เมื่อวานเเละวันนี้ (16 พฤษภาคม 2020) จำนวนผู้ติดเชื้อรายใหม่ในไทยเป็น “0” สถานการณ์ดูคลี่คลายลงมากแล้ว และตั้งแต่วันพรุ่งนี้เป็นต้นไปรัฐบาลไทยก็จะเดินหน้าปลดล็อคมาตรการระยะที่ 2 โดยจะลดระยะเวลาเคอร์ฟิวและอนุญาตให้เปิดห้างสรรพสินค้าตามเงื่อนไขที่กำหนด
Studist (Thailand) ของเราวางแผนที่จะยกเลิก WFH และให้พนักงานกลับไปทำงานที่ออฟฟิศตามเดิมหลังจากที่ร้านอาหารและห้างสรรพสินค้าขนาดใหญ่เปิดบริการ แต่แทนที่จะให้กลับมาทีเดียวทั้งหมด ในเบื้องต้นผมเลือกที่จะให้พนักงานเข้าออฟฟิศเฉพาะวันจันทร์และวันศุกร์ นอกนั้นให้พวกเขาเลือกเข้ามาวันไหนก็ได้ตามต้องการ
ในช่วง WFH หลายคนบอกว่าทำงานเสร็จเยอะขึ้น มีสมาธิกับตัวเอง จะคุยโทรศัพท์กับลูกค้าก็ไม่ต้องกังวลว่าจะไปรบกวนใคร เมื่อสามารถสร้างเอาท์พุทที่มีคุณภาพได้ในเวลาอันสั้น ผมจึงรู้สึกว่าพนักงานของเราก็เหมาะกับ WFH เหมือนกัน ในช่วงแรกที่เริ่ม WFH จะได้ยินพวกเขาพูดบ้างว่า “อยากไปออฟฟิศ” หรือ “อยู่บ้านมันเหงา” แต่ช่วงนี้ไม่ได้ยินอะไรแบบนั้นเลย มีแต่พูดว่า “อยู่บ้านได้สบายมาก”
วันจันทร์ที่จะถึงนี้ (18 พฤษภาคม 2020) ผมจะได้เจอกับพนักงานทั้งหมดเป็นครั้งแรกในรอบ 2 เดือน ต้องครึกครื้นมากแน่ๆ เลยครับ
ขอเล่าต่อจากการเตรียมการ Work From Home ในครั้งที่แล้วแล้วกันนะครับ มาดูกันว่าเราเริ่มปฏิบัติจริงอย่างไร สิ่งที่เราจะยังคงใช้งานคือ GA Working List (GWL) ที่เพิ่มคอลัมน์ลงไป เอาไว้สำหรับเช็คความคืบหน้าของงาน
จากรายการด้านบนนี้ เราจะเห็นปริมาณงานของแผนก HR ทั้งหมด 53 รายการ ซึ่งมี 21 รายการที่เป็นงานรูทีน (Routine work) นอกจากนี้อีก 32 รายการคืองานกิจกรรมอื่น ๆ (งานที่ต้องทำเมื่อมีคนเข้า-ออกบริษัท, การดำเนินการเกี่ยวกับ BOI, ขั้นตอนการขอวีซ่า, ฯลฯ ) (ภาพประกอบด้านล่าง)
จากรายการดังกล่าวเราจะแบ่งงานที่จะไม่ถ่ายโอนในช่วงทดลองงานออกมา ซึ่งก็คือ “งานที่เกี่ยวกับเงินเดือน” จากในตาราง”G” คือรายการงานที่จะไม่ถ่ายโอนให้พนักงานใหม่ ส่วน “H” คือรายการงานที่จะถ่ายโอนให้พนักงานใหม่ (G และ H เป็นตัวอักษรย่อของชื่อบุคคล)
รายการงานที่ต้องถ่ายโอนให้คุณ H ในช่วงทดลองงาน ได้แก่ งานรูทีน (เครื่องหมาย ◯) 15 รายการ (วงสีแดง: 1 + 14) และงานอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นอีก 23 รายการ (วงสีน้ำเงิน: 15 + 8) ตรงนี้เราจะตรวจสอบปริมาณงานโดยรวมได้ทันทีว่างานกลุ่มแรกทั้ง 15 รายการนั้นเป็น a must ที่ต้องถ่ายโอน ส่วนอีก 23 รายการที่ไม่ใช่งานรูทีนนั้น เป็นงานที่ต้องทำต่อเมื่อจำเป็น
กระบวนการที่เราใช้ถ่ายโอนงาน มีดังนี้
