ต่องานไม่สะดุด ธุรกิจปังไม่มีหยุด ให้ Teachme Biz ช่วยเคลียร์งานหลังCovid-19

ไวรัสตัวร้าย Covid-19 ไม่ได้เป็นภัยต่อสุขภาพเท่านั้นแต่ยังสะเทือนมาถึงการทำธุรกิจอีกด้วย ทำให้ธุรกิจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนครั้งยิ่งใหญ่เพื่อความอยู่รอด ซึ่งแต่ละธุรกิจก็มีมาตรการที่แตกต่างกันไป เช่นเปลี่ยนไปขายของบนแพลตฟอร์มออนไลน์ พรีเซ้นท์งานให้ลูกค้าผ่านออนไลน์ ประชุมออนไลน์ ออกแบบออนไลน์ ตรวจงานออนไลน์ เป็นต้น

วิกฤติครั้งนี้จะเปลี่ยนทุกชีวิตในทุกวงการไปตลอดการ ซึ่งไม่ว่าจะเป็นมาตรการแบบใดสิ่งที่เกิดขึ้นคล้ายๆ กันก็คือองค์กรจำเป็นต้องจัดระบบการทำงานของพนักงานใหม่ โดยพึ่งพิงเทคโนโลยีเพื่อให้สอดรับกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นด้วยกันทั้งนั้น ไม่เคยมีใครเคยผ่านวิกฤตแบบครั้งนี้มาก่อน ดังนั้นการเรียนรู้สิ่งใหม่ การแชร์ความรู้และส่งต่อความรู้ซึ่งกันและกันของทั้งผู้บริหารและพนักงานจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้

และเพื่อให้ก้าวผ่านการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่และฟื้นฟูธุรกิจหลังวิกฤตได้ดียิ่งขึ้น “การจัดการความรู้ในองค์กร” (Knowledge Management) จึงกลายเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยพัฒนาทั้งคนและองค์กรให้อยู่รอดต่อไปได้ การจัดการความรู้ในองค์กรให้มีประสิทธิภาพและเข้าถึงพนักงานทุกคนอย่างทั่วถึงในยุคนี้ต้อง “ออนไลน์” ซึ่งหากเป็นแพลตฟอร์มจัดการความรู้ออนไลน์ที่ช่วยสนับสนุนให้ใช้งานง่ายทั้งกับผู้ส่งและผู้รับความรู้ก็จะยิ่งเสริมประสิทธิภาพการเรียนรู้ของทั้งองค์กร ซึ่งสิ่งที่เราอยากจะแนะนำในโอกาสนี้ก็คือ “ระบบจัดการคู่มือออนไลน์” เครื่องมือสำคัญที่จะช่วยจัดการการทำงานให้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น ทั้งในส่วนของการจัดทำ และส่งต่อขั้นตอนการทำงานอย่างเป็นระบบและรวดเร็ว เป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและมาตรฐานการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

ประโยชน์ของการใช้ระบบจัดการคู่มือทำงานออนไลน์ Teachme Biz หลังวิกฤต

1. เตรียมข้อมูลได้ล่วงหน้าเพราะเป็นระบบ online

หลายธุรกิจที่อาจมีแผนการจัดการแบบใหม่ไว้รอแล้วสำหรับการเปิดทำการอีกครั้งหลังหยุดไปชั่วคราวซึ่งแน่นอนว่าต้องมีการปรับเปลี่ยนครั้งใหญ่หากจะรอให้เปิดทำการก่อนค่อยจัดทำข้อมูลการปฏิบัติงานอาจช้าเกินไป แต่หากใช้ระบบจัดการคู่มือทำงานออนไลน์ล่ะก็สามารถจัดทำไว้ก่อนได้เลยผ่านทางออนไลน์ และที่สำคัญคู่มือที่จัดทำไว้ใน Teachme Biz สามารถเปิดใช้ได้ทันทีไม่ต้องจัดหน้าใหม่หรือย้ายแพลตฟอร์มอื่นต่อ สามารถปรับเป็น .pdf หรือ สไลด์โชว์ ได้ในตัว

2. สามารถอัปเดตได้รวดเร็วลดการผิดพลาด

แน่นอนว่าจากแผนที่วางไว้กับหน้างานจริงอาจต้องมีการปรับให้เหมาะสมมากขึ้น ด้วยระบบ Teachme Biz ผู้สร้างสามารถเข้ามาปรับเปลี่ยนคู่มือการทำงานได้แบบ Real Time ถ้าหน้างานมีปัญหาต้องปรับวิธีการดำเนินงานเมื่อไหร่สามารถทำได้ทันทีทั้งยังแชร์เพื่อส่งต่อให้ทั้งพนักงานในองค์กรและคู่ค้าทางธุรกิจนอกองค์กรที่ต้องปรับเหมือนกันได้ทันท่วงทีด้วย ช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องจะได้รับคู่มือการทำงานฉบับเดียวกัน ข้อมูลเหมือนกัน และเป็นมาตรฐานเดียวกัน

3. อธิบายขั้นตอนการทำงานให้เข้าใจได้ทันที

ระบบของ Teachme Biz ออกแบบหน้าตาของคู่มือเอาไว้อย่างเป็น Step by step เพื่อใช้อธิบายการทำงานอย่างครบถ้วน ลดการผิดพลาดในการสื่อสาร ทั้งยังสามารถเพิ่มรูปภาพหรือ VDO ลงในแต่ละขั้นตอนได้ทำให้คนดูเข้าใจมากขึ้น นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นตัดต่อและเพิ่มสัญลักษณ์ได้ในตัว

4. ส่งเสริมการทำงานแบบ Multiple skill

แน่นอนว่าบางธุรกิจอาจมีพนักงานลดน้อยลงหรือไม่เพียงพอต่อเนื้องานที่มีอยู่ซึ่งการสร้างคู่มือออนไลน์เอาไว้ช่วยแก้ปัญหาตรงนี้ได้อย่างตรงจุด อย่างที่บอกไปว่าระบบคู่มือ Teachme Biz ช่วยให้อธิบายการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพดังนั้นไม่ว่าใครก็สามารถทำตามได้ถูกต้อง ส่งเสริมให้พนักงานสามารถทำงานได้หลากหลายหน้าที่แบบ Multiple skill

5. ควบคุมงบประมาณได้มากขึ้น

การเปลี่ยนมาใช้คู่มือออนไลน์ที่ช่วย save cost ได้แน่ๆ คือประหยัดกระดาษแล้วยังลดการใช้หมึก ไฟฟ้าจากเครื่องปริ้นต์ และกระดาษแล้ว สิ่งที่จะสังเกตได้ชัดเจนเลยก็คือช่วยลดเวลาในการทำงานของบุคลากรได้ด้วย

การจัดทำคู่มือ : แค่ให้หัวหน้างานที่รู้ขั้นตอนทำงานเป็นอย่างดีอยู่แล้วถ่ายทอดวิธีการทำงานลงในระบบ คนเดียวก็สามารถสร้างเองได้ทั้งหมด เช่น ตัวอักษร ภาพ และ VDO โดยไม่ต้องส่งต่อให้ฝ่ายอื่นช่วยทำสื่อเหล่านี้อีก จึงเป็นขั้นตอนที่สามารถทำได้เลยไม่ต้องรอหมดวิกฤต

การเข้าถึงคู่มือ : สามารถเปิดให้พนักงานเข้าถึง know-how หรือขั้นตอนการทำงานของแต่ละงานได้ทั่วถึงโดยมั่นใจได้ว่าเนื้อหาตรงกันแน่นอน ทำให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหมด ที่สำคัญคือสามารถปฏิบัติได้ทันทีไม่เสียโอกาสทางธุรกิจ

ลดความจำเป็นในการอบรม : การอบรมพนักงานแต่ละต้องเสียทั้งเวลาการทำงานของผู้ให้อบรมและผู้เข้าอบรมรวมถึงยังมีค่าเดินทางและค่าสถานที่อีกแต่คู่มือออนไลนช่วยลดต้นทุนตรงนี้ได้

หลังจบเหตุการณ์ Covid-19 แล้วสิ่งที่ทุกธุรกิจต้องรีบทำคงหนีไม่พ้นการเร่งฟื้นตัวให้ได้มากที่สุดดังนั้นการเตรียมแผนการรวมถึงปัจจัยต่างๆ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ควรทำเอาไว้อย่ารอช้า และ “การจัดทำคู่มือการทำงานออนไลน์” เอาไว้ล่วงหน้าก็นับเป็นวิธีการหนึ่งที่ช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าได้ทันทีเมื่อกลับมาเปิดบริการเต็มตัวและยังช่วยลดค่าใช้จ่ายได้อย่างเห็นผลอีกด้วย

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !