062-295−6588 contact-th@studist.co.th
manual software comparison

เปรียบเทียบเครื่องมือในการสร้างคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI  เลือกอย่างไรไม่ให้พัง

หลายองค์กรในไทยเริ่มมีการสร้างคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI ต่าง ๆ ในรูปแบบดิจิทัลกันมากขึ้น โดยอาจจะทำจากโปรแกรมออฟฟิศต่าง ๆ  ผนวกรวมกับการใช้งานแบบกระดาษ ส่วนใหญ่ก็ยังไม่ได้มีการวางนโยบายชัดเจนในการใช้งานโปรแกรม หรือ คู่มือการทำงานดิจิทัลเหล่านี้ ว่าจะเป็นโปรแกรมหรือซอฟแวร์ใด หรือปรินต์ออกมาหรือไม่ วันนี้ Teachme Biz จะพาไปดูวิธีการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการสร้างและใช้งานคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI เพื่อประสิทธิภาพที่สูงที่สุดกัน 

การสร้างคู่มือการทำงานด้วยโปรแกรมออฟฟิศต่างๆ 

90% ของคนสร้างคู่มือการทำงานใช้โปรแกรมออฟฟิศ

ข้อมูลงานวิจัยจากบริษัท Ideation, Inc. ในประเทศญี่ปุ่นระบุว่าจากการสอบถามจากผู้คนราว 4,000 คน ในปี 2020 เกี่ยวกับสถานการณ์การใช้งานคู่มือการทำงานภายในบริษัทได้ข้อมูลว่า 90% สร้าง SOP จากโปรแกรมออฟฟิศต่างๆ (เช่น ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ ฯลฯ) โดยไฟล์หลักจะเป็นไฟล์ประเภท *.doc หรือ *.xls หรือ *.pdf ซึ่งนับเป็นประเภทไฟล์ที่นิยมในปัจจุบัน

องค์กรส่วนใหญ่ใช้โปรแกรมออฟฟิศต่างๆ ในการสร้างคู่มือการทำงาน

องค์กรส่วนใหญ่ใช้โปรแกรมออฟฟิศต่างๆ ในการสร้างคู่มือการทำงาน

ข้อดีของการใช้โปรแกรมออฟฟิศในการสร้างคู่มือการทำงาน 

  • ไม่มีต้นทุนเพิ่มเติม เช่น องค์กรใช้โปรแกรมนั้น ๆ อยู่ก่อนแล้ว ไม่ต้องหาซื้อโปรแกรมใหม่ ไม่มีค่าใช้จ่ายรายเดือน
  • ผู้ใช้งานส่วนใหญ่คุ้นเคยกับโปรแกรม เช่น ไฟล์เอกสารทั่วไป ไฟล์สเปรดชีต หรือไฟล์นำเสนอต่างๆ ฯลฯ
  • ผู้สร้างคู่มือการทำงานสามารถออกแบบรูปของเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างอิสระ 

ข้อเสียของการใช้โปรแกรมออฟฟิศในการสร้างคู่มือการทำงาน 

  • คุณภาพของคู่มือการทำงานที่สร้างแตกต่างไปตามทักษะความชำนาญในการใช้โปรแกรมของแต่ละคน 
  • เนื่องจากโปรแกรมออฟฟิศมีความหลากหลาย ฟังก์ชันเยอะ ใช้งานได้หลายวัตถุประสงค์ จึงอาจจะเป็นงานยากสำหรับผู้ที่ไม่ชำนาญโปรแกรมเหล่านี้ 
  • ยากในการเพิ่มเติมไฟล์วิดีโอ หรือรูปภาพประกอบในเอกสาร แม้จะเพิ่มได้ก็ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ กินพื้นที่จัดเก็บ
  • เนื่องจากไม่มีรูปแบบที่แน่นอน ทำให้ยากที่จะเริ่มต้นเพราะต้องเริ่มตั้งแต่การออกแบบฟอร์แมท
  • มีความเป็นไปได้สูงที่คู่มือการทำงานจะออกมาในรูปแบบตัวอักษรเสียเป็นส่วนใหญ่ 

