จากสถานการณ์แพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ทำให้สังคมเกิดข้อกำจัดขึ้นมากมายในการใช้ชีวิตประจำวันขึ้น ซึ่งแน่นอนว่าได้ส่งผลกระทบต่อภาคธุรกิจเข้าอย่างรุนแรงเช่นกัน ทุกธุรกิจ ทุกองค์กร ทุกหน่วยงาน จึงจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของตัวเองเสียใหม่ โดยเน้นไปในแง่ของการเพิ่มความคล่องตัว (Agility) และความสามารถรับมือกับการดำเนินธุรกิจที่เต็มไปด้วยความไม่แน่นอนสูง

นอกเหนือจากนั้นแล้ว เมื่อเร็วๆ นี้ ภาคธุรกิจต้องเผชิญกับวิกฤตอีกครั้งด้านภาวะ “ค่าเงินเฟ้อ” ที่พุ่งขึ้นอย่างไม่ปรานีใครทั่วโลก โดยในประเทศไทยเอง มีอัตราเงินเฟ้อทั่วไปสูงขึ้น 7.66% ไปแล้ว เมื่อเทียบกับเดือนเดียวกันของปีก่อน จากรายงานประจำเดือน มิถุนายน 2565 สำนักงานนโยบายและยุทธศาสตร์การค้า (สนค.) นั่นหมายความว่าทุกธุรกิจอาจจะต้องคำนึงเรื่องการบริหารค่าใช้จ่ายอย่างจริงจัง ในขณะที่ก็ยังต้องรักษามาตรฐานบริษัทเอาไว้เช่นกัน

Shared Service คืออะไร? 

Shared Service เป็นการนำงานที่มีความคล้ายคลึงกัน หรือรูปแบบการทำงานที่มีปริมาณซ้ำจำนวนมาก มารวมศูนย์เพื่อเพิ่มผลผลิต และสร้างงานให้มีมาตรฐานเดียวกัน สามารถรองรับการขยายตัว และการปรับเปลี่ยนของตัวธุรกิจ รวมถึงลดต้นทุนในการดำเนินการได้

ซึ่งมักจะถูกใช้ในแผนกที่เป็น Back office หรือแผนกสนับสนุน เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายปฏิบัติการ ฝ่ายไอที หรือแม้กระทั่ง ฝ่ายคอลเซ็นเตอร์ เป็นต้น

ทำไมต้อง Shared Service

Shared Service นี้ไม่ใช่แนวคิดที่พึ่งเกิดใหม่แต่อย่างใด มันถูกใช้มากกว่า 40 ปี แล้วโดยเฉพาะในบริษัทข้ามชาติหรือองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายสาขา ได้นำแนวคิดนี้มาพัฒนาต่อเนื่อง และปรับใช้ให้เท่าทันสถานการณ์ เพื่อช่วยเสริมความคล่องตัวในการทำงาน ลดงานซ้ำซ้อน ในยุคดิจิทัลที่การสื่อสารข้ามโลก ข้ามสถานแบบปัจจุบัน รวมถึงการปรับตัวรูปแบบ Work From Home ภายใต้สถานการณ์การโควิด-19 ด้วย

ตัวอย่างบริษัทที่คนไทยคุ้นเคยและใช้แนวคิด Shared Service เช่น

• SCG
  เป็นบริษัทที่ริเริ่มแนวคิด Shared services มาใช้รองรับการขยายตัวทางธุรกิจ ซึ่งมีการขยายทั้งในประเทศและต่างประเทศทำให้เกิดความจำเป็นในงานด้านบัญชีที่ต้องการงานที่มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ถูกต้อง ตรงความต้องการของธุรกิจ รวมถึงสามารถลดต้นทุนในการให้บริการให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมได้ SCG จึงได้ก่อตั้ง บริษัท ซิเมนต์ไทยการบัญชี จำกัด (Cementhai Accounting Services Co.,Ltd. -CTAC) โดยนำหลักการของ SharedServices มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

• Shell
  เป็นบริษัทที่มีพนักงานมากกว่า 5,000 คนและยังมีศูนย์การเงินกระจายอยู่ถึง 5 ศูนย์ทั่วโลก Shell ได้นำแนวบริการร่วม Shared services มาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพด้านบัญชีและการเงิน ซึ่งช่วยลดกระบวนการดำเนินงานที่ซ้ำซ้อน และสามารถมุ่งเน้นไปยังส่วนงานหลัก รวมทั้งพัฒนาแผนก financeให้เป็นจุดศูนย์กลางและเชื่อมโยงการทำงานกับแผนกอื่นๆ ได้

 จุดมุ่งหมายของ Shared Service

• ลดปริมาณงานซ้ำซ้อนของบริษัทช่วยให้สามารถบริหารเวลาในการทำงานได้ดีขึ้น
• ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและคุณภาพของงานให้ดีขึ้น
• ช่วยคุมต้นทุนจากการลดขนาดบุคลากร หรือการย้ายสถานที่ปฏิบัติงาน
• สร้างมาตรฐานการทำงานให้สูงขึ้นและใช้เทคโนโลยีที่นำสมัยเข้าช่วย 
• ให้ความคล่องตัวในการบริหารจัดการมากขึ้น

ขั้นตอนการดำเนินการ

• จำเป็นต้องเข้าใจธรรมชาติของแต่ละหน้าที่และกระบวนการการทำงานอย่างลึกซึ้ง
• วางโครงสร้างกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐาน 
• รวมกระบวนการต่างๆ และผู้คนเข้าด้วยกัน โดยต้องไม่สูญเสียพนักงานสำคัญไปและการให้บริการไม่หยุดชะงัก 
• ดำเนินการปรับเปลี่ยนตาม Shared Service ที่วางไว้
• สื่อสารวิสัยทัศน์ของบริษัทกับพนักงานให้เข้าใจอย่างชัดเจน
• เปิดกว้างให้พนักงานที่เกี่ยวข้องสามารถมีส่วนร่วมกันได้

แนวคิด Shared Service กับ Teachme Biz 

จะเห็นได้ว่าแนวคิดบริการรวม Shared Service เป็นเครื่องมือจัดการธุรกิจที่มุ่งเน้นไปสู่การลดงานซ้ำซ้อน ลดต้นทุน สร้างมาตรฐาน ตลอดจนเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ในขณะที่ช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานเข้าด้วยกัน ซึ่งสอดคล้องกับบริการของ Teachme Biz ดิจิทัลแพลตฟอร์มที่ใช้สร้างคู่มือการทำงานต่างๆ ใช้ปรับปรุงการทำงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด และลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น ลดงานซ้ำซ้อน

1. จัดแบบแผนการทำงานสร้างมาตรฐานใหม่ให้แข็งแกร่ง

คู่มือการทำงานที่สร้างใน Teachme Biz เป็นเครื่องมือที่ช่วยสร้างมาตรฐานการทำงานขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากเป็นดิจิทัลแพลตฟอร์มที่ไม่ว่าพนักงานคนไหนก็สามารถเข้ามาดูข้อมูลได้ด้วยตัวเองผ่านสมาร์ทโฟน แท็บเล็ตหรือคอมพิวเตอร์ในมือ 

และเมื่อเข้ามาในระบบแล้วพนักงานจะพบกับคำอธิบายขั้นตอนการทำงานที่เข้าใจได้ง่าย สามารถปฏิบัติตามได้ทันที เพราะสามารถสร้างได้ทั้งข้อความ รูปภาพ และ วิดีโอ ช่วยให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง ได้มาตรฐานตามที่บริษัทต้องการ 

2. Workflow ไหลลื่น คล่องตัวกว่าที่เคย

เปลี่ยนสไตล์การทำงานแบบเดิมที่ต้องอาศัยความชำนาญจากอายุงาน เช่น คนที่ทำงานมาก่อนมักจะทำงานได้คล่องกว่าเพราะรู้ว่าต้องทำอะไรบ้างและอย่างไร ผิดกับพนักงานใหม่ที่ยังไม่ค่อยรู้อะไรมาก ทำงานติดๆ ขัดๆ ขาด Workflow กว่าจะทำได้ต้องรอถามคนนู่นทีคนนี้ที 

ซึ่ง Teachme Biz สามารถเสิร์ฟข้อมูลที่พนักงานต้องการรู้ได้เลย โดยไม่ต้องเสียเวลารอถาม หรือรอสั่งสมประสบการณ์มากมาย ช่วยให้ Workflow ทุกคนไหลลื่นได้แม้พนักงานใหม่ก็ตาม

3. เปิดให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการพัฒนาประสิทธิภาพงาน

Teachme Biz เป็นระบบที่พนักงานทุกคนสามารถเข้ามาใช้งานได้ เพื่อช่วยพัฒนาการทำงานให้เป็นปัจจุบันเสมอ ทั้งจากการที่ออกแบบมาให้สามารถสร้างคู่มือการทำงานได้ง่ายๆ ทำให้พนักงานทุกคน ทุกระดับ ไม่ว่าจะถนัดการใช้เทคโนโลยีหรือไม่ก็สามารถแชร์ know-how ที่ตัวเองมีออกมาให้คนอื่นในองค์กรได้เรียนรู้ได้ หรือจากฟังก์ชัน Comment ที่ผู้เข้าใช้ข้อมูลสามารถที่จะพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับผู้สร้างได้โดยการพิมพ์ความคิดเห็นในคู่มือฉบับนั้นได้ เพื่อผู้สร้างจะได้ปรับปรุงเนื้อหาให้ถูกต้อง มีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

Teachme Biz เป็นเสมือน Big Data ขั้นตอนการทำงานของบริษัทและยังอยู่ในแพลตฟอร์มออนไลน์ที่อำนวยความสะดวกต่อการใช้งาน จึงช่วยให้บริษัทสามารถลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นออกไปได้ เช่น ต้นทุนในการเทรนนิ่ง ต้นทุนการใช้กระดาษ ต้นทุนการใช้พนักงาน เป็นต้น

ตัวอย่างการใช้งาน Teachme Biz อ่านต่อเลย “จาก 2 ชั่วโมงเหลือเพียง 15 นาที! ในการสัมภาษณ์รับพนักงานใหม่”

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !