พิษของโควิด19 ทำเอาทั้งโลกปั่นป่วนไปหมด ไม่ว่าจะเป็นเชิงเศรษฐกิจหรือเชิงสังคม ในปี 2021 บทบาทของวัคซีนเริ่มมีเข้ามาให้เห็นชัดเจนขึ้นและสำหรับมนุษย์ทุกคนนับจากช่วงนี้ไป ความปกติใหม่ หรือวิถีชีวิตใหม่ (New Normal) คงกลายเป็นวิถีที่เราจะพบเจอมากขึ้นเรื่อย ๆ สิ่งนี้เองทำให้หลายองค์กรเริ่มปรับตัวที่จะอยู่รอดในสถานการณ์เช่นนี้ วันนี้ทาง Teachme Biz จึงหยิบยกความเป็นปกติใหม่นี้ มาบอกเล่าว่า เราจะบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลบนความปกติใหม่นี้กันอย่างไรดี ในเชิงการพัฒนาทรัพยากรผ่านกระบวนการอบรมต่าง ๆ เพื่อเป็นแนวทางที่ทุกองค์กรสามารถใช้ปรับตัวเพื่อเข้าสู่ความปกติใหม่ได้อย่างราบรื่น
เหตุผลที่ยังต้องมีการอบรมพนักงาน
ไม่ว่าจะมีโควิด19 หรือไม่มีโควิด19 การอบรมพนักงานยังคงเป็นสิ่งจำเป็นอยู่เสมอ ตราบเท่าที่พนักงานคนนั้น ๆ จะเข้ามาเป็นหนึ่งฟันเฟืองในการขับเคลื่อนองค์กร เราพอจะสรุปเหตุผลการมีอยู่ของการอบรมพนักงานเป็นปัจจัยใหญ่ ๆ ได้ดังนี้
1. พนักงานใหม่…อย่างไรก็ต้องปรับตัว
แม้ในยุคที่โควิด19กระจายไปทั่วโลก ก็ใช่ว่าตลาดแรงงาน การจ้างงานจะหยุดขับเคลื่อน การจ้างงานแม้จะมีน้อยลงแต่ก็ยังคงมีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นพนักงานใหม่ที่ยังไม่มีประสบการณ์ หรือพนักงานที่มีประสบการณ์มาแล้วแต่ต้องย้ายสายงานด้วยความจำเป็นต่าง ๆ เช่น สายงานเก่าต้องปิดตัวลงไปเพราะพิษเศรษฐกิจ หรือพัฒนาตัวเองจนสามารถสร้างผลตอบแทนข้ามสายงานได้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นแบบใด เมื่อเข้ามาอยู่ในองค์กรใหม่ ที่มีการวางระบบระเบียบเป็นแบบแผนไว้แล้ว ก็จำเป็นต้องรับการอบรมเพื่อให้มีความเข้าใจที่ถูกต้องตรงกัน สิ่งนี้ แม้เป็นยุคความปกติใหม่ก็ไม่อาจละเลยได้
2. เมื่อพนักงานเก่าไป…คนใหม่ต้องแทนที่ได้
พนักงานที่ทำงานให้กับองค์กรมานาน อาจจะต้องลาออกไปในสักวันหนึ่งไม่ว่าจะเป็นเพราะการเกษียณหรือการเลือกทางเดินชีวิตเส้นใหม่ แต่ความรู้ที่สั่งสมและประยุกต์ใช้ในองค์กรควรจะอยู่กับองค์กรต่อไป อีกกรณีหนึ่งคือพนักงานเก่าย้ายทีมไปเพื่อลดขนาดขององค์กรลง กรณีนี้สมาชิกเดิมของทีมจำเป็นต้องทำหน้าที่สานต่องานเดิมให้ได้อย่างราบรื่น การอบรมเบื้องต้นสำหรับคนใหม่จึงสำคัญ
3. พนักงานสัญญาจ้างชั่วคราว…คือหนึ่งฟันเฟืองขององค์กร
พนักงานสัญญาจ้างชั่วคราว ถ้ามองในเชิง Team Work แล้ว เขาเองก็เปรียบเสมือนฟันเฟืองหนึ่งขององค์กรอย่างไม่ต่างกัน ดังนั้นวิธีการทำงานควรไปในแนวทางเดียวกัน รวมไปถึงวัฒนธรรมองค์กรต่าง ๆ ก็ควรจะเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน
การอบรมพนักงานตามแนวคิดความปกติใหม่ (New Normal Training)
หลังจากที่เราเห็นถึงความสำคัญของการอบรมพนักงานกันไปแล้ว สิ่งหนึ่งที่จะต้องคำนึงถึงต่อไปก็คือ จะปรับตัวเรื่องการอบรมพนักงานตามแนวคิดความปกติใหม่อย่างไร (New Normal Training) หลังจากที่โควิด19 เข้ามาเป็นตัวเร่งปฏิกิริยาที่สำคัญ
1. การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการอบรม
การอบรมแบบเดิม ๆ ที่เป็นห้องเรียนมีพนักงานใหม่เป็นผู้เรียนและพนักงานเก่าเป็นผู้สอนอาจไม่เหมาะสมอีกต่อไป แต่จะเปลี่ยนเป็นรูปแบบอื่นได้จำเป็นต้องมีเทคโนโลยีเข้ามาเป็นเครื่องมือช่วย เทคโนโลยีจะทำให้การอบรมนั้นง่ายขึ้นด้วยต้นทุนที่ต่ำลง เหตุที่ต้องปรับเปลี่ยนก็มาจากปัจจัยข้างล่างนี้
1.1 มาตรการเว้นระยะห่างทางสังคม หรือ Social Distancing Policy ทำให้การพบปะกันเป็นกลุ่มใหญ่ไม่นิยมอีกต่อไป การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ เช่น การอบรมผ่าน Online หรือ การอบรมแบบ On Demand ก็ทำให้พนักงานได้เข้าใจเนื้อหาได้เช่นกัน
1.2 ผลจากสภาพเศรษฐกิจ ด้วยสถานการณ์เศรษฐกิจที่ตกต่ำลงเพราะพิษโควิด19 การประหยัดทรัพยากรเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรทำเป็นเรื่องปกติไปแล้ว การอบรมพนักงานก็เช่นกัน การอบรมครั้งเดียวและสามารถใช้กับผู้เรียนได้หลายคน ทั้งยังเข้าถึงได้จากทุกที่เพียงมีคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต ก็นับเป็นการประหยัดทรัพยากรได้ดีทางหนึ่ง
การใช้เทคโนโลยีผ่านเครื่องมือ Teachme Biz ก็นับเป็นหนึ่งกุญแจของความปกติใหม่
ทั้งสองอย่างข้างต้นนี้สามารถประยุกต์ใช้ได้จากเครื่องมือที่เรียกว่า Teachme Biz ที่มีให้ใช้แล้วในปัจจุบันและตอบโจทย์ความปกติใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. อบรมไปพร้อมกับดิจิไทเซชั่น (Digitization)
เมื่อมีเทคโนโลยีเข้ามาใช้แล้ว การอบรมจะมีการประเมินผล ซึ่งการประเมินผลทั้งหมดควรทำให้ข้อมูลเป็นดิจิไทเซชั่น (Digitization) เพื่อที่จะตรวจสอบสถานะการทดสอบพนักงานแต่ละคน และนำข้อมูลเหล่านั้นมาค้นหาจุดอ่อนจุดแข็งของพนักงานแต่ละคนต่อไป
นอกจากข้อมูลของพนักงานทั้งหมดจะเป็นดิจิไทเซชั่น (Digitization) แล้ว หลาย ๆ องค์กรตอนนี้ก็พยายามปรับเปลี่ยนให้ข้อมูลทั้งหมดเข้าสู่ดิจิไทเซชั่น (Digitization) เพื่อมีเป้าหมายสู่ Digital Transformation ขององค์กรในอนาคตต่อไป การปูพื้นพนักงานทุกคนให้เข้าใจดิจิไทเซชั่น (Digitization) เรียกได้ว่าเป็นพื้นฐานของสังคมในยุคนี้เลยก็ว่าได้ เพราะอนาคตบทบาทของข้อมูลต่าง ๆ จะมีมากขึ้นเรื่อย ๆ ยกตัวอย่างง่าย ๆ ในองค์กรก็คือ การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล เข้าใจความสามารถของพนักงานในด้านต่าง ๆ ก่อนที่จะวางตำแหน่งของพนักงานว่าจะทำงานในหน้าที่ไหนได้ดี เพื่อสร้างความก้าวหน้าให้กับทั้งตัวพนักงานเองและองค์กรต่อไป ดิจิไทเซชั่น (Digitization) และ Digital Transformation นี้จะเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในชิวิตวิถีใหม่ที่แต่ละองค์กรแข่งขันกัน การใช้ข้อมูลแบบ Digitization นี้เครื่องมือ Teachme Biz ได้เตรียมฟังก์ชั่นรองรับไว้หมดแล้ว ตั้งแต่เนื้อหาการอบรม ตรวจสอบสถานะการทดสอบ และตรวจสอบข้อมูลเพื่อประเมินผลพนักงานแต่ละคน
3. ทักษะที่ใช้ปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น (Soft Skill)
การอบรมพนักงาน ไม่เพียงแต่เป็นเรื่องเนื้อหาของการทำงานเท่านั้น ด้วยยุคที่คนเราพบปะกันแบบซึ่งหน้านั้นมีน้อยลงแต่การพูดคุยระหว่างบุคคลติดต่อสื่อสารอย่างไรก็คงมีต่อไป การพัฒนาทักษะที่ใช้ปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่นแม้จะทำได้ไม่ง่าย แต่หากมีตัวอย่างให้พนักงานที่อบรมได้เห็นภาพและเสียงก็ทำให้เกิดความเข้าใจได้ไม่น้อย อีกหนึ่งไอเดียที่นำมาประยุกต์ใช้ได้ก็คือการแชร์ประสบการณ์การใช้ทักษะเหล่านี้กันในองค์กร ว่าพบเจอปัญหาอย่างไรแก้ปัญหากันอย่างไร ก็เป็นหนึ่งแนวทางของการอบรมในยุคชิวิตวิถีใหม่นี้
สิ่งเหล่านี้จะทำให้เข้าใจได้ง่าย ควรมีทั้งภาพและเสียง หรือเป็นวิดีโอเลยก็ยิ่งทำให้เข้าใจได้มากขึ้น ว่าการรับมือกับผู้คนหรือการพูดคุยสื่อสารกับลูกค้าควรมีแนวคิดอย่างไร สิ่งเหล่านี้สามารถปรับและเพิ่มเติมเข้าไปในคอร์สอบรมขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อใช้งานบนแพลตฟอร์มที่รองรับการทำงานเช่นนี้ Teachme Biz ก็เป็นเครื่องมือหนึ่งที่สามารถทำสิ่งที่กล่าวมานี้ได้ทั้งหมด
4. ทัศนคติที่จะพัฒนาตัวเองอย่างไม่หยุดยั้ง
การอบรมไม่เพียงแต่เป็นการสอนเนื้อหาของการทำงานเท่านั้น แต่เป็นการปลูกฝังวัฒนธรรมองค์กร ปลูกฝังทัศนคติที่ดีที่จะทำให้พนักงานพัฒนาตัวเองได้อย่างต่อเนื่อง เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วพนักงานในองค์กรก็จะมีแต่ผู้เชี่ยวชาญทำงานที่เกิดคุณค่าสูงต่อบริษัทได้มากขึ้น
ที่จำเป็นต้องทำเช่นนี้ก็เพราะว่า ในยุคความปกติใหม่ พิษเศรษฐกิจเพราะโควิด19 ทุกบริษัทต่างต้องการลดต้นทุนให้มีประสิทธิภาพโดยการใช้หุ่นยนต์ หรือฟังก์ชั่นการทำงานที่เป็นอัตโนมัติเข้ามาประยุกต์ในองค์กรมากขึ้น นอกจากหุ่นยนต์ไม่ติดเชื้อโควิด19แล้วยังทำงานได้เที่ยงตรง ดังนั้นเพื่อให้พนักงานปรับตัวเข้ากับความปกติใหม่ได้จึงจำเป็นต้องพัฒนาบุคคลากรให้มีความสามารถมากขึ้น มีความเข้าใจเนื้อหาของงานในเชิงลึก เป็นงานในเชิงที่หุ่นยนต์ไม่อาจมาทดแทนได้ เครื่องมือที่ชื่อว่า Teachme Biz เองก็ถูกพัฒนามาจากรากฐานเดียวกันนี้คือพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง และถูกใช้อบรมพนักงานไปนับพันบริษัททั่วทั้งโลก
5. การตรวจสอบ / เช็คงานแบบ New Normal
เมื่อการอบรมเสร็จสิ้นลง การทำงานจริงก็จะเริ่มต้นขึ้น ซึ่งส่วนใหญ่เป็นการทำงานแบบฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (OJT : On Job Training) และในช่วงวิกฤตโควิด 19 แบบนี้ การลดการเดินทางไปยังสาขา หรือหน้างานเพื่อตรวจสอบผลการทำงานของ OJT จะช่วยลดความเสี่ยงในการติดเชื้อโควิด 19 ได้ด้วย ถึงแม้ในอนาคต เมื่อวิกฤตโควิด 19 หมดไปก็สามารถใช้การตรวจสอบผลการอบรมผ่านระยะไกลแบบนี้ได้ต่อไป เป็นการประหยัดทรัพยากรและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ด้วย
ตัวอย่างการตรวจ/รายงานการทำงานผ่านออนไลน์
พนักงานที่ได้รับการอบรมแล้วทำงานถูกต้องหรือไม่ สิ่งเหล่านี้ควรจะสามารถตรวจสอบได้ทันที หากมีการทำงานผิดพลาดก็สามารถแจ้งให้พนักงานคนนั้นแก้ไขได้ เมื่อแก้ไขเสร็จเรียบร้อยแล้วก็สามารถส่งภาพให้หัวหน้างานตรวจสอบได้อีกด้วย โดยทั้งหมดนี้ไม่ต้องฝ่าเชื้อโควิด19 ออกไปตรวจสอบเลย และปรับใช้ในอนาคตได้อย่างต่อเนื่อง ทุกอย่างสามารถตรวจสอบและสื่อสารผ่านเครื่องมือที่มีในปัจจุบัน และที่กำลังนิยมอยู่ตอนนี้ก็คือ Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ Visual SOP Management Platform
ความปกติใหม่ ชีวิตที่ต้องปรับตัว
ความปกติใหม่คงเกิดขึ้นในอนาคตจากตัวเร่งปฏิกิริยาที่เรียกว่าโควิด 19 ทุกองค์กรและพนักงานทุกคนจำเป็นต้องปรับตัว สร้างคุณค่าให้กับองค์กร สร้างคุณค่าให้กับพนักงานผ่านการอบรมแบบ New Normal เพื่อให้ทันกับโลกที่เปลี่ยนไปอย่างไม่หยุดยั้ง อนาคตข้างหน้าแม้จะเกิดวิกฤตใดมาปั่นป่วนโลกใบนี้อีก พนักงานทุกคนก็พร้อมที่จะเผชิญหน้ากับสิ่งนั้นเพื่อขับเคลื่อนองค์กรต่อไป
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
