ในโลกยุคดิจิทัลนี้ การที่ผู้ประกอบการจะสร้างสินค้าหรือบริการชนิดเดียวและหวังให้เหมาะสมกับลูกค้าทุกกลุ่มนั้น ถือว่าเป็นเรื่องที่แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย (No One Size Fits All) เพราะผู้บริโภครวมไปถึงคู่แข่งมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เช่นเดียวกันกับเทมเพลตสร้างคู่มือการทำงาน ที่ไม่ว่าจะออกแบบเตรียมไว้เพียงใด ใช้ง่ายเพียงใด พนักงานหรือลูกค้าบางคนก็ยังไม่นำมาใช้อยู่ดีหากไม่มีการพัฒนาปรับปรุงอยู่เสมอ วันนี้ Teachme Biz จะพามาดูข้อเสียของการใช้เทมเพลตสร้างคู่มือการทำงาน SOP WI
ปรับความเข้าใจกับเทมเพลตสร้างคู่มือการทำงาน
สิ่งของทุกอย่างบนโลกล้วนแต่ถูกประดิษฐ์ขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหาบางสิ่ง แต่อย่างไรก็ตามจากจำนวนประชากรบนโลกนับพันล้านคน ทำให้ความคิด ความอ่าน ความเข้าใจของแต่ละคนแตกต่างกันไป สิ่งของที่ถูกประดิษฐ์ขึ้นอาจจะตอบโจทย์บางคนชนิดที่ว่าไม่ต้องไปค้นหาคำตอบอื่นจากที่ไหนแล้ว ในขณะเดียวกันของชิ้นเดียวกันนั้นเอง กลับไม่ถูกมองเลยจากคนอีกกลุ่มหนึ่ง สิ่งเหล่านี้นับเป็นเรื่องปกติมากบนโลกของเรา เฉกเช่นเดียวกันกับเทมเพลตสร้างคู่มือการทำงาน รสนิยม วัฒนธรรม ขนาดขององค์กรที่แตกต่างกันไป ก็ทำให้ความมุ่งหวังจะใช้หรือไม่ใช้เทมเพลตสร้างคู่มือการทำงานแตกต่างออกไปด้วย วันนี้ เราจึงจะมาดูอีกมุมหนึ่งขององค์กรที่คิดว่า เทมเพลตสร้างคู่มือการทำงานนั้นยังไม่ใช่คำตอบของพวกเขา
ก่อนจะไปถึงเหตุผลหรือข้อเสียของเทมเพลตสำหรับสร้างคู่มือการทำงาน Teachme Biz ได้เคยพูดถึงเทมเพลตสร้างคู่มือการทำงานเอาไว้แล้ว (รวมเทมเพลตคู่มือการทำงาน SOP และ WI ง่าย ๆ ใครก็ทำได้!) ที่แน่นอนว่ามีข้อดีในตัวมันเองอยู่ เช่น คู่มือการทำงานมีความสวยงามน่ามอง แต่อย่างไรก็ตามก็ยังมีข้อเสีย หรือข้อจำกัดอยู่หลายข้อที่องค์กรหลายองค์กรไม่นิยมใช้ ซึ่งพอจะสรุปออกมาได้ 5 ข้อดังนี้
เทมเพลตสำหรับสร้างคู่มืออาจไม่ใช่คำตอบที่ดีที่สุด?!
บางองค์กรอาจจะพอใจกับการใช้เทมเพลตเพื่อสร้างคู่มือการทำงาน ซึ่งก็ไม่ใช่เรื่องผิด เพราะด้วยอาจจะตรงกับความต้องการ หรืออาจจะตรงกับข้อจำกัดที่องค์กรมี หรืออาจจะยังไม่เคยได้ลองใช้รูปแบบอื่น แต่ในขณะเดียวกันก็มีอีกหลายองค์กรที่เทมเพลตสร้างคู่มือการทำงานยังไม่ใช่คำตอบ นั่นเป็นเพราะว่าเทมเพลตสำหรับสร้างคู่มือการทำงานไม่ใช่คำตอบที่ดีที่สุด แต่การจะพิจารณาว่าเทมเพลตนั้นๆ เป็นคำตอบที่ดีที่สุดหรือไม่ อาจจะต้องพิจารณาจากปัจจัยเหล่านี้
1. ถ้าต้องใช้เวลานานๆ เพื่อสร้างคู่มือการทำงาน ?
การสร้างคู่มือการทำงานจากเทมเพลต หลายอาจคิดว่าเมื่อมีเทมเพลตแล้วคู่มือการทำงานเราช่างดูสวยงามเหลือเกิน ทุกอย่างดูง่ายไปหมด แค่พิมพ์เนื้อหาการทำงานลงไปเท่านั้น แต่เพราะเทมเพลตนั้นเป็นเพียงเทมเพลตเปล่าๆ ไม่ได้มีเนื้อหาอะไรข้างใน เรานี่แหละที่ต้องเป็นคนกรอกข้อมูลลงไป ซึ่งนั่นก็ต้องนับตั้งแต่การลงไปทบทวนขั้นตอนการทำงาน เนื้อหาของการทำงาน วิเคราะห์ถึงความจำเป็นของแต่ละขั้นตอน จากนั้นก็มาเรียบเรียบเรียง กลั่นกรองขั้นตอนการทำงานออกมาเป็นขั้นเป็นตอน เรียบเรียงประโยคที่ทำให้ผู้อ่าน อ่านแล้วเข้าใจได้ง่ายเป็นความหมายเดียวกัน ไม่ใช่หลายคนอ่าน ตีความได้หลายความหมาย เวลาที่ใช้จริงจึงมากขึ้นเพราะขั้นตอนนี้ ทั้งยังต้องใส่รูปภาพ ในกรณีที่คำบรรยายอย่างเดียวไม่สามารถอธิบายให้เข้าใจได้ง่าย ก็ต้องพิจารณาให้ดีอีกว่า รูปภาพควรเป็นรูปใด ขนาดเท่าใด ทำไปทำมา จากที่คาดหวังว่าคู่มือการทำงานของเรานั้นจะสวยเหมือนอย่างเทมเพลต แต่กลับกลายเป็นว่าต้องแลกด้วยเวลาและขั้นตอนมหาศาล เรียกได้ว่าไม่มีทางคุ้มค่าอย่างแน่นอน
กว่าคู่มือจะเสร็จสิ้นต้องใช้เวลานานขึ้นเพราะกังวลกับเทมเพลต
2. ถ้าพนักงานค้นหา หรือเข้าถึงคู่มือการทำงานได้ยาก ?
เทมเพลตสร้างคู่มือการทำงานส่วนใหญ่เกือบทั้งหมดอยู่ในรูปแบบของไฟล์ดิจิทัล ผู้สร้างคู่มือมีหน้าที่ทำให้เนื้อหาสมบูรณ์ หลังจากนั้นก็ส่งต่อ หรือแชร์ไปยังแผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งก็คงไม่พ้นการปรินท์แจกเป็นกระดาษ การส่งไฟล์ใหญ่ๆ บนอีเมล หรือการต้องให้พนักงานมานั่งเสิร์ชหาไฟล์ที่ถูกต้องบนเสิร์ฟเวอร์ด้วยตัวเอง หากการเข้าถึงขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องมันมีค่าใช้จ่ายและขั้นตอนมากมายขนาดนี้ คงหวังได้ยากว่าพนักงานจะเข้าไปดูคู่มือการทำงานที่เราทำขึ้นมาจริงๆ ยิ่งไปกว่านั้น ต่อให้ส่งคู่มือการทำงานให้พนักงานได้แล้ว แต่จะแน่ใจได้อย่างไรว่าเขาอ่านและทำความเข้าใจเอกสารเป็นตั้งๆ เหล่านั้นแล้วจริงๆ
3. ถ้าต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากมายในการอัปเดต ?
การสร้างคู่มือการทำงาน ให้มีประสิทธิภาพ และใช้ประโยชน์ได้จริงนั้น โดยปกติแล้วจะไม่ได้ทำเพียงครั้งเดียวแล้วจบ เพราะงานต่าง ๆ ต้องมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (ไคเซ็น) ตามยุคสมัย หรือสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป ดังนั้น คู่มือการทำงานจึงควรมีการปรับเปลี่ยน อัปเดต ให้ทันสมัย และทรงประสิทธิภาพอยู่เสมอ ในทุกครั้งที่มีการอัปเดต เนื้อหาจะถูกกลั่นกรองออกมาแล้วว่า ขั้นตอนที่ถูกอัปเดตนั้นทำให้ขั้นตอนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นจริงๆ แต่เทมเพลตสำหรับสร้างคู่มือการทำงานอาจไม่ได้ถูกออกแบบมาให้รองรับสิ่งเหล่านี้ ผู้สร้างต้องทบทวนขั้นตอนการทำงาน จากนั้นเรียบเรียงเหตุการณ์ และหาจุดที่ต้องการอัปเดต แต่ก่อนอื่นก็ต้องหาให้เจอก่อนว่าไฟล์คู่มือการทำงานนั้นๆ อยู่ตรงไหน หรือที่หาเจอนั้นเป็นไฟล์ใหม่หรือเก่า อัปเดตถูกไฟล์หรือเปล่า
หากเข้าถึงไฟล์ได้ยาก การอัปเดตต้องใช้เวลานานที่ไม่แตกต่างจากการเริ่มสร้างใหม่ตั้งแต่ต้น อาจะทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกที่ว่า คู่มือการทำงาน “ไม่ควร” อัปเดต ซึ่งถ้าไม่อัปเดต คู่มือการทำงานไม่ทันสมัย ใช้งานไม่ได้จริง ก็จะทำให้พนักงานทำงานผิดพลาด หรือกลายเป็นว่าไม่ดูคู่มืออีกต่อไป สุดท้ายก็นำมาซึ่งปัญหาเรื่องมาตรฐานในการทำงานของพนักงาน วนเวียนเป็นปัญหาไม่จบสิ้น
4. ถ้าคนดูคู่มือการทำงานดูแล้วทำงานตามไม่ได้ ?
