“การปรับปรุงสภาพแวดล้อมที่ทำงาน” เป็นหนึ่งในวิธีพัฒนาการทำงานโดยรวมอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นในปัจจุบันหลายๆ บริษัทจึงให้ความสำคัญกับ “หลักการ 5 ส” เพื่อทำให้เกิดสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดี ในบทความนี้ ทาง Teachme Biz จะขอพูดถึงเรื่องของหลักการ 5ส ในหลายๆด้าน ไม่ว่าจะเป็นคำนิยามของ 5ส วัตถุประสงค์ในการดำเนินการ และสิ่งที่ควรให้ความสนใจเมื่อนำไปปฏิบัติจริง

5ส คืออะไร?

หลักการ 5ส ถูกใช้เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน ประกอบไปด้วย 5 ข้อ ได้แก่ สะสาง (Seiri), สะดวก (Seiton), สะอาด (Seisou), สุขลักษณะ (Seiketsu) และสร้างนิสัย (Shitsuke) กิจกรรม 5ส สามารถเปลี่ยนระบบการทำงานให้ดีขึ้นและช่วยในการแก้ปัญหาต่างๆ หลัก 5ส นั้นตอนแรกถูกสร้างขึ้นเพื่อแก้ปัญหาที่พบมากในอุตสาหกรรมการผลิต อุตสาหกรรมก่อสร้าง และโรงพยาบาลเท่านั้น แต่ภายในไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ พบว่ามีการใช้อย่างแพร่หลายในอุตสาหกรรมอื่นด้วยเช่นกัน

• สะสาง (Seiri)

  คำว่า “Seiri” หมายถึงการแยกสิ่งของที่จำเป็นและไม่จำเป็นออกจากกัน จากนั้นให้ทิ้งของที่ไม่จำเป็นไป ตัวอย่างเช่น โรงงานที่ต้องผลิตสินค้าเป็นจำนวนมากในแต่ละวัน ก็มักจะมีปริมาณขยะมากตามไปด้วย หากปล่อยขยะทิ้งไว้ ไม่สะสางให้เรียบร้อย เวลาอยากหาของที่ต้องการก็จะทำได้ยากและอาจนำไปสู่การเกิดอุบัติเหตุได้ เพราะฉะนั้นจึงควรกำจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็นออกไปบ้าง นอกเหนือจากการทิ้งขยะแล้ว แนะนำให้จดบันทึกรายการสินค้าคงคลังเอาไว้พร้อมทั้งระบุรายละเอียด เช่น ปีที่ผลิต จำนวนสินค้า ฯลฯ อีกทั้งควรตรวจสอบสิ่งของไม่ได้ใช้อย่างน้อยเดือนละหนึ่งครั้ง เพื่อทำให้การจัดการโดยรวมดีขึ้น

• สะดวก (Seiton)
  

  “Seiton” คือการวางสิ่งของจำเป็นไว้ในตำแหน่งที่หยิบใช้งานได้ง่าย เช่น วางวัสดุและเครื่องมือที่จำเป็นต่อการทำงานในบริเวณที่หยิบได้สะดวก โดยเลือกสิ่งของให้เหมาะกับผู้ใช้งาน รวมถึงความถี่ในการใช้อุปกรณ์นั้นๆ จะช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วและราบรื่นมากขึ้น นอกจากนั้น จำเป็นต้องกำหนด “ที่วางประจำ” ให้กับอุปกรณ์หรือเครื่องมือใหม่ที่นำมาใช้ พร้อมทั้งแชร์ตำแหน่งที่วางให้กับพนักงานคนอื่นร่วมรับรู้ด้วย 

  หากเครื่องมือชิ้นนี้มีผู้ใช้งานหลายคน เวลานำเครื่องมือออกไปใช้ ให้วางแผ่นป้าย “กำลังใช้งาน” ลงในถาดเพื่อสื่อสารกับผู้ใช้งานคนอื่นๆ ให้รับทราบได้อย่างสะดวก

• สะอาด (Seisou)

  คำว่า “Seisou” หมายถึงการทำความสะอาดอุปกรณ์ และตรวจสอบสถานที่ทำงานให้สะอาดอยู่เสมอ หากเราอยู่ในสภาพแวดล้อมที่สะอาด จะช่วยสร้างบรรยากาศที่ทำให้รู้สึกว่าสามารถทำงานเมื่อไหร่ก็ได้ เราควรหมั่นตรวจสอบและรักษาสภาพแวดล้อมให้สะอาดเรียบร้อยจนเป็นนิสัย นอกจากจะทำให้สังเกตเห็นความผิดปกติของอุปกรณ์การทำงานและข้อบกพร่องต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วแล้ว ยังช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดอุบัติเหตุรวมถึงปัญหาอื่น ๆ ที่จะตามมาด้วย ยิ่งไปกว่านั้นทางบริษัทควรกำหนดผู้รับผิดชอบในการทำความสะอาดอุปกรณ์และสถานที่ในแต่ละวัน การทำความสะอาดก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น  

