“Muda” เป็นคำภาษาญี่ปุ่นที่มีความหมายว่า “สิ่งที่ไม่คุ้มค่า” “สิ่งที่เปล่าประโยชน์” หรือ “ความสูญเปล่า” ซึ่งมีความหมายเดียวกับคำภาษาอังกฤษคำว่า “Wastes” โดยคำว่า “Muda” นี้ได้รับความนิยมมาจาก Toyota ที่ใช้ “Toyota Production System” (TPS) ซึ่งเป็นวิธีการจัดการและผลิตที่เน้นการลดสิ่งที่ไม่มีความคุ้มค่าในกระบวนการผลิต โดย Muda ในที่นี้หมายถึง สิ่งที่ทำให้เสียเวลา ไม่มีประโยชน์ หรือเสียเงินโดยไม่จำเป็นในกระบวนการผลิต ซึ่งต้องการการพิจารณาและปรับปรุงในการจัดการเพื่อลดหรือกำจัด Muda เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการผลิต
เราเคยพูดถึงความสูญเปล่ากันไปแล้วครั้งหนึ่งในบทที่ว่า “8 Wastes – ความสูญเปล่า 8 ประการคืออะไร” ซึ่งทำให้เราเข้าใจภาพใหญ่ของความสูญเปล่าไปแล้ว และคงไม่มีธุรกิจไหนที่อยากให้พนักงานทุกคนในองค์กรทำงานแล้วเกิดความสูญเปล่าจากสิ่งที่ไม่ได้คาดหวัง วันนี้ เราจะมาดูวิธีการเปลี่ยน Waste หรือ Muda เป็นกำไรเข้าสู่องค์กร หรือลดต้นทุนที่เกิดขึ้นโดยไม่จำเป็น
จัดการ Waste หรือ Muda ทั้ง 8 ประการด้วย Online SOP
Waste หรือ Muda ทั้ง 8 ประการสามารถใช้ Online SOP เข้ามาช่วยจัดการได้ โดยอยู่บนพื้นฐานของแนวคิดที่ว่า Online SOP นั้นไม่ใช่แค่เอกสารที่บอกขั้นตอนการทำงานเท่านั้น แต่ยังสามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในการบริหารองค์กรได้อีกหลากหลายด้าน ดังนี้
1. พัฒนากระบวนการ
การพัฒนากระบวนการทำงานขององค์กรจำเป็นจะต้องทำอย่างมีขั้นมีตอน ยิ่งเป็นการพัฒนาที่มีเป้าหมายเพื่อการกำจัด Waste หรือ Muda ด้วยแล้ว เราจำเป็นจะต้องเริ่มจาก…
- “Visual Management” หรือ “MIERUKA”
ทำความเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันก่อนว่าเราใช้วิธีการใดในกระบวนการทำงานอยู่ ซึ่งสามารถทำได้โดยหลักการ “Visual Management” หรือ “MIERUKA” (คลิก เพื่ออ่านรายละเอียดของ Mieruka) โดยอาจจะให้พนักงานผู้รับผิดชอบกระบวนการทำงานนั้นๆ สร้าง SOP ของตัวเองขึ้นมา เพื่อจะได้ดูว่าปัจจุบันกระบวนการทำงานเป็นแบบใด
- สร้างมาตรฐาน
เมื่อเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันโดยให้พนักงานสร้าง SOP ขึ้นมาแล้วจึงค่อยมาพิจารณาดูว่ากระบวนการทำงานปัจจุบันที่ปรากฎบน SOP นั้นมีจุดบกพร่อง หรือข้อด้อยตรงไหน จากนั้นจึงปรับปรุง พัฒนา หากระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งสำคัญคือการลดขั้นตอนกระบวนการทำงานต่าง ๆ ที่มี Waste หรือ Muda ออกไปให้มากที่สุด ไม่ว่าจะเป็น
-
-
- การรอคอย : พนักงานที่ไม่ทราบข้อมูลบางอย่างและถามไปยังหัวหน้า และหัวหน้าอาจจะต้องใช้เวลาในการตอบ พนักงานผู้นั้นจำเป็นต้องรอคอยคำตอบ ทำให้เกิดการรอคอยที่สูญเปล่า แต่ถ้ามีแหล่งข้อมูลหรือแพลตฟอร์มที่พนักงานสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลเพื่อตอบปัญหานั้นได้ มีการระบุว่าคำถามเช่นนี้ต้องเข้าถึงคำตอบ ณ ที่ใด ก็จะทำให้การรอคอยที่สูญเปล่านั้นหายไป
- การเคลื่อนย้าย : การเคลื่อนย้ายก็เป็นหนึ่งในปัจจัยที่มักจะทำให้เกิด Waste หรือ Muda ซึ่งโดยมากแล้วมักจะเกิดจากการออกแบบแผนผังของสถานที่ทำงานไม่ว่าจะเป็นโกดัง หรือออฟฟิศ หรือไลน์ผลิต ควรออกแบบโดยคำนึงถึงระยะทางในการเคลื่อนย้าย
- การเคลื่อนไหว : การเคลื่อนไหวร่างกาย เช่น การยืนและวางแขนแบบใดทำให้เกิดอาการเมื่อยล้าน้อยที่สุด การวางแขนแบบใดทำให้เกิดการเคลื่อนย้ายน้อยที่สุด สิ่งเหล่านี้ก็ส่งผลถึง Waste หรือ Muda เป็นอย่างมากเช่นกัน ในบางธุรกิจถึงขั้นมีผู้เชี่ยวชาญมาวิเคราะห์ว่าการขยับอวัยวะแบบใดทำให้ใช้เวลาในการประกอบกระบวนการทำงานนั้นๆ น้อยที่สุด
-
- สร้างคู่มือเพื่อถ่ายทอดมาตรฐาน
กำหนดกระบวนการทำงานที่ผ่านการปรับปรุงแล้วให้เป็นมาตรฐานใหม่โดยการสร้าง SOP ขึ้นมาและใช้ SOP นั้นในการทำความเข้าใจกับพนักงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานตามกระบวนการใหม่ที่ปรับปรุงแล้ว เมื่อพนักงานสามารถทำความเข้าใจกระบวนการทำงานใหม่ได้เป็ฯอย่างดีจะทำให้ผลลัพธ์ของงานออกมาตรงตามคุณภาพและมาตรฐานที่องค์กรตั้งไว้ เมื่อทำได้ดังนี้ การ Re-work งานก็จะลดน้อยลง
การรอคอย การเคลื่อนไหว หรือขนย้าย Muda ที่หลายองค์กรไม่ควรมองข้าม
2. ใช้ทรัพยากรบุคคลอย่างเหมาะสม
หนึ่งในหลักบริหารทรัพยากรบุคคลที่ได้ผลดีทั้งต่อองค์กรและต่อพนักงานอย่างหนึ่งคือการส่งเสริมบุคคลากรให้มีทักษะในการดำเนินงานหลายอย่างหรือ Multitasking skills เพราะความสามารถในการดำเนินงานได้หลายทักษะนั้นนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรได้แล้ว บุคคลากรที่มีทักษะ Multitasking ยังจะเป็นบุคคลากรที่สามารถปรับตัวและทำงานได้ในหลายภารกิจและส่วนต่างๆ ขององค์กร มีศักยภาพในการรับมือกับสถานการณ์ของบริษัทที่มักมีการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงอยู่เสมอ เช่น สถานการณ์ฉุกเฉิน การรับมือกับโอกาสธุรกิจใหม่ หรือการดำเนินงานที่ต้องรวมกันระหว่างฝ่ายต่างๆ ในองค์กร นอกจากนี้การมีทรัพยากรบุคคลที่มี Multitasking skills ยังช่วยให้องค์กรสามารถลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพการจ้างงานได้ด้วย
การส่งเสริมให้พนักงานสร้างและใช้งาน Online SOP ในทุกกระบวนการทำงานจะเป็นกุญแจสำคัญในการส่งเสริมวัฒนธรรม Multitasking skills ในองค์กร เพราะ Online SOP จะกลายเป็นแหล่งขุมทรัพย์ทางความรู้ของบริษัท ที่บุคคลากรทุกคนสามารถหาคำตอบจากทุกเรื่องได้ พนักงานทำงานทดแทนกันได้โดยดูขั้นตอนการทำงานจาก Online SOP หรือแม้วันใดที่พนักงานลาออก ก็ยังมีพนักงานชุดปัจจุบันทำหน้าที่แทนได้ตาม Online SOP และนอกจากนั้น Online SOP ที่ดีจะสามารถใช้วัดผล ติดตามผลงานของพนักงานแต่ละคนได้ เช่น Teachme Biz – Online SOP ที่สามารถใช้อบรมพนักงานทั้งปัจจุบันและพนักงานใหม่ได้ ทั้งหมดนี้ก็เพื่อให้แน่ใจว่า พนักงานยังคงยึดมั่นกับงานของตัวเอง องค์กรของตัวเอง มีแรงกระตุ้นที่จะทำงานให้เต็มประสิทธิภาพของตัวเองต่อไป
สรุปมุมมองการใช้ Online SOP กำจัดความสูญเปล่า 8 ประการ
ทั้ง 2 แนวทางนี้ เป็นการนำ Online SOP มาปรับใช้อย่างเหมาะสม เปลี่ยนความสูญเปล่าทั้ง 8 ประการ ให้หายไป หรืออย่างน้อยก็ลดลงอย่างยั่งยืน เมื่อความสูญเปล่าลดลง สิ่งที่ตามมาก็คือต้นทุนที่ลดลง รายได้ที่เพิ่มขึ้น กำไรที่เพิ่มขึ้น ซึ่งนั่นหมายถึงประสิทธิผลและความมั่นคงที่ได้จากการลดความสูญเปล่านั่นเอง
เปลี่ยนความสูญเปล่าให้กลับมามีค่าด้วย Teacheme Biz
Teachme Biz แพลตฟอร์มสร้างและบริหารจัดการคู่มือ SOP ออนไลน์ที่สามารถจัดการสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นได้ทั้งหมด ทั้งสร้างง่าย อัปเดตง่าย และแชร์ต่อได้ง่าย นอกจากนั้นยังมี “เทรนนิ่งฟังก์ชัน” ที่ทำให้พนักงานได้เรียนรู้เรื่องราวต่าง ๆ ขององค์กรก่อนจะลงมือทำงานจริงอีกด้วย Teachme Biz จึงได้รับความนิยมจากบริษัทชั้นนำของโลกอย่างต่อเนื่อง แม้กระทั่งคุณเองก็เริ่มต้นใช้ Online SOP กำจัดความสูญเปล่าในองค์กรของคุณได้เช่นกัน เริ่มกับพวกเราวันนี้ที่ Teachme Biz
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
