เปรียบเทียบเครื่องมือในการสร้างคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI

เปรียบเทียบเครื่องมือในการสร้างคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI  เลือกอย่างไรไม่ให้พัง

หลายองค์กรในไทยเริ่มมีการสร้างคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI ต่าง ๆ ในรูปแบบดิจิทัลกันมากขึ้น โดยอาจจะทำจากโปรแกรมออฟฟิศต่าง ๆ  ผนวกรวมกับการใช้งานแบบกระดาษ ส่วนใหญ่ก็ยังไม่ได้มีการวางนโยบายชัดเจนในการใช้งานโปรแกรม หรือ คู่มือการทำงานดิจิทัลเหล่านี้ ว่าจะเป็นโปรแกรมหรือซอฟแวร์ใด หรือปรินต์ออกมาหรือไม่ วันนี้ Teachme Biz จะพาไปดูวิธีการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการสร้างและใช้งานคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI เพื่อประสิทธิภาพที่สูงที่สุดกัน 

การสร้างคู่มือการทำงานด้วยโปรแกรมออฟฟิศต่างๆ 

90% ใช้โปรแกรมออฟฟิศ

ข้อมูลงานวิจัยจากบริษัท Ideation, Inc. ในประเทศญี่ปุ่นระบุว่าจากการสอบถามจากผู้คนราว 4,000 คน ในปี 2020 เกี่ยวกับสถานการณ์การใช้งานคู่มือการทำงาน SOP WI ภายในบริษัทได้ข้อมูลว่า 90% สร้าง SOP จากโปรแกรมออฟฟิศต่างๆ (เช่น ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ ฯลฯ) โดยไฟล์หลักจะเป็นไฟล์ประเภท *.doc หรือ *.xls หรือ *.pdf ซึ่งนับเป็นประเภทไฟล์ที่นิยมในปัจจุบัน

องค์กรส่วนใหญ่ใช้โปรแกรมออฟฟิศต่างๆ

ข้อดีของการใช้โปรแกรมออฟฟิศ 

• ไม่มีต้นทุนเพิ่มเติม เช่น องค์กรใช้โปรแกรมนั้น ๆ อยู่ก่อนแล้ว ไม่ต้องหาซื้อโปรแกรมใหม่ ไม่มีค่าใช้จ่ายรายเดือน
• ผู้ใช้งานส่วนใหญ่คุ้นเคยกับโปรแกรม เช่น ไฟล์เอกสารทั่วไป ไฟล์สเปรดชีต หรือไฟล์นำเสนอต่างๆ ฯลฯ
• ผู้สร้างคู่มือการทำงานสามารถออกแบบรูปของเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างอิสระ 

ข้อเสียของการใช้โปรแกรมออฟฟิศ 

• คุณภาพของคู่มือการทำงานที่สร้างแตกต่างไปตามทักษะความชำนาญในการใช้โปรแกรมของแต่ละคน 
• เนื่องจากโปรแกรมออฟฟิศมีความหลากหลาย ฟังก์ชันเยอะ ใช้งานได้หลายวัตถุประสงค์ จึงอาจจะเป็นงานยากสำหรับผู้ที่ไม่ชำนาญโปรแกรมเหล่านี้ 
• ยากในการเพิ่มเติมไฟล์วิดีโอ หรือรูปภาพประกอบในเอกสาร แม้จะเพิ่มได้ก็ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ กินพื้นที่จัดเก็บ
• เนื่องจากไม่มีรูปแบบที่แน่นอน ทำให้ยากที่จะเริ่มต้นเพราะต้องเริ่มตั้งแต่การออกแบบฟอร์แมท
• มีความเป็นไปได้สูงที่คู่มือการทำงานจะออกมาในรูปแบบตัวอักษรเสียเป็นส่วนใหญ่ 

จะเห็นว่าข้อดีหลัก ๆ คือ ต้นทุนเดิมและการออกแบบที่อิสระ (มุมมองของผู้สร้างคู่มือการทำงาน) แต่ในความเป็นจริงทางปฏิบัตินั้น การใช้คู่มือการทำงานมักจะเกิดขึ้นจาก 3 สถานการณ์หลักดังนี้คือ 

1. เมื่อต้องปฏิบัติงานนั้น ๆ เป็นครั้งแรก
2. เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน
3. เมื่อไม่ได้ทำงานนั้น ๆ มาเป็นเวลานาน

ทั้งหมดเป็นสถานการณ์จากการนำคู่มือการทำงานไปใช้ของผู้ปฏิบัติงานทั้งสิ้น นั่นอาจพูดได้ว่าตัวแปรที่จะทำให้การใช้งานคู่มือการทำงานในองค์กรสำเร็จหรือไม่สำเร็จนั้นอยู่ที่ผู้ใช้งานเป็นหลัก

เครื่องมือสร้างคู่มือการทำงานถูกออกแบบมาเพื่อให้สร้างได้ง่ายๆ

สร้างด้วย Tools เฉพาะสำหรับสร้างคู่มือการทำงานโดยเฉพาะ

Tools เฉพาะคืออะไร 

คือ ซอฟแวร์ แพลตฟอร์ม หรือแอปพลิเคชันที่ทำให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างและจัดการคู่มือการทำงานต่าง ๆ ได้ ไม่เพียงแค่ง่ายในการสร้างเท่านั้น แต่ถูกออกแบบมาให้บริหารจัดการได้อีกด้วย และที่สำคัญสามารถเข้าถึงง่ายผ่านหลาย ๆ อุปกรณ์ เช่น สมาร์ทโฟน, แท็บเล็ต ฯลฯ

ประเภทของ Tools เฉพาะ 

แบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ  2 ประเภทคือ

Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบวิดีโอ 

เนื้อหาของคู่มือการทำงานจะถูกสื่อสารด้วยวิดีโอ ซึ่งนับเป็นจุดเด่นหลักของคู่มือการทำงานในยุคดิจิทัลที่เหนือกว่าการใช้คู่มือการทำงานที่เป็นกระดาษ เพราะสามารถแสดงขั้นตอนการทำงานเป็นวิดีโอให้เข้าใจได้ง่ายกว่าการอ่านจากตัวอักษรซึ่งอาจจะคลาดเคลื่อนได้จากการตีความของแต่ละคน

• ข้อดีของการใช้ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบวิดีโอ
• • เทียบกับคู่มือการทำงานแบบตัวอักษรแล้วเข้าใจง่ยากว่ามาก เพราะเนื้อหาเป็น Visual-based
  • เข้าใจขั้นตอนการทำงานที่มี Movement และขั้นตอนที่ต่อเนื่องได้ง่าย
  • ใช้กับการ E-learning ได้ง่าย
• ข้อเสียของการใช้ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบวิดีโอ
• • หากผู้ใช้ไม่ดูวิดีโอโดยละเอียด อาจได้ข้อมูลที่ไม่ครบ หรือไม่ถูกต้อง
  • ยากที่จะแบ่งกระบวนการทำงานที่แสดงด้วยวิดีโอให้เป็นขั้นเป็นตอน
  • เนื้อหาบางอย่างที่แสดงเพียงตัวอักษรก็เพียงพอ ก็ยังต้องถูกทำให้เป็นวิดีโอ

Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบ SOP

คู่มือการทำงานแบบ SOP คือ คู่มือการทำงานที่รวบรวมกระบวนการทำงานของงานนั้น ๆ อย่างเป็นระบบ ถ่ายทอดเป็นขั้นเป็นตอน หรือที่เรียกกันว่า SOP (Standard Operating Procedure) จุดแตกต่างหลักเมื่อเทียบกับเครื่องมือสร้างคู่มือการทำงานแบบวิดีโอก็คือ เนื้อหาถูกแบ่งออกเป็นขั้นเป็นตอนอย่างเป็นระบบ

• ข้อดีของการใช้ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบ SOP 

• • สามารถถ่ายทอดเนื้อหาของการทำงานได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น ขั้นตอนการผลิตในงานผลิต ขั้นตอนการใช้โปรแกรมต่างๆ หรือแม้กระทั่งลำดับขั้นของการทำงานใน Back office
  • เข้าใจเนื้อหางานได้ง่ายเพราะเนื้อหาถูกแบ่งเป็นขั้นเป็นตอนในแต่ละกระบวนการ
  • การถ่ายทอดเนื้อหาเป็นขั้นเป็นตอนทำให้ผู้สอนงานสามารถสอนงานได้อย่างเป็นขั้นเป็นตอน
• ข้อเสียของการใช้ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบ SOP
  • เปลี่ยนขั้นตอนหรือกระบวนการทำงานให้เป็นภาษาที่คนไม่คุ้นชินเข้าใจได้ยาก
  • ไม่เหมาะกับเนื้อหาที่เน้นตัวอักษรมาก ๆ  เช่น คู่มือที่ใช้ตัวอักษรล้วน 10 หน้าขึ้นไป
  • ใช้เวลาในการอ่านมาก

Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานแบบ SOP

• สามารถถ่ายทอดเนื้อหาของการทำงานได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น ขั้นตอนการผลิตในงานผลิต ขั้นตอนการใช้โปรแกรมต่างๆ หรือแม้กระทั่งลำดับขั้นของการทำงานใน Back office
• เข้าใจเนื้อหางานได้ง่ายเพราะเนื้อหาถูกแบ่งเป็นขั้นเป็นตอนในแต่ละกระบวนการ
• การถ่ายทอดเนื้อหาเป็นขั้นเป็นตอนทำให้ผู้สอนงานสามารถสอนงานได้อย่างเป็นขั้นเป็นตอน

• เปลี่ยนขั้นตอนหรือกระบวนการทำงานให้เป็นภาษาที่คนไม่คุ้นชินเข้าใจได้ยาก
• ไม่เหมาะกับเนื้อหาที่เน้นตัวอักษรมาก ๆ เช่น คู่มือที่ใช้ตัวอักษรล้วน 10 หน้าขึ้นไป
• ใช้เวลาในการอ่านมาก

เราจะมีวิธีเลือก Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานอย่างไร

ประเด็นสำคัญหลักในการเลือกTools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานคือ ทำอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งนำมาซึ่งปัจจัยในการเลือกเครื่องมือที่ว่า ต้องใช้งานง่าย ไม่ว่าจะในมุมมองของผู้สร้าง หรือผู้ใช้คู่มือการทำงาน นอกจากนั้นหลังจากสร้างคู่มือการทำงานเสร็จแล้วจะต้องคำนึงถึงการนำไปใช้จริงให้ได้ด้วย เพราะอย่าลืมว่าตัวแปรสำคัญในการใช้งานคู่มือการทำงานให้ประสบความสำเร็จคือ “ผู้ปฏิบัติงานที่ใช้งานคู่มือการทำงานนั้นๆ” สามารถสรุปเป็นข้อความง่าย ๆ  2 ข้อดังนี้ 

• Tools นั้นต้องทำให้สร้างและอัปเดต SOP ได้ง่าย
• ทุกคนในองค์กรเข้าถึงและใช้งาน SOP ได้ง่าย

อย่างไรก็ตามการเลือกใช้ Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานนั้นต้องเลือกให้เหมาะกับจุดประสงค์ของผู้ใช้งานหรือองค์กรนั้นๆ ด้วย

การเลือก Tools สำหรับสร้างคู่มือการทำงานตามจุดประสงค์ 

Teachme Biz ได้ลองประมวลจุดประสงค์ต่าง ๆ และสรุปเป็นทางเลือกตามจุดประสงค์ได้ดังนี้

• เพื่อลดความยุ่งยากในการสร้างคู่มือการทำงาน  

ปัญหาที่พบบ่อย เช่น 

• • กว่าจะสร้างคู่มือการทำงาน ให้สำเร็จสักชิ้นใช้เวลานานเกินไป
  • มีจำนวนคู่มือการทำงานที่ต้องสร้างมีมาก ทำให้ใช้เวลานานกว่าจะสร้างครบหมด
  • มีคู่มือการทำงานเดิมอยู่ เมื่อเปลี่ยนมาใช้ Tools ต้องเริ่มใหม่ทั้งหมด

กรณีเช่นนี้ ควรเลือก Tools ที่ใช้งานง่าย คือ สร้างคู่มือการทำงานได้ง่ายๆ  โดยไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงการออกแบบรูปแบบของเอกสารใดๆ ยิ่งถ้าสามารถนำ คู่มือการทำงานเดิมมาใช้ใน Tools ตัวใหม่นี้ได้จะดีที่สุด 

• เพื่อลดความยุ่งยากในการอัปเดตคู่มือการทำงาน

ปัญหาที่พบบ่อยเช่น 

• • มีคู่มือการทำงานอยู่ก่อนแล้ว แต่ผู้ทำหน้าที่อัปเดตไม่ว่างพอจะมาอัปเดตให้ 
  • ไม่ได้มีการเข้าถึงคู่มือการทำงานมานาน ทำให้เนื้อหาไม่อัปเดตและไม่ตรงกับกระบวนการทำงานปัจจุบัน
  • อัปเดตแต่ละครั้งใช้เวลานาน และยาก จนบางครั้งไม่รู้ว่าเวอร์ชันไหนคือล่าสุด

กรณีแบบนี้ ควรเลือก Tools ที่สามารถเจาะจงจุดที่ต้องการอัปเดตและเข้าถึงได้ทุกเวลา มีการบันทึกการเปลี่ยนเวอร์ชันอย่างเป็นระบบ

• เพื่อสร้างและใช้คู่มือการทำงานกับคนในองค์กรเท่านั้น

ปัญหาที่พบบ่อยเช่น 

• • แม้เป็นดิจิทัลไฟล์ก็ตาม พนักงานแต่ละแผนกไม่รู้ว่าไฟล์เก็บอยู่ที่ใด
  • เนื้อหายากที่จะเข้าใจได้ทุกคนแม้จะอ่านอย่างละเอียดแล้วก็ตาม

การสร้างและใช้งานคู่มือการทำงานกับทุกคนในองค์กรควรเน้นเรื่องความเข้าใจง่ายต่อพนักงานทุกระดับ และการเข้าถึงง่าย คือต้องให้พนักงานทุกระดับสามารถทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานจากคู่มือการทำงานได้อย่างง่ายๆ โดยอาจจะใช้ภาษาไทยที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน หรือจะให้ดีที่สุดคือการสื่อสารโดยใช้ภาพ หรือวิดีโอ เพราะเป็นสารที่ไม่ต้องตีความอีก นอกจากนี้ควรให้พนักงานสามารถเข้าถึงคู่มือการทำงานได้ง่ายๆ โดยอาจจะคำนึงเรื่องการจัดการแบบดิจิทัล ให้พนักงานเข้าถึงได้จากสภาพแวดล้อมและอุปกรณ์ที่หลากหลาย สามารถเข้าถึงคู่มือการทำงานได้ในทุกสถานการณ์ที่ต้องการ และเมื่อมีการอัปเดตก็ทำให้ใครก็ตามที่เข้าถึงได้ใช้เวอร์ชันที่ใหม่อยู่เสมอ

ตัวอย่าง SOP ที่การใช้วิดีโอง่ายกว่าการใช้ข้อความ

หากต้องการเครื่องมือในการสร้างคู่มือการทำงานที่ตอบทุกโจทย์ 

จากที่กล่าวมานั้น สิ่งสำคัญในการเลือกเครื่องมือที่ถูกต้อง คือ สร้าง เข้าถึง ทำความเข้าใจง่าย และบริหารจัดการได้ง่าย เฉกเช่น Teachme Biz เป็นเครื่องมือสร้างคู่มือการทำงาน SOP และ Work instruction แบบออนไลน์ ซึ่งถูกออกแบบมาครอบคลุมความต้องการที่กล่าวมาแล้วทั้งหมด นอกจากใช้งานง่ายแล้วยังสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา ตอบโจทย์ได้ไม่ว่าจะเป็นคู่มือการทำงานแบบวิดีโอ หรือคู่มือการทำงานแบบ SOP (SOP: Standard Operating Procedure) ทำให้พูดสั้น ๆ ได้ว่า Teachme Biz มีลักษณะเฉพาะดังนี้ 

• สร้างและแก้ไขคู่มือการทำงานได้ง่าย
• ทำความเข้าใจได้ง่าย
• เข้าถึงและส่งต่อคู่มือการทำงานได้ง่าย

ด้วยความง่ายทั้ง 3 อย่างนี้เอง ที่ทำให้ Teachme Biz เป็นเครื่องมือสร้างคู่มือการทำงานที่ได้รับความไว้วางใจจากบริษัทชั้นนำเสมอมา 

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !