สอบถามเพิ่มเติม โทร 080-058-4464 studist@studist.co.th

ใช่แล้วครับ! เรากำลังจะพูดถึงเรื่องการสร้างคู่มือการทำงานที่ทุกคนชื่นชอบ  หลายคนมักจะพูดเรื่อง “ภาพรวมของขั้นตอนการทำงาน” หรือ “การสร้างมาตรฐานให้กับการปฏิบัติงาน” ดังนั้นแน่นอนว่าการสร้างคู่มือจึงเป็นเรื่องที่สำคัญต่อธุรกิจ

แล้วคุณคิดว่าการสร้างคู่มือมันด่วนมั้ยล่ะครับ? ส่วนใหญ่แล้วการวิเคราะห์ภาพรวม การสร้างมาตรฐาน และการสร้างคู่มือการทำงานมักจะล่าช้า หรือส่วนมากก็แทบจะไม่ได้ทำมันเลย เพราะทุกคนมักจะยุ่งอยู่กับงานที่สร้างรายได้ของทั้งฝ่ายขาย ฝ่ายมาร์เกตติ้ง หรือภารกิจเร่งด่วนที่ต้องแก้ไขทันทีอย่างการรับมือกับเหตุไม่คาดฝันต่างๆ 

เมื่อไม่มีคู่มือการทำงานก็ทำให้เกิดการถามคำถามซ้ำๆ แม้จะตั้งใจว่า “จะสอนแค่ครั้งเดียว” แต่หากคนที่สอนย้ายแผนก ลาหยุด สุดท้ายงานก็จะย้อนกลับมาที่ตัวเอง แล้วคุณก็ต้องเสียเวลาสอนใหม่เหมือนเดิม

แต่พอถึงเวลาที่จะสร้างคู่มือขึ้นมาจริงๆ ก็มักจะคิดว่า ไม่มีเวลาทำ หรือทำไปก็ไม่มีใครดู แล้วก็เข้าสู่ “โหมดยอมแพ้” ถ้าเริ่มด้วยความคิดที่จะยอมแพ้ตั้งแต่แรกก็คงไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงหรอกครับ เรามาคิดกันดีกว่าว่าจะทำยังไงให้สร้างคู่มือได้เร็วๆ คู่มือประเภทไหนที่จะมีคนอ่าน หรือจะทำยังไงให้พนักงานดูคู่มือให้เป็นนิสัย คู่มือการทำงานนั้นไม่ว่าจะช้าหรือเร็วก็ต้องทำอยู่ดี หยุดทำไม่รู้ไม่ชี้กันตั้งแต่วันนี้เถอะครับ

คุณอาจสงสัยว่าผมเคยสร้างคู่มือมาเยอะนักเหรอ แต่ผมขออนุญาตบอกว่าก่อนหน้านี้ผมเคยต้องสร้างคู่มือจาก PPT จำนวนนับไม่ถ้วนจนนิ้วชี้ข้างขวาแทบจะใช้การไม่ได้ (กว่า 1,500 หน้า เทียบเท่าสารานุกรม) ปัจจุบันผมก็ยังคงสร้างคู่มืออย่างต่อเนื่องนับตั้งแต่ก่อตั้งบริษัท Studist จนถึงตอนนี้ที่มารับผิดชอบในสาขาต่างประเทศก็ยังคงสร้างคู่มืออยู่

ตามรายงานสรุปภายในองค์กรล่าสุด ยอดรวมจำนวนคู่มือที่ผมสร้างขึ้นมากเป็นอันดับ 1 แต่ก็อาจจะเพราะว่าเป็นผม Founder ของบริษัทด้วย

ถ้าถามว่าทำไมถึงสร้างคู่มือ

ก็เพราะว่าผลตอบแทนจากการลงทุนนี้สูงมาก โดยปกติถ้าใช้เวลาในการทำงาน 30 นาที สร้างคู่มืออีก 15 นาที (จริงๆ จะใช้เวลาไม่นาน สามารถทำได้เร็วกว่านั้น) หากคราวหน้าผมถูกสั่งให้ทำงานนั้นอีก ผมก็จะบอกเขาแค่ว่า “อ่านคู่มือและลองทำตามดูเองนะ” จบภายในไม่กี่วินาทีครับ ผลตอบแทนมหาศาลในการลงทุนอันนี้แหละครับ และอีกอย่างแค่สร้างคู่มือเอาไว้ ก็เหมือนคุณได้รับผลตอบแทนคืนเมื่อต้องการจะสั่งงานคนอื่น

ความรู้สึกดีที่คุณสามารถปลีกตัวออกจากงานบางประเภทได้ และกระจายงานได้อย่างไม่ติดขัดมันดียิ่งกว่าอะไรเสียอีกครับ

หากพนักงานมีคำถามเกี่ยวกับรายละเอียดในคู่มือ ก็แค่สอนด้วยปากเปล่า แล้วให้คนที่ทำงานนั้นเป็นคนแก้ไขคู่มือให้ ทำแบบนี้จะทำให้คู่มือมีคุณภาพมากขึ้น เมื่อทำกระบวนการนี้ซ้ำๆ คุณก็จะได้คู่มือที่มีรายละเอียดเพียงพอ

ถ้าเป็นงานที่คุณรู้ขั้นตอนการทำงานแต่ยังไม่มีคู่มือ ก็ให้พนักงานสร้างคู่มือขึ้นมาเลยตอนที่คุณสอนงานเขา จากนั้นคุณก็จะสามารถเช็คความเข้าใจของพนักงานได้จากการดูคู่มือที่เขาทำ หากเขาเข้าใจผิดก็สามารถชี้จุดให้เขาเห็นตรงนั้นได้เลย

อย่าเรียกร้องคู่มือที่สมบูรณ์แบบ 100% ตั้งแต่เริ่มต้น แค่เข้าใจกระบวนการคร่าวๆ ก็พอครับ แบบนี้น่าจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการสอนด้วยปากเปล่าตอน OJT* หลายเท่าเลย

* OJT: Omae Jamadakara Toriaezu yattoite (แท้จริงแล้ว OJT ย่อมาจาก On the job training แต่ในที่นี้ผู้เขียนล้อเลียนว่ามันมาจากคำข้างหน้าซึ่งแปลว่า “แกเกะกะมากเลย ทำๆ ไปเหอะ” นั่นเองค่ะ

ดังนั้นคู่มือที่ทำโดยผู้อื่น ถ้ามีบางเนื้อหาที่ขาดหายไปบ้างก็ไม่เป็นไร เพิ่มเติมส่วนที่ขาดลงไปแล้วส่งต่อห้กับรุ่นต่อไปได้ก็พอครับ

ทำคู่มือแบบไม่คิดอะไร ทำเป็นปกติเหมือนที่ต้องหายใจ ตั้งเป้าว่าเวลาที่จะต้องทำงานอะไรก็ทำคู่มือไปด้วยเหมือนเป็นเรื่องปกติ เหมือนใช้ชีวิตไปพร้อมกับ “คู่มือ” น่ะครับ

ในครั้งหน้าผมจะขอนำเสนอตัวอย่างคู่มือของ Studist (Thailand) บริษัทที่มีอายุ 1.5 ปี ให้ดูกันนะครับ (ปัจจุบันมีทั้งหมด 130 คู่มือ)

Teachme Biz - Visual Workflow Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step (Visual-based) เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

คู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP (Standard Operating Procedures) คือสิ่งที่จะอธิบายและจัดลำดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นรูปธรรม แยกแต่ละงานให้ชัดเจนเพื่อรักษาคุณภาพ ความปลอดภัย และประสิทธิภาพในการทำงาน  ซึ่ง Visual Workflow จะไม่ใช้แต่ตัวหนังสือเหมือน Workflow แบบเก่า แต่จะใช้ภาพและวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพเพื่อการสื่อสารที่เข้าใจง่าย เสริมประสิทธิภาพให้คุณสามารถสร้างคู่มือที่ใครดูก็เข้าใจ 

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อ “Teachme Biz” ได้เลยนะคะ

เรื่องอื่นๆที่น่าสนใจ

【New User Interview】JAPAN AGRI CHALLENGE (THAILAND) CO., LTD.

【New User Interview】JAPAN AGRI CHALLENGE (THAILAND) CO., LTD.

JAPAN AGRI CHALLENGE (THAILAND) CO., LTD., Managing Director, Mr. Sho Sakotaจัดการงานภายในบริษัทที่ละเลยไว้ เพื่อนำมาเชื่อมโยงกับการบริหารองค์กรในระยะยาววางโครงสร้างงานเกษรตรกรรมซึ่งเป็นรากฐานของประเทศไทยด้วย "bijin tomato" บริษัทของเราก่อตั้งขึ้นในปี 2558 ด้วยแบรนด์...

PROMOTION – ความพิเศษในความพิเศษ! แชร์ Know-how ของทั้งองค์กรให้ทุกคนด้วยราคาสบายกระเป๋า

PROMOTION – ความพิเศษในความพิเศษ! แชร์ Know-how ของทั้งองค์กรให้ทุกคนด้วยราคาสบายกระเป๋า

Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ มีฟังก์ชันที่ตอบรับการใช้งานเรื่องการจัดการคู่มือการทำงานในทุกด้านรวมถึงการแชร์คู่มือการทำงานที่สร้างขึ้นให้กับคนหมู่มากได้อย่างสะดวกรวดเร็วทั้งภายในและนอกองค์กรอยู่แล้ว...

คู่มือออนไลน์ฮีโร่ฝ่าโควิด ช่วยผ่านวิกฤตในงบจำกัด

คู่มือออนไลน์ฮีโร่ฝ่าโควิด ช่วยผ่านวิกฤตในงบจำกัด

สำหรับธุรกิจที่ต้องการฟื้นตัวจากภาวะธุรกิจติดขัด  #คู่มือออนไลน์ อาจเป็นเครื่องมือที่คู่ควรอย่างหนึ่งด้วยความสามารถที่ใช้ส่งเสริมการทำงานได้ทั้งองค์กรในงบประมาณที่จำกัด และยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นออกไปได้อีกด้วย ช่วงการแพร่ระบาดของไวรัส...