• สุขลักษณะ (Seiketsu)
  

  “Seiketsu” คือการรักษาสุขลักษณะในที่ทำงานอย่างสม่ำเสมอ โดยการปฏิบัติตามหลัก3ส ที่กล่าวมาข้างต้นอันได้แก่ สะสาง, สะดวก, สะอาด พนักงานในบริษัทควรทำตามกฎเหล่านี้ให้เป็นกิจวัตรเพื่อรักษาสุขลักษณะภายในองค์กร นอกจากนี้ทางบริษัทควรตั้งผู้ตรวจสอบด้วยเช่นกัน เพื่อเช็คให้แน่ใจว่าได้มีการรักษาความสะอาดอย่างถูกต้องตามหลัก 3ส ในทางปฏิบัติจริงหรือไม่อย่างไร    

• สร้างนิสัย (Shitsuke)
  

  คำว่า “Shitsuke” หมายถึงการดำเนินการตามหลัก 4ส ที่กล่าวมาข้างต้นให้เคยชินจนเป็นนิสัย เพื่อสภาพแวดล้อมที่สะอาดในที่ทำงาน บริษัทควรส่งเสริมให้พนักงานทุกคนตระหนักถึงความสำคัญในการปฏิบัติตามกฏ 5ส รวมถึงจัดกิจกรรมที่เกี่ยวข้องเพื่อปลูกฝังจิตสำนึกต่อส่วนรวม  

จุดประสงค์ของการทำ 5ส

ประโยชน์ของ 5ส คืออะไร? 5ส จะช่วยสร้างประสิทธิภาพในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต ยกระดับความปลอดภัยภายในองค์กร และปลูกผังจิตสำนึกของพนักงานต่อส่วนรวม

• สร้างประสิทธิภาพในการทำงาน/เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต

เมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมที่มีแต่ของที่ไม่จำเป็น ไร้ระเบียบ การหาเอกสารหรือเครื่องมือที่ต้องการใช้ในการทำงานก็จะเสียเวลามาก ในทางกลับกันหากใช้หลัก 5ส อย่างเคร่งครัด สร้างสภาพแวดล้อมที่สามารถนำของที่จำเป็นมาใช้แล้วนำกลับไปวางที่เดิมได้ง่ายๆ ก็จะสามารถโฟกัสกับงานที่เป็นส่วนสำคัญได้ และสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ในทางเดียวกัน ในเคสของหน้างานผลิตก็จะสามารถพัฒนา QCD ให้ดีขึ้นตามไปด้วย QCD คือตัวย่อของ 3 องค์ประกอบที่สำคัญในการควบคุมการผลิต ได้แก่ 

• Quality (คุณภาพ)

• Cost (ต้นทุน)

• Delivery (การส่งมอบ)

• ยกระดับความปลอดภัยให้มากขึ้น

หากวัสดุและเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานถูกจัดวางอย่างไม่เป็นระเบียบ อัตราการเกิดอุบัติเหตุที่ไม่คาดคิดก็จะเพิ่มสูงขึ้น การตรวจสอบและบำรุงรักษาเครื่องมืออย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้เราสามารถใช้งานอุปกรณ์ในการทำงานได้อย่างปลอดภัยและถูกต้อง หลักการ 5ส นั้นเป็นประโยชน์และมีนัยยะที่สำคัญอย่างมากในแง่ของการป้องกันการบาดเจ็บหรือเสียชีวิตจากการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมการผลิตและอุตสาหกรรมการก่อสร้าง ที่มักมีความเสี่ยงสูงในการเกิดอุบัติเหตุขณะทำงาน ด้วยเหตุนี้บริษัทจึงควรดำเนินการเรื่องนี้อย่างเคร่งครัด 

• เพิ่มแรงจูงใจของพนักงาน
  

เมื่อที่ทำงานรกและไร้ระเบียบ นอกจากจะเสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุได้ง่ายแล้ว ยังอาจเกิดงานที่ไม่มีประโยชน์รวมถึงสร้างความตึงเครียดให้กับพนักงาน ในทางกลับกันหากที่ทำงานสะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อย จะช่วยให้พนักงานมีสมาธิได้ดียิ่งขึ้น การปฏิบัติตามหลัก 5ส จะนำไปสู่การสร้างบรรยากาศที่น่าทำงาน เพิ่มแรงจูงใจของพนักงานให้มากขึ้น รวมถึงยังช่วยลดอัตราการลาออกได้

4 ขั้นตอนเพื่อเริ่มกิจกรรม 5ส

การเริ่มต้นนำกิจกรรม 5ส มาใช้จำเป็นต้องดำเนินการทีละขั้นตอน ค่อยๆให้พนักงานปรับตัวในการนำสิ่งใหม่เข้ามาใช้ในองค์กร ในบทความฉบับนี้จะแนะนำ 4 ขั้นตอนเพื่อเริ่มโปรเจ็คกิจกรรม 5ส โดยละเอียด

1. สร้างระบบ

ก่อนอื่น จำเป็นต้องกำหนดทีมเริ่มต้นเพื่อทำกิจกรรม 5ส รวมทั้งตั้งหัวหน้าผู้รับผิดชอบภายในทีม 

จะทำให้เกิดการสร้างระบบที่พนักงานทุกคนสามารถแชร์วัตถุประสงค์ นโยบายและกฎต่างๆของหลักการ 5ส ร่วมกันได้ เพื่อที่จะนำ 5ส ไปใช้ในทีมเริ่มต้นได้อย่างราบรื่น แนะนำให้กำหนด 4 ตำแหน่งสำหรับดำเนินการ ดังนี้ 

1. ผู้จัดการที่คอยจัดความสมดุลของโปรเจ็ค 5ส กับงานประจำ
2. หัวหน้าโปรเจ็ค 5ส
3. ผู้ที่ทำหน้าที่คอยสังเกตการณ์และติดตามความคืบหน้าสถานะของโปรเจ็ค 
4. ผู้ที่คอยให้คำแนะนำในหน้างาน

2. ตั้งเป้าหมายและจุดประสงค์ให้ชัดเจน

ในการปฏิบัติตามหลัก 5ส หากเราตั้งจุดประสงค์แค่เพื่อ “รักษาความสะอาดในที่ทำงาน” มันอาจจะทำได้ง่าย แต่ทว่าอยากจะให้มองเห็นถึงสิ่งที่จะได้รับจากกิจกรรมนี้ด้วย ตัวอย่างเช่น หลักการ 5ส สามารถยกระดับความปลอดภัยและเพิ่มผลผลิตของการทำงาน รวมถึงสามารถเพิ่มแรงจูงใจให้พนักงานได้อีก 

จึงควรสร้างความเข้าใจภายในบริษัทให้ตรงกันว่า “ทำไมเราจึงต้องทำกิจกรรม 5ส ?” และร่วมกันตั้งเป้าหมายเพื่อที่จะนำใช้หลัก 5ส เข้ามาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. สร้างกฏเกณฑ์ที่ทำให้เห็นสถานการณ์ปัจจุบันอย่างชัดเจน 

Visualize หรือแจกแจงโปรเซสและโฟลว์การทำงานออกมา ทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียด จากนั้นก็ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้เหมาะสมขึ้น แล้วกำหนดกฎเกณฑ์ในการทำงานนั้นๆ ขึ้นใหม่ ตัวอย่างเช่น กำหนดผู้รับผิดชอบในการทำความสะอาด, ช่วงเวลาที่ต้องบำรุงรักษาอุปกรณ์, ที่ประจำสำหรับวางเครื่องมือ สิ่งของที่จำเป็นและไม่จำเป็นในการทำงาน

หลังจากเริ่มกิจกรรม 5ส ตามขั้นตอนที่ตัดสินใจไว้แล้ว ก็ให้พัฒนาอยู่เรื่อยๆ เพื่อทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น เมื่อบริษัทดำเนินการ 5ส ตามลำดับ อันได้แก่ สะสาง (Seiri), สะดวก (Seiton), สะอาด (Seisou), สุขลักษณะ (Seiketsu) และสร้างนิสัย (Shitsuke) จะสามารถตรวจสอบสิ่งต่างๆ ได้โดยง่าย

4. สร้าง Check Sheet

หากตัดสินใจที่จะดำเนินการ 5ส ให้เป็นกิจวัตรประจำวันผ่านวงจร PDCA แล้ว ควรสร้าง Check sheet ขึ้นมาเพื่อใช้ในการตรวจสอบ Check sheet นี้จะช่วยให้พนักงานทุกคนปฎิบัติตามกฏของ 5ส ได้อย่างถูกต้อง

(ตัวอย่าง) Check Sheet 5ส 

หากอยากเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งาน Check Sheet ให้ดีขึ้น แนะนำให้มีการให้คะแนนในแต่ละสถานการณ์และประเมินผลลงในใบ Check Sheet เมื่อมีการวัดผลเชิงปริมาณตัวเลขแล้ว คาดว่าแรงจูงใจของพนักงานจะดีขึ้น

สรุป 

การปฏิบัติตามหลัก 5ส ไม่เพียงแค่ใช้เพื่อรักษาสภาพแวดล้อมที่ทำงานให้สะอาด แต่ยังสามารถเพิ่มแรงจูงใจของพนักงาน เพิ่มปริมาณการผลิตและยกระดับความปลอดภัยในองค์กรได้อีกด้วย หากต้องการปฏิบัติกิจกรรม 5ส ได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ แนะนำให้เริ่มดำเนินการไปทีละขั้นตอน พยายามใช้หลักการ 5ส ร่วมกับการสร้างจิตสำนึกต่อส่วนรวมให้กับพนักงานภายในองค์กรเป็นวงกว้าง เปิดโอกาสให้ทุกคนได้ได้มีส่วนร่วมในการวางแผน และลงมือปรับปรุงพื้นที่ ปฏิบัติงานของตนเองเพื่อให้เกิดผลลัพธ์อย่างสูงสุด

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !