ความสูญเปล่า 7 ประการ เป็นที่รู้จักกันดีในบรรดาชาวโตโยต้า ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งในองค์ความรู้ของ ระบบ TPS หรือ Toyota Production System ระบบที่เป็นที่นิยมไปทั่วโลกไม่เพียงแต่ใช้ในกระบวนการผลิตและประกอบรถยนต์ชื่อดังก้องโลกอย่างโตโยต้าเท่านั้น ระบบ Toyota Production System ได้ถูกนำไปประยุกต์ใช้กับการดำเนินการทางธุรกิจอีกหลายอย่างในบริษัทอื่น ๆ ด้วย ทั้งหมดนี้เพราะผู้ให้กำเนิดระบบ Toyota Production System นามว่า นายไทอิจิ โอโนะ (Taiichi Ohno) แต่ถึงกระนั้น วันนี้ ไม่ได้มีเพียงแค่ความสูญเปล่า 7 ประการอีกแล้วในอุตสาหกรรมการผลิต หากแต่มีประการที่ 8 ถือกำเนิดขึ้น วันนี้ Teachme Biz จะพาไปดูเรื่องนี้กัน
อุตสาหกรรมการผลิต ต้นกำเนิดของการลดความสูญเปล่า
อะไรคือ ความสูญเปล่า ในอุตสาหกรรม (Wastes in Manufacturing)
ในทางอุตสาหกรรมหรือทางธุรกิจ ความสูญเปล่า (Waste) คือ ค่าใช้จ่ายหรือการลงทุนต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นแต่ไม่ได้สร้างคุณค่าให้กับลูกค้า นั่นเป็นชนวนที่โยงไปถึงใจความสำคัญของแนวคิดอุตสาหกรรมแบบลีน (Lean Manufacturing) คือการลดความสูญเปล่า (Waste) ในกระบวนการต่าง ๆ เพราะในทางธุรกิจแล้ว ความสูญเปล่านี่เองที่เป็นปัจจัยต้น ๆ ของการกำนหนดผลกำไรของบริษัท ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปแบบของ เวลา วัสดุ หรือแรงงานก็ได้
ความสูญเปล่า 8 ประการ (8 Wastes)
ความสูญเปล่าต่าง ๆ ในอุตสาหกรรมมีมากมายหลายรูปแบบ ปัจจุบันมีการจัดแบ่งเป็นชนิดต่าง ๆ ทั้งหมด 8 ประการดังนี้
1. ความขาดตกบกพร่อง (Defects)
ความขาดตกบกพร่อง หรือผิดพลาดที่นับเป็นความสูญเปล่าอย่างหนึ่งก็เพราะว่า เมื่อความขาดตกบกพร่องเกิดขึ้นจะกระทบกับ เวลา เงิน ทรัพยากร รวมไปถึงความพึงพอใจของลูกค้าด้วย เพราะต้องแก้งานใหม่ หรือหากมองให้ง่ายมันเกี่ยวข้องโดยตรงกับ “คุณภาพ” ของสินค้าหรือบริการนั่นเอง ยกตัวอย่างเช่น
- การผลิตสินค้าที่ต่ำกว่ามาตรฐานหลุดรอดไปถึงมือลูกค้า แม้เพียงชิ้นเดียวก็นับเป็นความสูญเปล่าแล้ว เพราะส่งผลโดยตรงต่อความพอใจของลูกค้า เมื่อลูกค้านำสินค้ามาเคลม องค์กรยังต้องเสียทั้งแรงงาน เวลา และทรัพยากรที่ต้องซ่อมหรือเปลี่ยนสินค้าให้ลูกค้าใหม่ ทั้ง ๆ ที่ถ้าสินค้าได้มาตรฐาน การเคลมสินค้าจะไม่เกิดขึ้น
2. การเคลื่อนย้าย (Transportation)
การเคลื่อนย้ายที่เป็นความสูญเปล่า คือการเคลื่อนย้ายของวัสดุหรือเครื่องจักร รวมถึงการเคลื่อนย้ายของแรงงานคนที่ไม่คุ้มค่า โดยมากเกิดจากการออกแบบผังโรงงานหรือออฟฟิศได้ไม่ดีพอ เมื่อการเคลื่อนย้ายที่เป็นความสูญเปล่าเกิดขึ้นอาจนำมาซึ่งความสูญเปล่าอื่น ๆ ด้วย เช่น การรอคอย ความสูญเปล่าแบบนี้สามารถทำให้น้อยลงได้ด้วยการออกแบบผังโรงงาน หรือออฟฟิศใหม่ หรือออกแบบกระบวนการใหม่ ตัวอย่างของการเคลื่อนย้ายที่เป็นความสูญเปล่าเช่น
- พื้นที่เก็บสินค้าที่อยู่ลึกเกินไป ทำให้สินค้าขาเข้าใช้เวลานานกว่าจะไปถึงโกดัง และเมื่อนำสินค้าออกขายก็ต้องเสียเวลาในการขนของออกเนื่องจากระยะทางที่ไกลขึ้น เป็นต้น
3. กระบวนการส่วนเกิน (Excess Processing)
ความสูญเปล่านี้เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานโดยตรง การออกแบบที่ไม่ดีพออาจมีสาเหตุมาจากการบริหารจัดการ การแบ่งหน้าที่การทำงาน หรือการสื่อสารกันระหว่างบุคคลที่ไม่ดีพอ นอกจากเรื่องคนแล้ว มีเรื่องของการออกแบบอุปกรณ์ เครื่องมือหรือเครื่องจักรด้วยที่เป็นตัวกำหนดกระบวนการต่าง ๆ อีกทีหนึ่ง (เพราะคนต้องทำตามวิธีใช้งานของเครื่องจักร)ตัวอย่างกระบวนการส่วนเกิน เช่น การอนุมัติการใช้งบประมาณในโครงการต่าง ๆ
- อนุมัติจำนวนเงินหลักร้อยบาท แต่ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บังคับบัญชาตั้งแต่ 4 คนขึ้นไป จำนวนเงินที่ไม่ได้สูงและผลกระทบไม่มากนัก ใช้ผู้มีอำนาจอนุมัติไม่มากนัก 2-3 คนก็สามารถลดกระบวนการส่วนเกินได้
4. สินค้าคงคลัง (Inventory)
สินค้าคงคลังก็นับเป็นความสูญเปล่าอย่างหนึ่ง เพราะต้องมีค่าการเก็บรักษาและดูแล โดยเฉพาะพวกวัตถุดิบและสินค้าพร้อมขาย ปัจจัยที่นำมาซึ่งสินค้าคงคลังเกินกว่าที่ควรจะเป็นสามารถมองได้เป็นสองมุมมองดังนี้
- ขาดการคำนึงถึงปริมาณการจัดซื้อทำให้จัดซื้อวัตถุดิบที่มากเกินไป รวมไปถึงการประมาณการและการวางแผนที่ผิดพลาดของยอดสั่งซื้อสินค้า
- การเชื่อมโยงที่ไม่สมบูรณ์ของกระบวนการระหว่างการผลิตและแผนการจัดซื้อ
สินค้าคงคลังพร้อมขายที่มากเกินไปก็นับเป็นความสูญเปล่าอย่างหนึ่ง
5. การผลิตที่มากเกินไป (Overproduction)
การผลิตสินค้าหรือประกอบสินค้าที่มากกว่าความต้องการของกระบวนการถัดไป รวมไปถึงการผลิตสินค้าที่มากกว่าความต้องการของตลาด สิ่งเหล่านี้เรียกว่านับเป็นความสูญเปล่าเช่นกัน เพราะสินค้าเหล่านั้นยังไม่สามารถสร้างคุณค่าต่อองค์กรได้เนื่องจากลูกค้ายังไม่ได้ต้องการซื้อ สิ่งนี้เองที่เชื่อมโยงไปถึงการผลิตในปัจจุบันที่จะสั่งผลิตเมื่อลูกค้าสั่งสินค้าแล้วเท่านั้น
6. การรอคอย (Waiting)
การรอคอยรวมถึงการรอคอยของคน หรือการรอคอยของเครื่องจักรที่ยังไม่ได้ปฏิบัติงาน (Idle Time) การรอคอยเหล่านี้ไม่ได้ทำให้เกิดคุณค่าต่อองค์กรจึงนับเป็นความสูญเปล่า ทำให้งานที่จำเป็นต้องทำจริงถูกเลื่อนไปอยู่ในช่วงการทำงานล่วงเวลา มีการพูดกันว่า “การรอคอย” ถือเป็นความสูญเปล่าที่ตรงข้ามกับ “การผลิตมากเกินไป” ซึ่งส่วนใหญ่มีสาเหตุมาจากการออกแบบกระบวนทำงานที่ไม่ดี
7. การเคลื่อนไหว (Motion)
การเคลื่อนไหวนี้ไม่รวมถึงวัตถุดิบแต่เน้นเฉพาะพนักงานและเครื่องมือเป็นหลัก เช่น การเดิน การเอื้อม การหันหน้าไปมา การยกขึ้นยกลงของเครื่องมือ เป็นต้น การเคลื่อนไหวใดที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ (คือได้ผลลัพธ์เท่าเดิม) นับเป็นความสูญเปล่าทั้งสิ้น สาเหตุส่วนใหญ่มาจากการออกแบบกระบวนการที่ไม่ดี ตัวอย่างเช่น
- การออกแบบระยะห่างระหว่างโต๊ะของชิ้นงานที่พนักงานต้องนำชิ้นงานมาประกอบกัน ระยะที่ห่างกันจนต้องเดินไปอีกโต๊ะหนึ่งจะเป็นความสูญเปล่า เพราะถ้าออกแบบโต๊ะสองตัวให้ติดกันจะลดระยะเดินของพนักงานไปได้
8. ใช้ทรัพยากรบุคคลไม่เต็มประสิทธิภาพ (Non-Utilized Talent)
ความสูญเปล่าชนิดนี้ส่วนใหญ่เป็นเรื่องของการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในโครงการต่าง ๆ ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อการจัดการโครงการนั้น ๆ ไม่สามารถทำให้ใช้ประสิทธิภาพของพนักงานทุกคนในโครงการได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น การมอบหมายงานให้กับพนักงานอย่างไม่เหมาะสม
- การมอบหมายให้ นาย ก. ทำงานด้านการชงเครื่องดื่มทั้ง ๆ ที่ยังอบรมไม่ครบหลักสูตร ในขณะที่ นาย ข. อบรมครบแล้วกลับได้งานทำความสะอาดภาชนะ เป็นต้น
มอบหมายให้ผู้ที่อบรมครบทุกหลักสูตรทำงานที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพสินค้าโดยตรง
เครื่องมือหนึ่งในการลดความสูญเปล่า
ความสูญเปล่าประการที่ 8 (ใช้ทรัพยากรบุคคลไม่เต็มประสิทธิภาพ) นี้ไม่จำเป็นต้องเป็นธุรกิจในอุตสาหกรรมการผลิตก็ได้ แต่เป็นองค์กรทุกองค์กรที่มีพนักงานมาทำงานร่วมกัน หากบริหารจัดการไม่ดีอาจทำให้ความสูญเปล่าที่ 8 นี้เกิดขึ้นได้ ความสูญเปล่าประการนี้จึงสามารถจัดการด้วย “Teachme Biz” ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ ระบบที่จะเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานหรือคู่มือการทำงานที่ใช้ในองค์กรให้เป็นแบบออนไลน์ พร้อมฟังก์ชันสำหรับการอบรมพนักงานผ่านทางออนไลน์ที่กำลังเป็นประเด็นสำหรับการบริหารองค์กรในสภาพสังคมปัจจุบัน ด้วยเครื่องมือนี้องค์กรจะมั่นใจได้เลยว่าสามารถพัฒนาความสามารถของพนักงานแต่ละคนได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบได้แน่นอน
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
