รวมเทมเพลตคู่มือการทำงาน SOP และ WI ง่าย ๆ ใครก็ทำได้!

คู่มือการทำงาน (Work Manual รวมถึง SOP, WI) เป็นสิ่งที่แทบจะขาดไม่ได้เลยในการสื่อสารกับพนักงานเพื่อให้พนักงานทั้งองค์กรปฏิบัติได้ถูกต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรวางไว้ ที่สำคัญต้องทำให้คู่มืออ่านง่าย ไม่ว่าพนักงานคนใดอ่านก็เข้าใจได้อย่างรวดเร็ว ถึงแม้จะบอกว่าคู่มือควรง่ายที่จะเข้าใจ แต่การสร้างคู่มือเพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าใจกลับไม่ง่าย กลายเป็นว่าหลายองค์กรติดขัดกับการสร้างคู่มือจนสุดท้ายก็ยังไม่มีคู่มือการทำงานออกมาให้กับพนักงานนั่นเอง หลายองค์กรจึงมักหาตัวช่วยในการสร้างคู่มือ จึงนิยมใช้เครื่องมือในการสร้างคู่มือการทำงานที่เรียกกันว่า แม่แบบของการสร้างคู่มือ หรือเรียกกันง่าย ๆ ว่า เทมเพลตคู่มือการทำงาน ( Work Manual Templates, SOP template, WI template )

1. ข้อดีของการใช้เทมเพลตสร้างคู่มือการทำงาน

การใช้เทมเพลตเพื่อสร้างคู่มือการทำงานมีข้อดีหลายประการ แต่หลัก ๆ แล้วสามารถสรุปรวมออกมาได้ 4 ข้อดังนี้

1.1 สร้างคู่มือได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเริ่มทุกสิ่งทุกอย่างจากศูนย์ย่อมต้องใช้เวลา การสร้างคู่มือการทำงานจากศูนย์ก็ใช้เวลามากเช่นกัน และจะมีคำถามเกิดขึ้นมากมายว่าต้องมีหัวข้ออะไรบ้างที่ “ไม่มีไม่ได้” ดังนั้นการใช้เทมเพลตคู่มือการทำงานจึงประหยัดเวลาได้มาก เพราะมันได้รวบรวมโครงสร้างสำคัญ ๆ ของคู่มือการทำงานเอาไว้แล้ว ผู้สร้างมีหน้าที่หลักคือ เติมเนื้อหา ข้อมูล ของโครงสร้างนั้น ๆ ให้สมบูรณ์

1.2 สร้างคู่มือได้อย่างสวยงาม

การจะทำให้คู่มือการทำงานออมาให้พนักงานยอมอ่านอาจไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนัก เพราะไม่ใช่เพียงเนื้อหาที่ถูกต้องเพียงอย่างเดียว แต่การออกแบบโครงสร้างของคู่มือ รูปภาพที่เกี่ยวข้อง หัวข้อที่จำเป็น ก็นับว่าสำคัญไม่แพ้กัน  สาเหตุที่หลายต่อหลายครั้งพนักงานไม่ยอมอ่านคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI อาจเกิดจากการที่เอกสารเหล่านั้นมีรูปแบบที่แตกต่างกัน ไม่สวยงาม ไม่เป็นระเบียบ สร้างความสับสนให้ผู้อ่าน ดังนั้น การใช้เทมเพลตเข้ามาช่วยก็สามารถลดปัญหาดังกล่าวข้างต้นได้อย่างดี

รูปภาพเพียงรูปเดียวก็ทำให้เข้าใจกระบวนการมากขึ้น

1.3 ทำให้รูปแบบคู่มือการทำงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

ควรมีการกำหนดรูปแบบเทมเพลตไปในทิศทางเดียวกันเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจง่าย ดังนั้นผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างคู่มือจึงควรเลือก “กลุ่มเทมเพลตคู่มือการทำงาน” ไว้เพื่อให้บุคคลอื่น ๆ ในอนาคตที่ต้องสร้างคู่มือใช้เทมเพลตรูปแบบเดียวกันกับตอนแรก เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนที่อาจเกิดขึ้นกับผู้อ่าน

1.4 ป้องกันการลืมหัวข้อที่จำเป็นในคู่มือการทำงาน

ส่วนใหญ่เทมเพลตคู่มือการทำงานที่ดี มักรวบรวมหัวข้อของคู่มือการทำงานไว้เรียบร้อยแล้ว ผู้สร้างคู่มือเพียงแต่นำข้อมูลมาเติมลงไปให้ครบ ดังนั้นหากเติมเต็มข้อมูลได้ทุกหัวข้อ ก็ทำให้มั่นใจได้ว่าคู่มือการทำงานนั้นผ่านมาตรฐานในระดับหนึ่ง

2. 6 ข้อควรรู้ก่อนสร้างคู่มือการทำงาน

2.1 สื่อสารสิ่งที่ต้องการให้ชัดเจน

คนที่ไม่รู้วิธีการทำงานย่อมคาดหวังว่าเมื่ออ่านคู่มือการทำงานแล้วจะเข้าใจและปฏิบัติงานได้ อย่างไรก็ตามหากต้องใช้เวลานานในการทำความเข้าใจเนื้อหาบนคู่มือ ผู้อ่านอาจเกิดความเบื่อและไม่อยากอ่านขึ้นได้ ดังนั้นหัวใจสำคัญของคู่มือคือการสื่อจุดประสงค์ของการทำงานนั้น ๆ อย่างตรงประเด็น พร้อมระบุวิธีการทำงานอย่างชัดเจนทั้งหมดนี้จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทำงานได้อย่างราบรื่นบนคู่มือนั้น ๆ

2.2 ตระหนักถึง 5W1H

สื่อสารอย่างครอบคลุมด้วยการใช้ข้อมูล  “When”, “Who”, “Where”, “What”, “Why”, and “How” เข้ามาช่วยในการสร้างคู่มือ จะช่วยให้การสร้างคู่มือง่ายดายยิ่งขึ้น และผู้อ่านสามารถปฏบัติตามได้อย่างครบถ้วน

2.3 รัดกุมมากเท่าใดก็ลดการโต้งแย้งได้มากขึ้น

หลีกเลี่ยงการใช้คำกำกวมหรือประโยคที่อ่านแล้วอาจต้องตีความ เนื่องจากในการปฏิบัติงานไม่ควรเกิดความผิดพลาดขึ้นเพราะความเข้าใจผิดจากการอ่านคู่มือ ผู้สร้างคู่มือจึงต้องระบุข้อมูลให้รัดกุม เช่น แบ่งวิธีการทำงั้นเป็นทีละขั้นตอน ระบุวิธีปฎิบัติงาน 1 อย่าง ต่อ 1 ประโยค จะลดการตีความหลายความหมายออกไปได้ และทำให้ทุกคนที่อ่านเข้าใจตรงกัน

สื่อสารตรงประเด็น ทุกคนเข้าใจตรงกัน

2.4 เนื้อหาเป็นมาตรฐานใครอ่านก็เข้าใจ 

ไม่ว่าจะเป็นผู้ปฏิบัติงานครั้งแรกที่ต้องอ่านคู่มือ หรือผู้ที่ทำงานอื่นไม่มีประสบการณ์ในงานตรงหน้า เมื่ออ่านแล้วควรปฏิบัติงานแทนกันได้ เป้าหมายจึงกลายเป็นว่า คนทั่วไป ใครอ่านก็เข้าใจและปฏิบัติงานได้ ดังนั้น ศัพท์ทางเทคนิค ศัพท์ชั้นสูง คำเฉพาะ จึงควรหลีกเลี่ยง ถ้าจำเป็นต้องใช้ศัพท์เฉพาะจริง ๆ ต้องมีคำอธิบายแยกต่างหาก

2.5 ยืดหยุ่นเพื่อความเข้าใจ

ปกติแล้วเมื่อพูดถึงคู่มือ หลายคนจะนึกถึงประโยคเป็นข้อ ๆ ในการปฏิบัติงาน อย่างไรก็ตาม เพื่อให้พนักงานเข้าใจการทำงานได้ชัดเจน รูปภาพ หรือวิดีโอ ก็ถูกนำมาใช้เช่นกัน เพื่อสร้างความเข้าใจที่ง่ายกว่า และหลีกเลี่ยงความน่าเบื่อในการทำความเข้าใจคู่มือการทำงาน

2.6 ยิ่งเรียบง่ายยิ่งเข้าใจ

นอกจากเนื้อหาที่ชัดเจนทั้งหมดของคู่มือแล้ว การออกแบบภาพรวมของคู่มือ เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ดึงดูดให้คู่มือน่าอ่าน เข้าใจง่าย แต่บางครั้งยิ่งใช้เวลากับการสร้างคู่มือมาก ก็ยิ่งทำให้คู่มือดูซับซ้อนเกินไป จากที่จะเข้าใจ กลายเป็นสับสนไปเสียอีก ดังนั้นหัวใจสำคัญยังคงไม่เปลี่ยนแปลง สื่อสารตรงใจ ไม่ซับซ้อน เน้นเฉพาะเรื่องที่จำเป็นเท่านั้น โดยมี 3 สิ่งนี้ในใจเวลาสร้างคู่มือ

• ทำให้จุดที่สำคัญจริง ๆ โดดเด่นขึ้นมา เช่น ใช้สีแดง หรือ ตัวหนา
• ถ้ากระบวนการซับซ้อน ให้ใช้แผนภาพช่วยอธิบาย
• ปรับขนาดตัวอักษรให้เหมาะสม โดยอาจจะขอความเห็นจากพนักงานหลาย ๆ คน

3. รวมตัวอย่างเทมเพลตคู่มือการทำงาน

Teachme Biz ได้รวบรวมเว็บไซต์ที่นิยมและใช้งานกันบ่อยกับเทมเพลตคู่มือการทำงาน มีให้เลือกใช้ทั้งความสวยงาม และกลุ่มธุรกิจและสายงานต่าง ๆ  เพื่อให้การสร้างคู่มือไม่ต้องเริ่มจากศูนย์อีกต่อไป

• VISME เทมเพลตคู่มือการทำงาน สวยงาม ใช้งานง่าย

VISME.CO เป็นเว็บแอปพลิเคชันที่ใช้ในการสร้างคู่มือ ไมว่าจะสร้างจากศูนย์ หรือสร้างจากเทมเพลตที่มีไว้ให้ โดยเน้นความสวยงามและใช้งานง่ายในการปรับแต่ง นอกจากนั้นยังสามารถใช้สร้างการนำเสนอ หรือการสร้างเอกสารในการฝึกอบรมต่าง ๆ ได้ด้วย มีฟังก์ชันต่าง ๆ ที่ดูน่าใช้งาน และดาวน์โหลดออกมาเป็นไฟล์รูปแบบต่าง ๆ ได้ง่ายอีกด้วย เช่น Power Point, PDF, หรือ รูปภาพ เป็นต้น หลายคนก็ใช้เว็บไซต์นี้ในการอ้างอิงเทมเพลตและนำมาสร้างเป็นรูปแบบของตัวเองก็มี

ตัวอย่างเทมเพลตจาก VISME.CO 

• TEMPLATELAB.COM ง่าย ๆ ใช้ได้จริง

เว็บไซต์ที่หน้าตาง่าย ๆ  และแบ่งหมวดหมู่ของเทมเพลตต่าง ๆ เอาไว้ให้ดาวน์โหลดกันไปใช้ได้โดยตรง โดยมีการแยกหมวดหมู่ของคู่มือตามสายงาน เช่น คู่มือเชิงเทคโนโลยี, คู่มือด้านการเงิน, คู่มือด้านทรัพยากรบุคคล, คู่มือการปฏิบัติงานและการซ่อมบำรุง, คู่มือการสอน, คู่มือการใช้งานของลูกค้า, รวมไปถึง Work Instruction (WI) ด้วย จุดเด่นของเว็บไซต์นี้คือ มีภาพคู่มือตัวอย่าง ชอบเทมเพลตใดก็กดดาวน์โหลดได้ทันที

