สอบถามเพิ่มเติม โทร 062-295−6588 studist@studist.co.th

จาก 2 ชั่วโมงเหลือเพียง 15 นาที! ในการสัมภาษณ์รับพนักงานใหม่

ปีที่ 3 ของการใช้งาน Teachme Biz เพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานในองค์กรก้าวไปข้างหน้าอีกขั้น

วิวัฒนาการของการใช้งาน Teachme Biz หลังจากเริ่มใช้มา 2 ปีครึ่ง

——1 ปีครึ่งหลังจากที่สัมภาษณ์เมื่อคราวก่อนมีความเปลี่ยนแปลงอย่างไรบ้างคะ

Teppen Thailand ให้บริการร้านอาหารญี่ปุ่นในประเทศไทยมาเป็นปีที่ 8 แล้วครับ หลังจากที่ได้รับผลกระทบจาก Covid-19 ร้านเราได้เปลี่ยนแปลงระบบใหม่เพื่อเริ่มให้บริการใหม่กับลูกค้า คือการเพิ่มศักยภาพระบบ Delivery ที่เมื่อก่อนไม่ค่อยมีเวลาทำ จนตอนนี้ยอดการให้บริการแบบ Delivery เพิ่มขึ้นมากพอๆ กับการให้บริการแบบกินในร้าน นอกจากนี้เรายังขยายสาขา Teppen และ Touka Restaurant ซึ่งเป็นร้านอาหารในเครือไปได้ถึง 9 สาขาในกรุงเทพฯ และมีพนักงานกว่า 180 คน

* คลิกที่นี่ เพื่ออ่านบทความเกี่ยวกับรายละเอียดธุรกิจและที่มาของการเริ่มใช้งาน Teachme Biz

https://biz.teachme.jp/casestudy/teppen-thailand/

ที่ผ่านมาเราได้นำเครื่องมือต่างๆ ที่จะช่วยให้อยู่รอดในวงการร้านอาหารในกรุงเทพที่นับวันจะมีความสำคัญน้อยลงไปเรื่อยๆ แล้ว แต่เพื่อเป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับบริษัทผมได้จัดตั้ง “8 คณะทำงาน” ขึ้นใหม่ เพราะที่ผ่านมาเราทำงานเป็นแผนกใหญ่ๆ เช่น แผนกบริการ แผนกการตลาด เป็นต้น คณะทำงานคือการแบ่งแผนกใหญ่ให้เล็กลง ซึ่งแบ่งเป็น 8 คณะ เช่น อาหารและสุขอนามัย ความบันเทิง หรือ QSC (Quality/Service/Cleanliness) โดยจุดมุ่งหมายเพื่อทบทวนการบริการด้วยมุมมองของลูกค้า ซึ่งแน่นอนว่าเราใช้ Teachme Biz ทำ SOP ในส่วนของหน้าที่และเช็คพอยท์ของแต่ละคณะทำงาน

TEPPEN THAILAND CO., LTD., Managing Director, Mr. Takao Yanagimoto

——2 ปีครึ่งที่ผ่านมา มีการเปลี่ยนแปลงในการใช้งาน Teachme Biz บ้างไหม

ในช่วงแรกผมใช้ Teachme Biz ในการแจกแจงงานพื้นฐานของแต่ละคน เช่น พนักงานแผนกครัว เซอร์วิส หรือผู้จัดการ ในขณะเดียวกันก็เน้นการจัดการสูตรอาหารแบบ “ Visual Management ” คือสร้างสูตรอาหารที่เน้น ” การสื่อสารด้วยภาพ ” ส่วนในปีที่ 2 คือ การนำคู่มือที่สร้างเสร็จแล้วมาใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งผมได้ปรับปรุงการใช้งานโดยคำนึงว่าจะต้องให้ Teachme Biz แทรกซึมเข้าไปอยู่ในขั้นตอนการทำงานประจำวันของพนักงานแต่ละคน และได้นำ Cloud Service อื่นๆ มาใช้งานร่วมด้วยเช่น Google Form, Calendar หรือ Dropbox เป็นต้น

ส่วนตอนนี้ที่เข้าสู่ปีที่ 3 ผมคิดว่าเรากำลังอยู่ในระหว่างการนำ know-how ที่สะสมมาจากการใช้คู่มือไปใส่ในวงจรการทำงานรายเดือน โดยจะใช้ Google Form สำหรับทำเช็คลิสต์รายการงานประจำวัน ซึ่งแต่ละงานที่อยู่ในรายการนั้นก็จะมีลิงก์คู่มือการทำงานแนบไว้ เมื่อคลิกไปก็จะไปเจอคู่มือที่สร้างไว้บน Teachme Biz หรือการนำลิงก์ของคู่มือการทำงานบน Teachme Biz ไปใส่ในกำหนดการทำงานใน Google Calendar ของผู้จัดการ แผนกครัว แผนกหน้าร้านเพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถตรวจสอบขั้นตอนการทำงานที่ควรจะเป็นได้ด้วยตนเอง

บริษัท Studist ไม่ได้ให้บริการแค่แพลตฟอร์ม แต่ยังช่วยให้คำปรึกษาในภาพรวมทั้งหมด เช่น ทั้งการเชื่อมโยงกับบริการอื่น ๆ ซึ่งช่วยเราได้มาก และการใช้งาน Teachme Biz ไม่ใช่แค่ใช้เป็นคู่มือสูตรอาหาร หรือคู่มือการบริการลูกค้าเท่านั้น แต่หลังจากที่ใช้งานมา 2 ปีแล้วและพบว่ามันยังสามารถนำไปใช้งานในด้านอื่น ๆ ได้อีกมากมาย

จาก 2 ชั่วโมง เหลือเพียง 15 นาที ! ด้วยการสร้างขั้นตอนการดำเนินงานใหม่บน Teachme Biz

——ได้ยินว่าตอนนี้กำลังปรับปรุงขั้นตอนการรับพนักงาน

ที่ผ่านมาเวลามีคนสอบถามเรื่องการสมัครงาน หลังจากนัดวันเวลาแล้วผมหรือผู้จัดการฝ่าย HR จะเป็นคนสัมภาษณ์ทีละคน แล้วบริษัทของเรามีแนวปฎิบัติของตัวเองคือ “ Teppenism ” จึงอยากให้เข้าใจแนวคิดก่อนที่จะเข้ามาเป็นพนักงาน จึงต้องใช้เวลาคนละเกือบ 2 ชั่วโมงให้เขาดูวิดีโอและสัมภาษณ์

แต่ถึงจะใช้เวลากับการจ้างงานเยอะก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะจ้างทุกคน หรือบางคนจ้างมาแล้วแต่สุดท้ายก็ลาออกภายในไม่กี่วัน หรือไม่กี่เดือนเพราะไม่เหมาะกับงานก็มี ถ้าเดือนนึงแต่ละสาขาต้องสัมภาษณ์ 5 คน 9 สาขา อย่างน้อยต้องใช้เวลา 90 ชั่วโมงต่อเดือน หรือหากเปิดสาขาใหม่ก็จะต้องจ้างพนักงานครั้งละหลายสิบคน ซึ่งหลังจากปรึกษากับทาง Studist แล้วก็คิดว่าการรับพนักงานนี่แหละที่ควรปรับปรุงให้ขั้นตอนง่ายขึ้น

——ช่วยเล่าให้ฟังหน่อยค่ะว่าสร้างคุณมืออย่างไรบ้าง

เราทำโฟลว์โดยใช้ Google Form ร่วมด้วยครับ ซึ่งขั้นตอนการรับพนักงานใหม่ของเรามีดังนี้

①ผู้สมัครติดต่อขอสมัครงาน

ส่ง Google Form ให้ผู้สมัครเพื่อกรอกประวัติ พร้อมข้อมูลบริษัทที่อยู่บน Teachme Biz (ประกอบด้วยภาพและวิดีโอแนะนำบริษัท) และขั้นตอนการรับสมัคร (รวมถึงขั้นตอนที่จำเป็นก่อนเริ่มงาน )

③ผู้สมัครอ่านเนื้อหาจาก Teachme Biz และกรอกข้อมูลใน Google Form

④ทำแบบทดสอบตามแผนกที่สมัคร

⑤สัมภาษณ์รอบสุดท้าย (ประมาณ 15 นาที)

⑥อธิบายขั้นตอนการฝึกอบรม (50 วันนับจากวันที่เริ่มงาน)

ก่อนจ้างงานจะมีแค่ขั้นตอนที่ ⑤ เท่านั้นที่ได้พูดคุยกัน และวิดีโอแนะนำบริษัทในขั้นตอนที่ ② ก็ค่อนข้างยาว คือประมาณ 1 ชั่วโมง ซึ่งผมคิดว่ามันจะเป็น ” ฟิลเตอร์ ” ที่เอาไว้กรองว่าผู้สมัครตั้งใจดูวิดีโอหรือเปล่า เมื่อดูแล้วอยากจะทำงานที่นี่จริงหรือไม่ ผมจึงหวังว่ามันจะทำให้ผู้สมัครที่เข้าสัมภาษณ์ในขั้นตอนสุดท้ายมีความเข้าใจในตัวบริษัทมากขึ้น

——การใช้ระบบใหม่นี้น่าจะเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญสำหรับบริษัทในระยะยาว

การจัดทำคู่มือและสร้างขั้นตอนแบบนี้ ทำให้สามารถลดเวลาที่เคยใช้สำหรับรับพนักงานลงได้จาก 2 ชั่วโมง/คน เหลือแค่ 15 นาที สำหรับการสัมภาษณ์ขั้นตอนสุดท้าย ผมจึงสามารถนำเวลาที่ประหยัดได้ไปทุ่มเทกับการปรับปรุงบริการ หรือการพัฒนาเมนูใหม่ ๆ ได้ แค่นี้ก็รู้สึกว่าเป็นประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้งาน Teachme Biz อย่างมากแล้วครับ

การป้องกันข้อมูลรั่วไหลด้วยระบบรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง

——ปัจจุบันมีคู่มือกี่เล่ม

สามปีที่ผ่านมานี้เราสร้างคู่มือไปมากกว่า 1,000 เล่มแล้ว แต่ถ้าดูจากงานทั้งหมดที่สามารถนำมาสร้างเป็นคู่มือได้ก็เพิ่งสร้างไปประมาณ 20% เท่านั้นเอง และแน่นอนว่าในอนาคตคู่มือก็จะเพิ่มขึ้นอีกเรื่อยๆ ซึ่งนั่นแปลว่าความเสี่ยงที่ข้อมูลอาจจะรั่วไหลก็ยิ่งเพิ่มขึ้น ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เข้มงวดจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลย แต่ Teachme Biz ก็ช่วยให้เราสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงคู่มือ การแก้ไขคู่มือ หรือการดูคู่มือ ของแต่ละอุปกรณ์ได้ตามความต้องการ ซึ่งตอนนี้ผมก็กำหนดให้คนที่สามารถใช้งาน Teachme Biz ได้มีแค่ผม พนักงานชาวญี่ปุ่น และพนักงานชาวไทยของแต่ละแผนกเท่านั้น นอกจากนี้ก็ยังมีข้อมูลสำคัญที่สามารถแชร์เฉพาะกับผู้บริหารไม่กี่คนได้อีกด้วย การจัดการความปลอดภัยของข้อมูลความลับได้อย่างเข้มงวดนี้ก็ถือเป็นจุดเด่นที่น่าสนใจมาก

ผมคิดว่าการรักษาความปลอดภัยของ Teachme Biz นี่แหละ ที่จะช่วยให้เราใช้งานต่อได้อย่างสบายใจ แม้ว่าจะมีคู่มือเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ตามกาลเวลา

——เมื่อมีคู่มือเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ได้มีการใส่ไอเดียหรือประยุกต์อะไรในการใช้งานบ้างไหม

สามารถใช้โฟลเดอร์และแท็กในการจัดหมวดหมู่ของคู่มือแต่ละเล่มได้จึงไม่มีการสับสนในการใช้งานเท่าไหร่ แต่เราจะคอยเช็คยอดวิวและปรับเปลี่ยนรายละเอียดอยู่บ้าง เช่นถ้ายอดวิวน้อย (ไม่ได้ดู) ก็จะย้ายคู่มือไปยังที่ที่เปิดดูได้ง่ายขึ้น หรือนำไปใส่ในเวิร์คโฟลว์เพื่อให้ทุกคนเห็น ผมคิดว่าท้ายที่สุดแล้วถ้าไม่มีคนอ่าน คู่มือก็ไม่มีความหมาย และตัวเลขยอดวิวก็แสดงให้เห็นถึงความเข้าใจที่เพิ่มขึ้นจากการฝึกอบรมพนักงาน

เป็นส่วนหนึ่งใน ” โครงการส่งเสริมเอเชีย DX ญี่ปุ่น – อาเซียน” ของ JETRO

——ช่วยพูดถึง ” โครงการส่งเสริมเอเชีย DX ญี่ปุ่น – อาเซียน ” ของ JETRO (Japan External Trade Organization) เริ่มต้นขึ้นอย่างเป็นทางการตั้งแต่ปี 2021 หน่อยค่ะ

แม้ว่าจะมีส่วนร่วมเพียงเล็กน้อยแต่ Teppen Thailand ได้รับเกียรติให้เป็นผู้รับผิดชอบในการสร้างเทมเพลตคู่มือการทำงานสำหรับใช้ในโปรเจ็ค “การทดลองปรับปรุงประสิทธิภาพการอบรมและเทรนนิ่งโดยใช้คู่มือการทำงานแบบ Visual-Based ในประเทศเมียนมา” ซึ่งมีเนื้อหาตั้งแต่การเตรียมความพร้อมในการทำธุรกิจร้านอาหารในต่างประเทศ ขั้นตอนการอบรมพนักงาน ไปจนถึงการดำเนินการหลังเปิดร้าน

เนื้อหาทั้งหมดมี 80 รายการ ครอบคลุมตั้งแต่ภาคปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับด้านสาธารณะสุขเช่น วิธีการฆ่าเชื้อเพื่อป้องกันอาหารเป็นพิษการรักษาอาการบาดเจ็บ ไปจนถึงด้านการใช้เครื่องมือประกอบอาหารที่ถูกวิธี วิธีการปรุงหรือการคลายเย็นวัตถุดิบ การทำเครื่องดื่ม หรือเรื่องมารยาททางธุรกิจแบบญี่ปุ่น เช่น ความหมายของที่นั่งแต่ละตำแหน่ง และมารยาทการทักทาย เป็น know-how ที่รวบรวมขึ้นมาจากประสบการณ์ 13 ปีในอุตสาหกรรมอาหารและเครื่องดื่ม และ 5 ปีในตำแหน่งกรรมการผู้จัดการของ Teppen Thailand  ซึ่งในสถานการณ์โควิด-19ที่ไม่สามารถไปไหนมาไหนได้แบบนี้ก็น่าจะทำให้ความต้องการใช้คู่มือการทำงานแบบนี้สูงขึ้นเรื่อยๆ แน่นอน

——คู่มือการทำงานนี้จะช่วยติดสปีดในการเปิดสาขาในต่างประเทศ

เวลาต้องไปเปิดร้านในต่างประเทศ หลายคนน่าจะได้รับมอบหมายให้ไปดำเนินการคนเดียว ประสบการณ์ที่มีมาอย่างยาวนานในธุรกิจร้านอาหารในญี่ปุ่นนั้นก็ไม่ได้หมายความว่าจะใช้ได้ผล  ยังไงก็ต้องเจอกับความแตกต่างทางภาษาและวัฒนธรรม และประเด็นใหญ่เลยคือต้องใช้เวลากับการอบรมพนักงานมาก อาจจะมีคนที่ไม่รู้จัก “อาหารญี่ปุ่น” มาก่อนเลยก็ได้ ถ้าจะใช้คนญี่ปุ่นค่อยๆ แก้โจทย์เหล่านั้นไปทีละข้อๆ นั้น มีคนญี่ปุ่นกี่คนก็ไม่พอ

ซึ่งสิ่งที่จะช่วยประหยัดเวลาและแรงที่ต้องใช้ในการแก้โจทย์เหล่านั้นได้ก็คือเทมเพลตคู่มือการทำงานพื้นฐานที่ใช้ Teachme Biz สร้างขึ้น หัวข้อและขั้นตอนการทำงานทั้งหมดมีภาพประกอบ ต่อให้ไม่เข้าใจ รายการและขั้นตอนการทำงานทั้งหมดมีภาพประกอบซึ่งมาจากการ “Visualization (ทำให้เห็นภาพ)” ที่ทำให้สื่อสารได้แม้จะไม่เข้าใจภาษา และยังมีภาษาอังกฤษและภาษาเมียนมาที่แปลเอาไว้ แค่สั่งพนักงานว่า “ ดูคู่มือนี้สิ ” และเช็คว่าเขาเข้าใจหรือเปล่าเท่านั้น ผมมั่นใจว่าสิ่งนี้จะเป็นประโยชน์มากเวลาเปิดร้านที่จะต้องอบรมพนักงานหลายสิบคนพร้อมๆ กัน

ท้าทายไปกับรูปแบบใหม่ๆ ไม่ยึดติดกับ Izakaya แบบเดิมๆ

——วางแผนในอนาคตอย่างไรบ้าง

เราอยากที่จะเติบโตขึ้นไปเรื่อยๆ โดยคอยตามติดความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอด พร้อมวางเป้าหมายไว้ที่การ “สร้างความสุขให้กับโลกด้วยอาหาร” นอกจากนี้การขายคอนเทนท์ที่มีอยู่ก็เป็นหนึ่งในวิธีการที่ทำได้  ตอนนี้เราสะสม know-how เกี่ยวกับอาหารและเครื่องดื่มไว้แล้วจึงอยากขยายธุรกิจไปยังรูปแบบใหม่ๆ บ้าง เช่นเริ่มธุรกิจรูปแบบใหม่อย่างการขายแฟรนไชส์หรือคาเฟ่ หรือลงทุนในระบบครัวกลาง (Central Kitchen) เป็นต้น ซึ่งผมมั่นใจว่าทำได้ถ้ามี Teachme Biz ครับ 

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!  

เรื่องอื่นๆที่น่าสนใจ

【User Interview】PERSONNEL CONSULTANT MANPOWER (THAILAND) CO., LTD.

【User Interview】PERSONNEL CONSULTANT MANPOWER (THAILAND) CO., LTD.

สู่ปีที่ 27 ของการเป็นบริษัทจัดหางานสำหรับบริษัทญี่ปุ่นแห่งแรกในไทย —— ช่วยพูดถึงภาพรวมธุรกิจให้ฟังหน่อยค่ะ บริษัทเราก่อตั้งเมื่อปี 1994 ให้บริการจัดหาบุคลากรทั้งชาวไทยและญี่ปุ่นเพื่อเข้าบรรจุเป็นพนักงานในบริษัทญี่ปุ่น ในตอนนั้นยังไม่มีบริษัทที่ให้บริการแบบนี้เลย...

【User Interview】Car Credo (Thailand) Co.,Ltd.

【User Interview】Car Credo (Thailand) Co.,Ltd.

ผู้ให้บริการ Goo Inspection อันดับ 1 ในเรื่องการตรวจสอบสภาพของรถยนต์ญี่ปุ่น ตั้งแต่ปี 2006 บริษัท Car Credo (Thailand) Co.,Ltd. ก่อตั้งเมื่อเดือนธันวาคม ปี 2018 ตั้งมั่นที่จะพัฒนาการทำงาน มอบประสบการณ์ความสุขให้กับลูกค้าที่ต้องการซื้อรถยนต์มือสองในประเทศไทย...

แนวทางการอบรมพนักงานใหม่ ให้มีประสิทธิภาพ (Effective Employee Training)

แนวทางการอบรมพนักงานใหม่ ให้มีประสิทธิภาพ (Effective Employee Training)

คุณคงเคยเห็นในภาพยนตร์แนววิทยาศาสตร์หลาย ๆ เรื่อง ที่จะมีตัวละครระดับดอกเตอร์ หรือศาสตราจารย์ คอยเป็นที่ปรึกษาหรือบางทีก็เป็นตัวเอกของเรื่องเองเลยก็มี แต่กลับเรื่องจริงในยุคนี้ อภิมหาเศรษฐีนามว่า Elon Musk...

ตัวอย่างผู้ใช้งาน Teachme Biz

Ichinoyu group

Ichinoyu group

เปลี่ยนสู่ Teachme Biz แก้ไข SOP ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว วัตถุประสงค์ เลิกใช้ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ปัญหา ความรวดเร็วและการจัดหาทรัพยากรที่ต้องใช้ทำ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ผล อัปเดต SOP หรือคู่มือการทำงานได้เร็วขึ้น...

Nakagawa Cooking Art College

Nakagawa Cooking Art College

ใช้ฟังก์ชัน VDO เพื่อเน้นให้เห็นขั้นตอนการปรุงอาหาร ตั้งเป้าใช้ Teachme Biz เพื่อทบทวนและฝึกทำอาหารอย่างถูกต้อง วัตถุประสงค์ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการสร้างมาตรฐานให้กับการฝึกภาคปฏิบัติของการทำอาหาร ปัญหา การเรียนเทคนิคการปรุงอาหารและการบริการอย่างถูกต้อง ผล...

Studist (Thailand) Co., Ltd.

Studist (Thailand) Co., Ltd.

วัตถุประสงค์ เพื่ออบรม / ส่งต่องาน GA / เพิ่มประสิทธิภาพการสอนพนักงานใหม่ ปัญหา ต้องอบรมพนักงานที่เพิ่งเข้าใหม่ในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าที่บริษัทมีนโยบาย Work from Home ผล ลดเวลาการอมรมพนักงานใหม่ /พนักงานใหม่สามารถทำงานได้ด้วยตนเองและผ่านช่วงทดลองงานก่อนกำหนด...

Pin It on Pinterest

Share This