คำว่า “งานซ้ำซ้อน” ฟังดูอาจรู้สึกว่าไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่รู้หรือไม่ว่าเจ้ากิจกรรมเล็ก ๆ นี่ล่ะ ที่ก่อให้เกิดความสูญเสียขึ้นอย่างไม่รู้ตัว เพราะงานซ้ำซ้อนคืองานที่ทำแล้วก็ทำอีก แทนที่จะทำเพียง 1 ครั้งแล้วจบ กลับกลายเป็นต้องทำครั้งที่ 2 ทำครั้งที่ 3 และครั้งต่อ ๆ ไป
ทำให้บริษัทต้องแบกรับต้นทุนการผลิตมากขึ้นจากการที่ใช้เวลาทำนานขึ้นโดยไม่จำเป็นทั้งยังได้ชิ้นงานน้อยกว่าที่ควร วันนี้เราลองมาดูเคล็ดลับกำจัดงานซ้ำซ้อนพร้อมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกัน!
การค้นหางานซ้ำซ้อนภายในองค์กร
ปัญหา “งานซ้ำซ้อน” นี้มักเกิดขึ้นในบริษัทที่มีขนาดใหญ่ พนักงานต่างคนต่างก็โฟกัสแต่งานของตัวเอง ต้องการให้โฟลว์งานของตัวเองสะดวกสบายที่สุด ขาดการแบ่งงานในฝ่ายให้ดี รวมถึงการละเลย ไม่เคยเกิดการตรวจสอบอย่างจริงจังมาก่อน ดังนั้นเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้เราอาจนำ หลักการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) หรือ ไคเซ็น (KAIZEN) มาปรับใช้ ได้แก่
1. เข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันด้วย “Visual Management”
ก่อนจะเริ่มปรับปรุงสิ่งใดก็ตามเราจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจถึงสถานการณ์ปัจจุบันเสียก่อน เพื่อจะได้รู้ว่าระบบหรือสิ่งที่เราต้องปรับปรุงนั้นอยู่ในสภาพแบบไหน ซึ่งขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนเดียวกันที่ทีมให้คำปรึกษาของ Teachme Biz ใช้แนะนำลูกค้าที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพงานทำงานเสมอ
โดยเริ่มจากการให้ผู้ใช้งานช่วยกันลิสต์รายการงานทั้งหมดออกมาเพื่อดูว่าแต่ละคนในแผนกมีงานอะไรบ้างและมีขั้นตอนการทำอย่างไร วิธีนี้เปรียบเหมือนการนำสิ่งที่มีอยู่ทั้งหมดออกมากองไว้บนโต๊ะ เพื่อช่วยให้พนักงานเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด และสามารถหาจุดบกพร่องต่าง ๆ ได้ รวมถึงกำจัดงานซ้ำซ้อนด้วยนั่นเอง
2. สร้างมาตรฐาน (Standardization)
เมื่อเราเห็นแล้วว่ามีงานซ้ำซ้อนเกิดขึ้นที่จุดไหนบ้าง ก็ถึงเวลาของขั้นตอนต่อไปก็คือ การปรับปรุงขั้นตอนหรือรูปแบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีกว่าเดิม ด้วย “การสร้างมาตรฐาน” การทำงานขึ้นใหม่
คือตัดขั้นตอนที่ไม่เกิดประโยชน์ออกและจัดระบบระเบียบโฟลว์งานอย่างจริงจัง ขั้นตอนนี้นอกจากจะช่วยกำจัดงานซ้ำซ้อนไปได้แล้วยังช่วยยกระดับการทำงานได้ทั้งในแง่ของประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพของผลลัพธ์ และทรัพยากร กล่าวคือ ช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้กระชับขึ้น ได้ผลลัพธ์ของการทำงาน (Output) ที่ดีขึ้น และยังทำให้การบริหารทรัพยากรมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
แต่ก็มีสิ่งที่ควรคำนึงอยู่ด้วยว่าถึงจะสร้างมาตรฐานใหม่ไว้ดีอย่างไรหากพนักงานไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงก็คงจะไม่เกิดความเปลี่ยนแปลงอย่างแน่นอน ดังนั้นการเลือกใช้ “เครื่องมือ” เพื่อถ่ายทอดมาตรฐานใหม่จึงเป็นสิ่งสำคัญในการกำจัดงานซ้ำซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพงานเหมือนกัน
จัดการงานซ้ำซ้อนด้วยการทำ Online SOP
