สถานการณ์การระบาดของไวรัส COVID-19 ในประเทศไทยปัจจุบันเริ่มคลี่คลายลงมากแล้ว เริ่มมีการผ่อนปรนให้เปิดกิจการได้มากขึ้น ซึ่งก็นับเป็นนิมิตหมายที่ดีว่าธุรกิจจะสามารถกลับมาขับเคลื่อนได้อีกครั้ง แต่อย่างที่กระแสโลกพูดกันว่าการกลับมาครั้งนี้หลายสิ่งหลายอย่างอาจไม่เหมือนเดิม ทั้งรูปแบบการดำเนินชีวิตหรือการดำเนินธุรกิจ ดูตัวอย่างง่ายๆ อย่างบริษัทยักษ์ใหญ่ของโลกอย่าง Google Twitter Square หรือ Facebook ที่มีนโยบายอนุญาตให้พนักงาน Work From Home (WFH) ต่อได้! นี่คือหนึ่งในตัวอย่าง New Normal หรือความปกติใหม่ที่จะเกิดขึ้นหลังวิกฤตโลกเสมอ ซึ่งการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมาเป็น WFH ก็เป็นเพียงเรื่องเล็กๆ เรื่องเดียวที่เกิดขึ้นจากวิกฤตการณ์ครั้งนี้ ยังมีการเปลี่ยนแปลง หรือ New Normal อีกมากมายที่น่าจะเกิดขึ้น แต่วันนี้เราจะขอมาเจาะลึกเรื่องของการ WFH กันว่าจะเป็นการเปิดรับยุค New Normal ของ Future of Work ของจริง แล้วหรือยัง
การประกาศให้ WFH ต่อได้ของบริษัทใหญ่ครั้งนี้อาจทำให้เราควรกลับมาพิจารณาอีกครั้งว่าที่จริงแล้วธุรกิจจำเป็นต้องมี Work space หรือ Office จริงหรือไม่? หรือถ้าหากองค์กรสามารถบริหารจัดการภายในให้มีประสิทธิภาพที่จะสามารถดำเนินงานต่อได้โดยที่พนักงานไม่ต้องเข้าออฟฟิศจะเป็นคำตอบที่ดีกว่า? หรือตอนนี้อาจจะมีองค์กรที่คิดเรื่องนโยบายการทำงานอยู่ว่าจะลดค่าใช้จ่ายด้วยหารยกเลิกออฟฟิศไปเลย แล้วให้ WFH อย่างเดียวก็เป็นได้ แต่ก่อนจะคิดถึงเรื่องนั้น เรามาดูกันก่อนว่า WFH ที่มีประสิทธิภาพควรเป็นอย่างไร
Remote Work เพื่อให้งานมีประสิทธิภาพควรเป็นอย่างไร?
1. สื่อสารได้ชัดเจนลดการผิดพลาด
ปัญหาอันดับต้นๆ ที่พบหลังจาก WFH คือการสื่อสาร เพราะการทำงานที่บ้านไม่สามารถคุยกันได้โดยตรงเหมือนเวลาที่ทำงานอยู่ในพื้นที่เดียวกันอย่างในออฟฟิศ ดังนั้นการสื่อสารให้ชัดเจนที่สุดเพื่อไม่ให้งานผิดพลาดจึงเป็นสิ่งสำคัญ โดยทำได้หลากหลาย เช่น ใช้การส่ง E-mail ในเรื่องที่ต้องการคอนเฟิร์มเป็นทางการ ใช้ VDO Conference เมื่อต้องการประชุมความเห็นกัน และหลังจาก VDO Conference จบแล้วให้สรุปประเด็นส่งอีเมลหากันอีกทีเพื่อยืนยันความเข้าใจในการทำงาน หรือบางที่อาจใช้ Communication Tools อื่นที่รวดเร็วกว่า E-mail อย่างเช่น Line Slack หรือ Skype เป็นต้น
2. สามารถทำงานร่วมกันได้แบบ Real-Time
หากเป็นงานที่ง่ายๆ ไม่ได้ซับซ้อน เพียงแค่ประชุมออนไลน์หรือแค่แชทสั้นๆ ก็อาจจะมีประสิทธิภาพเทียบเท่าหรือมากกว่าการต้องขอเวลาคนทั้งแผนกเพื่อประชุมแบบเป็นทางการก็ได้ ซึ่งแก้ได้ด้วย Tools ที่พนักงานสามารถทำงานพร้อมกันบนแพลตฟอร์มเดียวกัน เพื่อให้ได้งานเร็วเหมือนอยู่ในออฟฟิศ นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถแก้ไขงานได้รวดเร็วมากขึ้นอีกด้วย
3. ส่งเสริมการทำงานแบบ Multiple skill
แม้ว่าการทำงานที่บ้านจะไม่ได้เป็นสิ่งที่ทำให้งานของพนักงานเพิ่มขึ้นแต่พนักงานเองอาจเจอปัญหาที่นอกเหนือจากเนื้องานของตัวเอง เช่น ต้องเปิดโปรแกรมที่ไม่เคยใช้ หรือ ต้องดึงข้อมูลจากแหล่งอื่น ที่ปกติสามารถปรึกษาเพื่อนร่วมงานได้เลย แต่พอเปลี่ยนมาเป็นทำงานที่บ้าน ทุกคนต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง ซึ่งวิธีในการแก้ปัญหาที่จะทำให้พนักงานทุกคนสามารถทำงานด้วยตัวเองได้ หรือส่งเสริมให้พนักงานมี Multiple skill ได้คือการจัดทำคู่มือ How-to หรือขั้นตอนการทำงานต่างๆ ในบริษัท เก็บเอาไว้ในที่ที่พนักงานสามารถเข้าไปค้นหาได้ด้วยตัวเอง ทำให้งานไม่สะดุดและยังเป็นการช่วยพัฒนาทักษะของพนักงานได้อีกด้วย
4. ซัพพอร์ตงานที่ต้องสื่อสารกับคนภายนอกได้
ควรเลือกใช้ระบบหรือตัวช่วยที่สามารถแชร์ข้อมูลกับทั้งคนในองค์กร และคนภายนอกได้สะดวก เพื่อให้สามารถซัพพอร์ตฝ่ายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงลูกค้าหรือบุคคลภายนอกได้โดยไม่ต้องใช้เวลากับการแชร์ข้อมูลมากนัก แต่ทั้งนี้ควรต้องแน่ใจว่าระบบหรือตัวช่วยนั้นมีความปลอดภัยน่าเชื่อถือได้
5. สามารถใช้ได้ทั้งออนไลน์และออฟไลน์
จริงอยู่ว่าการ WFH พนักงานก็ควรอยู่ในสถานะ Online เสมอเพื่อให้สามารถติดต่อได้ตลอดเวลาแต่หากเกิดเหตุที่ไม่ทันได้ตั้งตัวขึ้นมา เช่น ไฟดับ ต่อเน็ตไม่ได้ อุปกรณ์มีปัญหา ฯลฯ การมีระบบ Remote Work ที่สามารถทำงานแบบ Offline ได้ด้วยก็จะช่วยให้งานราบรื่นมาขึ้น
จะเห็นได้ว่าหัวใจที่แท้จริงของการ Remote Work ให้มีประสิทธิภาพและส่งผลกระทบต่อคุณภาพของงานอย่างน้อยที่สุดก็คือการใช้ทรัพยากรที่มีที่บ้านอย่างจำกัดในการดำเนินการงานให้ลุล่วงให้ได้เหมือนเดิมโดย ซึ่งต้องอาศัยความยืดหยุ่น และความสามารถรอบด้านของพนักงานที่ควรจะต้องสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นในทุกสถานการณ์ด้วยตัวคนเดียว หากทำได้เช่นนั้น บริษัทก็จะประหยัดค่าใช้จ่ายส่วนของออฟฟิศไป พนักงานก็จะประหยัดค่าเดินทาง และสามารถฝึกฝนการมี Multiple skill ได้ในเวลาเดียวกัน หากทำได้เช่นนั้น Work From Home ก็ไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป
แน่นอนว่าทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นสามารถทำได้ด้วย Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ ที่เน้นการสื่อสารด้วยภาพและวิดีโอแบบ Step-by-Step แพลตฟอร์มที่จะทำให้พนักงานทุกคนเข้าถึงการทำงานที่ถูกต้องได้ผ่านทางออนไลน์ แถมยังเข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอ หมดปัญหาเรื่องกำแพงภาษา นอกจากนี้ยังสร้างง่ายแค่ใช้สมาร์ทโฟนถ่ายภาพหรือวิดีโอ ก็ออกมาเป็นคู่มือการทำงานได้แล้ว ซึ่งใช้แทน Work Instruction, SOPs, Manual แบบรูปเล่มกระดาษได้เลย นอกจากจะใช้ภายในองค์กรแล้วยังสามารถใช้เป็นคู่มือเพื่อซัพพอร์ตลูกค้าได้อีกด้วย
ดูตัวอย่างการใช้ Teachme Biz ที่ต้องใช้ในช่วง Work From Home ได้ที่นี่
ทีม Teachme Biz หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ที่ช่วยให้ธุรกิจปรับเข้าสู่ Future of Work ได้อย่างมีความสุข และถ้าไม่อยากพลาดข่าวสารดีๆ ที่เราจะนำมาอัพเดตในครั้งต่อไป อย่าลืมติดตามเราได้ที่ Facebook Fan Page : TeachmeBizAsia
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