คู่มือการทำงานนั้นมีขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานการทำงาน มันจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อพนักงานนำไปดูและปฏิบัติงานได้ตรงตามมาตรฐานจริง การจะทำคู่มือการทำงานบนเทมเพลตที่มีรูปแบบ และการตกแต่งที่ตระการตานั้นก็ต้องกลับมาดูที่วัตถุประสงค์ว่าการทำคู่มืออลังการแบบนั้นทำให้พนักงานทำงานได้ตรงตามมาตรฐานจริงหรือไม่ ในขณะเดียวกัน คู่มือการทำงานบางประเภทก็ไม่ได้มีรูปแบบอลังการมากนัก แต่ประกอบไปด้วยเนื้อหาที่เป็นข้อความบรรยายขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียดถี่ถ้วน แต่อย่างที่ถามไปในตอนต้น ว่าคู่มือการทำงานที่มีข้อความเรียงรายราวกับวรรณกรรมนั้นทำให้พนักงานเข้าใจขั้นตอนการทำงาน จนสามารถทำงานได้ตรงมาตรฐานหรือไม่
คู่มือที่มีตัวหนังสืออย่างละเอียดอาจสร้างความสับสนให้ผู้ใช้งาน
Teachme Biz ทางเลือกที่ยังไม่สาย และง่ายกว่าใช้เทมเพลต
จากเหตุผลที่กล่าวมาทั้งหมดข้างต้น จะเห็นว่า เทมเพลตสร้างคู่มือการทำงาน SOP WI มีทั้งข้อดีและข้อด้อย ขึ้นกับความต้องการของแต่ละองค์กร ในยุคปัจจุบันที่แค่หยุดอยู่กับที่ก็เท่ากับโดนคู่แแข่งแซงหน้าไปแล้ว ดังนั้นการพัฒนาคู่มือการทำงานให้ทันสมัย และง่ายต่อการทำงานเพื่อสร้างและพัฒนาประสิทธิภาพให้กับองค์กรจึงเป็นเรื่องที่ไม่อาจละเลยได้
Teachme Biz แพลตฟอร์มการสร้างคู่มือการทำงานที่นอกจากจะพร้อมด้วยฟังก์ชันของการ “สร้าง” คู่มือการทำงานด้วยภาพถ่ายและวิดีโอ เพื่อให้ได้คู่มือการทำงานแบบ Visual-based ที่ทุกคนเข้าใจง่ายแล้ว ยังมาพร้อมฟังก์ชันของการ “นำไปใช้งาน” และ “วิเคราะห์แก้ไข” ให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างคู่มือ นำคู่มือไปใช้งาน และวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการปรับปรุงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
การใช้งาน Teachme Biz ได้รับการยอมรับจากยูสเซอร์ว่าเป็นรากฐานสู่การทำ Digital Transformation เพราะก่อนที่จะเริ่มต้นด้วยการ Digitalize ยากๆ หากได้ลองเครื่องมือที่ใช้งานง่ายๆ พนักงานเข้าถึงได้ทุกคน ก็จะทำให้พนักงานมีเวลาปรับตัวกับเทคโนโลยีได้ทัน เริ่มต้นง่าย ๆ ในองค์กรของคุณด้วย Teachme Biz ได้แล้ววันนี้
ตัวอย่างคู่มือที่สร้างง่าย ๆ แม้ไม่ต้องใช้เทมเพลต พร้อมด้วยภาพและวิดีโอรวมในคู่มือ
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
