062-295−6588 contact-th@studist.co.th
SOP WI Template

คู่มือการทำงาน (Work Manual รวมถึง SOP, WI) เป็นสิ่งที่แทบจะขาดไม่ได้เลยในการสื่อสารกับพนักงานเพื่อให้พนักงานทั้งองค์กรปฏิบัติได้ถูกต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรวางไว้ ที่สำคัญต้องทำให้คู่มืออ่านง่าย ไม่ว่าพนักงานคนใดอ่านก็เข้าใจได้อย่างรวดเร็ว ถึงแม้จะบอกว่าคู่มือควรง่ายที่จะเข้าใจ แต่การสร้างคู่มือเพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าใจกลับไม่ง่าย กลายเป็นว่าหลายองค์กรติดขัดกับการสร้างคู่มือจนสุดท้ายก็ยังไม่มีคู่มือการทำงานออกมาให้กับพนักงานนั่นเอง หลายองค์กรจึงมักหาตัวช่วยในการสร้างคู่มือ จึงนิยมใช้เครื่องมือในการสร้างคู่มือการทำงานที่เรียกกันว่า แม่แบบของการสร้างคู่มือ หรือเรียกกันง่าย ๆ ว่า เทมเพลตคู่มือการทำงาน ( Work Manual Templates, SOP template, WI template )

ข้อดีของการใช้เทมเพลตสร้างคู่มือการทำงาน

การใช้เทมเพลตเพื่อสร้างคู่มือการทำงานมีข้อดีหลายประการ แต่หลัก ๆ แล้วสามารถสรุปรวมออกมาได้ 4 ข้อดังนี้

1.1 สร้างคู่มือได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเริ่มทุกสิ่งทุกอย่างจากศูนย์ย่อมต้องใช้เวลา การสร้างคู่มือการทำงานจากศูนย์ก็ใช้เวลามากเช่นกัน และจะมีคำถามเกิดขึ้นมากมายว่าต้องมีหัวข้ออะไรบ้างที่ “ไม่มีไม่ได้” ดังนั้นการใช้เทมเพลตคู่มือการทำงานจึงประหยัดเวลาได้มาก เพราะมันได้รวบรวมโครงสร้างสำคัญ ๆ ของคู่มือการทำงานเอาไว้แล้ว ผู้สร้างมีหน้าที่หลักคือ เติมเนื้อหา ข้อมูล ของโครงสร้างนั้น ๆ ให้สมบูรณ์

1.2 สร้างคู่มือได้อย่างสวยงาม

การจะทำให้คู่มือการทำงานออมาให้พนักงานยอมอ่านอาจไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนัก เพราะไม่ใช่เพียงเนื้อหาที่ถูกต้องเพียงอย่างเดียว แต่การออกแบบโครงสร้างของคู่มือ รูปภาพที่เกี่ยวข้อง หัวข้อที่จำเป็น ก็นับว่าสำคัญไม่แพ้กัน  สาเหตุที่หลายต่อหลายครั้งพนักงานไม่ยอมอ่านคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI อาจเกิดจากการที่เอกสารเหล่านั้นมีรูปแบบที่แตกต่างกัน ไม่สวยงาม ไม่เป็นระเบียบ สร้างความสับสนให้ผู้อ่าน ดังนั้น การใช้เทมเพลตเข้ามาช่วยก็สามารถลดปัญหาดังกล่าวข้างต้นได้อย่างดี

กำจัด Human_Error

รูปภาพเพียงรูปเดียวก็ทำให้เข้าใจกระบวนการมากขึ้น

1.3 ทำให้รูปแบบคู่มือการทำงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

ควรมีการกำหนดรูปแบบเทมเพลตไปในทิศทางเดียวกันเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจง่าย ดังนั้นผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างคู่มือจึงควรเลือก “กลุ่มเทมเพลตคู่มือการทำงาน” ไว้เพื่อให้บุคคลอื่น ๆ ในอนาคตที่ต้องสร้างคู่มือใช้เทมเพลตรูปแบบเดียวกันกับตอนแรก เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนที่อาจเกิดขึ้นกับผู้อ่าน

1.4 ป้องกันการลืมหัวข้อที่จำเป็นในคู่มือการทำงาน

ส่วนใหญ่เทมเพลตคู่มือการทำงานที่ดี มักรวบรวมหัวข้อของคู่มือการทำงานไว้เรียบร้อยแล้ว ผู้สร้างคู่มือเพียงแต่นำข้อมูลมาเติมลงไปให้ครบ ดังนั้นหากเติมเต็มข้อมูลได้ทุกหัวข้อ ก็ทำให้มั่นใจได้ว่าคู่มือการทำงานนั้นผ่านมาตรฐานในระดับหนึ่ง

6 ข้อควรรู้ก่อนสร้างคู่มือการทำงาน

1. สื่อสารสิ่งที่ต้องการให้ชัดเจน

คนที่ไม่รู้วิธีการทำงานย่อมคาดหวังว่าเมื่ออ่านคู่มือการทำงานแล้วจะเข้าใจและปฏิบัติงานได้ อย่างไรก็ตามหากต้องใช้เวลานานในการทำความเข้าใจเนื้อหาบนคู่มือ ผู้อ่านอาจเกิดความเบื่อและไม่อยากอ่านขึ้นได้ ดังนั้นหัวใจสำคัญของคู่มือคือการสื่อจุดประสงค์ของการทำงานนั้น ๆ อย่างตรงประเด็น พร้อมระบุวิธีการทำงานอย่างชัดเจนทั้งหมดนี้จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทำงานได้อย่างราบรื่นบนคู่มือนั้น ๆ

2. ตระหนักถึง 5W1H

สื่อสารอย่างครอบคลุมด้วยการใช้ข้อมูล  “When”, “Who”, “Where”, “What”, “Why”, and “How” เข้ามาช่วยในการสร้างคู่มือ จะช่วยให้การสร้างคู่มือง่ายดายยิ่งขึ้น และผู้อ่านสามารถปฏบัติตามได้อย่างครบถ้วน 

3. รัดกุมมากเท่าใดก็ลดการโต้งแย้งได้มากขึ้น

หลีกเลี่ยงการใช้คำกำกวมหรือประโยคที่อ่านแล้วอาจต้องตีความ เนื่องจากในการปฏิบัติงานไม่ควรเกิดความผิดพลาดขึ้นเพราะความเข้าใจผิดจากการอ่านคู่มือ ผู้สร้างคู่มือจึงต้องระบุข้อมูลให้รัดกุม เช่น แบ่งวิธีการทำงั้นเป็นทีละขั้นตอน ระบุวิธีปฎิบัติงาน 1 อย่าง ต่อ 1 ประโยค จะลดการตีความหลายความหมายออกไปได้ และทำให้ทุกคนที่อ่านเข้าใจตรงกัน

 

สาเหตุของ Human Error

สื่อสารตรงประเด็น ทุกคนเข้าใจตรงกัน

สรุปข้อมูล SOP Online

4. เนื้อหาเป็นมาตรฐานใครอ่านก็เข้าใจ

ไม่ว่าจะเป็นผู้ปฏิบัติงานครั้งแรกที่ต้องอ่านคู่มือ หรือผู้ที่ทำงานอื่นไม่มีประสบการณ์ในงานตรงหน้า เมื่ออ่านแล้วควรปฏิบัติงานแทนกันได้ เป้าหมายจึงกลายเป็นว่า คนทั่วไป ใครอ่านก็เข้าใจและปฏิบัติงานได้ ดังนั้น ศัพท์ทางเทคนิค ศัพท์ชั้นสูง คำเฉพาะ จึงควรหลีกเลี่ยง ถ้าจำเป็นต้องใช้ศัพท์เฉพาะจริง ๆ ต้องมีคำอธิบายแยกต่างหาก

5. ยืดหยุ่นเพื่อความเข้าใจ

ปกติแล้วเมื่อพูดถึงคู่มือ หลายคนจะนึกถึงประโยคเป็นข้อ ๆ ในการปฏิบัติงาน อย่างไรก็ตาม เพื่อให้พนักงานเข้าใจการทำงานได้ชัดเจน รูปภาพ หรือวิดีโอ ก็ถูกนำมาใช้เช่นกัน เพื่อสร้างความเข้าใจที่ง่ายกว่า และหลีกเลี่ยงความน่าเบื่อในการทำความเข้าใจคู่มือการทำงาน

6. ยิ่งเรียบง่ายยิ่งเข้าใจ

นอกจากเนื้อหาที่ชัดเจนทั้งหมดของคู่มือแล้ว การออกแบบภาพรวมของคู่มือ เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ดึงดูดให้คู่มือน่าอ่าน เข้าใจง่าย แต่บางครั้งยิ่งใช้เวลากับการสร้างคู่มือมาก ก็ยิ่งทำให้คู่มือดูซับซ้อนเกินไป จากที่จะเข้าใจ กลายเป็นสับสนไปเสียอีก ดังนั้นหัวใจสำคัญยังคงไม่เปลี่ยนแปลง สื่อสารตรงใจ ไม่ซับซ้อน เน้นเฉพาะเรื่องที่จำเป็นเท่านั้น โดยมี 3 สิ่งนี้ในใจเวลาสร้างคู่มือ

  • ทำให้จุดที่สำคัญจริง ๆ โดดเด่นขึ้นมา เช่น ใช้สีแดง หรือ ตัวหนา
  • ถ้ากระบวนการซับซ้อน ให้ใช้แผนภาพช่วยอธิบาย
  • ปรับขนาดตัวอักษรให้เหมาะสม โดยอาจจะขอความเห็นจากพนักงานหลาย ๆ คน

 

รวม 7 ตัวอย่างเทมเพลต สร้างคู่มือการทำงาน SOP WI

Teachme Biz ได้รวบรวมเว็บไซต์ที่นิยมและใช้งานกันบ่อยกับเทมเพลตคู่มือการทำงาน มีให้เลือกใช้ทั้งความสวยงาม และกลุ่มธุรกิจและสายงานต่าง ๆ  เพื่อให้การสร้างคู่มือไม่ต้องเริ่มจากศูนย์อีกต่อไป

  • VISME เทมเพลตคู่มือการทำงาน สวยงาม ใช้งานง่าย

VISME.CO เป็นเว็บแอปพลิเคชันที่ใช้ในการสร้างคู่มือ ไมว่าจะสร้างจากศูนย์ หรือสร้างจากเทมเพลตที่มีไว้ให้ โดยเน้นความสวยงามและใช้งานง่ายในการปรับแต่ง นอกจากนั้นยังสามารถใช้สร้างการนำเสนอ หรือการสร้างเอกสารในการฝึกอบรมต่าง ๆ ได้ด้วย มีฟังก์ชันต่าง ๆ ที่ดูน่าใช้งาน และดาวน์โหลดออกมาเป็นไฟล์รูปแบบต่าง ๆ ได้ง่ายอีกด้วย เช่น Power Point, PDF, หรือ รูปภาพ เป็นต้น หลายคนก็ใช้เว็บไซต์นี้ในการอ้างอิงเทมเพลตและนำมาสร้างเป็นรูปแบบของตัวเองก็มี

ตัวอย่างเทมเพลตจาก VISME.CO 

  • TEMPLATELAB.COM ง่าย ๆ ใช้ได้จริง

เว็บไซต์ที่หน้าตาง่าย ๆ  และแบ่งหมวดหมู่ของเทมเพลตต่าง ๆ เอาไว้ให้ดาวน์โหลดกันไปใช้ได้โดยตรง โดยมีการแยกหมวดหมู่ของคู่มือตามสายงาน เช่น คู่มือเชิงเทคโนโลยี, คู่มือด้านการเงิน, คู่มือด้านทรัพยากรบุคคล, คู่มือการปฏิบัติงานและการซ่อมบำรุง, คู่มือการสอน, คู่มือการใช้งานของลูกค้า, รวมไปถึง Work Instruction (WI) ด้วย จุดเด่นของเว็บไซต์นี้คือ มีภาพคู่มือตัวอย่าง ชอบเทมเพลตใดก็กดดาวน์โหลดได้ทันที

ตัวอย่างเทมเพลตจาก TEMPLATELAB.COM

  • ADOBE.COM มืออาชีพเรื่องเทมเพลต

ผู้นำแห่งกราฟฟิกต่าง ๆ  ADOBE เองก็มีคลังรวบรวมเทมเพลตและรูปภาพต่าง ๆ ที่ใช้ในทางธุรกิจไว้มากมาย และมีการทำแผนภาพต่าง ๆ ในเทมเพลตต่าง ๆ เอาไว้ให้ลูกค้าเลือกใช้งาน โดย ADOBE จะเน้นการใช้งานในเชิงธุรกิจ พร้อมกับค่าใช้จ่ายสำหรับเทมเพลตที่ต้องการดาวน์โหลด เรียกได้ว่าถ้าตรงใจ เหมาะกับการนำไปปรับใช้ในองค์กรก็คุ้มค่าเงินที่จ่าย

ตัวอย่างเทมเพลตจาก ADOBE

  • OFFICE.COM งานออฟฟิศต้องยกให้ไมโครซอฟต์ 

ผู้นำแห่งงานออฟฟิศที่หลายล้านคนทั่วโลกเลือกใช้ซอฟแวร์ของ Microsoft บริษัทยักษ์ใหญ่ของวงการเทคโนโลยี มีการรวมรวมเทมเพลตต่าง ๆ ไว้มากมายเพื่อให้เข้ากันได้กับซอฟแวร์ของ Microsoft เอง ในบรรดาเทมเพลตที่รวมรวมมาจาก Microsoft คงมีบ้างที่ถูกใจผู้ใช้งานในการทำคู่มือ อย่างไรก็ตาม Office.com รวมรวมเทมเพลตคู่มือการทำงานไว้ในรูปแบบของซอฟแวร์ที่ไมโครซอฟต์แนะนำ มากกว่าจะเรียบเรียงตามหมวดหมู่เพื่อให้ตรงใจกับสายงานต่าง ๆ  

ตัวอย่างเทมเพลตจาก Microsoft 

  • SMARTSHEET.COM มากมายแต่ยังเรียบง่ายชัดเจน 

อีกเว็บไซต์ที่รวมรวมเทมเพลตคู่มือการทำงานไว้มากมายหลายรูปแบบ พร้อมกับพรีวิวตัวอย่างของคู่มือ ว่ามีบรรจุหัวข้อใดเอาไว้บ้าง ชอบเทมเพลตคู่มือการทำงานใด ก็สามารถกดดาวน์โหลดได้ทันที ไม่ซับซ้อน เช่น ไฟล์ชนิดเอกสาร (.doc), สเปรดชีต และ pdf เป็นต้น แต่เทมเพลตส่วนใหญ่จะเน้นเป็นข้อความมากกว่าที่จะทำเป็นกราฟฟิกสวยงาม เหมาะกับสายงานที่กระบวนการทำงานไม่ซับซ้อน 

ตัวอย่างเทมเพลตจาก smartsheet.com

  • TEMPLATE.NET เน้นเทมเพลตที่ตรงไปตรงมา 

Template.net เป็นเว็บที่รวมรวมเทมเพลตต่าง ๆ  เรียกว่า “Hit to the point” เลยก็ว่าได้ ไม่ซับซ้อน เน้นคู่มือการทำงานที่แบ่งงานเป็นขั้นเป็นตอน ไปทีละข้อ ๆ  มีรูปพรีวิวให้เห็นภาพว่าคู่มือหน้าตาเป็นอย่างไร พร้อมกับปุ่มดาวน์โหลดที่กดได้ทันที แถมด้วยขนาดไฟล์ที่มีบอกไว้ข้าง ๆ  เหมาะกับกระบวนการทำงานที่ไม่ซับซ้อน ไม่เน้นรูปภาพ และมีหมวดหมู่ของเทมเพลตเรื่องอื่น ๆ อีกมากมายให้เลือกใช้ตามความต้องการในองค์กร

ตัวอย่างเทมเพลตจาก template.net

  • CREATIVETEMPLATE.NET สร้างสรรค์และเรียบง่าย 

เว็บไซต์ที่รวบรวมฟรีเทมเพลตมากมายหลายรูปแบบ เทมเพลตคู่มือการทำงานก็เป็นหนึ่งในนั้น มีภาพให้เห็นว่าเทมเพลตหน้าตาเป็นอย่างไร และจริงใจให้ดาวน์โหลดกันได้ฟรี ๆ  และองค์กรยังสามารถเชื่อมโยงไปยังเรื่องอื่น ๆ ได้อีกเช่น เทมเพลตโบรชัวร์สินค้า, เทมเพลตการอบรมพนักงาน หรือจะเป็นโปสเตอร์ต่าง ๆ ที่ใช้ประกาศข่าวสารต่าง ๆ ในที่ทำงานนำไปอ้างอิงกันได้ง่ายเช่นกัน

ตัวอย่างเทมเพลตจาก Creativetemplate.net

ปัญหาใหญ่จากการต้องสร้างคู่มือการทำงาน

ไม่ว่าจะมีเทมเพลตที่พร้อมใช้งานขนาดไหนแต่ถ้าเนื้อหาเข้าใจยากก็ไม่มีความหมายอะไร ถ้าคู่มือการทำงานที่สร้างขึ้นมาดูได้ยาก หรือไม่ได้อธิบายขั้นตอนการทำงานให้เข้าใจง่ายๆ ก็ไม่มีประโยชน์ อุตส่าห์เสียเวลาและทรัพยากรในการสร้างคู่มือการทำงานขึ้นมาแล้ว สุดท้ายแล้วก็จะไม่ได้ถูกใช้งาน แล้วจะทำอย่างไรถึงจะสามารถสร้างคู่มือการทำงานที่เข้าใจง่าย และดูง่าย สะดวกทั้งคนสร้างและคนอ่านได้ 

ปัญหาของการสร้างคู่มือการทำงาน
คนสร้าง
เป็นภาระทั้งการสร้างและการอ่าน
ถ้าใส่ความคิดเห็นส่วนบุคคลหรือความรู้สึกลงไป คนอ่านจะเข้าใจยาก
ไม่ค่อยมีคนเต็มใจอยากสร้างคู่มือการทำงาน
รูปแบบมีหลากหลาย ไม่คงที่
คนอ่าน
คู่มือการทำงานอ่านยาก
คำศัพท์เฉพาะทางเยอะ เข้าใจยาก
ตัวหนังสือเยอะ เข้าใจยาก

เหนือกว่าเทมเพลตทั่วไป คือ แพลตฟอร์มจาก Teachme Biz

Teachme Biz คือแพลตฟอร์มที่สามารถสร้าง แชร์ และจัดการคู่มือการทำงาน SOP WI ได้ง่ายๆ บนคลาวด์ ใช้สมาร์ทโฟนถ่ายทอดขั้นตอนการทำงานแบบรูป/VDO ได้เลย ไม่ต้องอาศัยการบรรยายเป็นตัวอักษร ตัดปัญหาการตีความผ่านตัวอักษรและศัพท์เทคนิคยากๆ

นอกจาก Teachme Biz จะเป็นเข้าใจง่ายด้วยการถ่ายทอดขั้นตอนการทำงานด้วยภาพและVDOแล้ว ยังเป็นแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่าย สามารถสร้างคู่มือการทำงาน SOP WI ได้โดยอาศัยแค่ 4 ขั้นตอนดังนี้

  1. ถ่ายภาพหรือวิดีโอ: ด้วยอุปกรณ์เช่น สมาร์ทโฟน
  2. แก้ไขรูป: ทำสัญลักษณ์ เพื่อเน้นจุดสำคัญของการสื่อสาร
  3. ใส่ข้อมูล: ใส่ข้อมูลรายละเอียดของขั้นตอนการทำงานนั้นๆ
  4. เผยแพร่: แชร์ให้คนทั่วทั้งองค์กร
สร้าง SOP ง่ายๆ ใน 4 ขั้นตอน

เพียงแค่ 4 ขั้นตอนเพื่อเปลี่ยนความรู้ส่วนบุคคลให้กลายเป็นสินทรัพย์ขององค์กร

ความง่ายในการสร้างคู่มือการทำงาน SOP WI ของ Teachme Biz จะทำให้พนักงานทุกคน ทุกระดับ ไม่ว่าจะถนัดใช้เครื่องมือประเภทใด หรือใช้เทมเพลตเป็นหรือไม่ สามารถแชร์ความรู้ Know-how หรือเคล็ดลับในการทำงานที่ตนทราบออกมาเป็นคู่มือการทำงานให้คนอื่นได้เรียนรู้ได้อย่างง่ายดาย คนสร้างก็สามารถแชร์ความรู้ของตัวเองให้คนอื่นศึกษาต่อ คนอ่านก็สามารถเพิ่มพูนความรู้ความสามารถของตนเองได้ องค์กรก็สามารถจัดการองค์ความรู้ได้อย่างเป็นระบบ ครบครันทุกความต้องการของทุกฝ่ายในองค์กร

บทหน้า พบกับ “ข้อเสียของการใช้เทมเพลตสร้างคู่มือการทำงาน SOP WI” 

    Create SOP manual effectively

    Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

    ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !  

    Pin It on Pinterest

    Share This