การจัดทำ SOP ถือเป็นโอกาสดีที่บริษัทจะได้ทบทวนขั้นตอนการทำงานอย่างจริงจัง ขณะที่จัดทำนั้นจะช่วยให้เห็นเลยว่ามีจุดด้อยหรืองานซ้ำซ้อนอยู่ตรงไหนบ้างและควรต้องปรับปรุงอย่างไรต่อไปโดยเน้นไปที่การแบ่งขั้นตอนการทำงานที่มีระเบียบและประสิทธิภาพ
Online SOP คืออะไร
Online SOP คือการนำ Standard Operating Procedure (SOP) หรือก็คือชุดคำสั่งหรือแนวทางการทำงานที่ถูกกำหนดขึ้นให้เป็นมาตรฐานในกระบวนการต่าง ๆ ของบริษัท มาจัดเรียงเป็นขั้นเป็นตอนไว้บนแพลตฟอร์มออนไลน์ ที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้สะดวก สามารถสร้าง แก้ไข แชร์ และจัดการได้ผ่านอุปกรณ์หลากหลายทั้งคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต
ที่จริงแล้วการจัดทำ SOP สามารถทำได้หลายรูปแบบ ซึ่งแบบที่พบเจอได้บ่อยที่สุดก็คือแบบพิมพ์บนกระดาษ แต่ในยุคสมัยนี้คงปฏิเสธไม่ได้ว่าผู้คนทำงานเชื่อมต่อกับโลกออนไลน์กันมากขึ้น
ดังนั้นการนำ SOP มาไว้บนออนไลน์ด้วยจึงช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึง SOP ได้ถนัดและตอบโจทย์มากกว่า นอกจากการเข้าถึงที่สะดวกแล้ว Online SOP ยังสามารถถ่ายทอดสารออกมาได้ชัดเจนกว่าทำให้ผู้ปฏิบัติตามสามารถทำตามได้อย่างถูกต้องอีกด้วย
ข้อดีของการทำ Online SOP
1.เรียงลำดับการทำงานได้อย่างถูกต้องเหมาะสม
ในขณะที่กำลังลงมือจัดทำ Online SOP เป็นโอกาสดีที่ผู้จัดทำจะได้ทบทวนขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ อีกครั้งหลังจากที่ได้สร้างมาตรฐานใหม่ขึ้นมาแล้วเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีงานซ้ำซ้อนเกิดขึ้นอีกต่อไป
2.สามารถแทรกภาพหรือวิดีโอประกอบได้
คู่มือการทำงานที่เป็นกระดาษนั้นมักจะเน้นอธิบายโดยใช้ตัวอักษรเป็นหลักทำให้ต้องใช้เวลามากในการทำความเข้าใจหรือก่อให้เกิดความเข้าใจผิดได้ แต่เมื่อเป็น Online SOP การจะเพิ่มภาพสีที่ชัดเจนหรือวิดีโอแสดงวิธีอย่างละเอียดกลับเป็นเรื่องง่าย ช่วยให้สื่อสารได้เร็ว คนดูเข้าใจง่าย ทำตามได้ถูกต้อง
3. อัปเดตข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว
การสร้างแค่ SOP ขึ้นมาคงจะไม่สามารถควบคุมมาตรฐานและประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างสมบูรณ์ แต่ต้องมีการนำไปใช้งาน และปรับปรุงให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ ด้วย
(คลิกเพื่ออ่าน Online SOP คืออะไร ดีกว่า SOP แบบกระดาษอย่างไร เริ่มสร้างอย่างไร?)
จะเห็นได้ว่าการกำจัดงานซ้ำซ้อนนั้นสามารถป้องกันได้โดยการจัดระเบียบการทำงานอย่างจริงจัง โดยสามารถใช้หลักการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (ไคเซ็น) เข้ามาประยุกต์ได้
โดยเริ่มจากทำความเข้าใจงานทั้งหมดเพื่อให้เห็นภาพรวมและมองหาจุดซ้ำซ้อน จากนั้นแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นด้วยการสร้างมาตรฐานการทำงานขึ้นมาใหม่ ปรับจุดด้อย เพิ่มคุณภาพ และสุดท้ายถ่ายทอดมาตรฐานใหม่ด้วยเครื่องมือที่ตอบโจทย์คนทำงานยุคใหม่
เมื่อมาตรฐานใหม่ที่ตั้งใจสร้างมาอย่างดีถูกนำไปปฏิบัติตามได้จริง ก็ทำให้การทำงานภายในบริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีโฟลว์งานที่ดีขึ้น หมดปัญหางานซ้ำซ้อน!
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
