
ใช่แล้วครับ! เรากำลังจะพูดถึงเรื่องการสร้างคู่มือการทำงานที่ทุกคนชื่นชอบ หลายคนมักจะพูดเรื่อง “ภาพรวมของขั้นตอนการทำงาน” หรือ “การสร้างมาตรฐานให้กับการปฏิบัติงาน” ดังนั้นแน่นอนว่าการสร้างคู่มือจึงเป็นเรื่องที่สำคัญต่อธุรกิจ
แล้วคุณคิดว่าการสร้างคู่มือมันด่วนมั้ยล่ะครับ? ส่วนใหญ่แล้วการวิเคราะห์ภาพรวม การสร้างมาตรฐาน และการสร้างคู่มือการทำงานมักจะล่าช้า หรือส่วนมากก็แทบจะไม่ได้ทำมันเลย เพราะทุกคนมักจะยุ่งอยู่กับงานที่สร้างรายได้ของทั้งฝ่ายขาย ฝ่ายมาร์เกตติ้ง หรือภารกิจเร่งด่วนที่ต้องแก้ไขทันทีอย่างการรับมือกับเหตุไม่คาดฝันต่างๆ
เมื่อไม่มีคู่มือการทำงานก็ทำให้เกิดการถามคำถามซ้ำๆ แม้จะตั้งใจว่า “จะสอนแค่ครั้งเดียว” แต่หากคนที่สอนย้ายแผนก ลาหยุด สุดท้ายงานก็จะย้อนกลับมาที่ตัวเอง แล้วคุณก็ต้องเสียเวลาสอนใหม่เหมือนเดิม
แต่พอถึงเวลาที่จะสร้างคู่มือขึ้นมาจริงๆ ก็มักจะคิดว่า ไม่มีเวลาทำ หรือทำไปก็ไม่มีใครดู แล้วก็เข้าสู่ “โหมดยอมแพ้” ถ้าเริ่มด้วยความคิดที่จะยอมแพ้ตั้งแต่แรกก็คงไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงหรอกครับ เรามาคิดกันดีกว่าว่าจะทำยังไงให้สร้างคู่มือได้เร็วๆ คู่มือประเภทไหนที่จะมีคนอ่าน หรือจะทำยังไงให้พนักงานดูคู่มือให้เป็นนิสัย คู่มือการทำงานนั้นไม่ว่าจะช้าหรือเร็วก็ต้องทำอยู่ดี หยุดทำไม่รู้ไม่ชี้กันตั้งแต่วันนี้เถอะครับ
คุณอาจสงสัยว่าผมเคยสร้างคู่มือมาเยอะนักเหรอ แต่ผมขออนุญาตบอกว่าก่อนหน้านี้ผมเคยต้องสร้างคู่มือจาก PPT จำนวนนับไม่ถ้วนจนนิ้วชี้ข้างขวาแทบจะใช้การไม่ได้ (กว่า 1,500 หน้า เทียบเท่าสารานุกรม) ปัจจุบันผมก็ยังคงสร้างคู่มืออย่างต่อเนื่องนับตั้งแต่ก่อตั้งบริษัท Studist จนถึงตอนนี้ที่มารับผิดชอบในสาขาต่างประเทศก็ยังคงสร้างคู่มืออยู่
ตามรายงานสรุปภายในองค์กรล่าสุด ยอดรวมจำนวนคู่มือที่ผมสร้างขึ้นมากเป็นอันดับ 1 แต่ก็อาจจะเพราะว่าเป็นผม Founder ของบริษัทด้วย

ถ้าถามว่าทำไมถึงสร้างคู่มือ
ก็เพราะว่าผลตอบแทนจากการลงทุนนี้สูงมาก โดยปกติถ้าใช้เวลาในการทำงาน 30 นาที สร้างคู่มืออีก 15 นาที (จริงๆ จะใช้เวลาไม่นาน สามารถทำได้เร็วกว่านั้น) หากคราวหน้าผมถูกสั่งให้ทำงานนั้นอีก ผมก็จะบอกเขาแค่ว่า “อ่านคู่มือและลองทำตามดูเองนะ” จบภายในไม่กี่วินาทีครับ ผลตอบแทนมหาศาลในการลงทุนอันนี้แหละครับ และอีกอย่างแค่สร้างคู่มือเอาไว้ ก็เหมือนคุณได้รับผลตอบแทนคืนเมื่อต้องการจะสั่งงานคนอื่น
ความรู้สึกดีที่คุณสามารถปลีกตัวออกจากงานบางประเภทได้ และกระจายงานได้อย่างไม่ติดขัดมันดียิ่งกว่าอะไรเสียอีกครับ
หากพนักงานมีคำถามเกี่ยวกับรายละเอียดในคู่มือ ก็แค่สอนด้วยปากเปล่า แล้วให้คนที่ทำงานนั้นเป็นคนแก้ไขคู่มือให้ ทำแบบนี้จะทำให้คู่มือมีคุณภาพมากขึ้น เมื่อทำกระบวนการนี้ซ้ำๆ คุณก็จะได้คู่มือที่มีรายละเอียดเพียงพอ
ถ้าเป็นงานที่คุณรู้ขั้นตอนการทำงานแต่ยังไม่มีคู่มือ ก็ให้พนักงานสร้างคู่มือขึ้นมาเลยตอนที่คุณสอนงานเขา จากนั้นคุณก็จะสามารถเช็คความเข้าใจของพนักงานได้จากการดูคู่มือที่เขาทำ หากเขาเข้าใจผิดก็สามารถชี้จุดให้เขาเห็นตรงนั้นได้เลย
อย่าเรียกร้องคู่มือที่สมบูรณ์แบบ 100% ตั้งแต่เริ่มต้น แค่เข้าใจกระบวนการคร่าวๆ ก็พอครับ แบบนี้น่าจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการสอนด้วยปากเปล่าตอน OJT* หลายเท่าเลย
* OJT: Omae Jamadakara Toriaezu yattoite (แท้จริงแล้ว OJT ย่อมาจาก On the job training แต่ในที่นี้ผู้เขียนล้อเลียนว่ามันมาจากคำข้างหน้าซึ่งแปลว่า “แกเกะกะมากเลย ทำๆ ไปเหอะ” นั่นเองค่ะ
ดังนั้นคู่มือที่ทำโดยผู้อื่น ถ้ามีบางเนื้อหาที่ขาดหายไปบ้างก็ไม่เป็นไร เพิ่มเติมส่วนที่ขาดลงไปแล้วส่งต่อห้กับรุ่นต่อไปได้ก็พอครับ
ทำคู่มือแบบไม่คิดอะไร ทำเป็นปกติเหมือนที่ต้องหายใจ ตั้งเป้าว่าเวลาที่จะต้องทำงานอะไรก็ทำคู่มือไปด้วยเหมือนเป็นเรื่องปกติ เหมือนใช้ชีวิตไปพร้อมกับ “คู่มือ” น่ะครับ
ในครั้งหน้าผมจะขอนำเสนอตัวอย่างคู่มือของ Studist (Thailand) บริษัทที่มีอายุ 1.5 ปี ให้ดูกันนะครับ (ปัจจุบันมีทั้งหมด 130 คู่มือ)
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง
ตอนที่ 1 คู่มือการเริ่ม Work From Home ตามแบบฉบับชาว Teachme Biz
ตอนที่ 3 ส่องแผนก HR เทรนนิ่งและถ่ายโอนงานให้พนักงานใหม่ในช่วง Work From Home (ภาคจบ)
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!
เรื่องอื่นๆที่น่าสนใจ
ไอเดีย เพิ่มประสิทธิภาพ Work From Home ให้กับพนักงาน
ปี 2020ที่ผ่านมา ตัวละครใหม่ที่คนทั้งโลกกว่า 7,000 ล้านคนรู้จักในเวลาที่เร็วเหลือเชื่อคงหนีไม่พ้น Covid-19 และเพราะตัวละครนี้เองที่ทำให้แต่ละบทของการดำเนินชีวิตมนุษย์เปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง ทุกวันนี้หลาย ๆ...
【New User Interview】Nikon Sales (Thailand) Co.,Ltd.
ให้บริการ "เครื่อง X-ray" ที่รวดเร็ว ละเอียด และให้ผลผลิตสูง ——ช่วยเล่าถึงการเริ่มทำธุรกิจในประเทศไทยให้ฟังหน่อยค่ะ บริษัท นิคอน เซลส์ (ประเทศไทย) จำกัด ก่อตั้งขึ้นเมื่อปี 2011 แต่ก่อนหน้านั้นได้รับความร่วมมือจากบริษัท Hollywood International (ในบทความนี้จะเรียกว่า...
รวมบทความยอดนิยมแห่งปี 2020 โดย Teachme Biz
สวัสดีปีใหม่ 2021 เป็นเวลากว่า 2 ปีแล้วที่พวกเราทีมงาน Teachme Biz ได้คัดสรรหาเนื้อหาดีๆ ที่เป็นประโยชน์กับการบริหารองค์กรทั้ง Digital Transformation การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การพัฒนาบุคคลากร การลดค่าใช้จ่ายบริษัท รวมถึงเทคนิคการสร้างคู่มือการทำงาน...
ตัวอย่างผู้ใช้งาน Teachme Biz
Nakagawa Cooking Art College
ใช้ฟังก์ชัน VDO เพื่อเน้นให้เห็นขั้นตอนการปรุงอาหาร ตั้งเป้าใช้ Teachme Biz เพื่อทบทวนและฝึกทำอาหารอย่างถูกต้อง วัตถุประสงค์ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการสร้างมาตรฐานให้กับการฝึกภาคปฏิบัติของการทำอาหาร ปัญหา การเรียนเทคนิคการปรุงอาหารและการบริการอย่างถูกต้อง ผล...
Studist (Thailand) Co., Ltd.
วัตถุประสงค์ เพื่ออบรม / ส่งต่องาน GA / เพิ่มประสิทธิภาพการสอนพนักงานใหม่ ปัญหา ต้องอบรมพนักงานที่เพิ่งเข้าใหม่ในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าที่บริษัทมีนโยบาย Work from Home ผล ลดเวลาการอมรมพนักงานใหม่ /พนักงานใหม่สามารถทำงานได้ด้วยตนเองและผ่านช่วงทดลองงานก่อนกำหนด...
Kokotel (Thailand) Co.,Ltd.
วัตถุประสงค์ สร้างมาตรฐานการบริการของทุกสาขาให้เท่าเทียม และจัดระเบียบ SOP ขององค์กร ปัญหา พนักงานไม่ปฏิบัติตามสแตนดาร์ดที่กำหนดไว้ ผล สร้างและรักษามาตรฐานการบริการของทุกสาขาให้อยู่บนมาตรฐานเดียวกันด้วยต้นทุนที่จับต้องได้ ชื่อบริษัท บริษัท Kokotel (Thailand)...