล เช่น ใช้ไม่ถนัด ใช้ไม่เป็น ไม่เคยใช้งานคู่มือลักษณะนี้มาก่อน เราจะไปกันที่ข้อต่อไป
3.2 มีการเทรนนิ่ง สอนการใช้งาน Online SOP ที่ไม่ว่าใครก็เข้าใจได้ง่าย
องค์กรสามารถออกตัวไว้ก่อนได้ว่าเมื่อนำ Online SOP มาใช้ในองค์กร จะมีการสอนวิธีใช้อย่างละเอียด และไม่ได้เป็นสิ่งที่ยากเกินความสามารถของทุกคนอย่างแน่นอน และนอกจากจะสอนให้ใช้เป็นแล้ว จะสอนให้ใช้มันได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดสมกับการที่เปลี่ยนมาใช้ Online SOP กันทั้งหมด ที่ทำเช่นนี้ก็เพื่อสร้างความมั่นใจให้พนักงานรู้สึกว่าของดี มีเทคโนโลยี มีดิจิทัล ก็ไม่ใช่เรื่องยากสำหรับใครอีกต่อไปแล้ว
เทคนิคในการอบรมก็คือ แต่ละทีม แต่ละแผนกจะมีการสอนที่ไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน สไตล์การอบรม ขึ้นกับลักษณะงาน, ลักษณะคนแต่ละกลุ่ม ใช้เทคนิคการสอนที่หลากหลายไม่น่าเบื่อ หรือบางแพลตฟอร์มก็มีเทรนนิ่งฟังก์ชันโดยเฉพาะให้ใช้ด้วย นอกจากนั้นถ้าใครลืมวิธีใช้เครื่องมือดิจิทัลอย่าง Online SOP องค์กรก็มีให้เรียนซ้ำได้เรื่อย ๆ จนกว่าจะเข้าใจและคุ้นเคยกับมัน
3.3 เริ่มจากกลุ่มเล็ก ๆ ก่อน เมื่อสำเร็จแล้วจะเป็นแบบอย่างสู่กลุ่มอื่นต่อไป
แนวทางที่จะสร้างเรื่องใหญ่ให้สำเร็จหลายครั้งก็เริ่มจากเรื่องเล็ก ๆ ก่อน เราสามารถเริ่มใช้ Online SOP กับกลุ่มเล็ก ๆ ก่อนก็ได้ เช่น กระบวนการที่หากเกิดข้อผิดพลาดก็ไม่มีผลกระทบมากนัก และเมื่อกลุ่มนี้ทำสำเร็จ ก็ขยายการใช้ Online SOP ไปยังกลุ่มต่อไป
เริ่มจากกลุ่มเล็กสู่กลุ่มใหญ่ ทำให้จัดการเปลี่ยนผ่านง่ายขึ้น
เทคนิคของแนวทางนี้คือ เลือกกลุ่มที่น่าจะได้ประโยชน์จากการนำเทคโนโลยีหรือ Online SOP ไปใช้ก่อน เพื่อที่ว่าหากพนักงานที่ได้ลองใช้ ผลลัพธ์ออกมาไม่มีปัญหา ทั้งหมดจะเป็นที่ประจักษ์ต่อทุกคนในองค์กร อย่างไรก็ตามอาจจะมีพนักงานบางส่วนยังไม่เห็นตัวอย่างจริงแถมยังมีคำถามตามมาอีกมากมาย องค์กรก็สามารถเตรียมรับมือได้ดังข้อต่อไป
3.4 เตรียมรับมือคำถามจากทุกฝ่าย โดยสร้างรายการ FAQ เตรียมไว้
FAQ หรือ Frequently Asked Question หรือคำถามที่พบบ่อยจากการใช้ Online SOP เช่น จะเข้าถึง Online SOP อย่างไร, จะแชร์ Online SOP ให้ง่ายได้อย่างไร, การใช้ Online SOP มีประสิทธิภาพจริงใช่ไหมอย่างไร, ฯลฯ ซึ่งผู้ที่ริเริ่มนำมาใช้คงมีคำถามเช่นนี้มาก่อนแล้ว เก็บรวมรวมคำถามและคำตอบมาไว้ในที่เดียว และให้พนักงานเข้าถึงได้ ก็ช่วยลดข้อโต้แย้งของพนักงานได้ดีทีเดียว
เทคนิคที่ควรนำมาปรับใช้ในแนวคิดนี้คือ ให้คิดเสียว่า ยิ่งมีคำถามเยอะ ยิ่งดี หากไม่มีก็ใส่เพิ่มเติมลงไป เพราะถ้าตอบได้หมด (ซึ่งแน่นอนว่าผู้ริเริ่มนำมาใช้ย่อมตอบได้หมดอยู่แล้ว) คนทั่วไปยิ่งเห็นว่าดีและยากที่จะปฏิเสธการใช้Online SOP และท้ายที่สุดหากยังพบผู้ที่มีข้อกังขา ให้ลองใช้แนวคิดในข้อต่อไป
3.5 ให้พนักงานได้มีส่วนร่วม
เป็นธรรมดาของมนุษย์ที่จะรู้สึกดีใจ ภูมิใจเมื่อได้รับการยอมรับนับถือ การให้พนักงานมีส่วนร่วมใน Online SOP ตั้งแต่กระบวนการเริ่มต้น เช่น ออกแบบเนื้อหา, ช่วยปรับปรุงแก้ไขให้ใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้น สิ่งเหล่านี้ยิ่งทำให้พนักงานกลุ่มนั้น ๆ ลดข้อกังขาลงได้ เพราะตนเองได้เห็นถึงข้อดีและเป็นส่วนหนึ่งของ Online SOP ด้วยตัวเขาเอง
เทคนิคในข้อนี้ จะเน้น การให้พนักงานได้มีส่วนร่วม มีส่วนในความเป็นเจ้าของของ Online SOP ในหัวข้อที่เขาสามารถเป็นได้ เพื่อให้เกิด Sense of Ownership ที่ไม่ว่าพนักงานระดับไหนก็จะรู้สึกเป็นเกียรติที่ได้รับ นอกจากนั้นก็ให้พนักงาน “ทุกคน” มีส่วนในการ Feedback และแก้ไขให้ Online SOP ใช้งานง่ายและเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
การมีส่วนร่วมทำให้เกิดการยอมรับ
4. Teachme Biz แพลตฟอร์มสร้างคู่มือออนไลน์ที่องค์กรชั้นนำให้การยอมรับ
จากแนวคิดและเทคนิคที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ Teachme Biz ได้รวบรวมจากประสบการณ์จริง การทำอย่างประนีประนอม ได้ประโยชน์กันทุกฝ่าย พร้อมหาทางหนีทีไล่เพื่อรับมือกับแรงต้านที่อาจจะเกิด ทำให้เชื่อได้ว่า หากนำแนวคิดเหล่านี้ไปลองประยุกต์ใช้ดูจะทำให้องค์กร และ พนักงานเปลี่ยนผ่านสู่การใช้ Online SOP ได้อย่างราบรื่นและยั่งยืน เพราะ Teachme Biz เองก็เป็น แพลตฟอร์มสร้างคู่มือการทำงานออนไลน์ที่ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ยากจะต้านทานไหวกับฟังก์ชันที่ตอบโจทย์การใช้งานในองค์กร วันนี้คุณและองค์กรก็เริ่มต้นง่ายด้วย Teachme Biz ได้แล้วครับ
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