1. ให้พนักงานใหม่อ่านคู่มือล่วงหน้าเพื่อทำความเข้าใจงานโดยรวม
2. ทำงานจริงประกอบกับการดูคู่มือไปด้วย
3. หากมีข้อสงสัย ให้รุ่นพี่อธิบายปากเปล่าให้รุ่นน้องผ่านออนไลน์
4. พนักงานใหม่อัปเดตเนื้อหาใหม่ลงบนคู่มือ
เวลาที่ทำงานที่ออฟฟิศแล้วไม่เข้าใจในงาน เราสามารถถามจากรุ่นพี่ได้ทันที แต่พออยู่ห่างไกลกันเราก็ไม่มีทางเลือกนอกจากจะศึกษาเองจากคู่มือ แน่นอนว่ามันเป็นคู่มือที่สร้างก่อน WFH จึงมีบางขั้นตอนที่ทำตอน WFH ไม่ได้
ดังนั้นเราจึงมีข้อ 3. คือการคอนเฟิร์มรายละเอียดผ่านออนไลน์กับรุ่นพี่เพื่อให้สามารถทำงานต่อให้เสร็จสมบูรณ์ได้ หลังจากนั้นพนักงานใหม่จะต้องนำเนื้อหาที่ได้เรียนรู้มาใหม่นั้นไปอัปเดตต่อในคู่มือ ขั้นตอนนี้สำคัญที่สุด ไม่ใช่ให้รุ่นพี่ทำคู่มือแบบพร้อมใช้ให้กับรุ่นน้อง แต่ให้รุ่นน้องเป็นคนเพิ่มเนื้อหาที่ขาดลงไปในคู่มือด้วยตัวเอง การทำเช่นนี้จะทำให้คุณภาพของคู่มือค่อยๆ ดีขึ้น ช่วงเวลาการถ่ายโอนงาน ก็จะกลายเป็นช่วงเวลาในการแก้ไขปรับปรุงคู่มือ
ใน GA Working List (GWL) จะมีคอลัมน์สำหรับเช็คสเตตัสความคืบหน้าของงาน เมื่อพนักงานทำตามขั้นตอนที่ 1 ถึง 4 แล้วจะเปลี่ยนสเตตัสจาก “Not yet” เป็น “Did” เพราะเป็นงานที่ทำไปแล้ว แต่หลังจากนั้นจะให้ทำงานนั้นซ้ำจนสามารถทำได้ด้วยตัวเอง และเมื่อทำด้วยตัวเองได้แล้วก็จะเปลี่ยนสเตตัสจาก “Did” เป็น “Can”
ส่วนใหญ่ของการถ่ายโอนงานน่าจะสิ้นสุดลงตรงที่ “Did” (แค่เคยทำ แต่ยังทำด้วยตัวเองไม่ได้) แต่การทำเช่นนี้จะทำให้เช็คคุณภาพของการถ่ายโอนงานได้ทันทีจากสเตตัสที่ระบุเอาไว้
ช่วงทดลองงานมี 119 วัน ก็จะได้ทำงานรูทีนที่ต้องทำเดือนละครั้งทั้งหมด 4 ครั้ง ในช่วงสิ้นเดือนมีนาคม เมษายน พฤษภาคม และมิถุนายน ซึ่งผมคาดหวังว่าพนักงานใหม่จะต้องเปลี่ยนทุกรายการงานให้เป็น “Can” ให้ได้ภายในช่วงทดลองงานนี้ (ถ้าทำได้เร็วก็จะให้ผ่านทดลองงานเร็วขึ้น)
บริษัทเราจะให้ทุกคนเขียน Daily Report เพื่อเป็นรายงานประจำวันว่าวันนั้นได้ทำงานอะไรลงไปบ้าง ซึ่งผมจะให้พนักงานใหม่แนบ URL ของ GWL ลงไปในนั้นด้วย แล้วผมก็จะสุ่มคลิกเพื่อเช็คความคืบหน้าจากตาราง PIVOT
ปัจจุบันวันที่ 16 พฤษภาคม 2020 เหลือเพียง 3 รายการที่พนักงานใหม่ยังไม่สามารถทำด้วยตัวเองได้ (สเตตัสอื่นนอกจาก ”Can”) ดูเหมือนว่าการถ่ายโอนงานน่าจะเสร็จเร็วกว่าที่คิดนะครับ
และในท้ายสุดนี้
วิธีถ่ายโอนงานเช่นนี้มีข้อดีใหญ่ๆ หนึ่งประการครับ คือ สมมติว่าหากพนักงานใหม่นั้นเข้ากับวัฒนธรรมขององค์กรไม่ได้แล้วลาออกกลางคัน คนไม่อยู่แล้วแต่คู่มือที่อัปเดตแล้วจะยังคงอยู่ครับ การใช้เวลาไปกับการถ่ายโอนงานก็จะไม่สูญเปล่าอย่างแน่นอน