จะเห็นว่าข้อดีหลัก ๆ คือ ต้นทุนเดิมและการออกแบบที่อิสระ (มุมมองของผู้สร้างคู่มือการทำงาน) แต่ในความเป็นจริงทางปฏิบัตินั้น การใช้คู่มือการทำงานมักจะเกิดขึ้นจาก 3 สถานการณ์หลักดังนี้คือ 

  1. เมื่อต้องปฏิบัติงานนั้น ๆ เป็นครั้งแรก
  2. เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน
  3. เมื่อไม่ได้ทำงานนั้น ๆ มาเป็นเวลานาน

ทั้งหมดเป็นสถานการณ์จากการนำคู่มือการทำงานไปใช้ของผู้ปฏิบัติงานทั้งสิ้น นั่นอาจพูดได้ว่าตัวแปรที่จะทำให้การใช้งานคู่มือการทำงานในองค์กรสำเร็จหรือไม่สำเร็จนั้นอยู่ที่ผู้ใช้งานเป็นหลัก

เครื่องมือสร้างคู่มือการทำงานถูกออกแบบมาเพื่อให้สร้างได้ง่ายๆ

เครื่องมือสร้างคู่มือการทำงานถูกออกแบบมาเพื่อให้สร้างได้ง่ายๆ

สร้างด้วย Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานโดยเฉพาะ

Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานคืออะไร 

คือ ซอฟแวร์ที่ทำให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างและจัดการคู่มือการทำงานต่าง ๆ ได้ ไม่เพียงแค่ง่ายในการสร้างเท่านั้น แต่มันถูกออกแบบมาให้บริหารจัดการได้อีกด้วย และที่สำคัญสามารถเข้าถึงง่ายผ่านหลาย ๆ อุปกรณ์ เช่น สมาร์ทโฟน, แท็บเล็ต ฯลฯ

ประเภทของ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงาน 

แบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ  2 ประเภทคือ

Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบวิดีโอ 

เนื้อหาของคู่มือการทำงานจะถูกสื่อสารด้วยวิดีโอ ซึ่งนับเป็นจุดเด่นหลักของคู่มือการทำงานในยุคดิจิทัลที่เหนือกว่าการใช้คู่มือการทำงานที่เป็นกระดาษ เพราะสามารถแสดงขั้นตอนการทำงานเป็นวิดีโอให้เข้าใจได้ง่ายกว่าการอ่านจากตัวอักษรซึ่งอาจจะคลาดเคลื่อนได้จากการตีความของแต่ละคน

  • ข้อดีของการใช้ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบวิดีโอ
    • เทียบกับคู่มือการทำงานแบบตัวอักษรแล้วเข้าใจง่ยากว่ามาก เพราะเนื้อหาเป็น Visual-based
    • เข้าใจขั้นตอนการทำงานที่มี Movement และขั้นตอนที่ต่อเนื่องได้ง่าย
    • ใช้กับการ E-learning ได้ง่าย
  • ข้อเสียของการใช้ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบวิดีโอ
    • หากผู้ใช้ไม่ดูวิดีโอโดยละเอียด อาจได้ข้อมูลที่ไม่ครบ หรือไม่ถูกต้อง
    • ยากที่จะแบ่งกระบวนการทำงานที่แสดงด้วยวิดีโอให้เป็นขั้นเป็นตอน
    • เนื้อหาบางอย่างที่แสดงเพียงตัวอักษรก็เพียงพอ ก็ยังต้องถูกทำให้เป็นวิดีโอ

Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบ SOP

คู่มือการทำงานแบบ SOP คือ คู่มือการทำงานที่รวบรวมกระบวนการทำงานของงานนั้น ๆ อย่างเป็นระบบ ถ่ายทอดเป็นขั้นเป็นตอน หรือที่เรียกกันว่า SOP (Standard Operating Procedure) จุดแตกต่างหลักเมื่อเทียบกับเครื่องมือสร้างคู่มือการทำงานแบบวิดีโอก็คือ เนื้อหาถูกแบ่งออกเป็นขั้นเป็นตอนอย่างเป็นระบบ

  • ข้อดีของการใช้ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบ SOP 
    • สามารถถ่ายทอดเนื้อหาของการทำงานได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น ขั้นตอนการผลิตในงานผลิต ขั้นตอนการใช้โปรแกรมต่างๆ หรือแม้กระทั่งลำดับขั้นของการทำงานใน Back office
    • เข้าใจเนื้อหางานได้ง่ายเพราะเนื้อหาถูกแบ่งเป็นขั้นเป็นตอนในแต่ละกระบวนการ
    • การถ่ายทอดเนื้อหาเป็นขั้นเป็นตอนทำให้ผู้สอนงานสามารถสอนงานได้อย่างเป็นขั้นเป็นตอน
  • ข้อเสียของการใช้ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบ SOP
    • เปลี่ยนขั้นตอนหรือกระบวนการทำงานให้เป็นภาษาที่คนไม่คุ้นชินเข้าใจได้ยาก
    • ไม่เหมาะกับเนื้อหาที่เน้นตัวอักษรมาก ๆ  เช่น คู่มือที่ใช้ตัวอักษรล้วน 10 หน้าขึ้นไป
    • ใช้เวลาในการอ่านมาก
        sop software comparison

        เราจะมีวิธีเลือก Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานอย่างไร

        ประเด็นสำคัญหลักในการเลือกTools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานคือ ทำอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งนำมาซึ่งปัจจัยในการเลือกเครื่องมือที่ว่า ต้องใช้งานง่าย ไม่ว่าจะในมุมมองของผู้สร้าง หรือผู้ใช้คู่มือการทำงาน นอกจากนั้นหลังจากสร้างคู่มือการทำงานเสร็จแล้วจะต้องคำนึงถึงการนำไปใช้จริงให้ได้ด้วย เพราะอย่าลืมว่าตัวแปรสำคัญในการใช้งานคู่มือการทำงานให้ประสบความสำเร็จคือ “ผู้ปฏิบัติงานที่ใช้งานคู่มือการทำงานนั้นๆ” สามารถสรุปเป็นข้อความง่าย ๆ  2 ข้อดังนี้ 

        • Tools นั้นต้องทำให้สร้างและอัปเดต SOP ได้ง่าย
        • ทุกคนในองค์กรเข้าถึงและใช้งาน SOP ได้ง่าย

        อย่างไรก็ตามการเลือกใช้ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานนั้นต้องเลือกให้เหมาะกับจุดประสงค์ของผู้ใช้งานหรือองค์กรนั้นๆ ด้วย

        การเลือก Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานตามจุดประสงค์ 

        Teachme Biz ได้ลองประมวลจุดประสงค์ต่าง ๆ และสรุปเป็นทางเลือกตามจุดประสงค์ได้ดังนี้

        • เพื่อลดความยุ่งยากในการสร้างคู่มือการทำงาน  

        ปัญหาที่พบบ่อย เช่น 

          • กว่าจะสร้างคู่มือการทำงาน ให้สำเร็จสักชิ้นใช้เวลานานเกินไป
          • มีจำนวนคู่มือการทำงานที่ต้องสร้างมีมาก ทำให้ใช้เวลานานกว่าจะสร้างครบหมด
          • มีคู่มือการทำงานเดิมอยู่ เมื่อเปลี่ยนมาใช้ Tools ต้องเริ่มใหม่ทั้งหมด

        กรณีเช่นนี้ ควรเลือก Tools ที่ใช้งานง่าย คือ สร้างคู่มือการทำงานได้ง่ายๆ  โดยไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงการออกแบบรูปแบบของเอกสารใดๆ ยิ่งถ้าสามารถนำ คู่มือการทำงานเดิมมาใช้ใน Tools ตัวใหม่นี้ได้จะดีที่สุด 

        • เพื่อลดความยุ่งยากในการอัปเดตคู่มือการทำงาน

        ปัญหาที่พบบ่อยเช่น 

          • มีคู่มือการทำงานอยู่ก่อนแล้ว แต่ผู้ทำหน้าที่อัปเดตไม่ว่างพอจะมาอัปเดตให้ 
          • ไม่ได้มีการเข้าถึงคู่มือการทำงานมานาน ทำให้เนื้อหาไม่อัปเดตและไม่ตรงกับกระบวนการทำงานปัจจุบัน
          • อัปเดตแต่ละครั้งใช้เวลานาน และยาก จนบางครั้งไม่รู้ว่าเวอร์ชันไหนคือล่าสุด

        กรณีแบบนี้ ควรเลือก Tools ที่สามารถเจาะจงจุดที่ต้องการอัปเดตและเข้าถึงได้ทุกเวลา มีการบันทึกการเปลี่ยนเวอร์ชันอย่างเป็นระบบ

        • เพื่อสร้างและใช้คู่มือการทำงานกับคนในองค์กรเท่านั้น

        ปัญหาที่พบบ่อยเช่น 

          • แม้เป็นดิจิทัลไฟล์ก็ตาม พนักงานแต่ละแผนกไม่รู้ว่าไฟล์เก็บอยู่ที่ใด
          • เนื้อหายากที่จะเข้าใจได้ทุกคนแม้จะอ่านอย่างละเอียดแล้วก็ตาม

        การสร้างและใช้งานคู่มือการทำงานกับทุกคนในองค์กรควรเน้นเรื่องความเข้าใจง่ายต่อพนักงานทุกระดับ และการเข้าถึงง่าย คือต้องให้พนักงานทุกระดับสามารถทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานจากคู่มือการทำงานได้อย่างง่ายๆ โดยอาจจะใช้ภาษาไทยที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน หรือจะให้ดีที่สุดคือการสื่อสารโดยใช้ภาพ หรือวิดีโอ เพราะเป็นสารที่ไม่ต้องตีความอีก นอกจากนี้ควรให้พนักงานสามารถเข้าถึงคู่มือการทำงานได้ง่ายๆ โดยอาจจะคำนึงเรื่องการจัดการแบบดิจิทัล ให้พนักงานเข้าถึงได้จากสภาพแวดล้อมและอุปกรณ์ที่หลากหลาย สามารถเข้าถึงคู่มือการทำงานได้ในทุกสถานการณ์ที่ต้องการ และเมื่อมีการอัปเดตก็ทำให้ใครก็ตามที่เข้าถึงได้ใช้เวอร์ชันที่ใหม่อยู่เสมอ

        ตัวอย่างคู่มือการทำงานที่ใช้วิดีโอ

        ตัวอย่าง SOP ที่การใช้วิดีโอง่ายกว่าการใช้ข้อความ

        หากต้องการเครื่องมือในการสร้างคู่มือการทำงานที่ตอบทุกโจทย์ 

        จากที่กล่าวมานั้น สิ่งสำคัญในการเลือกเครื่องมือที่ถูกต้อง คือ สร้าง เข้าถึง ทำความเข้าใจง่าย และบริหารจัดการได้ง่าย เฉกเช่น Teachme Biz เป็นเครื่องมือสร้างคู่มือการทำงาน SOP และ Work instruction แบบออนไลน์ ซึ่งถูกออกแบบมาครอบคลุมความต้องการที่กล่าวมาแล้วทั้งหมด นอกจากใช้งานง่ายแล้วยังสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา ตอบโจทย์ได้ไม่ว่าจะเป็นคู่มือการทำงานแบบวิดีโอ หรือคู่มือการทำงานแบบ SOP (SOP: Standard Operating Procedure) ทำให้พูดสั้น ๆ ได้ว่า Teachme Biz มีลักษณะเฉพาะดังนี้ 

        • สร้างและแก้ไขคู่มือการทำงานได้ง่าย
        • ทำความเข้าใจได้ง่าย
        • เข้าถึงและส่งต่อคู่มือการทำงานได้ง่าย

        ด้วยความง่ายทั้ง 3 อย่างนี้เอง ที่ทำให้ Teachme Biz เป็นเครื่องมือสร้างคู่มือการทำงานที่ได้รับความไว้วางใจจากบริษัทชั้นนำเสมอมา 

        อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง

        คลิก Online SOP คืออะไร ดีกว่า SOP แบบกระดาษอย่างไร เริ่มสร้างอย่างไร?

        Blog Library24_0222

        Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

        ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!  

        Pin It on Pinterest

        Share This