ตัวอย่างเทมเพลตจาก TEMPLATELAB.COM

• ADOBE.COM มืออาชีพเรื่องเทมเพลต

ผู้นำแห่งกราฟฟิกต่าง ๆ  ADOBE เองก็มีคลังรวบรวมเทมเพลตและรูปภาพต่าง ๆ ที่ใช้ในทางธุรกิจไว้มากมาย และมีการทำแผนภาพต่าง ๆ ในเทมเพลตต่าง ๆ เอาไว้ให้ลูกค้าเลือกใช้งาน โดย ADOBE จะเน้นการใช้งานในเชิงธุรกิจ พร้อมกับค่าใช้จ่ายสำหรับเทมเพลตที่ต้องการดาวน์โหลด เรียกได้ว่าถ้าตรงใจ เหมาะกับการนำไปปรับใช้ในองค์กรก็คุ้มค่าเงินที่จ่าย

ตัวอย่างเทมเพลตจาก ADOBE

• OFFICE.COM งานออฟฟิศต้องยกให้ไมโครซอฟต์ 

ผู้นำแห่งงานออฟฟิศที่หลายล้านคนทั่วโลกเลือกใช้ซอฟแวร์ของ Microsoft บริษัทยักษ์ใหญ่ของวงการเทคโนโลยี มีการรวมรวมเทมเพลตต่าง ๆ ไว้มากมายเพื่อให้เข้ากันได้กับซอฟแวร์ของ Microsoft เอง ในบรรดาเทมเพลตที่รวมรวมมาจาก Microsoft คงมีบ้างที่ถูกใจผู้ใช้งานในการทำคู่มือ อย่างไรก็ตาม Office.com รวมรวมเทมเพลตคู่มือการทำงานไว้ในรูปแบบของซอฟแวร์ที่ไมโครซอฟต์แนะนำ มากกว่าจะเรียบเรียงตามหมวดหมู่เพื่อให้ตรงใจกับสายงานต่าง ๆ  

ตัวอย่างเทมเพลตจาก Microsoft 

• SMARTSHEET.COM มากมายแต่ยังเรียบง่ายชัดเจน 

อีกเว็บไซต์ที่รวมรวมเทมเพลตคู่มือการทำงานไว้มากมายหลายรูปแบบ พร้อมกับพรีวิวตัวอย่างของคู่มือ ว่ามีบรรจุหัวข้อใดเอาไว้บ้าง ชอบเทมเพลตคู่มือการทำงานใด ก็สามารถกดดาวน์โหลดได้ทันที ไม่ซับซ้อน เช่น ไฟล์ชนิดเอกสาร (.doc), สเปรดชีต และ pdf เป็นต้น แต่เทมเพลตส่วนใหญ่จะเน้นเป็นข้อความมากกว่าที่จะทำเป็นกราฟฟิกสวยงาม เหมาะกับสายงานที่กระบวนการทำงานไม่ซับซ้อน 

ตัวอย่างเทมเพลตจาก smartsheet.com

• TEMPLATE.NET เน้นเทมเพลตที่ตรงไปตรงมา 

Template.net เป็นเว็บที่รวมรวมเทมเพลตต่าง ๆ  เรียกว่า “Hit to the point” เลยก็ว่าได้ ไม่ซับซ้อน เน้นคู่มือการทำงานที่แบ่งงานเป็นขั้นเป็นตอน ไปทีละข้อ ๆ  มีรูปพรีวิวให้เห็นภาพว่าคู่มือหน้าตาเป็นอย่างไร พร้อมกับปุ่มดาวน์โหลดที่กดได้ทันที แถมด้วยขนาดไฟล์ที่มีบอกไว้ข้าง ๆ  เหมาะกับกระบวนการทำงานที่ไม่ซับซ้อน ไม่เน้นรูปภาพ และมีหมวดหมู่ของเทมเพลตเรื่องอื่น ๆ อีกมากมายให้เลือกใช้ตามความต้องการในองค์กร

ตัวอย่างเทมเพลตจาก template.net

• CREATIVETEMPLATE.NET สร้างสรรค์และเรียบง่าย 

เว็บไซต์ที่รวบรวมฟรีเทมเพลตมากมายหลายรูปแบบ เทมเพลตคู่มือการทำงานก็เป็นหนึ่งในนั้น มีภาพให้เห็นว่าเทมเพลตหน้าตาเป็นอย่างไร และจริงใจให้ดาวน์โหลดกันได้ฟรี ๆ  และองค์กรยังสามารถเชื่อมโยงไปยังเรื่องอื่น ๆ ได้อีกเช่น เทมเพลตโบรชัวร์สินค้า, เทมเพลตการอบรมพนักงาน หรือจะเป็นโปสเตอร์ต่าง ๆ ที่ใช้ประกาศข่าวสารต่าง ๆ ในที่ทำงานนำไปอ้างอิงกันได้ง่ายเช่นกัน

ตัวอย่างเทมเพลตจาก Creativetemplate.net

4. ปัญหาใหญ่จากการต้องสร้างคู่มือการทำงาน

ไม่ว่าจะมีเทมเพลตที่พร้อมใช้งานขนาดไหนแต่ถ้าเนื้อหาเข้าใจยากก็ไม่มีความหมายอะไร ถ้าคู่มือการทำงานที่สร้างขึ้นมาดูได้ยาก หรือไม่ได้อธิบายขั้นตอนการทำงานให้เข้าใจง่ายๆ ก็ไม่มีประโยชน์ อุตส่าห์เสียเวลาและทรัพยากรในการสร้างคู่มือการทำงานขึ้นมาแล้ว สุดท้ายแล้วก็จะไม่ได้ถูกใช้งาน แล้วจะทำอย่างไรถึงจะสามารถสร้างคู่มือการทำงานที่เข้าใจง่าย และดูง่าย สะดวกทั้งคนสร้างและคนอ่านได้ 

5. เหนือกว่าเทมเพลตทั่วไป คือ แพลตฟอร์มจาก Teachme Biz

Teachme Biz คือแพลตฟอร์มที่สามารถสร้าง แชร์ และจัดการคู่มือการทำงาน SOP WI ได้ง่ายๆ บนคลาวด์ ใช้สมาร์ทโฟนถ่ายทอดขั้นตอนการทำงานแบบรูป/VDO ได้เลย ไม่ต้องอาศัยการบรรยายเป็นตัวอักษร ตัดปัญหาการตีความผ่านตัวอักษรและศัพท์เทคนิคยากๆ

นอกจาก Teachme Biz จะเป็นเข้าใจง่ายด้วยการถ่ายทอดขั้นตอนการทำงานด้วยภาพและVDOแล้ว ยังเป็นแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่าย สามารถสร้างคู่มือการทำงาน SOP WI ได้โดยอาศัยแค่ 4 ขั้นตอนดังนี้

1. ถ่ายภาพหรือวิดีโอ: ด้วยอุปกรณ์เช่น สมาร์ทโฟน
2. แก้ไขรูป: ทำสัญลักษณ์ เพื่อเน้นจุดสำคัญของการสื่อสาร
3. ใส่ข้อมูล: ใส่ข้อมูลรายละเอียดของขั้นตอนการทำงานนั้นๆ
4. เผยแพร่: แชร์ให้คนทั่วทั้งองค์กร

เพียงแค่ 4 ขั้นตอนเพื่อเปลี่ยนความรู้ส่วนบุคคลให้กลายเป็นสินทรัพย์ขององค์กร

ความง่ายในการสร้างคู่มือการทำงาน SOP WI ของ Teachme Biz จะทำให้พนักงานทุกคน ทุกระดับ ไม่ว่าจะถนัดใช้เครื่องมือประเภทใด หรือใช้เทมเพลตเป็นหรือไม่ สามารถแชร์ความรู้ Know-how หรือเคล็ดลับในการทำงานที่ตนทราบออกมาเป็นคู่มือการทำงานให้คนอื่นได้เรียนรู้ได้อย่างง่ายดาย คนสร้างก็สามารถแชร์ความรู้ของตัวเองให้คนอื่นศึกษาต่อ คนอ่านก็สามารถเพิ่มพูนความรู้ความสามารถของตนเองได้ องค์กรก็สามารถจัดการองค์ความรู้ได้อย่างเป็นระบบ ครบครันทุกความต้องการของทุกฝ่ายในองค์กร

บทหน้า พบกับ “ข้อเสียของการใช้เทมเพลตสร้างคู่มือการทำงาน SOP WI” 

ตัวอย่างคู่มือการทำงานบน Teachme Biz

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !